Методика подготовки докладов и выступлений

К началу написания текста иллюстративного материала и данных должно быть больше и аргументация глубже, чем будет использовано в речи. Этот, условно говоря, "страховой запас" необходим в первую очередь оратору для ответов на вопросы и на случай возникновения дискуссии с аудиторией. Невошедшая в текст данного выступления информация должна быть тщательно систематизирована и сохранена со всей возможной детализацией, чтобы впоследствии не пришлось вспоминать детали и источники. Удачно подобранный иллюстративный материал сделает публичное выступление не только убедительным, но интересным для слушателей.

Обработка материала

После того, как спичрайтер собрал всю необходимую информацию по вопросу, следует начать работу по его изучению. Как правило, при написании речи для публичного выступления анализ полученной информации происходит по ходу ее поступления. Т.е. спичрайтеру необходимо пропустить через себя весь материал и произвести его аспектуализацию. Предварительное выделение аспектов предполагает под собой изучение материала с выделением главных мыслей. Также не забывайте при анализе использовать аналогии и прослеживать взаимосвязь с социальной стороной нашей жизни. Последующая аспектуализация предполагает под собой уже более внимательное отношение к деталям. Стоит заметить, что чем больше вы сформулируете аспектов, тем более интересным и полезным будет публичное выступление.

Спичрайтинг также подразумевает под собой и логическую обработку полученной информации, с разделением по группам, типам, т.е. отнесение к аналогичным объектам, обладающим определенными общими чертами. Так же любое грамотно составленное публичное выступление должно иметь свою основополагающую мысль, которая будет являться ориентиром при написании речи. После этого основную мысль публичного выступления стоит дополнить наглядными примерами и неоспоримыми доказательствами.

Если ваше публичное выступление содержит в себе полезную, интересную информацию, а также не вызывает сомнения, то значит, вы успешно справились с поставленной задачей. Речь, соответствующая всем этим требованиям, обязательно принесет вам успех.

Итак, более подробно рассмотрим те доказательства, которые необходимо использовать при спичрайтинге. Аргументы (доказательства) можно разделить на ссылки (т.е. ссылаетесь на слова и мысли известного и уважаемого человека) и на события уже произошедшие. Если вы используете в своем публичном выступлении различные наглядные примеры, то упоминать о нем можно только раз. Постоянное его приведение может увести слушателя от основной идеи вашей речи. При выборе примера для вашего выступления будьте очень внимательны и учитывайте множество следующих аспектов: актуальность, степень эмоционального воздействия на слушателей, его уместность. Лучше всего, найти высказывания людей, имеющих вес и отлично разбирающихся в данном вопросе (по теме вашего публичного выступления). Но не стоит ограничивать свой кругозор только мнением специалистов, изучите и мнение других людей по вашей проблеме.

Если вы решили воспользоваться помощью экспертов, то не забывайте о правилах делового общения. Т.е. все те пункты, которые вы хотите обсудить, стоит заранее подготовить, а лучше всего записать на листок бумаги. Обрисуйте подробно основную мысль вашего выступления, чтобы эксперт помог решить вашу задачу максимально эффективно.

Другой вид аргументов, фактов, используемых при спичрайтинге, можно поделить на две группы: исторические и системные. Системные факты - это большей частью те, которые выявлены, сформулированы и доказаны в ходе научной деятельности человека. Если же вы используете различные цифровые данные, то обязательно их тщательно проверяйте, а в самом публичном выступлении указываете, откуда они взяты. Еще одним золотым правилом при подготовке речи к публичному выступлению, является приведение совместно цифр к материалам, но абстрактные понятия лучше всего дополнить примерами. Использовать цифры в выступлении нужно не только умело, но и уместно. Также постарайтесь не злоупотреблять ими, использовать их вместе с различными примерами.

Далее можно уже переходить непосредственно к написанию текста для публичного выступления.

 Постулаты методики  публичного выступления практически неприменимы в письменном докладе. Если в устном изложении главное - «как», то в письменном на первый план выступает «что», то есть содержание. 
Разрабатывать идеи и предложения, отстаивать их перед вышестоящим начальством для получения согласия - будничная обязанность руководителя. Управленческое решение может быть разработано удачно, но изложено пространно и сложно, и тогда, скорее всего, оно будет отвергнуто. 
«Искусство составлять бумаги, которые не останутся без внимания» - так называется раздел в книге Дона Фуллера, точно отражающий принципы составления письменных докладов. Процитируем некоторые из них. 
Доклад должен быть направлен на аргументацию основной идеи, поэтому требует: 
• тщательного планирования; 
• четкого видения перспективы. 
В письменном докладе должны быть сбалансированы три элемента: адресат, содержание, акценты, которые призваны дать однозначные ответы на вопросы: 
• для кого предназначен доклад; 
• что в нем должно содержаться; 
• зачем его составили? 
Так, ответ на вопрос «для кого?» определит подход к составлению доклада. Одно дело, если документ о программе маркетинговых исследований, намечаемых в учреждении культуры, адресован руководителю, внимательному и чуткому к новым идеям, и совсем другое, когда руководитель сопротивляется любым инновациям. Встречаются и такие начальники, которые видят в докладе не план развития организации, а лишь собственное представление о том, как это должно быть. Происходит своеобразное рассогласование направленности мышления автора и адресата. 
Помимо сложных психологических нюансов, особенностей характера и восприятия адресата, существуют чисто утилитарные причины, которые необходимо учитывать автору доклада в силу иерархии подчинения. Это может быть неправильная оценка знаний руководителя по проблеме, содержащейся в докладе: недооценка приведет к поверхностности и неубедительности, переоценка - к непониманию доклада. 
Вторая причина рассогласования кроется в заранее сформировавшемся «ношении начальства как к докладчику, так и к его предложению. «Шкала отношений» весьма широка - от полного доверия до полного неприятия, а между ними располагаются поддержка, согласие, сомнение, безразличие, предубеждение, сопротивление. Развернутое, подробное обоснование потребуется в ситуации, когда у адресата имеется стойкое предубеждение против идей новатора. 
Что касается формы представления материала, то здесь также требуется особый подход. Иногда, желая представить солидный доклад, автор строит его «по всем правилам», включая помимо обширной содержательной части множество элементов: преамбулу, формулировку целей, комментарии, примечания, резюме, таблицы, ссылки на источники. Получив такой доклад, вышестоящий начальник из трех возможных вариантов - прочитать до конца, передать помощнику или отбросить совсем - скорее всего выберет последний. 
Определяя форму доклада, нужно руководствоваться логикой восприятия адресата. Поэтому необходимо: 
• заинтересовать его четким заголовком, используя слова «интерес», «выгода», «убыток»; 
• объяснить, зачем написан доклад, связав его с интересами и заботами адресата, уместна фраза «если этого не сделать...»; 
• предложить, что нужно сделать по мнению заявителя; 
• изложить рекомендации; 
• привести аргументы и доводы. 
   Выводы лучше привести в начале доклада и лишь затем показать, как они получены. 
   Невозможно удержаться от констатации общеизвестной истины, которая, к сожалению, осознается далеко не всеми руководителями: только овладев искусством представлять свои идеи публично, можно эффективно выполнять свои правленческие функции.

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4 оформление письменного  доклада

Презентуя результаты работы, очень важно подготовить свое обращение к аудитории, учитывая основные требования к устному сообщению. Оформление доклада предусматривает четкое и лаконичное изложение информации, которое легко воспринимается слушателями. В соответствии с этим, важно соблюдать правила оформления доклада, которые помогут сделать вашу речь интересной.

Основная цель докладчика в основном заключается в том, чтобы:

- в короткий отрезок  времени проинформировать о чем-либо слушателей;

- продемонстрировать  наглядный материал (диаграммы, графики, схемы…);

- постараться донести  информацию максимально легкодоступными  способами;

- выкристаллизовать  из всего объема информации  самую полезную и важную, подать данные и факты так, чтобы они легко запоминались.

Исходя из цели, тематики, сферы деятельности, в которой его обнародуют, зависит и оформление доклада. Можно написать сообщение в свободной форме и также вольно вести себя докладчику во время демонстрации. Бывает, необходимо соблюдать обязательные составные элементы.

Например, оформление докладов в научной сфере всегда структурировано и идентично научной работе, по которой предлагается выступление.

Ниже рассмотрим основные компоненты доклада. В качестве примера приведем оформление доклада, представляющего научную работу. Подобный алгоритм действий подойдет для подготовки доклада на любую тематику.

- Текст должен  начинаться с приветствия. Например: «Уважаемые присутствующие, члены  комиссии, гости (здесь следует перечислить основные группы присутствующих людей, в зависимости от характера мероприятия)!».

- Ознакомить присутствующих  с четким названием темы доклада. Можно так: «Вашему вниманию предлагается  доклад на тему… Разрешите  начать с…» (Если это научная тематика, то начать можно с актуальности предложенной темы, потом перейти к цели, заданиям, а после - к рассмотрению процесса и результатов).

- Далее, после вступительной  части, можно приступить к пересказу  основного процесса научного (маркетингового  и т. д.) исследования. Желательно подчеркнуть этот переход словами. Аудитории будет легче сориентироваться, а вам - удержать внимание. Можно сформулировать таким образом: «А теперь разрешите перейти к основным результатам исследования. Позвольте теперь более детально представить этапы нашего исследования».

- Всю информацию  очень хорошо было бы разбить  на блоки. Это можно сделать  с помощью того, что вы предложите  рассматривать весь процесс отдельными  этапами. Например: «Исследование на  тему… проходило в несколько этапов. Сейчас мы коротко расскажем о них. Итак, на первом этапе мы обратились к… ».

Эта часть доклада самая содержательная, более продолжительная, поэтому нужно позаботиться о том, чтобы интерес слушателей не угас. В этом вам помогут различные презентационные материалы, содержащие графики, диаграммы, иллюстрации и т.д.

 Но следует  помнить, что чрезмерное их количество  еще больше может утомить аудиторию  и вызвать раздражение. Поэтому  стоит выбрать наиболее важные  и нужные слайды, подкрепляющие  вашу речь, и избежать калейдоскопа всевозможных картинок, которые с трудом человек успеет разглядеть, не говоря уже о том, чтобы понять их.

- Стоит учесть, что  вам необходимо четко понимать, какая иллюстрация сопровождает  текст. Они должны совпадать и  дополнять друг друга. По тексту всего доклада очень необходимо сделать пометки о том, какой именно должен быть слайд на экране, когда вы произносите те или иные слова.

- В конце доклада  необходимо коротко резюмировать  самое основное, сделать логическое  завершение. Лаконично констатировать, к чему вы пришли в ваших умозаключениях, какие пути развития видите дальше.

Обязательно выразите благодарность за внимание, предложение перейти к дискуссии.

В заключение можно сказать так: «Спасибо (кому-то) за предоставленную возможность выступить, присутствующим - за внимание. Предлагаю перейти к обсуждению представленных результатов».

Как можно заметить, оформление доклада должно быть максимально структурированным. Это поможет самому оратору легко ориентироваться в информации, отвечать на вопросы, иметь возможность возвращаться к тексту вновь и вновь в случае дискуссионных моментов, а также в процессе всего обсуждения.

 

 

 

Заключение

В заключение подчеркнем, что ораторская практика настолько сложна, разнообразна, многогранна, что невозможно все предусмотреть заранее и дать советы и рекомендации на все случаи жизни.

Очень важно, чтобы каждый человек творчески подходил к подготовке и произнесению ораторской речи, полнее и шире использовал свои природные данные, индивидуальные возможности, умело применял приобретенные риторические навыки и умения.

Можно сформулировать общее положение, которое имеет силу определенного закона в ораторском искусстве. Если лектор или докладчик увлечен предметом своего нового выступления, глубоко продумал и прочувствовал тему речи, если он естествен и искренен, если он с удовольствием вышел на трибуну, то обязательно будет говорить правдиво и вдохновенно. Творческое волнение непременно обнаружится во всем поведении говорящего, скажется в тембре его голоса, в звучащей речи, в интонациях и вообще в том, как он говорит. Такое волнение - важный импульс к тому, чтобы самый ответственный этап ораторского труда публичное исполнение - был пройден успешно.

Необходимо уметь подавить неизбежно возникающее всякий раз желание сказать слушателям как можно больше. Во-первых, само время ораторского выступления не позволяет объять необъятное. Во-вторых, приходится считаться с механизмом слушательского восприятия, в частности, с возможностью восприятия и усвоения определенного объема информации и знания. Вот почему опытный лектор, пропагандист, докладчик или обозреватель никогда не стремится, если можно сказать, "выговориться" по данной теме до конца. Он всегда оставляет кое-что "про запас", и хорошо, когда слушатели чувствуют или догадываются, что говорящий мог бы выступать по освещенной теме вновь и вновь, каждый раз обнаруживая новый подход к ней, раскрывая новые ее грани.

В общении оратора с аудиторией играет роль не только голос, но и весь его внешний облик. Хорошее общее впечатление от внешности оратора, его манер, позы и жестов крайне необходимо для успеха речи. Но здесь есть и своя отрицательная сторона. Внешние данные могут отвлечь внимание слушателей от содержания речи. Это возможно, если манеры и приемы оратора не будут помогать лучшему выражению идей, которыми он делится со слушателями, и, следовательно, не станут служить своему прямому назначению.  
 
Лучшая черта во внешнем облике оратора – корректность. Неотъемлемые качества хороших ораторских манер – непринужденность, воодушевление, уверенность и дружеский тон. В правильной позе сочетаются непринужденность осанки и легкость движений. Жесты – это любые движения, усиливающие впечатление от высказываемых идей. Жестикуляция руками, хотя ее можно классифицировать в соответствии с назначением (выразительная, описательная, указующая, подражательная), на самом деле может оказаться разнообразной до бесконечности. При надлежащем применении жесты, всегда непроизвольно возникающие, но поддающиеся контролю, представляют собой проявления настроений и мыслей оратора. 
 
Риторика, ораторское искусство - важнейший элемент человеческой культуры.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ: 
 
1. Бельчиков Ю. А. Стилистика и культура речи. – М., 2008

 
2.Введенская Л. А., Павлова Л. Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов. – Ростов-на-Дону, 2009.

 
3.Головин Б.Н. Основы культуры речи. – М.: 2007.

 
4.Горбачевич К.С. Вариантность слова и языковая норма. – М.: 2009

5.Кирсанова М.В. Деловая переписка. – М., 2011

 
6.Культура речи учителя. Электронная версия. www.nrkt.intal.uz / сост. Бабаева З.С. – Т.: 2004.

7.Апресян Г.З. Ораторское  искусство / Г.З. Апресян. - М.: Издательство  Московского университета, 2010

8.Введенская Л.А. и др. Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов / Л.А. Введенская. - Ростов н / Д: изд-во "Феникс", 2006