Классификация деловых писем

Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера.

Стандартные выражения:

Гарантируем...

Гарантируем, что...

 

Письма-запросы

Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.

Запрос состоит из двух частей: введения, в котором в повествовательной форме излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата. При необходимости в текст письма вводятся ссылки на устную договоренность, достигнутые решения, прежние письма, нормативные акты.

Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов.

Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму запросу. В ответе должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать объем информации, аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, система ссылок.

 

Коммерческие письма

Коммерческий запрос - это коммерческий документ представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку, с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара. В запросе указываются наименование товара (услуг) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки.

Стандартные выражения:

Просим Вас сообщить о возможности поставки...

Мы заинтересованы в срочной поставке...

Просим повременить с поставкой до...

 

Ответ на запрос

При ответе на запрос, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в частности:

- о принятии запроса к рассмотрению;

- о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;

- об отказе поставить товар, интересующий покупателя;

- об изменении условий запроса (изменении количества товара, марки, сроков поставки и т.п.)

- об обещании направить предложение  на поставку товара, интересующего покупателя.

В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение (оферту)

 

Предложение (оферта)

Это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки.

В предложении указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложение такого типа аналогично тексту договора о купле-продаже, имеет юридическую силу и подлежит обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа.

Предложение может быть твердым или свободным. Если предложение на определенный товар делается только одному покупателю и указывается срок, в течении которого продавец считает себя связанным условиями предложения, то оно считается твердым.

Срок действенности предложения - необходимый реквизит твердого предложения, так как он определяет срок его обязательности по отношении к продавцу. Неполучение ответа в течение установленного срока равносильно отказу покупателя и освобождает продавца от сделанного предложения.

Если предложение делается без всяких обязательств со стороны продавца, то оно считается свободным.

Стандартные выражения:

В ответ на Ваш запрос на... мы предлагаем Вам...

В ответ на Ваш запрос сообщаем, что можем предложить Вам...

Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес...

 

Ответ на предложение

В письме - ответе на предложение, в случае если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.

Если покупатель не согласен с условиями предложения или если не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие. Тогда сделка считается незаключенной.

Если покупатель не согласен с условиями предложения, он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка (проходят переговоры) до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность по всем вопросам.

 

Рекламация

Это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещение убытков.

Рекламация предъявляется в письменной форме, заказным письмом, с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок.

Рекламации в отношении качества товара предъявляются в течении 6 месяцев с даты поставки; в отношении количества товара - в течении 3-х месяцев; в отношении товаров, имеющих гарантийный срок, - не позднее 30 дней по истечении срока гарантии.

Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.

 

Результатом обоснованной рекламации может быть:

- замена дефектного товара новым;

- допоставка недостающего товара;

- процентная скидка со стоимости  товар;

- уплата денежного штрафа, пени  или неустойки;

- предупреждение.

Стандартные выражения:

При этом направляем рекламацию в связи с...

К сожалению, мы должны сообщить Вам...

Вы должны были поставить партию к... числу

 

Ответ на рекламацию

В ответ на рекламацию сообщается о том, что:

информация принята к рассмотрению;

претензия удовлетворяется полностью или частично;

денежная оплата произведена.

Если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по телексу при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов при отказе в удовлетворении претензии.

Стандартные выражения:

Приносим свои извинения за...

В ответ на Ваше письмо от... , сообщаем, что мы не можем согласиться с Вашим предложением...

После получения Вашей претензии мы немедленно связались с заводом -изготовителем...

 

Электронные письма

Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных сообщениях «зашиты» дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка «Subject» или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды Приложение. Однако возникают всякого рода новые, весьма специфические особенности переписки, которых не было раньше при переписке на бумаге.

 

 

 

Правила оформления и структура деловых писем

     Обычно служебное письмо  состоит  из  нескольких  типовых  структурных

элементов:

 

     1. Область  заголовка

  В этой части письма  слева  размещается  угловой  штамп  организации  с указанием наименования организации,  ее  почтовых  и  других  реквизитов,  а также  регистрационный  номер  и  дата  регистрации  письма  как  исходящего документа. Если служебное  письмо  является  письмом-ответом,  то  здесь  же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

  В правой части  заголовка размещаются реквизиты  адресата. Ниже углового  штампа  размещается  заголовок  к  тексту документа.

Языковая конструкция заголовка может иметь вид:

  - предлог о + сущ. в  предложном падеже: «О поставке  автомобилей»;

  - по вопросу о + сущ. в предложном  падеже:  «По  вопросу  о  поставке

запчастей»;

  - касательно +  сущ.  в  родительном  падеже:  «Касательно  заказа  на

поставку» и т. п.

  2. Текст письма

Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и  будут  рассматриваться  в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. 

В  первой  части излагается  причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма.  Во второй  части,  начинающейся  с  абзаца,  помещаются  выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

  Письма печатаются  на стандартных листах или  бланках формата  А4  или А5; при оформлении письма на двух и более  страницах  вторая  и  последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Если письмо оформлено на бланке  должностного  лица,  то  его  текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...»,  «направляю...».  В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного  числа.

Если к тексту письма предусмотрено приложение,  то  оно  указывается ниже основного текста,  например:  Приложение:  на  10  л.  в  1  экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование  каждого  документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.

3. Область подписи

Эта область  оформляется  обычным  образом:  указывается  должность  и фамилия лица, подписавшего документ.

  Если исполнителем  документа было другое лицо, то  фамилия исполнителя и его телефон (или  другие  реквизиты,  если  это  необходимо)  указываются  в нижней части листа письма с левой стороны.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности.

Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи.

Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем.

Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

Все это требует от менеджера сегодня большой речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.

Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Загорская, А.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции / А.П. Загорская, П.Ф. Петроченко, Н.П. Петроченко. – М.: Моск. рабочий, 1992. – 247 с.

2. Рахманин, Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов / Л.В. Рахманин. – М.: Высш. шк., 1982. – 259 с.

3. Тейлор, К. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. / К. Тейлор. – М.: Сол Систем; Финансы и статистика, 1997. – 176 с.

4. Теппер, Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру / Р. Теппер. – М.: Аудит:ЮНИТИ, 1994. – 231 с.

5. Интернет-ресурсы:

http://business-letters.ru