Совершенствование хозяйственного отдела ООО «СОЮЗЭНЕРГОГАРАНТ»

Постановка маркетинга – сложная задача. Постановка маркетинговой системы – это проект, затрагивающий интересы многих людей и изменяющий привычный ход дела предприятия. Первым делом необходимо определить специалиста, который будет заниматься данным проектом, и отвечать за ход событий.

К данному специалисту предъявляется ряд требований:

1. Готовность действовать в условиях не определенности.

2. Способность мыслить системно.

3. Креативность и способность менять тактику.

4. Лидерские качества.

5. Способность проявлять гибкость в отношениях с людьми.

Следующий этап – это определение количества работников, структуры отдела, составление должностных обязанностей и определение взаимосвязей с другими отделами. На основе проведенных исследований деятельности компания ООО «Союзэнергогарант» был сделан вывод, что отдел рекламы и маркетинга успешно справляется с поставленными задачами.

Каждому специалисту составляется должностная инструкция на основе, которой он осуществляет свою деятельность на ООО «Союзэнергогарант». Данные инструкции содержат: общие положения, функции выполняемые специалистом, должностные обязанности, его права, а также ответственность.

На ООО «Союзэнергогарант» целесообразно применена линейная структура организации службы рекламы и маркетинга. Данная структура проста в использовании, имеет ряд положительных аспектов, и актуальна в современных условиях. Структуру отдела рекламы и маркетинга проиллюстрируем на рис. 3.

 

 

 

 

Рисунок 3. Организационная структура отдела рекламы и маркетинга на ООО «Союзэнергогарант»

 

Перед  отделом рекламы и маркетинга ООО «Союзэнергогарант» стоят

определенные задачи, для решения которых создается план работ на месяц, квартал, год. Основными задачами являются:

1. Мониторинг и систематизация информации о рынке, конкурентах, целевых сегментах рынка, изменениях в макроэкономике.

2. Разовые маркетинговые исследования по новым видам услуг.

3. Изготовление рекламных и презентационных материалов. Организация рекламной компании. Контроль эффективности рекламы.

4. Диагностика проблем бизнеса и формулировка собственных задач.

5. Планирование собственной деятельности.

Для любой деятельности необходим план заданий или мероприятий на определенный период времени. Данным делом занимается начальник отдела рекламы и маркетинга. Он составляет план, распределяя задания среди работников отдела, назначая определенные сроки и критерии оценки реализации данных мероприятий.

По каждому пункту плана определяется ответственное лицо, которое по прошествии определенного промежутка времени, отведенного на данные мероприятия, составляет отчет о проделанной работе. Данный отчет передается начальнику отдела, который проводит мониторинг деятельности подопечных, выявляет проблемы, возникшие в процессе работы, и подготавливает генеральный отчет о проделанной работе генеральному директору ООО «Союзэнергогарант».

Особое внимание в деятельности отдела рекламы и маркетинга ООО «Союзэнергогарант» должно уделяться сбору информации о конкурентах на основном рынке товаров компании. Для конкретизации работы в этом направлении создается таблица основных параметров, по которым изучаются основные конкуренты. Пример макета данных параметров отражен  в табл. 3.

Таблица 3

Макет таблицы для сбора информации о конкурентах

№		Место производства						Время существования
	Название компании	Страна	Город	Область	Офис продаж	Дилерская сеть	Адресный блок	компании на рынке

 

Также в примечаниях по каждой компании-конкуренту приводится примерный план производства и сбыта продукции.

Далее следует провести объединенный анализ внешней и внутренней среды ООО «Союзэнергогарант», который позволит определить возможные направления разработки стратегии. Применяемый для анализа среды метод SWOT предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей, а далее — установление цепочек связей между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для формулирования стратегии организации. Для установления этих связей составляется матрица SWOT (таблица 4), в которой объединены результаты проведенного выше исследования и рассмотрены возможные варианты решений.

 

Таблица 4

SWOT-анализ ООО «Союзэнергогарант»

Сильные стороны(S) Исчерпывающий список предоставляемых услуг Гибкая ценовая политика, пост оплата Предоставление и проектирование электромонтажных услуг индивидуально под каждого заказчика Полный цикл производства услуг – «под ключ» Наличие высококвалифицированных кадров Постоянное обучение персонала, повышение профессиональных навыков рабочих и управленцев Внедрение новых услуг в компании	Возможности(O) Расширение сферы предлагаемых услуг обслуживания Удовлетворение всех потребностей заказчиков по оказанию услуг Поощрение постоянных клиентов гибкой ценовой политикой Поставка услуг точно в срок Разработка проекта конкретно для каждого заказчика
Слабые стороны(W) Снижение прибыли компании за счет постоянного увеличения уровня з/п и стоимости комплектующих Необходимо открывать новые сегменты рынка из-за насыщения тех сегментов в которых работает компания в связи с чем увеличивается вероятность не эффективного вложения средств в проекты направленные на открытие новых сегментов рынка Отсутствие обособленного отдела кадров	Угрозы(T) Появление новых конкурентов Появление новых услуг у конкурентов в связи с чем произойдет уменьшение существующей доли рынка Постоянное повышение интереса к компании контролирующих структур органов исполнительной власти Из-за изменчивой кадровой политики в компании действия руководства и отдела рекламы и маркетинга часто будут отвлечены от своих прямых должностных обязанностей

 

Таким образом, проведя анализ внешней и внутренней среды предприятия ООО «Союзэнергогарант», можно сделать вывод, что организация достаточно жизнеспособна, имеет перспективы для дальнейшего развития производства и расширения рынков сбыта продукции. Однозначно можно сказать, что все это будет происходить в жесткой конкурентной борьбе.

 1.5. Информационная система управления.

 

В настоящее время в ООО «СОЮЗЭНЕРГОГАРАНТ»  существует единая информационная система управления предприятием, охватывающая все направления деятельности компании как в головном офисе, так и в филиалах. Кроме централизации ресурсов внутренней сети, у компании есть специальные решения для партнеров - автосалонов, банков, брокерских компаний, рассчитанные на то, что эти категории пользователей также имеют доступ к информационным ресурсам компании. Предполагается расширение централизации доступа путем подключения в режиме on-line также коммерческих агентов, оснащенных карманными компьютерами (КПК).

Все офисы и площадки компании в Обнинске и области соединены оптоволоконными каналами связи в единую локальную сеть. Региональные подразделения подключены по выделенным защищенным каналам связи и работают совместно с центральной системой в режиме on-line.

Внедрение информационных технологий позволяет компании: повысить оперативность обработки информации с повышением за счет этого уровня обслуживания клиентов; рассчитать обоснованные тарифы; сократить риски мошенничества; снизить операционные расходы на оформление договоров, урегулирование убытков и формирование отчетности.

АИС разрабатывалась в течение почти десяти лет собственным коллективом разработчиков. Ядром системы является база данных Oracle.

В ООО «СОЮЗЭНЕРГОГАРАНТ»  является приоритетной централизованная архитектура построения информационной системы. В этом случае гораздо проще заниматься поддержкой систем. Конечно, это требует больших вложений в каналы связи, зато значительно меньше ресурсов требуется выделять на осуществление сервиса, упрощается решение вопросов организации хранения информации, резервного копирования и пр. Кроме того, в централизованной системе проще контролировать риски, связанные с пресловутым человеческим фактором, роль которого в эксплуатации сложных технических систем хорошо известна.

Документы являются первоисточником экономической информации, ее фундаментом.

Учет как информационная система действующего предприятия в состоянии непрерывно "пополняться" и продуктивно функционировать благодаря документированию всего, что происходит с учетными объектами в экономической жизни хозяйствующего субъекта Козенкова, Т.А. Формирование финансовой стратегии в интегрированных предпринимательских структурах

Документ, признанный основанием для финансово-экономических процедур, составляется в соответствии с финансовым законодательством или учетными стандартами и оформляется во время совершения того или иного факта хозяйственной деятельности или появления права должностного лица на реализацию инициируемого хозяйственного факта. Являясь материальным носителем учетно-экономической информации, документ свидетельствует о принятом управленческом решении, результатом которого становится действие или событие, регламентирующие состояние и движение хозяйственных средств и источников формирования.

За достоверность документально оформленной информации, как инициатор, так и исполнитель, а также должностное лицо, которому делегировано право утверждать документ, несут ответственность перед законом, акционерами, инвесторами, партнерами. Документация служит основанием для ведения не только всех видов хозяйственного учета, но и информационной базой других функций системы управления: расчета плановых показателей производства продаж, себестоимости, прибыли. На основании документации создаются системы оперативного экономического и финансового анализа, текущего контроля, ревизии и аудита финансово-хозяйственной деятельности Крейнина, М.Н. Финансовое состояние предприятия Документы, используемые в хозяйственной практике, составляются, как правило, на типовых бланках, в каждом из которых данные приводятся по централизованным заранее установленным схемам показателей. В редких случаях, когда в практике предприятия появляются принципиально новые хозяйственные факты, а типовая документация на них отсутствует, руководитель хозяйствующего субъекта вправе внести внутрихозяйственный бланк документа Харакоз, Ю.К. Информационное обеспечение управленческого учета Классификация документов финансово-экономического управления ООО «СОЮЗЭНЕРГОГАРАНТ» может быть представлена в следующей схеме (, приложение 3).

 

По содержанию выделяют первичные и сводные. Первичные содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера), свободные предназначены для обобщения информации обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира).

По назначению выделяют оправдательные, распорядительные, бухгалтерского оформления и комбинированные. Оправдательные содержат информацию об исполнении распоряжения (приходные и расходные накладные, кассовые ордера), распорядительные - разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет), бухгалтерского оформления, служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет начислений с оплат труда, справки, расчеты распределения накладных расходов), комбинированные документы сочетают в себе признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления (расчетно-платежная ведомость на оплату труда).

По способу заполнения (обработки информации) подразделяют на документы, заполняемые вручную и при помощи средств вычислительной техники.

По месту составления выделяют внутренние и внешние. Внутренние - документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций (доверенность на получение товарно-материальных ценностей, лимитно-заборные карты на получение материалов, авансовый отчет), внешние - документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами (платежные требования - поручения, счет-фактура, выписки из расчетных, валютных, специальных счетов в банке).

По охвату хозяйственных фактов выделяют разовые и накопительные. Разовые используют для оформления однократной хозяйственной операции (накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов, акт приема-передачи основных средств), накопительные - для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций (лимитно-заборная карта, открываемая для учета отпуска материалов со склада в течение отчетного месяца).

По числу (количеству) учитываемых позиций строк выделяют однострочные, содержащие одну учетную позицию (требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер) и многострочные, содержащие две и более учетные позиции (расчетно-платежная ведомость, лимитно-заборная карта).

По признаку повышенной ценности (бланки документов строгой отчетности) документы подразделяются на бланки, денежные документы и ценные бумаги. Бланки документов предназначены для оформления оплаты за услуги, работы, продукцию и товары для физических и юридических лиц без применения контрольно-кассовых машин (книжки квитанций, бланки удостоверений, трудовых книжек, дипломов, талонов и др.). Денежные документы - это документы строгой отчетности, учитываемые в оценке по фактической себестоимости их приобретения и хранящиеся в кассе предприятия наравне с кассовой наличностью (почтовые марки, проездные документы, вексельные марки и др.). Ценные бумаги удостоверяют имущественные права и право на получение определенных денежных сумм, без предъявления которых указанные права не могут быть осуществлены или переданы другому лицу (векселя, чеки, облигации).