Отчет по практике в в администрации Труновского муниципального района Ставропольского края

Административные методы, осуществляемые в виде прямого воздействия руководителя на специалистов финансового управления, реализуются  путем издания нормативно-правовых актов, регулирующих их деятельность. Это различного рада приказы, распоряжения, указы, оперативные указания, отдаваемые письменно или устно, контроль их выполнения, систему административных средств поддержания трудовой дисциплины. Среди административных методов, применяемых в финансовом управлении можно выделить:

1. Регламентирование определяет деятельность, которой должен заниматься работник управления, занимающий руководящую должность. Оно предоставляется положениями о структурных подразделениях, устанавливающими задачи, функции, права, обязанности, меру ответственности подразделений и управлений администрации и их руководителей, а также и подчиненных. На основе положений регламентирования составляется штатное расписание данного подразделения, организуется его повседневная деятельность. Применение положений позволяет оценивать результаты деятельности структурного подразделения, принимать решения о моральном и материальном стимулировании его работников, необходимости применения санкций за нарушения этих положений.
2. Организационного нормирования то, оно включает в себя большое количество нормативов относительно всего управления организацией. Нормативы, касающиеся же управления персоналом, например: правила внутреннего распорядка, порядок оформления найма сотрудников, увольнения, перевода, командировок.
3. Организационное проектирование предполагает наличие перечня задач, стоящих перед финансовым управлением администрации, и функций, которые должны выполняться в процессе управления. Оценка трудоёмкости работ по решению задач и выполнению функций позволяет определить численность управленческих подразделений и служб.

Следует отметить, что эта группа методов достаточно широко применяется в данном подразделении, где большая часть работы строится на нормативной документации.

Экономические методы, базирующиеся на материальных интересах людей, реализуются в финансовом управлении через экономическое стимулирование (путем выплаты премий, выдачи путевок в санатории) и экономическую ответственность, которую несут сотрудники за находящееся в их пользовании оборудование.

Экономическое стимулирование представляет собой метод управления, опирающийся на экономические интересы работников. Его основу составляет формирование доходов предприятий и организаций, а также каждого работника в зависимости от личного вклада в деятельность предприятия. Система экономического стимулирования есть совокупность разрабатываемых и осуществляемых мероприятий, направленных на усиление заинтересованности персонала и каждого работника в получении возможно высокой прибыли.

Экономические методы управления предполагают разработку планово - экономических показателей, а также средств их достижения. В результате повышения эффективности так называемых экономических рычагов и стимулов сформировываются такие условия, при которых трудовой коллектив побуждается к эффективной работе не столько административным влиянием (приказы, директивы, указания и т.п.), сколько экономическим стимулированием.

Социально-психологические методы, основанные на воздействии руководителя на моральное состояние своих сотрудников, реализуются путем словесных поощрений и благодарности, морального стимулирования.

Моральное стимулирование направлено на удовлетворение как духовных и нравственных, так и физических потребностей.

Широко используются методы психологического воздействия. Они обобщают необходимые и разрешенные законодательно приемы психологического воздействия на персонал. К ним относятся: внушение, убеждение, подражание, вовлечение, побуждение, принуждение, осуждение, требование, запрещение, порицание, командование, обман ожиданий, намек, комплимент, похвала, просьба, совет.

Путем наблюдения было выявлено, что в наибольшей степени в финансовом управлении администрации Труновского района применяют социально-психологические методы, поскольку именно они   влияют на моральный климат, а, следовательно, и работоспособность сотрудников. Кроме того, было выявлено, что на разных сотрудников они оказывают не одинаковое влияние: положительные отзывы начальника управления одних работников стимулируют на ещё лучшие результаты деятельности, а других только расслабляют; отрицательные отзывы и критика одних заставляют улучшить свои результаты деятельности и исправить имеющиеся недостатки, а другие пребывают целый день в подавленном состоянии и не могут сосредоточиться на своих обязанностях. Поэтому начальник финансового управления за годы работы с находящимися в его подчинении специалистами использует разные методы воздействия.

1. Анализ должностных обязанностей работников подразделения (отдела).

Анализ должностных обязанностей осуществлялся на основе изучения нормативных актов – должностных инструкций, а также методами наблюдения и опроса.

Должностные обязанности представляют собой  определенные трудовые функции соответствующего должностного лица, которые он обязан исполнять в течение рабочего времени в соответствии с заключенным трудовым договором или избранием (назначением) на должность.

Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре организации, а именно: задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

Мною была проанализирована должностная инструкция заместителя начальника отдела планирования и исполнения бюджета администрации Труновского муниципального района

Должность заместителя начальника отдела планирования и исполнения бюджета администрации Труновского муниципального района Ставропольского края относится к группе ведущих должностей по реестру муниципальных должностей муниципальной службы в Ставропольском крае.

Заместитель начальника имеет следующие обязанности:

• осуществляет планирование расходов и доходов бюджетов муниципальных образований поселений: сверка исходных показателей к бюджету на очередной год;
• принимает бюджетные заявки от главных распорядителей средств по муниципальному району;
• участвует в работе по разработке проекта бюджета: составляет прогноз ожидаемого исполнения бюджета по доходам и расходам;
• организует работу по формированию бюджетной росписи по расходам и источникам внутреннего финансирования на очередной финансовый год;
• составляет проекты распоряжений, постановлений во исполнение нормативно-правовых актов Ставропольского края, администрации Труновского муниципального района;
• осуществляет контроль за соблюдением порядка исполнения сводной бюджетной росписи бюджета Труновского муниципального района;
• организует работу по приему и проверке ежемесячных отчетов от главных распорядителей бюджетных средств, по проверке смет бюджетных учреждений района;
• в период отсутствия заместителя начальника финансового управления замещает его и выполняет весь круг его обязанностей;
• и др.

Обширный перечень обязанностей, исходя из анализа должностной инструкции, не соразмерен объему предоставленных прав, среди которых:

• запрашивать у органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций материалы необходимые для разработки проекта бюджета муниципального образования, составления отчета об исполнении бюджета;
• производить проверки целевого использования бюджетных средств;
• имеет право на продвижение по службе, увеличение денежного содержания с учетом стажа работы, уровня квалификации;
• имеет право на переподготовку и повышение квалификации за счет средств соответствующего бюджета;
• имеет право на пенсионное обеспечение с учетом стажа муниципальной службы;
• знакомиться с материалами личного дела.

Исходя из анализа должностной инструкции, можно сделать вывод о сильной загруженности данного работника, к тому же предоставленный объем прав не позволяет в полной мере реализовать все свои обязанности. Это подтверждают и наблюдения, осуществляемые в процессе прохождения практики, поскольку данный специалист в течение рабочего дня неоднократно обращается к начальнику отдела для письменного подтверждения своих действий.

Анализируя ситуацию в целом по финансовому управлению администрации, путем опросов специалистов разных уровней преобладающим является мнение о сильной загруженности и большом объеме работы.

Важным моментом является то, что прохождение практики совпало со сдачей финансовым управлением администрации годового отчета об исполнении бюджета. Методом наблюдения выводы о перегруженности работников подтвердились, поскольку специалисты не успевали выполнить установленный объем работы в течение рабочего дня, вследствие чего они вынуждены были продолжать исполнение обязанностей во внерабочее время.

2. Изучение организации документооборота и формирования дел.

Делопроизводство в финансовом управлении администрации включает следующие этапы:

• первичная обработка поступивших документов
• регистрация
• рассмотрение документов руководством
• направление на исполнение
• контроль исполнения
• подшивка документов в деле
• формирование дел
• оформление дел
• передача дел в архив

Финансовое управление администрации Труновского муниципального района осуществляет переход на электронную систему документооборота. С 1 января 2011 года предполагалось завершение данного процесса и полный перевод финансовой документации на электронные носители, а также взаимодействие со всеми участниками финансовых отношений через электронную систему передачи данных. Система «ДЕЛО» – это комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. В Администрации действует многоуровневая вертикально-интегрированная структура, часть объектов (подразделений) территориально распределены, существует значительный объемом документооборота, осуществляемого в бумажной форме; при работе с документами выполняются сложные схемы документопотоков, разнообразные технологии работы с документами. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно было точно сказать, над какими документами работает какой-либо отдел или исполнитель, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители. В организационно-техническом плане финансовое управление администрации Труновского района прошло апробацию данного механизма и готово к полному внедрению электронной системы документооборота. Однако сложность заключается в том, что не все получатели бюджетных средств и участники финансовых отношений готовы к внедрению данной системы, например, ряд организаций не имеют еще электронной подписи, что затрудняет процесс автоматизации документооборота.

Внедрение электронной системы документооборота способствует более рациональному использованию рабочего времени, поскольку будет отсутствовать необходимость бумажного фиксирования ряда данных, и их согласования. Например, выписки о расходовании и остатках бюджетных средств, платежные документы будут формироваться электронно  и предоставляться организациям и учреждениям, распорядителям бюджетных средств с помощью электронных систем передачи данных.

Создание систем электронного документооборота в администрации Труновского муниципального района призвано повысить эффективность муниципального управления за счет:

• создания единой информационной базы поддержки принятия управленческих решений.
• организации унифицированного порядка индивидуальной и коллективной работы с документами.
• обеспечения унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.
• обеспечения создания и хранения регистрационных карточек документов, а также текстов документов, подготовленных в электронной форме.
• обеспечения автоматизированного контроля над прохождением документов с момента их получения или создания до завершения.
• сокращения сроков рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение.
• сокращения сроков создания нормативных актов и организационно-распорядительных документов.
• обеспечения автоматизированного контроля над своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.
• организации оперативного доступа (в режиме реального времени) работников соответствующим документам, заданиям и информации об их рассмотрении и исполнении; сокращения непроизводительных ручных операций по поиску и обработке информации.
• оптимизация потоков документированной информации в бумажном и электронном виде.

Пока система электронного документооборота не получила полной реализации в финансовом управлении формированием дел занимаются специалисты данного подразделения. Штатной единицы «делопроизводитель» финансовое управление не имеет. За каждым отделом закреплена номенклатура дел, в соответствии с которой происходит делопроизводство. Все нормативно-правовые акты подразделения, финансовые документы  отражены в электронной базе данных с обязательным бумажным подтверждением. Дела подшиваются и хранятся в каждом отделе в соответствии со сроком их хранения. Дела распределены по годам. Дела, имеющие неограниченный срок хранения передаются в архив.