«Деканат» деректер қорының жобасы

 

2. Деректер қорының моделі және түрлері

Деректер қорын басқару  жүйесі (ДҚБЖ) - көлемді мәліметтер жиынын тұтынушыларға ыңғайлы түрде бейнелеп, белгілі бір форматта сақтап қана қоймай, оны ары қарай өңдеуге арналған программалар  кешені.Оның өзіне тән модельдері бар.

1.Иерархиялық модель - мәліметтер арасындағы байланысты реттелген графтар арқылы сипаттауға болады. Қандайда бір программалау тілінде иерархиялық деректер қоры құрылымын есептеу үшін тармақ мәліметтер типі пайдалынылады.

2.Желілік модель - мәліметтердің элементтерінің еркін графтар түріндегі өзара байланысын білдіреді. Желілік деректер қорының схемасын сипаттауға екі тип пайдалынылады: жазба және байланыс.

3.Реляциялық модель - мәліметтердің реляциялық моделін JBM фирмасының қызметкері Эдгар Код ұсынған және ол қатынас ұғымына негізделеді.

Қатынас деп – картеж деп аталатын элементтер жиынын айтады, қатынасты бейнелеудің көрнекті формасы екі өлшемді кесте болып табылады.

4.Постреляциялық модель - мәліметтердің постреляциялық моделі кестенің жазбаларында сақталған  мәліметтердің бөлімбеушілік шектеуін алып тастайтын кеңейтілген реляциялық моделі болып табылады. Постреляциялық модель көп мәнді, яғни мәндерді ішкі мәліметтерден құралған өрістерден тұрады.

5. Көп өлшемді модель - ол көп жүйелерге талдау жүргізу және шешім қабылдау үшін ақпаратты жедел өңдеуге мүмкіндік береді.

Қордағы мәліметтерді қарастыратын көп өлшемді тәсілі реляциялық деректер қорын пайдаланылады. Көп өлшемді  жүйелерге талдау жүргізу және шешім  қабылдау үшін ақпараттық желі өңдеуге  мүмкіндік береді. Обьектіге бағытталған деректер қоры құрамына тармақ түрінде берілген мәліметтер. Бұл деректер қорының логикалық құрамының сырттай  иерархиялық  деректер қоры ұсынылады.

6.Объектіге бағытталған модель - объектіге бағытталған модель тармақталған түрінде беріледі. Объектіге бағытталған деректер қорының логикалық құрылымы сырттай иерархиялы деректер қорына ұқсас.

 Ақпараттың өте  үлкен көлемін өңдеу және іздеуге  арналған мәліметтер қорын басқару жүйесі (МҚБЖ) деп аталатын арнайы программалар болады.

Қазіргі кезде дербес компьютерлерге арналған реляциялық типті  МҚБЖ – нің бірнеше түрі: dBASE, FoxPro, Paradox бар. Microsoft Office дестесінің құрамына реляциялық МҚБЖ Access кіреді.

 

1.3 Деректер  қорын басқару жүйесі (ДҚБЖ) .Ақпараттарды кестелік өңдеу

Деректер қоры (ДҚ) - aқпараттық жүйелердің өңделетін обьектісі, қоршаған ортаның белгілі бір саласының немесе бір пән аймағының нақты обьектілері жайлы берілген мәліметтер жиыны. Екі өлшемді кестелерден, яғни жолдар мен бағаналардан тұратын мәліметтер базасы реляциялық база болып саналады.

   Microsoft Access-Windows ортасында жұмыс істейтін 32-разрядты, реляциялық МҚБЖ, мұнда бір мезетте  бірнеше мәліметтер базасының кестелерімен  қатар жұмыс істей беруге болады. Реляциялық мәліметтер құрылымын қарапайым етіп құрастырып, жұмыс істеуді жеңілдетуге мүмкіндік береді. Access кестесін басқа компьютердегі немесе сервердегі мәліметермен байланыстыруға және де мұнда Paradox немесе Dbase МҚБЖ-лерінда жасалған мәліметтерді пайдалана беруге болады. Access мәліметтері Excel кестелермен де оңай мәлімет алмаса алады.

Access Windows-технологияның барлық мүмкіндіктерін  сүйемелдейді және оның тұтынушысының жұмыс істеуіне қолайлы графикалық интерфейсі бар.                                                                                                                                                              

1) Кестелер - мәліметтерді сақтау үшін жасалған, өрістерден (бағаналардан) және жазбалардан (қатарлардан) тұратын мәліметтер.

  Кесте - мәліметтер базасымен жұмыс істеуге арналған негізгі объект, мәліметтер жиыны. Ол өрістер мен жазбалардан тұрады.

Жазба - кестенің бір қатары, яғни жолы. Ол кесте мәліметтерін сақтайтын негізгі блок болып табылады. Жазба сипатталатын бір объект туралы толық мәлімет береді.

Өріс - кестедегі бағана немесе тік жол. Access-те өріс мәліметтерін сипаттайтын оның бірсыпыра қасиеттері болады. Енгізу өрісі деп басқару элементі ретінде мәлімет енгізілетін бір бағанадағы жолды айтады, оған пернелер арқылы мәндер енгізіледі .

Санауыш - кестедегі жазбалардың реттік нөмерлері орналасатын өріс.

2) Сұраныс - жұмыс істеуші адамның керекті мәліметерді бір немесе бірнеше кестеден белгіленген шарттарға байланысты таңдап алу тәсілі. Таңдап алу жолымен сұраныс беру арқылы кестедегі мәліметтерді жаңартуға, жоюға, көбейтуге немесе бұрынғы кестелер негізінде жаңа (виртуальды)  кестелер құруға болады. Access-те сұраныстардың бірнеше түрі бар.

3) Форма - мәліметтерді экранда бейнелеу жолы немесе оларды басқару мүмкіндіктері, яғни өзара байланысқан мәліметтерді тұтынушыға ыңғайлы түрде бейнелеуге, қарауға немесе енгізуге  арналған тәсілдер.

4) Есептер  - мәліметтерді баспаға шығарып қағазда бейнелеу тәсілі, яғни қағазға басып шығаруға арналған тәтижелік құжаттар.

Конструктор - мәліметтер базасы обьектінің (кестелер, сұраныстар, формалар, басылымдар, макростар, модульдер) қасиеттерін  анықтау режимі.

Шебер - белгілі бір мақсатта шектеулі әрекеттер жиынын біртіндеп орындайтын программа. Шеберлер оны орындайтын адаммен сұхбаттасу ісін атқара отырып, қойылған мәліметтерді программаға енгізуді қамтамасыз етеді.

5) Макростар - Visual Basic for Application (VBA) тіліндегі программалар сақталады және олар қолданбалы программаларды құру кезінде стандартты емес процедураларды іске асыру үшін жасалады.

Access-те тұтынушыға өз есептерін ойдағыдай шағаруға мүмкіндік беретін әртүрлі диалогтық құралдар бар, оларға меню командалары, саймандар тақтасындағы батармалар, суырылып шығатын түсініктемелік сөздер, Конструктор, Шебер программалары жатады.

Access деректер қорын  басқару жүйесімен жұмыс істеу тәсілдері Windows ортасындағы графикалық объектілермен (терезе, тізім, ауыстырып қосқыш, жалауыша, батырма, тағы сол сияқты), жұмыс істеу тәрізді орындалады .

Кесте аралық байланыстың схемасы

Тапсырыстар кестесіндегі кілт өрісі – тапсырыстар коды болады. Онда кім, қашан, қандай бағаға нені тапсырғаны туралы айтылады. Бұнда тағы да қай жұмысшы тапсырманы іске асырғаны туралы білуге болады. Бір жұмысшы көп тапсырманы қабылдай алмағандықтан тапсырыстар кестесінде қызметкер коды өрісі не бірегей, не кілт өрісі бола алмайды, бірақ та қызметкер кестесінде бұл өріс бірегей болады. Мұндай кестелерді реляциялық қатынасты байланысқан кестелер деп аталады. Сәйкесінше, байланысқан кестелермен жұмыс жасай алатын басқару жүйелерін реляциондық ДҚБЖ деп атайды, ал деректер схемасын техникалық әдебиеттерде реляциондық қатынасты схема деп атайды .

Деректер схемасын жасап  болғаннан кейін, техникалық тапсырманың  «қағаздық» кезеңі бітеді. Бұл схеманы  жұмыстың тапсырушысымен ақылдасып келістіру керек, содан кейін барып деректер қорын құруға кірісуге болады. Бірақ мынаны ұмытпау керек, жобаны жасау барысында жұмысты тапсырушының басына жаңа идеялар келіп отырады. Жобалаудың барлық кезеңінде ел бір жүйеге мекеменің барлық жаңа бөлімдері мен қызмет ету орындарын кіргізуге тырысады. Тапсырушының барлық тілектерін орындау мүмкіндігі көбінде деректер қорын жасаушының мамандық дәрежесімен анықталады. Егер деректер схемасы дұрыс болса, қорға жаңа кестелерді қосу қиын емес. Ал егер қордың құрылымы тиімсіз болса, жобалаушы қиын сынақтан өтіп, тапсырушымен қайшылыққа ұшырайды. Орындаушы мен тапсырушының арасындағы қайшылық әрқашан орындаушының мамандық дәрежесінің төмендігін көрсетеді. Сондықтан деректер қорын алдын ала жобалау кезеңін негізгі кезең деп санау керек. Оның табысты болуынан, деректер қорының қаншалықты ыңғайлы болатыны және қолданушылар онымен жұмыс істеуі тәуелді болады. Егер  қолданушылардың оған сұранысы болмаса, бұл олардың төмен дәрежелі қолданушылар болғаны емес, қорды жобалаушының мамандық дәрежесінің төмен болуының айғағы .

Деректер қорын алдын  ала жобалау осы кезеңде аяқталады  және келесі кезеңде оны тікелей  компьютерде іске асыру басталады. Осы кезден ДҚБЖ– мен жұмыс  жасау басталады. Жоба құруда Microsoft Access 2003 ДҚБЖ–н қарастырылады.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2-бөлім. «Деканат»  деректер қорының жобасы

2.1.Кесте құру

 «Деканат» атты деректер қоры бөліміне арналған мәліметер қоры құрылады, осы құрылған деректер қоры туралы айтып өтсем.

Жұмысты бастау үшін Пуск→Программалар→Microsoft Access командалрымен орындалады немесе жұмыс үстеліндегі Access белгішесін екі рет шерту қажет.

Осы терезедегі “Жаңа деректер қоры” құрлымыннан “Деректер қорын ашу” пунктін таңдау қажет.Және оны «Деканат» атымен сақтаймыз.

2.1-сурет. Access терезесінде Деканат  деректер қорының құрылу көрінісі

Мәліметер терезесі ашылады. Сол терезеден Кестелер батырмасын басып мәліметтерді енгізуге болатын, конструктор режимін таңдаймыз.Осы конструктор режимін екі рет шерткен  кезде кесте шығады. Бұл кестеге мәліметтер бағаналарын енгіземіз. Енгізіп болғаннан кейін деректер қоры ашылады. Осы деректер қорына өзіміздің мәліметтерімізді енгізем.

 

2.2-сурет.Конструктор режимінде  Оқытушылар кестесінің құрылу көрінісі

Жасалған кестені Оқытушылар деген  атпен сақтаймыз. Ол үшін «Жабу» белгісін басамыз. Ашылған терезеде кестенің атын сұрайды, оған Оқытушылар деп теріп, ОК батырмасын басамыз.

Кесте режімінде жұмыс.

1. Кесте  режимінде  деректерді енгізу мен редакторлеу  жүреді. Жобаланған кестемізден Кесте (Таблица) режиміне өтеміз. Ол үшін:

Саймандар панеліндегі     батырманы шертеміз;немесе Вид –  Режим таблицы комндаларын орындаймыз. Кестені сақтауға байланысты шыққан сұраққа <Да> деген батырманы  шертеміз.

2. Кестені толтыру. Кестеміздің өрістерін берілгені бойыша толтырамыз. «Қызметі» өрісіне  дұрыс емес  деректер енгізілген жағдайда не болатынын байқаймыз. Өйткені біз деректер қорына  Конструктор режимінде өңдеу жасаған болатынбыз.Яғни,«Қызметі» өрісіне енгізілетін деректерге шектеу қойғанбыз; тек қана Профессор, Доцент немесе Ассистент сөздері енгізілуі үшін.Басқа жазба енгізер болсақ(мысалы Лаборант сөзін) ,экранда «Ондай қызмет жоқ, деректерді дұрыс енгізіңіз» деген хабарлама шығады.

 

2.3-сурет.Оқытушылар кестесінің толтырылу көрінісі

 

Осындай ретпен келесі үш кесте жасаймыз: Студенттер,  Бағалар  және Пәндер деп аталатын.

1. Студенттер кестесін жасау үшін төменде берілген кестеге сәйкес кестенің өрістерін анықтап алып, Студенттер кестесінің құрылымын Конструктор арқылы жасаймыз.

2.4-сурет.Конструктор режимінде Студенттер кестесінің құрылу көрінісі

 

Кілттік өріс ретінде  «Студенттің кодын» береміз.  Ол үшін «Студенттің кодын»  өрісін шертіп, одан соң  саймандар панеліндегі   батырмасын шертеміз немесе  Правка– Ключевое поле командаларын орындаймыз.  Кестені Студенттер  деген атпен сақтап, кестені жабамыз.

Осы ретпен келесі Бағалар кестесін құрып,оны Бағалар атымен,Пәндер кестесін құрып,Пәндер атымен сақтаймыз.

 

 

2.5-сурет.Конструктор режимінде  Бағалар кестесінің құрылу көрінісі

Ескерте кететін бұл  кестеде кілттік өрісті жазудың  керегі жоқ, өйткені деректер қайталануы мүмкін. Кестені Бағалар деген атпен сақтап, кестені жабамыз.

 

2.6-сурет.Конструктор режимінде Пәндер кестесінің құрылу көрінісі

Бұл жерде Кілттік  өріс ретінде «Пән кодын» береміз. Кестелер кейін  форма режимінде толтырылады. Кестені Пәндер  деген атпен сақтап, кестені жабамыз.

 Келесі деректер қорының сызбасын құрамыз, яғни ол кестелер арасындағы байланыстарды орнату үшін. Ол үшін Оқытушылар, Студенттер, Бағалар, Пәндер  кестелерін өзара байланыстырамыз.Сол кезде мынадай сызба пайда болады.

 

2.7-сурет.Бағалар,Оқытушылар,Пәндер,Студенттер кестелері арасында байланыс орнату 

Макетті сақтап терезені жабамыз.

 

2.2.Пішім(Форма)құру

Microsoft Access-те пішін(форма) жасаймыз, пішін көмегімен кестені деректермен толтырамыз.

Access-тің басқа да  объектілері сияқты пішіндерді  қолмен (вручную) немесе автоматты түрде  бірнеше тәсілмен жасауға болады. Автоматты пішіндердің ең қарапайымы – автопішіндер (автоформалар).

Деректер базасының  кестелеріне деректерді толтырудың 2 жолы бар: кесте режимінде  немесе форма режимінде.

1. Пішін  шебері көмегімен Пәндер пішінін жасаймыз және кестеге келесі деректерді енгіземіз.

2.8-сурет.Пәндер пішімінің құрылу көрінісі

 

2.9-сурет.Пәндер пішімі кестесінің көрінісі

2. Автопішін көмегімен пішін режимінде  Студенттер  пішінін құрып аламыз.

2.10-сурет.Автопішін көмегімен Студенттер пішінінң құрылу көрінісі

Және студенттер кестесін  сәйкесінше пішін көмегімен төмендегіше  толтырамыз.

2.11-сурет.Студенттер пішінінің кестесінің көрінісі