Отдел документационного обеспечения

___________________________________

⁴ Косаренко Н.Н., Кочергина Т.Е. Таможенное право России. Ростов н/Д: Изд-во «Феникс», 2005

необходимых руководству  документов; использования служебной  информации;

- с правовой службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и др. документов;

- с отделом кадров – по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела документационного обеспечения;

- с отделом тылового обеспечения – по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;

- с отделом телекоммуникаций и системотехнического обеспечения средств вычислительной техники – по вопросам  эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.

 

1.2. Должностные инструкции  начальника отдела и его сотрудников.

Должность начальника отдела документационного обеспечения  является должностью старшего начальствующего  состава таможенных органов,  которой  соответствует предельное специальное  звание – подполковник таможенной службы.

 На должность начальника  отдела документационного обеспечения  (далее – начальник отдела) назначается  лицо, имеющее высшее профессиональное  образование и стаж службы (работы) не менее 2-х лет: в таможенных  или других правоохранительных  органах; в качестве военнослужащего;  в должности государственного  служащего.

 Начальник отдела назначается  на должность и освобождается  от нее приказом начальника  таможни по согласованию с  отделением документационного обеспечения  Восточно-Сибирского региона   Сибирского таможенного управления.⁵

 Начальник отдела непосредственно  подчиняется начальнику таможни.

 В своей деятельности начальник отдела руководствуется Конституцией Российской Федерации, Таможенным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «О службе в таможенных органах Российской Федерации», другими законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Дисциплинарным уставом таможенной службы Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными и иными правовыми актами ФТС России, правовыми актами СТУ, таможни, Положением об отделе документационного обеспечения, а также настоящей Инструкцией.

____________________________

⁵Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения таможенного органа

Начальник отдела руководит  на принципах единоначалия деятельностью  отдела документационного обеспечения. Ему непосредственно подчиняются  все государственные служащие и  работники отдела.

 Начальник отдела отвечает  за организацию работы, состояние  служебной дисциплины и поведение  своих подчиненных.

 На период временного  отсутствия начальника отдела  его обязанности исполняет должностное  лицо отдела, назначенное приказом  по таможне.

Начальник отдела пользуется правами сотрудника таможенного  органа, установленными ст.16 Федерального закона «О службе в таможенных органах  Российской Федерации».⁶

Для выполнения поставленных перед ним задач начальник  отдела имеет право:

 Контролировать и требовать  соблюдение установленных правил  работы с документами в таможне.

 Возвращать исполнителям  документы и требовать их подготовки, оформления, доработки в случае  нарушения установленных правил.

 Привлекать специалистов  структурных подразделений к  подготовке проектов документов  по поручению руководства таможни.

 Запрашивать от структурных  подразделений таможни сведения, необходимые для совершенствования  форм и методов работы с  документами.

 Принимать меры и  осуществлять контроль за сокращением избыточной документной информации  в таможне.

 Осуществлять проверки  организации делопроизводства в  структурных подразделениях таможни  и подведомственных таможенных  постах.

 Подписывать и визировать  документы, связанные с деятельностью  отдела.

 Вносить руководству  таможни предложения по улучшению  деятельности отдела, форм и методов  работы с документами в аппарате  таможни, подведомственных таможенных  постах.

 Давать указания, обязательные  для выполнения должностными  лицами и работниками отдела; требовать своевременного и качественного  их выполнения.

 Вносить руководству  таможни представления о назначении  на должность должностных лиц  отдела, их поощрении и наложении  на них взысканий.

 

________________________________

⁶ст.16 Федерального закона «О службе в таможенных органах Российской Федерации»

 

В пределах своей компетенции  осуществлять взаимоотношения с  другими организациями по вопросам работы с документами.

Участвовать в заседаниях и совещаниях, проводимых руководством таможни.

На начальника отдела, как  на сотрудника таможенного органа, распространяются обязанности, установленные  ст.17 Федерального закона «О службе в  таможенных органах Российской Федерации».⁷

Для исполнения своих функций  начальник отдела обязан:

 Обеспечивать четкую  организацию делопроизводства в  таможне и на подведомственных  таможенных постах в соответствии  с Типовой инструкцией по делопроизводству  и работе архива, руководство,  координацию и контроль  деятельности  отдела документационного обеспечения. 

 Организовывать регистрацию  должностных лиц, прибывших в  командировку в таможенный орган. 

 Обеспечивать осуществление  своевременного приема, регистрации,  учета, хранения и рассылки  поступающей, исходящей и внутренней  корреспонденции, оперативного поиска  и выдачи информации по документам.

 Обеспечивать своевременное  рассмотрение и проверку  качества  оформления документов, передаваемых  для доклада и на подпись  руководству таможни.

Обеспечивать организацию  контроля  за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможни.

Обеспечивать соответствующий  режим доступа к документам и  использования информации, содержащейся в них.

Осуществлять контроль за  организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях таможни и подведомственных таможенных постах.

Обеспечивать единый порядок  отбора, учета, сохранности, качества обработки  документов, образующихся в деятельности таможни, для передачи на государственное  хранение.

Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических  процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и  совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

^{______________________________________}

⁷ ст.17 Федерального закона «О службе в таможенных органах Российской Федерации».

Разрабатывать инструктивно-методические документы по ведению делопроизводства в таможенном органе и организовывать разработку сводной номенклатуры дел  таможенного органа.

Осуществлять контроль  деятельности  архива таможни.

Принимать участие в работе по подбору и расстановке должностных  лиц структурных подразделений  таможни, ответственных за  делопроизводство, повышению их квалификации.

Планировать работу отдела и представлять проекты планов на утверждение руководству таможни.

Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению  деятельности отдела, готовить предложения  по совершенствованию его структуры, организовывать качественное и своевременное  выполнение поручений руководства  таможни должностными лицами и работниками  отдела. 

Соблюдать и контролировать исполнение подчиненными должностными лицами установленных нормативно-правовыми  актами ФТС России правил по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной  защиты.

Знать состояние дисциплины в отделе, причины ее нарушений, индивидуальные особенности каждого подчиненного, строить свою работу по укреплению дисциплины, обращая главное внимание на повышение гражданской зрелости подчиненных и усиление работы с  лицами, склонными к правонарушениям.

Планировать работу, исходя из состояния дисциплины в отделе, определять задачи по ее укреплению.

Проводить работу по поддержанию  установленного порядка и высокой  организованности должностных лиц  и работников отдела, соблюдению ими  законности и дисциплины.

Организовывать и непосредственно  участвовать в проведении индивидуальной воспитательной работы с личным составом, изучать его деловые и моральные  качества, результаты бесед и свои наблюдения отражать в дневниках  индивидуально-воспитательной работы.

Организовывать заслушивания на собраниях отдела подчиненных  о выполнении ими должностных  обязанностей и установленных правил поведения.

Заботиться о формировании здорового морально-психологического климата в коллективе отдела.

Заботиться об организации  правовой и социальной защиты подчиненных.

Принимать необходимые меры по созданию в отделе  необходимых  условий для эффективной служебной  деятельности, знать настроения своих  подчиненных, своевременно выявлять причины  возникновения конфликтных ситуаций и оперативно реагировать на них.

Своевременно реагировать  на нужды и запросы подчиненных, систематически информировать  об их возникновении руководство таможни  и принимать меры к их разрешению.

Проводить работу по соблюдению дисциплины среди подчиненных, убывающих  на учебу, в командировку, в отпуск.

Осуществлять постоянный контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего распорядка, установленных в таможне, правил ношения форменной одежды, сохранностью служебных удостоверений.

О происшествиях в отделе немедленно докладывать начальнику таможни лично.

Начальник отдела несет ответственность  за несоблюдение требований ст. 17 Федерального закона «О службе в таможенных органах  Российской Федерации» в порядке, установленном  действующим законодательством.

Кроме того, начальник отдела несет персональную ответственность:

За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных  на него и подчиненных ему государственных  служащих и работников.

За несоблюдение правил внутреннего  распорядка таможни, служебной дисциплины, правил ношения форменной одежды и отсутствие контроля  за подчиненными должностными лицами.

За несоблюдение правил техники  безопасности и противопожарного режима в служебных помещениях.

Начальник отдела несет материальную, дисциплинарную, административную и  иную ответственность в соответствии с действующим законодательством  Российской Федерации.

Должностная инструкция инспектору отдела документационного обеспечения  и специальной информации таможни, ответственному за архив.

 Инспектор является ответственным за организацию работы архива таможни. Инспектор в своей деятельности руководствуется приказами и указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации, регионального таможенного управления, таможни, Положением об отделе документационного обеспечения и специальной информации, Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а также настоящей должностной Инструкцией.

              Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

Инспектор назначается и  освобождается от занимаемой должности  в установленном порядке по представлению  начальника отдела документационного  обеспечения и специальной информации.

   Инспектор должен иметь высшее или среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

   Основной задачей инспектора является обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения), создание научно - справочного аппарата (НСА) к ним, подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в ходе деятельности таможни документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве отделов таможни.