Автоматизированное рабочее место секретаря агентства “Репетитор”

Access автоматически осуществляет программную проверку ввода данных на основе типа поля. Например, в числовом поле можно ввести только числа, а в поле с датой можно ввести только действительные календарные даты. Если пользователь ввести в поле данные не того типа , то они не будут приняты и пользователь получит от Access сообщение об ошибке.

Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения трех основных функций СУБД:

• определенные данные (описание структуры базы данных)
• обработка данных
• управление данными

Достоинством Access является то, что в отличие от других настольных СУБД, она хранит всю необходимую информацию в одном файле, хотя и распределяется по разным таблицам.

 

3. Инфологическая модель

 

Для того чтобы спроектировать структуру  базы данных, необходима исходная информация о предметной области. Желательно, чтобы  эта информация была представлена в формализованном виде. Такое формализованное описание предметной области и называется инфологической моделью предметной области или концептуальной моделью.

При проектирование инфологической модели мною было использовано Case-средство ERWin. Erwin – средство концептуального моделирования базы данных. Erwin реализует проектирование схемы базы данных, генерацию ее описания на языке целевой СУБД .

 

2.3.1 Описание  таблиц

Далее после создания схемы БД в ERWin более детально рассмотрим каждую таблицу в отдельности, где жирным и подчёркнутым шрифтом выделен первичный ключ, а просто жирным внешний ключ. Первичные и внешние ключи необходимы для реализации связи между таблицами.

Для полноценной работы агентства необходимы клиенты, информация о которых где-то должна хранится. В данном случае в БД информацию о клиентах содержит таблица «КЛИЕНТЫ», содержащая поля:

• № клиента
• Код группы
• Фамилия
• Имя
• Отчество
• Предмет
• Школа
• Класс
• Дата регистрации
• Улица

 

 

Рисунок 3 - Инфологическая модель.

 

Дом

• Квартира

Для взаимосвязи агентства и клиента необходимо составить договор:

• Код договора
• № клиента
• № договора
• Дата заключения
• ДОГОВОР

Телефоны клиентов занесены в отдельную таблицу “ ТЛЕФОНЫ  КЛИЕНТОВ”:

• Код клиента
• № клиента
• Номер телефона

Соответственно для  обучения клиентов необходимы преподаватели, данные которых находятся в таблице “ ПРЕПОДАВАТЕЛИ ” :

• № преподавателя
• Фамилия
• Имя
• Отчество
• Дата регистрации
• Улица
• Дом
• Квартира

Для взаимосвязи агентства  и преподавателя необходимо составить  договор:

• Код договора
• № преподавателя
• № договора
• Дата заключения
• ДОГОВОР

Телефоны преподавателей, как и телефоны клиентов занесены в отдельную таблицу “ТЕЛЕФОНЫ  ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ”:

• Код телефона
• № преподавателя
• Номер телефона

Так как каждому клиенту  невозможно подобрать индивидуального  преподавателя, все клиенты разделены на группы, информация о которых хранится в таблице “ГРУППА”:

• Код группы
• № группы
• № клиента
• № преподавателя

Само собой при регистрации  клиента необходимо составить договор:

• Код договора
• № клиента
• № договора
• Дата заключения
• ДОГОВОР

Аналогично необходимо составление договора и с преподавателем:

• Код договора
• № преподавателя
• № договора
• Дата заключения
• ДОГОВОР

 

4. Даталогическая модель

 

Даталогическая модель строится на основании инфологической модели и выполняется на языке  описания данных конкретной СУБД. Каждому полю таблицы назначается имя, тип и размер. Тип данных поля таблицы определяет тип информации, которая будет размещаться в этом поле. Полям можно назначать только те типы данных, с которыми работает СУБД.

 

 

2.4.1 Описание таблиц

Таблица “ГРУППА” содержит информацию о группах клиентов.

 

Таблица 2 - “ГРУППА”

Имя поля	Тип данных	Размер
Код группы	Счетчик	Длинное целое
№ клиента	Числовой	Длинное целое
№ группы	Текстовый	7
№ преподавателя	Числовой	Длинное целое

 

Рисунок 4 - Даталогическая модель

 

 

Таблица “КЛИЕНТЫ” содержит подробную  информацию о клиентах

 

Таблица 3- “КЛИЕНТЫ”

Имя поля	Тип данных	Размер
№ клиента	Счетчик	Длинное целое
Фамилия	Текстовый	30
Имя	Текстовый	20
Отчество	Текстовый	25
Предмет	Текстовый	50
Школа	Текстовый	10
Класс	Текстовый	4
Дата регистрации	Дата/время	Краткий формат даты
Улица	Текстовый	20
Дом	Текстовый	7
Квартира	Текстовый	3
Код группы	Числовой	Длинное целое

 

Таблица “Договор с клиентом”  содержит информацию о договоре

 

Таблица 4- “ДОГОВОР С КЛИЕНТОМ”

Имя поля	Тип данных	Размер
Код договора	Счетчик	Длинное целое
№ клиента	Числовой	Длинное целое
№ договора	Текстовый	10
Дата заключения	Дата\время	Длинное целое
ДОГОВОР	Поле МЕМО	-

 

Таблица “ПРЕПОДАВАТЕЛИ” содержит информацию о преподавателях.

 

Таблица 5 - “ПРЕПОДАВАТЕЛИ”

Имя поля	Тип данных	Размер
№ преподавателя	Счетчик	Длинное целое
Фамилия	Текстовый	30
Имя	Текстовый	20
Отчество	Текстовый	20
Предмет	Текстовый	50
Дата регистрации	Дата/время	Краткий формат даты
Улица	Текстовый	30
Дом	Текстовый	3
Квартира	Текстовый	3

 

Таблица “Договор с преподавателем”  содержит информацию о договоре

 

Таблица 6 - “ДОГОВОР С ПРЕПОДАВАТЕЛЕМ”

Имя поля	Тип данных	Размер
Код договора	Счетчик	Длинное целое
№ преподавателя	Числовой	Длинное целое
№ договора	Текстовый	10
Дата заключения	Дата\время	Длинное целое
ДОГОВОР	Поле МЕМО	-

 

Таблица 7 - “РАСПИСАНИЕ”

Имя поля	Тип данных	Размер
Код расписания	Счетчик	Длинное целое
День недели	Текстовый	10
Код группы	Числовой	Длинное целое
Предмет	Текстовый	50
Время	Дата/время	Краткий формат даты
№ преподавателя	Числовой	Длинное целое

 

Таблица 8 - “ТЕЛЕФОНЫ КЛИЕНТОВ”

Имя поля	Тип данных	Размер
№ клиента	Числовой	Длинное целое
код телефона	Счетчик	Длинное целое
№ телефона	Текстовый	16

 

 

Таблица 9 - “ТЕЛЕФОНЫ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ”

Имя поля	Тип данных	Размер
Код телефона	Счетчик	Длинное целое
№ преподавателя	Числовой	Длинное целое
№ номер телефона	Текстовый	16

 

2.5 Целостность базы данных

 

Обеспечение целостности  данных является важнейшей задачей  при проектировании и эксплуатации систем обработки данных. Проблема целостности состоит в обеспечении правильности данных в базе данных в любой момент времени. Целостность – актуальность и непротиворечивость информации, её защищённость от разрушения и несанкционированного изменения. Целостность является одним из аспектов информационной безопасности на ряду с доступностью – возможностью с приемлемыми затратами получить требуемую информационную услугу, и конфиденциальностью – защитой от несанкционированного прочтения.

Для обеспечения ссылочной целостности базы данных, необходимо определить действия, выполняемые с базой данных при выполнении функции добавления записи в таблицу, изменение и удаление. К таким действиям относят:

• Каскадное обновление связанных полей ;
• Каскадное удаление связанных записей;

 

2.6 Описание  связей

 

1.В агентстве могут  работать множество преподавателей. Вся информация о них заносится  в таблицу “ПРЕПОДАВАТЕЛИ”. При  этом каждый отдельны преподаватель  может иметь несколько телефонов,  поэтому в данном случае используется связь “ один-ко-многим” :

 

Рисунок 5 - Связь таблиц “ТЕЛЕФОНЫ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ” и “ПРЕПОДАВАТЕЛИ”

 

2. Связь таблиц “КЛИЕНТЫ” и “ТЕЛЕФОНЫ КЛИЕНТОВ”

осуществляется аналогично связи таблиц “ ПРЕПОДАВАТЕЛИ” и “ ТЕЛЕФОНЫ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ”, в  каждой группе находится множество клиентов, в то время как один отдельный клиент не может находиться в нескольких группах: связь “один-ко-многим”.

 

Рисунок 6 - Связь таблиц “КЛИЕНТЫ” и “ТЕЛЕФОНЫ КЛИЕНТОВ”

 

3. Связь таблиц “КЛИЕНТ” и “ДОГОВОР С КЛИЕНТОМ”

Один клиент может иметь и несколько договоров: связь “один-ко-многим”.

 

 

Рисунок 7 - Связь таблиц “КЛИЕНТ” и “ДОГОВОР С КЛИЕНТОМ”

 

4. Связь таблиц “ПРЕПОДАВАТЕЛИ” и “ДОГОВОР С ПРЕПОДАВАТЕЛЕМ”.

Один преподаватель  может иметь и несколько договоров: связь “один-ко-многим”.

 

Рисунок 8 - Связь таблиц “ПРЕПОДАВАТЕЛИ” и “ДОГОВОР С ПРЕПОДАВАТЕЛЕМ”.

 

5. Связь таблиц “ГРУППА” и “ПРЕПОДАВАТЕЛИ”

Один преподаватель  может обучать несколько групп: связь “один-ко-многим”.

 

Рисунок 9 - Связь таблиц “ГРУППА” и “ПРЕПОДАВАТЕЛИ”

 

3. Проектирование и создание системы

 

Одним из основополагающих элементов Microsoft Access, как и вообще любой СУЬД, является таблица. Таблицы проектируемой системы были созданы на основе таблиц, которые были определены, при проектировании даталогической модели. Таким образом, вся исходная информация хранится в следующих таблицах:

• Клиенты
• Телефоны клиентов
• Преподаватели
• Телефоны преподавателей
• Расписание
• Группа
• Договор с клиентом
• Договор с преподавателем

На рисунке 10 представлена схема данных проектируемой системы. На данной схеме показаны связи между созданными таблицами.

 

3.1 Создание запросов

 

Запросы – это те же самые таблицы, только они заполняются  не вручную, а при помощи заранее  заданных формул и зависимостей.

В ходе проектирования данной системы были созданы следующие запросы:

• Поиск клиента
• Поиск преподавателя
• Список всех клиентов
• Список всех преподавателей
• Список группы
• Список клиентов без группы

 

Рисунок 10 – Схема данных

 

Далее опишем каждый запрос.

Запрос “Поиск клиента”

Запрос “Поиск клиента” позволяет быстро вывести данные об интересующем нас клиенте. Для этого необходимо ввести фамилию интересующего нас клиента. На результат выполнения запроса установлено условие отбора-[Forms]![Клиенты].[Text] Для вывода информации используются следующие таблицы: “Клиенты”, “Группа” и “Телефоны клиентов”. При этом выводится информация: