Разработка сертификата СМК

При разработке Политики следует избегать пустых лозунгов, которые невозможно подкрепить реальными  действиями (конкретными количественными  целями).

 

Политика формулируется  высшим руководством. Никто, кроме руководства организации не может учесть всех возможных вариантов и альтернатив его дальнейшего развития при разработке Политики.

 

Рабочей группе целесообразно  до издания Политики организовать обсуждение ее проекта в подразделениях организации. После подведения итогов обсуждения Политика оформляется и подписывается высшим руководителем организации.

 

 

Рабочая группа организует ознакомление персонала с Политикой  и ее разъяснение.

Ввиду того, что разъяснение  Политики и ознакомление с ней  является обязательным требованием, каждый сотрудник организации должен подтвердить факт ознакомления с Политикой (желательно письменно).

После утверждения Политики необходимо сформулировать Цели организации  в области качества - то, чего добиваются, или к чему стремятся в области  качества.

Цели в области качества базируются на Политике организации  в области качества.

Цели должны быть разработаны  по каждой функции организации и  по каждому уровню, т.е. должно быть развернуто «дерево целей»: от Миссии организации к общеорганизационным  целям, специфическим целям и конкретным задачам подразделений.

 

Необходимо стремиться к тому, чтобы все Цели были измеряемыми.

 

b) Руководство по качеству 

 

Организация должно разработать  Руководство по качеству, содержащее:

 

- область применения СМК, включая информацию о любых исключениях требований МС ИСО 9001:2000 с обоснованием данных исключений;

 

- описание методов реализации процессов, или ссылки на внутренние нормативные документы, где описываются методы реализации процессов;

 

- описание взаимодействия процессов СМК.

 

Компании составляют, документируют и применяют Руководства  по качеству по разным положительным  причинам, среди которых:

 

1. Это хороший способ  ознакомить сотрудников с политикой  компании в области качества, процедурами и требованиями.

 

2. Описание и создание  эффективной системы качества.

 

3. Создание документированной основы  для проведения проверки системы.

 

4. Сохранение действенности системы  и ее требований в меняющихся  условиях.

 

5. Уменьшение сроков обучения  персонала требованиям системы качества, особенно в случаях смены сотрудников.

 

6. Подтверждение соответствия стандартам  ИСО 9001, 9002, 9003;

 

7. Подтверждение соответствия системы  качества требованиям контракта  с клиентом, и, особенно в целях  подготовки к сертификации.

 

8. Хорошо составленное Руководство по качеству может стать полезным дополнением к рекламной литературе. В нем будут изложены не только намерения организации удовлетворить ожидания и потребности потребителя, но и, по крайней мере, та работа, которая ведется для достижения этого.

 

 

Документация системы качества должна иметь структуру, максимально  соответствующую организации.

 

Руководство по качеству может:

 

•   быть простым сборником документированных процедур системы качества и прочих необходимых документов;

 

• быть разделом или объединением документов системы качества, если существует не только одно руководство;

 

• являться серией документированных  процедур для специального применения;

 

•  включать в себя более одного документа или уровня;

 

•   иметь единую суть со специальными приложениями;

 

•   являться отдельным документом;

 

• быть чем-то отличным от вышеперечисленного в связи с организационными потребностями.

 

Типовое руководство по качеству

 

Под Руководством по качеству понимается документ, определяющий систему менеджмента качества организации.

 

Руководства по качеству могут различаться  по форме и детальности изложения, исходя из соответствия размеру и  сложности организации.

 

Формат и структура Руководства  по качеству оставляются на усмотрение каждой организации и зависят от ее размера, культуры и сложности.

При разработке Руководства по качеству и процедур СМК целесообразно  использовать ИСО/ТО 10013:2001.

 

Рекомендуется следующая структура  Руководства по качеству:

 

- Название и область применения (Общее описание организации, применяемый стандарт СМК, дата образования, ведомственная подчинённость, вид собственности, виды деятельности и т.д.),

 

- Содержание,

 

- Данные об анализе, утверждении, пересмотре,

 

- Политика и Цели в области качества,

 

- Структура организации, распределение ответственности и полномочии среди высшего руководства,

 

- Нормативные ссылки,

 

- Описание СМК (описание процессов и их взаимодействие, документированные процедуры или ссылки на них, методы достижения Целей в области качества),

 

- Приложения.

 

Для небольших организаций целесообразно  включить в Руководство по качеству всю документированную Систему Менеджмента Качества, в том числе все обязательные документированные процедуры, указанные в таблице 1.1.

 

Крупным организациям, возможно, потребуется создать несколько Руководств и более сложную иерархию документации.

 

Процессы, методы реализации которых  не могут быть развернуты в рамках Руководства по качеству, описываются  путём ссылок на соответствующие  внутренние нормативные документы (стандарты или инструкции), перечень которых включается в Руководство по качеству в виде приложения.

В состав Руководства по качеству в виде приложений могут быть включены: схема организационной структуры  управления, матрица распределения ответственности (приложение В), схемы процессов и т.д.

 

Организации могут дополнительно  использовать Руководство по Качеству в рекламно-презентационных целях.

c) Документированные процедуры 

 

Процедура - установленный способ осуществления деятельности или процесса.

 

Кроме обязательных документированных процедур, указанных в таблице 3.1, если это необходимо, организация может разработать дополнительные документированные процедуры. Необходимость в разработке дополнительных документированных процедур может возникнуть в следующих случаях:

 

- разный уровень квалификации персонала;

 

-    текучесть персонала;

 

- большая загруженность персонала разнопрофильными работами (например: один сотрудник отвечает за широкий круг вопросов);

 

- сложность работы.

 

- большая важность, значимость (ответственность) работы;

 

При разработке документированной  процедуры следует придерживаться правила, известного, как «5W1H». Согласно данному правилу процедура должна отвечать, как минимум, на 5 вопросов, начинающихся c «W» и на 1 вопрос, начинающийся c «Н»:

 

What - Что необходимо сделать,

 

Who – Кто должен это делать,

 

When – Когда нужно  это делать,

 

Why – Почему, на каком основании нужно это делать,

 

Where – Где необходимо  это делать,

 

How – Как, каким образом нужно это делать.

 

Рекомендуется следующая  структура документированной процедуры (табл. 1.3):

 

 

 

Структура документированной  процедуры 

Таблица 1.3

Структурный элемент документа	Описание
Титульный лист	Содержит название организации, обозначение и наименование документа, год выпуска, дату утверждения, должность, фамилию, подпись лица, утвердившего документ
Содержание	Приводится перечень всех разделов, подразделов и приложений с указанием номеров страниц
Введение	Указывается раздел или пункт МС ИСО 9001:2000 или другого документа, на соответствие которому разработан данный документ
Область применения	Уточняется  объект документирования, выделенный в наименовании документа, и устанавливаются  должностные лица, для которых  использование данного документа обязательно
Нормативные ссылки	Содержит  перечень всех документов, на которые  в тексте данного документа даны ссылки. При этом указываются обозначение  документа и полное наименование.
Определения	Разъясняется  смысл используемых в документе  и важных для понимания терминов в целях однозначного их толкования. Вместо самих терминов и их определений допускается делать ссылку на международный стандарт, которому соответствует используемая в документе терминология.
Обозначения и сокращения	В этот раздел включаются все сокращения, используемые в тексте документа, а также их расшифровка. Данный раздел может входить отдельным пунктом раздела «Общие положения».
Ответственность	Обобщаются  обязанности каждого подразделения  или отдельных лиц, принимающих  участие в процессе в соответствии с его описанием в разделе «Описание процедуры».
Общие положения	Содержит  основные сведения об объекте описания документа СМК, определяется цель регламентированной деятельности.
Описание процедуры	- Требования потребителей, организации, поставщиков к описываемой деятельности и ее результатам, - Входные и выходные данные процессов, - Описание процессов (что, кто, почему, когда, где, как), - Способы управления процессами и деятельностью, - Документация, относящаяся к деятельности, - Методы измерения, - Отчетные документы (записи).
Ресурсы	Содержит  описание людских, материальных, финансовых и прочих ресурсов, необходимых для  выполнения требований документа. К  ресурсам относятся: подготовленный персонал для выполнения предписанных действий; помещения и необходимое оборудование; финансовые средства.
Приложения	Содержит  материал (графический материал, таблицы, схемы, диаграммы и т.п.), дополняющий  положения документа.
Лист согласования	Содержит  подписи должностных лиц, осуществивших разработку и согласование документа.
Лист учета периодических проверок	Содержит  информацию о периодическом анализе  адекватности документа.
Лист регистрации изменений (Приложение Г)	Представляется  перечень всех предшествующих редакций документа в табличной форме.
Реестр рассылки	Перечень  пользователей документов с наличием подписей о получении.
Лист ознакомления	Перечень  пользователей документов с наличием подписей об ознакомлении.

 

 

 

При описании процедуры  рекомендуется использовать блок-схемы процессов (flow-charts). Блок-схема позволяет наглядно представить последовательность действий при выполнении процесса. Основными элементами блок-схем являются:

 

Действие, инициирующее (завершающее) процесс 

 

Действие по ходу процесса

Принятие решения 

 

Документ (по результатам  действия)

 

Часто на блок-схемах дополнительно  указывают:

 

Управляющий (инициирующий действие) документ,

 

Исполнителя работ.

 

 

Планирование процесса (plan) осуществляется на основании установленных  требований к процессу, целевых показателей и выявленных потребностей в его улучшении.

 

Выполнение процесса (do) осуществляется в соответствии с  установленной процедурой. Данная процедура  может быть объектом коррекции, корректирующих действий и улучшения по результатам проверки.

 

Проверка (check) процесса и  его результатов осуществляется на соответствие установленным требованиям  и целевым показателям.

 

Действия по улучшению (act) заключаются в коррекции (если выявлены несоответствия), корректирующих действиях (для предотвращения повторного несоответствия) и действиях, направленных на улучшении показателей процесса и продукции.

 

 

d) Записи 

 

Особым видом документа  СМК является запись.

 

Запись - документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства  осуществленной деятельности.

 

К записям относятся, например:

 

- журналы по регистрации данных;

 

- отчеты по аттестации персонала;

 

- отчеты о проверках качества;

 

- отчеты по анализу СМК.

Записи могут использоваться для документирования прослеживаемости и свидетельства проведения верификации, предупреждающих действий и корректирующих действий.

 

Обычно пересмотры записей  не нуждаются в управлении. Поэтому  следует понимать различия между  формами и записями. Первые относятся  к документам, которые устанавливают требования к объему и содержанию данных, подлежащих регистрации, а поэтому формы могут изменяться при необходимости. Записи – документ неизменный, хранитель сведений и данных о конкретном процессе в конкретное время. Форма становится записью после заполнения.

Кроме указанных в  таблице 1.2 обязательных записей СМК в организации может использоваться множество других видов записей. Для каждого вида записей необходимо разработать специальную форму.