Теоретические основы управления проектами

Независимо от объема проекта и количества людей, задействованных в его реализации, бюджет будет играть огромную роль в порядке работы над проектом.

Эффективное управление бюджетом проекта подразумевает под собой следующее:

• определение конкретного объема проекта;
• составление бюджета для людских ресурсов в соответствии с реальной стоимостью работы;
• покупка оборудования, программного обеспечения и прочего попадает в бюджет проекта;
• ограничение затрат на непредвиденные расходы.

Безусловно, «время - деньги», поэтому важным аспектом управления бюджетом является эффективное использование времени.

Далее нужно определить цели

Цели необходимо определить, прежде чем приступить к работе над проектом. Их можно поделить на группы:

• цели клиента - это цели, которых хочет добиться клиент;
• потребности посетителей - пожалуй, ими пренебрегают чаще всего. Надо помнить о посетителях на всех этапах проекта;
• цели сайта - то, для чего создается сайт. Как ни странно, многие даже не представляют, с какой целью они создают web-сайты; отсутствие четкого понимания предназначения сайта может повлечь за собой самые разнообразные проблемы.

Следующим этапов в управлении проектом разработки веб-сайта является определение ответственного лица:

В контексте web-проекта, ответственное лицо - это человек, который принимает окончательные решения. Одной из самых больших проблем в современном web-дизайне является выяснение, кто действительно обладает правом решения в данной ситуации.

Главный секрет успешного управления web-проектом - точно определить, кто же в организации обладает властью с точки зрения принятия конечных решений. Обычно этой работой должен заниматься менеджер проекта, хотя любой человек, осуществляющий административную поддержку, может помочь в данной ситуации.

Проанализировав ситуацию, вы можете выяснить, что заинтересованных лиц несколько.9

Несколько советов по определению ответственных лиц:

- нужно всегда обращать внимание на то, за кем (в фирме-заказчике) остается последнее слово. Этот человек должен быть наверху вашей иерархии, и к нему вам следует идти при возникновении каких-то проблем в самом конце;

- определяйте вторичных ответственных лиц. Это люди, которые будут принимать решения по отдельным частям проекта, например менеджер по маркетингу, IT-менеджер или арт-директор. Будет полезно, если вы сделаете какие-то пометки относительно их взаимоотношений с главным заинтересованным лицом: менеджер проекта может воспользоваться хорошими отношениями между вторичным и главным ответственными лицами при возникновении споров во время работы над проектом;

- делайте так, чтобы за главным ответственным лицом (либо за тем, кто был для этой функции им назначен) непременно было последнее слово в любом споре;

- нарисуйте иерархию фирмы-заказчика, чтобы ее командная цепочка была понятна.

На раннем этапе проекта нужно назначить посредника, чья задача будет состоять в смягчении конфликтов по мере их появления. Задачи этого человека будут отличаться от задач менеджера проекта; он будет разрешать споры между менеджером проекта со стороны исполнителя и ответственными лицами со стороны заказчика.

Далее нужно определить потребности  рынка

В задачи определения потребностей рынка входит следующее:

• понимание объема рынка для продукта или услуги, которую вы будете представлять данным сайтом;
• подготовка к управлению любыми экономическими и другими проблемными факторами внутри данного рынка;
• знание лидеров данного рынка и исследование их успехов и ошибок;
• определение потенциальных конкурентов на долгий срок;
• определение потенциальных партнеров для долгосрочных, взаимовыгодных отношений.

На данном этапе менеджеру проекта будет очень полезно сесть и произвести серьезное исследование, чтобы ответить на следующие вопросы: Кто лидирует на рынке? Эффективно или нет они используют свои сайты? На какую аудиторию они нацелены и отличается ли эта аудитория от той, что вы определили для своего проекта?

Можно ли измерить степень удовлетворения потребностей пользователей?

При изучении работы лидеров рынка, экономического, демографического уровней и уровня потребностей потребителя менеджеру будет гораздо легче эффективно подстроить свой проект под данный рынок.

Следующий шаг - определение состава команды. Когда определены игроки команды, намного проще распределить их обязанности.

Далее предстоит этап - организация работы над проектом

После того, как была организована команда, описаны цели проекта и каков его бюджет, нужно организовать рабочий процесс. Управление проектами старо как мир, тем не менее, это не значит, что кому-то удалось изобрести совершенный рецепт организации рабочего процесса. Сначала нужно собрать массу информации, в том числе определить специфические цели. Однако в этом «совете» главное - понимание последовательности действий.

Несмотря на то что существует много моделей рабочего процесса проекта, самое главное - правильно ими воспользоваться для достижения необходимых целей.

Задачи рабочего процесса проекта:

Предпроектная часть. Компания и клиент утверждают проект, назначается его менеджер, команда, определяются ответственные лица, осмысляются потребности рынка и бюджет;

Определение задач. Команда основательно знакомится с задачами, задачи раздаются членам команды;

Производство. Разрабатывается контент. Менеджер проекта следит за работой членов команды по всем аспектам проекта: дизайн и web-графика, HTML и другие коды, web-программирование, управление контентом и редактирование;

Проверка качества. На этой важной фазе проект подвергается проверке. Тестирование web-страниц, проверка на доступность и простоту использования, тестирование на совместимость с различными браузерами и операционными системами и другие проверки на качество; при необходимости вносятся исправления;

Запуск. Во время запуска проект «оживает» и вступают в силу задачи маркетинга и соответствующей поддержки;

Сопровождение проекта. Выполняются задачи по обновлению, поддержке и маркетингу. Менеджерам проекта на этой фазе рекомендуется собрать команду и обсудить выполненную работу: что получилось хорошо, что плохо, что хорошего можно извлечь из полученного опыта?

Для того чтобы упорядочить план процесса работы, разделите задачи по типу - это позволит вам более организованно их выполнять. Чтобы упорядочить креативные задачи, необходимо выявить все задачи, связанные с дизайном и брендами.

Примерами креативных задач могут быть следующие:

• содержимое (контент). Что является голосом сайта? Как содержимое будет систематизировано, написано и представлено?
• дизайн (визуальное представление). Как будет выглядеть сайт? Какие цвета, логотипы и другие идентификаторы компании необходимо изучить и воспроизвести?
• мультимедиа. Требуется ли мультимедиа для сайта? Если да, то какие технические приемы будут использоваться?

Менеджер проекта может работать с членами своей команды, чтобы прийти к четкому перечню креативных (созидательных, изобретательных) задач, соответствующих целям проекта.

Далее нужно определить технические задачи проекта.

Как и креативные задачи, технические задачи должны быть определены и вставлены в рамки проекта.

Технические задачи включают в себя следующие:

• определение потребностей разметки и скриптинга в соответствии с пожеланиями клиента (HTML, XHMTL, CSS и JavaScript);
• выяснение, необходимы ли языки приложений, и, при наличии такой необходимости, определение языка и операционной системы;
• выяснение, нужна ли база данных; если да, то определение оптимальной базы данных;
• администрирование web-сервера.

Далее определяем административные задачи. Вообще существуют многочисленные административные задачи, которыми, в основном, занимается менеджер проекта, даже несмотря на то что иногда ему или ей приходится поручать часть своих функций кому-то другому.

Административные задачи включают в себя следующее:

• четкое определение проекта;
• составление бюджета проекта;
• назначение членов команды и распределение задач;
• наблюдение за выполнением задач в рамках рабочего процесса проекта;
• ведение дел с клиентом, выполнение его требований;
• обеспечение доступности ресурсов;
• управление временными рамками проекта и решение потенциальных проблем.

Еще нужно составить список задач маркетинга.

Еще одна область, где потенциальные результаты зависят от работы всей команды - это маркетинг. Задачи маркетинга и задачи создания великолепно выглядящего продукта иногда бывают несбалансированны.

Определение этих задач до начала работы может обеспечить хорошие результаты в процессе работы над проектом, а также помочь менеджеру проекта в предотвращении задержек, связанных с разногласиями в команде.

Задачи маркетинга следующие:

• анализ потенциальных посетителей (целевой аудитории);
• поиск наиболее подходящих методов маркетинга для продукта или услуги (рекламный маркетинг, размещение в поисковых машинах, рекламные мероприятия, а также взаимные ссылки на дружественных сайтах);
• организация публикаций, в том числе написание и доставка пресс-релизов, подготовка и планирование особых мероприятий при запуске сайта;
• оценка потребностей рынка на долгий срок, в том числе планирование распространения рекламных писем после запуска сайта и, при необходимости, пост-производства.

При разработке сайта, очень важно проверять качество проекта. Когда начинается производство сайта и все принимаются за работу, внимание переключается на эффективное управление проектом, где нельзя обойтись без проверки качества и этапов тестирования.Если менеджер проекта с самого начала не занимается проверкой качества или если эти проверки не планируются должным образом, это может привести к значительным сбоям в рабочем процессе.

Этап проверки качества должен включать в себя следующие пункты:

• проверка разметки и визуализации;
• тестирование всех возможностей разрабатываемого программного обеспечения;
• проверки скорости загрузки (особенно, если ожидается, что у сайта будет большой трафик);
• тестирование на совместимость с разными браузерами и операционными системами;
• тестирование на доступность;
• тестирование на простоту использования (юзабилити);
• проверка редактором всего содержания.

Способы проверки качества зависят от проекта, его объема и содержания. Необходимо определить способы тестирования сайта на простоту использования, так как от нее во многом зависит дальнейшее существование проекта.

Когда уже собрана необходимая информация, определились задачи, и команда готова приступить к работе, настало время начать разработку плана и установить необходимые этапы работы, разделенные по времени и по степени завершенности проекта.Степень сотрудничества при работе над проектом должна быть продиктована определенной ситуацией, хороший менеджер проекта все же должен включать определенные моменты коллективного решения проблем в работу.

Без сотрудничества может возникнуть огромное количество проблем. Необходимо разработать хорошую стратегию для поощрения эффективных коллективных встреч сотрудников.

Ниже приводятся некоторые советы по проведению таких эффективных встреч:

- нужно устанавливать определенную цель для встречи, например: «В конце данной встречи, мы определим, какие браузеры должен поддерживать наш web-сайт»;

- нужно убедится, что каждый перед встречей получил план, где выделены темы, цели, время начала и конца;

- попросите людей подготовиться к встрече заранее. Дизайнера можно попросить подготовить макеты внешнего вида (layout) сайта в различных web-браузерах, администратора сервера - собрать журнальные данные (log files), сообщающие о том, какие браузеры используют посетители данного сайта, а маркетолог может принести статистические данные о посетителях данного или аналогичного проектируемому сайта;

• каждому участнику необходимо предоставить определенное время для обсуждения темы в начале дискуссии и в конце встречи;
• после каждой встречи нужно подводить итоги с перечнем действий и результатов.

Чтобы эффективно управлять командой (даже если вы работаете одни с привлечением посторонних специалистов), необходимо помочь каждому участнику проекта лучше ознакомиться с ним, а также почувствовать свое личное участие в успехе проекта..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Управление проектами возникло с появлением первого человека. Однажды мы обнаружили пищу, научились готовить ее, хранить и, со временем, продавать. А значит, людям свойственно определять свои потребности и создавать организационные структуры для их удовлетворения.

Управление Проектами (Project Management) в настоящее время заслужило признание как самостоятельная дисциплина управления, применение которой повышает надежность достижения поставленных целей в запланированные сроки, с требуемым качеством и в рамках бюджета.