Реинжиниринг бизнес-процессов

• некоторая разгрузка высших руководителей;

• возможность привлечения внешних консультантов и экспертов;

• при наделении штабных подразделений правами функционального руководства такая структура - хороший первый шаг к более эффективным органическим структурам управления.

Недостатки линейно - штабной структуры:

• недостаточно четкое распределение ответственности, т. к. лица, готовящие решение, не участвуют в его выполнении;

• тенденции к чрезмерной централизации управления;

• аналогичные линейной структуре, частично - в ослабленном виде.

Вывод: линейно - штабная структура может являться хорошей промежуточной ступенью при переходе от линейной структуры к более эффективным. Структура позволяет, правда в ограниченных пределах, воплощать идеи современной философии качества.

 

 

6 Основные функции отделов

 

Функции транспортного отдела:

1.Разработка годовых, квартальных, месячных и оперативно-календарных планов-графиков транспортных перевозок на основе плана отгрузки готовой продукции и выполнения плана производства структурными подразделениями предприятия.

2. Контроль за своевременным  выполнением планов поставок  транспортных средств, тары, планов  погрузочно-разгрузочных работ.

3. Обеспечение приема на склад, подготовки, хранения и отгрузки  готовой продукции в номенклатуре  и в сроки, установленные договорами. Оформление сопровождающей транспортные  операции документации.

4. Участие в организации и  совершенствовании системы учета  финансово-хозяйственной деятельности  во всех звеньях транспортной  службы предприятия.

5. Осуществление сводного учета  выполнения плана транспортными  подразделениями по основным  технико-экономическим показателям. Составление необходимой отчетности  по транспортным подразделениям  и представление ее в установленный  срок в вышестоящие организации.

6. Организация рационального использования привлеченного транспорта общего пользования и контроль фактически выполненных им объемов работ.

7. Обеспечение своевременного представления в финансовый отдел надлежаще оформленных претензионных материалов из функциональной деятельности транспортных подразделений объединения.

8. Контроль за своевременностью согласования перевозок негабаритных грузов и расчет их крепления, которые производят отделы, выдавшие заявку на их перевозку.

9. Организация и осуществление аттестации специалистов и рабочих транспортных цехов предприятия.

10. Обеспечение сохранности готовой продукции.

11. Разработка годовых, квартальных и месячных планов ремонта автомобильного, железнодорожного и безрельсового транспорта, а также контроль за их выполнением в транспортных подразделениях предприятия.

12. Надзор за техническим состоянием всех видов транспорта и погрузочно-разгрузочных средств в транспортных подразделениях предприятия.

13. Участие в разработке мероприятий, обеспечивающих безаварийную, механизированную и высокопроизводительную работу на транспортных и погрузочно-разгрузочных работах, контроль за их выполнением.

14. Разработка мероприятий, обеспечивающих выполнение утвержденных планов-графиков, установленных норм простоя подвижного состава.

15. Рассмотрение коммерческих и претензионных вопросов, связанных с функциями транспортного отдела.

 

Функции отдела снабжения:

1. Определение потребности в материальных ресурсах структурных подразделений и отделов

2. Определение источников покрытия потребности в материальных ресурсах.

3. Обеспечение учреждения всеми необходимыми для его деятельности материальными ресурсами соответствующего качества.

4. Составление сводных таблиц по видам сырья, материалов.

5. Подготовка и заключение в установленном порядке государственных контрактов и договоров с поставщиками.

6. Согласование условий и сроков поставок материальных ресурсов.

7. Анализ возможностей и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.

8. Изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях предприятий оптовой торговли с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов.

9. Обеспечение доставки материальных ресурсов в соответствии со сроками, определенными государственными контрактами и договорами.

10.  Организация приемки материально-технических ресурсов на склады учреждения.

11.  Организация контроля качества, количества, комплектности материально-технических ресурсов при приеме их на склады университета.

12.  Организация работы складского хозяйства.

13.   Контроль за правильностью предъявленных к акцепту счетов и других расчетных документов поставщиков и обеспечение своевременной передачи этих документов для оплаты.

14.   Планирование и организация следующих мероприятий:

• установление связей как с существующими, так и с перспективными поставщиками, в первую очередь по вопросам цен и качества товаров;

• введение практики предпочтительной закупки товаров у поставщиков, осуществляющих продажу на условиях частичной предоплаты;

• поиск по каждому виду товара двух и более поставщиков с целью устранения зависимости от одного поставщика и минимизации потерь от срывов поставок сырья, а также понижения цен на эту продукцию;

 

Функции отдела продаж:

1. Осуществление деловой  активности на рынке продуктовых  продаж в соответствии с маркетинговыми  стратегиями компании.

2. Организовывать деловые  контакты в интересах сбыта  продукции компании.

3. Оформление и заключение  договоров на сбыт готовой  продукции.

4. Изучение перспективного  и текущего спроса на продукцию  компании и требований к ее  качеству, особенностей организации  рекламной компании в регионе, участие в планировании и формировании ассортимента выпускаемой продукции компании.

5. Разработка планов реализации  готовой продукции.

6. Предъявление через  юридическую группу претензий, штрафных  санкций к заказчикам продукции  компании за нарушение условий  заключенных договоров, установленного  порядка размещения заказов.

7. Организация рассмотрения  претензий заказчиков на поставленную  продукцию.

8. Участие в разработке  нормативов запасов готовой продукции, контроль за их соблюдением.

9. Составление отчетности  по отгрузке продукции.

10 Сбор информации о  рынках перспективных продаж, потенциальных  покупателях и структуре дистрибьюции.

 

Функции финансово-экономической службы:

1. осуществление контроля  за эффективным расходованием  средств по утвержденным  бюджетным  сметам и  сметам  доходов и расходов;

2. осуществление контроля  за сохранностью денежных средств и материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации;

3.  разработка положения об оплате труда работников;

4.  разработка положения об оплате труда и материальном стимулировании работников структурных подразделений;

5.  составление штатных  расписаний, ,  аппарата  управления   и структурных подразделений.

6.  составление  бюджетных смет и смет доходов и расходов;

7. составление периодической статистической отчетности и единовременных отчетов по формам и в установленные сроки;

8. подготовка контрактов и договоров на поставку товаров, выполнение работ, оказания услуг;

9.  проведение юридической экспертизы, согласование контрактов и договоров, составление дополнительных соглашений, а при наличии необходимости протоколов разногласий к контрактам и договорам, претензий, исковых заявления в арбитражный суд;

10.   ведение  реестра   контрактов  и   гражданско-правовых  договоров;

11.  осуществление  начисления и контроль за перечислением налогов в бюджет;

12.  составление и представление в установленные сроки бухгалтерской отчетности;

13.  составление учетной политики;

14.  ведение учета доходов и расходов по средствам, полученным от предпринимательской и иной  деятельности;

15.  проводит экономический анализ деятельности;

16. участие в проведении совещаний, семинаров, проводимых руководством в обсуждении вопросов хозяйственно-финансовой, вопросов оплаты труда;

17.подготовка документов к последующему хранению, использованию,  и сдачи в архив;

18. проведение инвентаризации имущества и финансовых обязательств, своевременное определение ее результатов и отражение их в учете;

19. организация работы материально ответственных лиц по учету и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении;

20. составление и предоставление в установленном порядке и в установленные сроки бухгалтерской отчетности;

 

Функции клиентского сервиса:

1. принимать звонки клиентов;

2. определять тип клиента и закреплять клиента за конкретным менеджером по продажам, в соответствии с классификацией клиента и группой менеджера;

3. в соответствии с принятой в компании технологией и методикой, принимать заказы у клиентов, кроме новых (впервые обратившихся и не имеющих закрепленного за ними менеджера );

4. ключевых клиентов переключать на соответствующего менеджера отдела продаж, предварительно записывая информацию о клиенте. В случае отсутствия менеджера отдела продаж, переключить на другого менеджера отдела продаж, руководителя продажами. Если в данную минуту нет ни одного доступного менеджера отдела продаж , руководителя продажами  - переключать на руководителя торговой компании;

5. и др.

 

7 Описание бизнес-процессов

 

Бизнес-процессы ООО «Би-Кост»

№ п/п	БП	Тип БП	Владелец
1	Управление организацией	Процесс управления	Генеральный директор
2	Закупка запчастей у поставщиков	Основной процесс	Директор по продажам
3	Продажа запчастей	Вспомогательный процесс	Зам. генерального директора
4	Управление финансовыми потоками	Процесс управления	Генеральный директор, гл. бухгалтер
5	Транспортировка запчастей	Вспомогательный процесс	Руководитель транспортного отдела
6	Обеспечение безопасности труда	Процесс управления/ вспомогательный процесс	Зам. генерального директора

 

 

 

8 Ключевые факторы  успеха

 

Ключевые (критические) факторы успеха (КФУ) – это главные определители финансового и конкурентного успеха в отрасли.

Оценка работы процессов:

А – отличная работа

В – хорошая работа

С – удовлетворительная работа

D – неадекватная работа

Е –неудовлетворительная работа

 

 

Таблица 1 -Влияние бизнес-процессов предприятия на КФУ

Бизнес- процесс	КФУ						Количество КФУ	Оценка работы БП
	Благоприятный имидж у покупателей	Высокие доходы от реализации продукции	Низкие издержки	Высокое качество продукции	Высокий уровень стабильности поставщиков	Большой ассортимент продукции
Управление организацией	*	*	*		*		4	B
Закупка запчастей у поставщиков	*		*	*	*	*	5	B
Продажа запчастей	*	*		*			3	C
Управление финансовыми потоками			*		*		2	С
Транспортировка запчастей	*	*	*	*		*	5	B
Обеспечение безопасности труда				*			1	D