Комплектование архива и ЭЦД

Введение

 

Глава 1. Понятие и содержание комплектования архива

 

1.1 Определение источников  комплектования

 

1.2 Организация комплектования

 

Глава 2. Экспертиза ценности документов

 

2.1 Экспертиза ценности  документов на основе научных  критериев

 

2.2 Экспертиза ценности  документов по перечням

 

Заключение

 

Список использованных источников и литературы

 

Введение

Систематическое пополнение архива документами Архивного фонда  Российской Федерации (комплектование архива) включает:

определение источников комплектования архива;

определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;

прием-передачу архивных документов в архив.

 

Комплектование - это систематическое  пополнение архива документами в  соответствии с его профилем.

 

Под профилем архива следует  понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда РФ.

 

Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю  каждого архива.

 

Информационный подход дает возможность обрабатывать информацию в целях введения ее в механические и автоматические читающие устройства.

 

Достижения физики, химии, биологии и других наук помогают архивистам решать вопросы сохранности документов. Таким образом, комплектование архивов, тесно связанное с рядом наук и научных дисциплин, широко использует их достижения, и само способствует развитию соответствующих отраслей науки.

 

Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов, т.е. изучения документов на основе критериев их ценности в  целях определения сроков хранения документов и их отбора на постоянное хранение.

 

Включение документов в состав Архивного фонда Российской Федерации  осуществляется на основе комплексного применения критериев происхождения  документов (функционально-целевое  назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера, время и место создания документа и т.п.), содержания документов (значимость информации, в том числе  ее уникальность, типичность или повторяемость, вид документа, его подлинность), внешних особенностей документов (форма  фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа).

 

Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом  исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного  дела, архивом совместно с собственником  или владельцем архивных документов.

 

При проведении экспертизы ценности документов и определении  сроков хранения документов архив руководствуется  перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения; перечнями  документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов  государственной власти, иных государственных  органов Российской Федерации, а  также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (отраслевые перечни); а также  сроками хранения отдельных видов  архивных документов, в том числе  не вошедших в указанные перечни, которые устанавливаются законодательством  Российской Федерации.

 

Включение документов, находящихся  в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации  осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется  договором между собственником  или владельцем архивных документов и архивом. В данном договоре указываются  обязанности собственника или владельца  архивных документов по хранению, учету  и использованию документов Архивного  фонда Российской Федерации.

 

Актуальность курсовой работы состоит в том, что комплектование архива и экспертиза ценности документов не существуют изолированно и, решая  свои задачи, тесно взаимодействуют  с гуманитарными и естественными  науками и научными дисциплинами: исторической наукой, историей естествознания и техники, историей литературы и  искусства, историей государственных  учреждений, источниковедением, вспомогательными историческими дисциплинами, документоведением, информатикой, а также кибернетикой, математикой, физикой, химией, биологией  и др.

 

Объектом исследования являются документация организации.

 

Предмет исследования - технология, процедуры и организация оценки и отбора документов на архивное хранение на основе экспертизы ценности документов.

 

Цель курсовой работы - описать  основные моменты комплектования архивных фондов, рассмотреть основные этапы, задачи и проблемы экспертизы ценности документов на сегодняшний день.

 

Задачами курсовой работы являются:

 

1) раскрыть понятие и  содержание комплектования архива

 

2) рассмотреть экспертизу  ценности документов;

 

3) раскрыть определение  комплектования и экспертизы;

 

4) описать организацию  комплектования;

 

5) рассказать об экспертизе  ценности документов;

 

6) рассмотреть экспертизу  ценности документов на основе  научных критериев.

 

Характеристика источников и литературы

 

Основная идея «Единая  государственная система делопроизводства» - всесторонняя комплексная унификация.

 

Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений. Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы: унификация и стандартизация документов; рациональная организация документооборота; организация труда делопроизводственного персонала; механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.

 

Государственный стандарт 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» устанавливает  для каждого понятия один стандартизированный  термин. Это приводит к одинаковому  пониманию того или иного термина  в области делопроизводства и  архивного дела.

 

«Основные правила работы ведомственных архивов»: определяют задачи и функции ведомственных  архивов по обеспечению ведомственного хранения документов; правовой статус, задачи и функции экспертных комиссий организаций; общие требования к  созданию оптимальных условий хранения документов; требования к составлению  и порядок оформления годовых  разделов сводных описей дел организаций; рассматривают вопросы разработки, порядка согласования и утверждения  номенклатур дел; вопросы подготовки и передаче документов в ведомственный архив; вопросы классификации документов, находящихся на ведомственном хранении.

 

При написании работы был  использован материал статьи Алексеевой Е.В., Афанасьевой Л.П., Буровой Е.М., Осичкиной Г.А. «Комплектование архива в современных условиях», где предпринято комплексное исследование комплектования архива документами, теории и методологии комплектования в соотношении с развитием отечественного архивного дела. Данная статья адресована специалистам архивного дела, профессиональным историкам, а также студентам. Она открывается очерком развития данного понятия в архивоведении с 20 в. до сегодняшнего дня. Из важнейших архивоведческих тем Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. выделили проблему развития принципа классификации документов. Здесь же отдельно рассмотрены вопросы истории архивного дела.

 

Статья Разореновой Г.В., Шишкиной Н.В. «Организация экспертизы ценности документов учреждения в ходе их упорядочения», также использованная при написании курсовой работы, является результатом многолетних исследований авторов, и стала ценнейшим источником информации об экспертизе ценности документов в архивоведении. Она сыграла направляющую роль при написании данной курсовой работы.

 

Работа Еремченко В.А. «Современные проблемы комплектования государственных архивов РФ»  является серьезным критическим  исследованием теории комплектования архивов.

 

Курсовая работа состоит  из двух глав, введения и списка использованной при написании работы литературы.

 

В первой главе «Понятие и содержание комплектования архива»  рассматривается понятие комплектования архива, определяются источники комплектования, анализируется организация комплектования.

 

Вторая глава «Экспертиза  ценности документов» посвящена  процедуре проведения экспертизы ценности документов на основе научных критериев  и по перечням.

 

пополнение экспертиза документ ценность архив

 

Глава 1. Понятие и содержание комплектования архива

 

Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с  его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной  архивной службой РФ.

 

Государственные архивы комплектуются  архивными документами, образующимися  в деятельности органов государственной  власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или  приобретенными этими архивами, а  также документами, переданными  им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и  гражданами.

 

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

 

Работа по комплектованию архива документами складывается:

 

? Из установления профиля  архива;

 

? Определения источников  комплектования;

 

? Определения состава  документов, подлежащих хранению  в архиве;

 

? Организации комплектования.

 

Источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или  могут поступить на хранение в  архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие «фондообразователь» шире понятия «источник комплектования».

 

Критериями источников комплектования являются:

 

? Функционально-целевое  назначение учреждения;

 

? Масштаб его деятельности;

 

? Вид организации;

 

? Полнота отражения в  ее документах ценной информации.

 

Для документов личного происхождения  учитываются:

 

? Значимость творческой  и общественной деятельности  фондообразователя:

 

? Степень сохранности  его фонда;

 

? Взаимосвязь его фонда  с другими фондами.

 

Для ведомственных архивов  источниками комплектования являются:

 

? Структурные подразделения  организации;

 

? Подведомственные организации;

 

? Физические лица.

 

Ведомственные архивы комплектуются  документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами  личного состава.

 

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных  подразделениях организации. По истечении  сроков хранения они уничтожаются в  соответствии с архивным законодательством  после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение. В архив передаются документы  физических лиц, имеющие государственное  значение. В ведомственном архиве хранятся также документы организаций-предшественников и документы ликвидированных  подчиненных организаций. В основе комплектования ведомственных архивов  лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности  делопроизводственной номенклатуры дел  и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления  архивных описей и используется для  учета дел временного (до 10 лет) хранения.

 

1.1 Определение источников  комплектования

 

Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации  и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.

 

Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.