Официально-деловой стиль, сфера его функционирования. Языковые и стилистические черты официально-делового стиля

Устойчивый  характер получили многие обороты речи, постоянно используемые в деловой  переписке. Арсенал этих языковых заготовок  достаточно обширен, например:

Настоящим отвечаю на Ваше письмо от...

В соответствии с протоколом о взаимных поставках прошу Вас...

Фирма «Салют» заявляет о...

Обращение к ним составителя письма упрощает задачу: он выбирает готовую формулировку, вставляя ее в соответствующую часть  текста.

Стандартизация  делового письма привела к созданию готовых текстов (типовые тексты, трафаретные письма), в которые  следует лишь вписать конкретную информацию. Появление таких образцов для деловых писем связано  с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций в производстве, на транспорте, в торговле. Такие  письма имеют преимущества благодаря  гораздо меньшим затратам рабочего времени на их составление (в трафаретных  письмах - заполнение пробелов) и обработку.

Типовой текст строится на основе не только клишированных фраз, но и клишированных предложений:

В ответ на Вашу просьбу высылаем Вам интересующую Вас информацию.

Настоящим подтверждаем свое участие  в выставке.

Считаем необходимым выразить свое несогласие с Вашими замечаниями  по качеству выполнения работ.

Однако  трафаретных текстов сегодня  становится все меньше, потому что  увеличивается количество нестандартных  ситуаций, отражающихся в деловой  переписке. Отсутствие типовых текстов  затрудняет делопроизводство. Как преодолеть эти трудности? Тем, кто связан с  деловой перепиской, можно порекомендовать освоить набор закрепившихся в этой сфере речевых стандартов.

Выработаны  разнообразные языковые формулы, которые  удобно использовать при объяснения причин, мотивов, цели написания делового письма. Так, ряд стандартных выражений указывает на причину составления текста:

По причине задержки оплаты...

В связи с неполучением счета-фактуры...

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...

Ввиду задержки получения груза...

Вследствие изменения цен на энергоносители...

Учитывая, что производственные показатели снизились на...

Учитывая социальную значимость объекта...

Согласно Вашей просьбе...

При указании на цель отправления письма употребляются  такие обороты:

В целях скорейшего решения вопроса...

Для согласования вопросов участия...

Для наиболее полного освещения  деятельности Вашей организации  в СМИ...

Для решения спорных вопросов...

Во избежание конфликтных ситуаций...

С целью ознакомления с... высылаем Вам...

Все перечисленные  выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой  ситуации. Например, если вам нужно  сослаться на какой-либо документ, лучше  всего использовать выражения, начинающиеся со слов «В соответствии...», «Согласно...». Однако при ссылках на телефонный разговор эти стандартные выражения  неуместны.

В письмах, содержащих ответ на запрос, просьбу, приняты такие формулировки: В ответ на Ваше письмо от (на Ваш запрос, на Вашу просьбу)...

Ссылаясь на Ваше письмо от (на Ваш запрос, на нашу договоренность, на наш телефонный разговор)...

В соответствии с дополнительным протоколом (с нашей договоренностью, с Вашей  просьбой)...

На основании дополнительного  протокола (соглашения)...

Иные  речевые стандарты закреплены за информационными письмами. Так, в  письмах-сообщениях пишут:

Сообщаем, что...  

Извещаем 

Уведомляем 

Есть  множество и других стандартных  выражений, используемых в различных  видах деловой переписки, их лексика  определяется содержанием писем (письмо-приглашение, письмо-благодарность, письмо-напоминание, предложение (оферта), рекламация и  др.).

Для морфологии административно-канцелярского подстиля характерно употребление личных форм глагола и личных местоимений, что  объясняется конкретизацией речевых  средств в деловых документах рассматриваемой группы. Правда, здесь чаще представлены формы множественного числа, поскольку адресат и автор деловой переписки выступают от имени коллектива. И только в заявлении, объяснительной записке, расписке, автобиографии личные формы глаголов и местоимений употребляются в единственном числе (Прошу предоставить мне очередной отпуск... Или: Я, Комарова Елена Владимировна, взяла в библиотеке...).

Административно-канцелярской речи чужда экспрессия, но в особых случаях (праздничный приказ по учреждению, почетная грамота, адрес юбиляру) возможно использование оценочных суффиксов, степеней сравнения прилагательных, образных выражений.

Синтаксис канцелярских документов отличается сложностью: употребительны сложноподчиненные  предложения, длинный перечень однородных членов, причастные и деепричастные  обороты. В приказах и распоряжениях  преобладают побудительные предложения  с инфинитивом, выступающим в  значении повелительного наклонения (зачислить, назначить, представить развернутый  план работы, контроль за исполнением  приказа возложить на...). Однако в других видах административно-канцелярских документов побудительные предложения используются редко. Это объясняется тем, что по сравнению с законодательным в канцелярском подстиле смягчена модальность долженствования (она характерна лишь для приказов и распоряжений), поэтому способ изложения в канцелярских текстах в основном описательный (в отчете, акте, характеристике) и повествовательный (например, в автобиографии), менее распространено рассуждение, оно употребляется главным образом в служебном письме, где нужно что-либо обосновать, доказать. В канцелярских документах повествование, описание и рассуждение очень часто сочетаются между собой. Директивный стиль изложения в этих документах встречается редко (в основном в приказах, распоряжениях).

Большую роль в канцелярском подстиле играет графика, написание и расположение реквизитов.

Приведем  примеры некоторых распространенных деловых документов, для которых  графическое оформление закреплено стандартом. 

 

Доверенность на право владения автомобилем 
 
ДОВЕРЕННОСТЬ 
    
Город (пос.), область, край _____________________ 
Число, месяц, год (прописью) ____________________ 
 
Я, ___________________, ______ года рождения, зарегистрированн__ по адресу:__________________, паспорт № __________, выдан ____________ "__"________ ___ г., имея в собственности автомобиль марки _______, государственный регистрационнй знак _________, идентификационный номер (VIN): ____________, год выпуска _______, двигатель №_______, шасси № _____, кузов №_______, цвет ______________, принадлежащий мне на основании паспорта транспортного средства (ПТС) серия _____ № _______, Свидетельство о регистрации (техпаспорт) транспортного средства серия _______ № __________, выдано ГАИ (ГИБДД) __________ "__"_________ ___ г., состоит на учете в ГАИ (ГИБДД) ____________.    

 
   Настоящей доверенностью уполномочиваю гражданина (ку) ____________, 

зарегистрированн___ по адресу: ________________, паспорт№ _________, выдан "__"________ 20__ г., владеть, пользоваться и распоряжаться вышеуказанным автомобилем, в том числе осуществлять его управление и продажу с правом получения денег, совершать любые законные действия в отношении автомобиля и в связи с ним, заключать договоры страхования автомобиля и получать страховое возмещение по ним, а также совершать все иные действия, 

вытекающие из вышеописанных полномочий ________________________.    

 
   Доверенность выдана с правом передоверия сроком на _____________________. 
    
   ________/__________________/

 

Форма заявления о предоставлении (переоформлении)  лицензии 
 
Утверждена 
Приказом Роспотребнадзора 
от 05.06.2006 № 147 
    
                                 ФОРМА 
заявления о предоставлении (переоформлении лицензии) 
    
ЗАЯВЛЕНИЕ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ (ПЕРЕОФОРМЛЕНИИ) ЛИЦЕНЗИИ 
    
   Регистрационный номер ______________ от "__" ___________ 20__ года 
    
Заявитель ________________________________________________________ 
                       (для юридических лиц - наименование, 
   _________________________________________________________________________________ 
     организационно-правовая форма, место нахождения, включая места 
   _________________________________________________________________________________ 
    нахождения территориально обособленных подразделений и объектов, 
   _________________________________________________________________________________ 
     используемых для осуществления лицензируемой деятельности; для 
   _________________________________________________________________________________ 
индивидуальных предпринимателей  фамилия, имя, отчество, местожительства, данные документ, удостоверяющего личность,  места нахождения территориально обособленных подразделений 
               и объектов, используемых для осуществления    лицензируемой деятельности) 
    
   просит предоставить лицензию на   осуществление _______________________________________________________________________________________ 
                      (наименование лицензируемой деятельности 
   ___________________________________________________________________________________________ 
        с указанием патогенных биологических агентов, с которыми 
   ___________________________________________________________________________________________ 
         осуществляются работы, группу(ы) их патогенности, виды 
   ___________________________________________________________________________________________ 
               проводимых исследований; видов источников 
   ____________________________________________________________________________________________ 
                        ионизирующего излучения) 
   _________________________________________________________________ 
   _________________________________________________________________ 
   _________________________________________________________________ 
   _________________________________________________________________ 
    
   Опись   представляемых   для    получения    лицензии   документов 
   на __ листах в ____ экземплярах прилагается. 
    
   Дата "__" ___________ 20__ г. 
    
   Руководитель (заместитель руководителя)            подпись, Ф.И.О.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Официально-деловой стиль — функциональный стиль речи, среда речевого общения в сфере официальных отношений: в сфере правовых отношений и управления.

Среди книжных стилей языка официально-деловой  стиль выделяется своей относительной  устойчивостью и замкнутостью. С  течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, вызванным  характером самого содержания, но многие его черты, исторически сложившиеся  жанры, специфическая лексика, фразеология, синтаксические обороты придают  ему в целом консервативный характер.

Характерной чертой официально-делового стиля является наличие в нём  многочисленных речевых стандартов — клише. Если в других стилях шаблонизированные обороты нередко выступают как стилистический недостаток, то в официально-деловом стиле в большинстве случаев они воспринимаются как вполне естественная его принадлежность.

Многие виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения  и расположения материала, а это, несомненно, облегчает и упрощает пользование ими. Не случайно в тех  или иных случаях деловой практики используются готовые бланки, которые  нужно только заполнять. Даже конверты принято надписывать в определенном порядке (различном в разных странах, но твердо установленном в каждой из них), и это имеет свое преимущество и для пишущих, и для почтовых работников. Поэтому все те речевые  клише, которые упрощают и ускоряют деловую коммуникацию, вполне в ней  уместны.

 

 

 

ЛИТЕРАТУРА

1. Введенская М.А., Павлова Л.Г. Культура и искусство речи. Ростов-на-Дону, 1998.
2. Головин Б.Н. Основы культуры речи. - М.: Высшая школа, 1988.
3. Голуб И.Б. Стилистика современного русского языка. - М.: Айрис-пресс, 2010. – 488 с.
4. Кожина М.Н. Стилистика русского языка. - М.: Просвещение, 1989.
5. Ожегов, С. И. Толковый словарь русского языка / С. И. Ожегов, Н. Ю. Шведова. - М.: Азбуковник, 1999. - 944 с.