Разделение труда в управлении на примере организации ООО “Арго”

На среднем уровне управления занимаются тактическим планированием, т.е. определяются промежуточные цели на пути достижения стратегических целей и задач. Тактическое  планирование по своей сути сходно со стратегическим.

Планирование осуществляется и  на нижнем уровне организации. Оно называется оперативным планированием. Это - основа основ планирования.

Все три типа планов составляют общую  систему, которая называется генеральным, или общим, планом, или бизнес-планом функционирования организации.

С помощью функции планирования в определенной мере решается проблема неопределенности в организации. Планирование помогает менеджерам лучше справиться с неопределенностью и более  эффективно на нее реагировать. Поэтому  следует помнить, что неопределенность - это одна из основных причин, по которой  планирование может помочь организации  лучше управлять в условиях неопределенности, более эффективно реагировать на изменения внешней среды.

Функция организации.  Она состоит  в установлении  постоянных и  временных взаимоотношений между  всеми подразделениями организации, определение порядка и условии  ее функционирования. Это - процесс  объединения людей и средств  для достижения поставленных организацией целей.

Процесс организации структурирует  работу и формирует подразделения  исходя из размера предприятия, ее целей, технология и персонала.  Существует ряд элементов, который необходимо структурировать, чтобы организация  смогла выполнить свои планы и  тем самым достичь свои цели.

Как видно, в независимости от типов  и масштабов деятельности каждая фирма должна быть некоторым образом  организована. Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться  в процессе выполнения функций организации:

1. определение  и детализации целей фирмы, которые были выявлены в ходе планирования;
2. определение видов деятельности по достижении этих целей;
3. поручение различных задач индивидуумам и объединение  их в управляемые рабочие группы или подразделения;
4. координация  различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установлении рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство, то есть каждый член группы должен знать, что он должен делать,  сроки выполнения работ и кто им руководит;
5. единство цели - работает ли каждый член организации на общую цель, то есть никто не должен работать против целей  организации;
6. размах контроля или размах менеджмента - отвечает ли каждый менеджер в группе за управляемое им число работников.

Из всего множества значений термина “организация” в смысле управленческой функции чаще всего  используются два:

1. организация - это структура системы в виде взаимоотношений, прав, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом;
2. организация - это процесс, посредством которого создается и сохраняется структура организации.

Функция мотивации. Поведение человека всегда мотивированно. Он может трудиться  усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а может уклоняться от работы. Поведение  личности может иметь и любые  другие проявления. Во всех случаях  следует искать мотив поведения.

Мотивация - это процесс побуждения  себя и других к деятельности для  достижения личностных целей и целей  организации.

Традиционный подход  основывается  на вере в то,  что сотрудники  - всего лишь ресурсы, активы, которыми должны  заставить эффективно работать.

Человек, получивший в процессе обучения и повышения  квалификации, накопления производственного опыта знания и навыки, хочет применить свое умение в труде. И чем больше ему  это удается тем больше степень  удовлетворенности, а соответственно и степень выраженности мотивов. В данном случае сотрудник считает  цель организации своими целями.

 Стремление человека реализовать   себя в своем деле бесспорно.  Так уж он устроен. Там, где  управление и организация труда   предоставляют сотрудникам такие  возможности, их труд будет  высокоэффективным, а мотивы к  труду - высокими. Значит мотивировать  сотрудников - это затронуть их  важные интересы, дать им шанс  реализоваться в процессе трудовой  деятельности.

Функция контроля. Итак, составлен  план организации, создана ее структура, заполнены рабочие места и  определены мотивы поведения сотрудников. Остается еще  один компонент, который  необходимо добавить к функциям управления, - это контроль.

В самом общем виде контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов  с запланированными.

Некоторые организации создали  целые системы контроля. Их функции  состоят в посредничестве между  планами и деятельностью, т.е. система  контроля обеспечивает обратную связь  между ожиданиями, определенными  первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации. И тот, кто имеет  современные и точные системы  контроля, имеет больше шансов выжить. Для менеджмента характерно большое  количество не только различных видов  планов, но и видов и систем контроля. Все системы контроля всегда базировались на идее обратной связи, а именно: они  сопоставляют реальные достижения с  прогнозными данными. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы либо исправить негативные влияния, либо усилить действие, если результаты позитивные.

Окончательная цель контроля состоит  в том, чтобы обслуживать различные  планы и цели менеджмента.

Различают следующие виды контроля.

1. Предварительный контроль.  Он осуществляется до фактического начала работ.  Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

В процессе предварительного контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты. Он имеет разновидности: диагностический  и терапевтический.

Диагностический контроль включает такие  категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п., указывающие на то, что в организации  что-то не в порядке.

Терапевтический контроль позволяет  не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

2. Текущий контроль. Он осуществляется  в ходе проведения работ. Чаще  всего его объект -  сотрудники, а сам он является прерогативой  их непосредственного начальника. Он позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Для того, чтобы осуществить текущий  контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с  обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего  применения, следят за отклонениями для  достижения этих целей.

3. Заключительный контроль. Цель  такого контроля - помочь предотвратить  ошибки в будущем. В рамках  заключительного контроля обратная  связь используется после того, как работа выполнена (при текущем  - в процессе ее выполнения).

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать  на проблемы в момент их возникновения, он, во-первых, дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить  в будущем, во-вторых, способствует мотивации.

Контроль хотя и важен, но может  быть весьма дорогостоящим. Поэтому  решение о том, какой тип контроля применить, требует тщательного  обдумывания.

Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией. На практике такого конечного  пункта не существует вообще, т.к. каждая управленческая функция движима  другой. Возникает своего рода постепенное  круговое движение. Например, информация, полученная в процессе контроля, может  использоваться на этапе планирования, организации и мотивации сотрудников.

Менеджеры высокого уровня большую часть своего рабочего времени тратят на осуществление  функций планирования и контроля, а более низкого уровня больше заняты подбором кадров, организацией их труда. Однако на всех уровнях управления они в определенной мере используют и выполняют все четыре функции  управления: планирования, организации, мотивации и контроля. Менеджеров на всех уровнях оценивают по двум основным критериям: результативности (т.е. возможности достичь желаемого результата) и эффективности.

Специфические функции управления – это узко специализированные  виды управленческой деятельности по управлению конкретными объектами, организациями.

Управление персоналом. Управление персоналом включает в себя целую  систему. Система работы с персоналом – это совокупность взаимосвязанных  действий по обеспечению управления в труде определенного качества и количества.

Маркетинг – это система управления, которая и в методологическом, и в организационном отношении  ориентирована на рынок. Существует несколько признаков маркетинга:

1. Состояние и динамика спроса и конъюктуры рынка определяют все процессы функционирования и развития рынка.
2. Обеспечение условий для максимального приспособления производства к требованиям рынка, структуре спроса, тенденциям его изменения.
3. Активное воздействие на клиентов и потребителей посредством рекламы и формирования имиджа фирмы
4. Поиск и реализация конкурентных преимуществ.
5. Стратегия и тактика управления определяются условиями рынка. Чаще всего это максимизация потребления, высокая степень удовлетворения потребителя, формирование структуры потребностей, выбор потребителя.

Управление финансами. Управление финансами заключается в грамотном  владении и распоряжении денежными  средствами компании или организации.

Каждая специализированная функция  формируется из общих функций  управления. Например, чтобы осуществить  управление запасами, необходимо спланировать эту работу, организовать, мотивировать людей и проконтролировать процесс.

1.3. Централизация,  децентрализация и делегирование  полномочий в управлении и  поиск их рационального соотношения.

 

      Централизованные организации —  это такие организации, в которых  полномочия распределены по нижестоящим  уровням управления. В сильно  децентрализованных организациях  управляющие среднего звена имеют  очень большие полномочия в  конкретных областях деятельности.

      На практике, однако, не встречается  полностью централизованных или  децентрализованных организаций.  Такие организации представляют собой лишь предельные точки некоего континуума, между которыми лежат все встречающиеся на практике типы структур. Степень централизации варьирует от организации, где большая часть (если не все) полномочия, необходимые для принятия важнейших решений, остаются на высшем уровне управления, до организации, где большая часть таких прав и полномочий делегируется нижестоящим уровням управления. Разница состоит лишь в относительной степени делегирования прав и полномочий.

     Любая организация может быть  названа централизованной или  децентрализованной лишь в сравнении  с другими организациями или в сравнении с собой же, но в другие периоды.).

Понять, насколько данная организация централизованна  в сравнении с другими, можно  определив следующие ее характеристики.

1. Количество решений, принимаемых  на нижестоящих уровнях управления. Чем больше количество тех  решений, которые принимают нижестоящие  руководители, тем большая степень децентрализации.

2. Важность решений, принимаемых  на нижестоящих уровнях. В децентрализованной организации руководители среднего и нижнего звена могут принимать решения, связанные с затратами значительных материальных и трудовых ресурсов или направлением деятельности организации в новое русло.

3. Последствия решений, принимаемых  на нижестоящих уровнях. Если  руководители нижнего и среднего звена могут принимать решения, затрагивающие более чем одну функцию, то организация, по-видимому, децентрализованная.

4. Количество контроля за работой  подчиненных. В сильно децентрализованной  организации руководство высшего  звена редко проверяет повседневные  решения подчиненных ему руководителей,  исходя из предположения, что  все эти решения правильные. Оценка  действий руководства делается  на основании суммарных достигнутых  результатов, в особенности, уровня  прибыльности и роста организации.[4]

В рамках одной и той же организации  одни отделы могут быть более централизованы, чем другие. Управляющие магазинами и привилегированные арендаторы (например, в сети ресторанов «МакДоналдс») имеют почти неограниченную власть принимать решения в отношении своего персонала и некоторые полномочия в выборе закупаемых продуктов. В этой фирме решения о размещении новых ресторанов и магазинов принимаются в средних звеньях управления, в то время как решения, определяющие уровень цен и выпуск новых товаров, принимаются только высшим руководством. В обычных больницах административные функции имеют высокую степень централизации, но собственно медицинский персонал и, в первую очередь, лечащие врачи почти полностью автономны и независимы в своих действиях, в крупных университетах на разных факультетах степень, до которой преподаватель имеет право менять содержание читаемого им курса, может очень сильно варьировать.                                                                   

     Хотя в организациях с сильно  децентрализованными структурами  полномочия принимать решения  должны делегироваться руководству  среднего звена, важнейшие решения  в крупных фирмах все равно  принимаются только служащими,  занимающими достаточно высокие  должности на уровне не ниже  руководства отдела. Хотя функциональная  организация и централизованный  порядок принятия решений в  прошлом доказал свою эффективность,  по мере расширения номенклатуры продукции этих фирм, проявления активности в новых областях бизнеса, выхода на международные рынки, руководство высшего звена осознало, что количество и сложность решений, которые они должны принимать, превышает их возможности.