Древовидная диаграмма

Существуют следующие категории бизнес-процессов:

        . Процессы, непосредственно обеспечивающие  выпуск продукции;

        . Процессы  планирования и управления;

        . Ресурсные  процессы;

        . Процессы  преобразования.

    Бизнес-процесс  характеризуется:

        . Существующей  технологией реализации бизнес-процесса;

        . Существующей  структурой бизнес-системы;

        .  Средствами  автоматизации,  оборудованием,  механизмами  и  т.п.,

          обеспечивающими реализацию процесса.

    Основными показателями  оценки эффективности бизнес-процессов  являются:

     . Количество  производимой продукции заданного  качества, оплаченное  за

       определенный  интервал времени;

     . Количество  потребителей продукции;

     .  Количество  типовых  операций,  которые  необходимо  выполнить  при

       производстве продукции за определенный интервал времени;

     . Стоимость  издержек производства продукции;

     . Длительность  выполнения типовых операций;

     . Капиталовложения  в производство продукции.

Реинжиниринг – это перестройка (перепроектирование)  деловых  процессов для достижения радикального, скачкообразного улучшения  деятельности  фирмы.

Реинжиниринг бизнеса требует начать  заново,  начать  с  нуля.  В реинжиниринге важным является то, как  мы  хотим организовать работу именно сегодня с учетом спроса на  сегодняшнем  рынке  и возможностей  сегодняшних  технологий.  Таким   образом,   анализируя   выше сказанное, выделить свойства реинжиниринга:

• Отказ от устаревших правил и подходов и начало делового  процесса  с нуля, что позволяет преодолеть  негативное  воздействие  сложившихся хозяйственных догм;
• Пренебрежение  действующими  системами,  структурами  и  процедурами компании и радикальное изменение способов хозяйственной деятельности – если невозможно переделать свою деловую среду, то можно переделать свой бизнес;
• Приведение к значительным изменениям  показателей  деятельности  (на порядок отличающихся от предыдущих).

Реинжиниринг  необходим  в  случаях  потребности в очень   существенных улучшений,  например,  таких  как  эти  3   основные   ситуации,   требующие вмешательства:

    1. В условиях, когда  фирма находится  в  состоянии  глубокого  кризиса. Этот кризис может выражаться в явно неконкурентном уровне  издержек, массовом отказе потребителей от продукта фирмы и т.п.

    2. В условиях,  когда  текущее  положение  фирмы  может  быть  признано удовлетворительным,  однако  прогнозы   ее   деятельности   являются неблагоприятными.  Фирма  сталкивается  с  нежелательными  для  себя тенденциями в части конкурентоспособности, доходности, уровня спроса и т.д.

    3. Реализацией  возможностей  реинжиниринга  занимаются  благополучные, быстрорастущие  и  агрессивные  организации.  Их  задача  состоит  в ускоренном наращивании отрыва от ближайших  конкурентов  и  создании уникальных конкурентных преимуществ.

Целью реинжиниринга бизнес-процессов (РБП) является целостное и системное моделирование и реорганизация материальных, финансовых и информационных потоков, направленная на упрощение организационной структуры, перераспределение и минимизацию использования различных ресурсов, сокращение сроков реализации потребностей клиентов, повышение качества их обслуживания.

Реинжиниринг бизнес-процессов обеспечивает решение следующих задач:

• Определение оптимальной последовательности выполняемых функций, которое приводит к сокращению длительности цикла изготовления и продажи товаров и услуг, обслуживания клиентов, следствием чего служит повышение оборачиваемости капитала и рост всех экономических показателей фирмы.

•      Оптимизация использования ресурсов в различных бизнес-процессах, в результате которой минимизируются издержки производства и обращения и обеспечивается оптимальное сочетание различных видов деятельности.

•      Построение адаптивных бизнес-процессов, нацеленных на быструю адаптацию к изменениям потребностей конечных потребителей продукции, производственных технологий, поведения конкурентов на рынке и, следовательно, повышение качества обслуживания клиентов в условиях динамичности внешней среды.

•      Определение рациональных схем взаимодействия с партнерами и клиентами, и как следствие, рост прибыли, оптимизация финансовых потоков.

Особенности бизнес-процессов, для которых проводится реинжиниринг :

•      Диверсификация товаров и услуг (ориентация на различные сегменты рынка), вызывающая многообразие бизнес-процессов.

•      Работа по индивидуальным заказам, требующая высокую степень адаптации базового бизнес-процесса к потребностям клиента.

•      Внедрение новых технологий (инновационных проектов), затрагивающих все основные бизнес-процессы предприятия.

•      Многообразие кооперативных связей с партнерами предприятия и поставщиками материалов, обусловливающих альтернативность построения бизнес-процесса.

•      Нерациональность организационной структуры, запутанность документооборота, вызывающая дублирование операций бизнес-процесса.

Реинжиниринг бизнес-процессов выполняется на основе применения инженерных методов и современных программных инструментальных средств моделирования бизнес-процессов совместными командами специалистов компании и консалтинговой фирмы.

Важнейшими принципами реинжиниринга бизнес-процессов являются:

•      Несколько рабочих процедур объединяются в одну - "горизонтальное сжатие процесса". Следствие – многофункциональность рабочих мест.

•      Исполнители принимают самостоятельные решения - "вертикальное сжатие процесса". Следствие – повышение ответственности, заинтересованности в результатах своего труда работника.

•      Шаги процесса выполняются в естественном порядке - "распараллеленность процесса". Работа выполняется в том месте, где это целесообразно.

•      Многовариантность исполнения процесса, повышение адаптивности процесса к изменению внешней среды.

•      Уменьшается количество проверок, минимизируется количество согласований.

•      Уполномоченный менеджер обеспечивает единую точку контакта с клиентом.

•      Преобладает смешанный централизованно-децентрализованный подход. Следствие – делегирование полномочий по принципу сверху – вниз.

 

 

Пример применения принципов бизнес-реинжиниринга при реорганизации поставок в компании Ford - Motors [24] .

Существующая система закупочной деятельности компании предполагает традиционную технологию поставок по схеме, представленной на рис.1.3. По этой схеме поставщик отгружает продукцию в соответствии с оформленным заказом и выставляет счет на оплату. В пункте приема товара (на складе) производится сверка поступившего груза с накладной, и в случае совпадения заявленного в накладной товара по количеству и качеству производится его оприходование и передача соответствующего документа в бухгалтерию.

В бухгалтерии производится снова сверка накладной, счета и заказа (контракта), и в случае отсутствия расхождений выполняется оплата счета. По такой схеме возможны длительные выяснения возникающих рассогласований в документах с поставленным товаром, и как следствие невозможность быстрого использования материалов в производственном процессе, возвраты товаров и повторные поставки.

В результате проведения бизнес-реинжиниринга было принято решение, что должна быть организована распределенная база данных, в которую помещается информация заказа (рис.1.4.). Тогда пункт приема товара при акцепте товара делает сверку накладной с информацией заказа и в случае отсутствия рассогласований при наличии денег на расчетном счете инициирует автоматически оплату поставки чеком. Таким образом, работа бухгалтерии по оплате поставок сокращается до минимума (решение спорных случаев), время выполнения процесса резко сокращается.

 

Рис. 1.4. Новая организация процессов закупок в компании Ford

Приведенный пример иллюстрирует реализацию следующих принципов РБП: сжатие и естественный порядок выполнения процесса, сокращение контрольных операций, сочетание централизованного и децентрализованного подходов к управлению.

Основными условиями успеха реинжиниринга бизнес-процессов являются:

•      Точность понимания задачи руководством компании. Приверженность руководства компании целям реинжиниринга -к онтроль со стороны высших руководителей.

•      Мотивация сотрудников компании, нацеленность на рост, расширение деятельности фирмы, усиление полномочий и творческого характера труда персонала.

•      Хорошо поставленное управление деятельностью компаний, способность собственными силами при привлечении консультантов выполнить РБП.

•      Твердая методологическая основа при проведении РБП, использование опыта реорганизации предприятий, накопленного консалтинговыми организациями и использование современных информационных технологий.

2.1. Организация работ по реинжинирингу бизнес-процессов

Проектирование совокупности взаимосвязанных бизнес-процессов предприятия предполагает проведение трудоемкой работы по их моделированию и последующему преобразованию. Как правило, работы по бизнес-реинжинирингу проводятся не менее чем в течение одного года. Этапы проведения бизнес-реинжиниринга представлены на рис. 2.1.

Идентификация бизнес-процессов

Постановку проблемы и инициацию работ по бизнес-реинжинирингу осуществляют менеджеры верхнего звена управления предприятием - лица, принимающие решения. Как правило, на начальном этапе формулируются проблемы, например, отмечается снижение объема продаж, или увеличение числа рекламаций на продукцию, или высокая текучесть кадров, или низкая загруженность оборудования, или межоперационные простои, или сверхнормативные запасы и тому подобные показатели снижения эффективности деятельности предприятия.

На этом этапе лица, принимающие решения, ставят стратегические цели: выход на новые сегменты рынка, захват лидерства в конкурентной борьбе, достижение определенных уровней рентабельности и т.д.

Для преодоления трудностей и достижения целей лица, принимающие решения, должны понимать достоинства и критические факторы методов бизнес-реинжиниринга , чтобы решиться на проведение работ по коренной реконструкции бизнес-процессов.

После осознания необходимости бизнес-реинжиниринга производится разъяснительная работа среди работников предприятия, ибо без должной мотивации предстоящей реорганизации предприятия нельзя рассчитывать на успех. Кроме того, осуществляется выделение необходимых материальных, людских, финансовых и временных ресурсов на проведение бизнес-реинжиниринга и создаются команды, которым предстоит разработать проект РБП.

На стадии идентификации бизнес-процессов выполняются следующие работы:

1.   Формулирование (уточнение) миссии предприятия.

2.   Определение ключевых факторов успеха (7-8 факторов): длительность, издержки, качество, сервисное обслуживание и т.д.

3.   Выявление основных видов бизнес-процессов, как существующих, так и перспективных (10 – 15 процессов).

4.   Оценка бизнес-процессов по степени реализации ключевых факторов успеха.

5.   Ранжирование бизнес-процессов с указанием приоритетов 
реинжиниринга .

6.   Неформальное описание отличительных особенностей бизнес-процессов.

7.   Спецификация               существующих               обеспечивающих производственных и информационных технологий.

8.   Описание возможных сценариев развития предприятия: появление новых технологий, ресурсов, изменение поведения клиентов, партнеров, конкурентов.

9.   Определение ограничений, связанных с уровнем квалификации персонала фирмы, технической оснащенности производства и т.д.

10.Определение  внешних рисков обеспечения финансовыми  ресурсами, надежности партнеров.

Обратный инжиниринг – исследование существующих бизнес-процессов.

Постановка задач реинжиниринга бизнес-процессов по мере развития проекта постоянно уточняется. Так, сформулированные на начальном этапе в общем виде цели РБП могут быть скорректированы по результатам исследования существующей системы организации бизнес-процессов. Обратный инжиниринг может не выполняться только в том случае, если аналогичные работы проводились в прошлом и по ним имеется соответствующая документация. Обратный инжиниринг по мнению Якобсона [26] не должен вызывать получения детальной картины существующих бизнес-процессов, ибо в этом случае велика вероятность “потерять за деревьями лес”. На стадии обратного инжиниринга строятся, как правило, только принципиальные схемы бизнес-процессов, позволяющие понять сущность бизнес-процесса в целом и выявить направления реорганизации бизнес-процессов.