Понятие и виды коммуникаций

 

 

Анализ таблицы показывает: выручка от реализации товаров в 2013 году по сравнению с 2012 годом увеличилась на 7,2 млн. руб. или 0,17%, это связано с увеличением количества заказов и поступлением новой продукции; при этом себестоимость проданных товаров снизилась на 28,6 млн. руб. или 0,72%. Валовая прибыль за исследуемый период имеет ярко выраженную тенденцию к росту: с 339 млн. руб. в 2012 году до 374,8 млн. руб. в 2013 году (10,56%).

Происходящие изменения отразились на росте показателя рентабельности продаж, что положительно характеризует деятельность предприятия.

Рп2012 = (339 млн. руб. / 4304,6 млн. руб.) * 100% = 7,88%

Рп2013 = (374,8 млн. руб. / 4311,8 млн. руб.) * 100% = 8,69%

Рентабельность продаж увеличивается, показатель рентабельности неплохой для молодой фирмы. Фондоотдача характеризует эффективность использования основных средств предприятия. Мы видим, что наблюдается снижение на 0,12 руб. или 3,84%. Важнейшим качественным показателем эффективности деятельности любой организации является прибыль, которая обусловлена объемом реализованной продукции, ассортиментом, уровнем себестоимости и другими факторами. Как видим в ООО «БелЕвроПласт» прибыль имеется. Таким образом, в целом за период 2012-2013 гг. в деятельности ООО «БелЕвроПласт» наблюдается тенденция роста основных показателей деятельности. Отсюда можем сделать вывод: фирма развивается достаточно динамично и есть перспектива роста.

В ООО «БелЕвроПласт» аппарат управления построен по линейно-функциональному типу. В настоящее время структура управления в компании включает основное производство, бухгалтерию, службу сбыта и снабжения (рисунок 2.1).

 

Рисунок 2.1 – Структура управления ООО «БелЕвроПласт»

Примечание: Источник: собственная разработка

 

Линейно-функциональная структура управления основана на «шахтном» принципе построения и специализации управленческого процесса в зависимости от обязанностей, возложенных на заместителей руководителя - функциональных руководителей. Таким образом, структура управления ООО «БелЕвроПласт» включает в себя специальные подразделения при линейных руководителях, которые помогают им выполнять задачи организации.

Руководство организации представляет основной руководитель (директор).

Линейные подразделения - это производственный отдел, реализующий основной вид деятельности, т.е. ведущий строительно-монтажные работы.

Функциональные подразделения - это отделы, обеспечивающие нормальное функционирование организации: бухгалтерия, отдел сбыта и снабжения.

Вспомогательные производственные подразделения обеспечивают нормальную работу линейных подразделений (транспортные или ремонтные).

Структуре управления присуща централизация полномочий и ответственности, при такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель (директор) возглавляющий коллектив. Это проявляется в распределении функциональных обязанностей между подразделениями, коммуникациями сверху вниз, единоначалии при распределении полномочий и ответственности.

Исходя из функциональной целесообразности, в организации работает 16 сотрудников, в том числе: 1- директор, 1- бухгалтер, 2 - менеджера, 1- бригадир, 10 – монтажников (5 бригад) и 1 - помощник монтажника.

Руководители и специалисты выполняют следующие обязанности:

- директор является владельцем  организации. Руководит всеми видами  деятельности. Координирует работу  всех отделов фирмы, занимается  привлечением новых партнёров, заключает договора, подписывает приказы о назначении на ту или иную должность или освобождении от нее; осуществляет организационное руководство предприятием;

- бухгалтер непосредственно  подчиняется директору и выполняет  все его распоряжения, касающиеся  работы компании. Производит сбор, обобщение, обработку хозяйственной  и финансовой информации, следит  за правильным отражением доходов  и расходов в документах, составляет  текущую и налоговую отчётность, а также начисляет и выдает заработную плату;

- менеджеры отдела сбыта  и снабжения занимаются организацией  работ по своим направлениям; отвечают на телефонные звонки  клиентов, принимают заказы от  заказчиков, делают заказы у поставщиков  и изготовителей продукции, составляют договора, следят за сроками исполнения заказови другие обязанности, связанные со сбытом и снабжением;

- бригадир – делает  замеры, развозит заказы, следит  за монтажными работами, за сроками выполнения монтажных работ и их качеством, а также другие обязанности, связанные с производственной деятельностью.

Непосредственным выполнением монтажных работ на объектах занимаются - монтажники.

2.2. Анализ коммуникационной системы ООО «БелЕвроПласт»

Как и на любом другом предприятии на ООО «БелЕвроПласт» присутствуют внешние и внутренние коммуникации.

 

1. Внешние коммуникации.

1) Потребителями. В процессе коммуникации ООО «БелЕвроПласт» доводит до потребителя информацию о продукции предприятия, ее качества, сроков изготовления, порядка заключения договоров и т.д. С другой стороны, потребитель в процессе коммуникации с ООО «БелЕвроПласт» доводит до предприятия сообщение о своих пожелания, о своих требованиях и предпочтениях по поводу приобретаемой продукции. Коммуникации с потребителями – физическими лицами (население) осуществляет торговый персонал (менеджеры). Если в роли покупателей выступает юридическое лицо (предприятия, организации и учреждения) переговоры по продажам проводит директор ООО «БелЕвроПласт».

2) Поставщики и посредники. Их осуществляют менеджер по снабжению (иногда директор). Составляющей коммуникации в данном случае является информация о качестве и стоимости материальных ресурсах, о сроках ее поставки, формах оплаты и пр.

3) Государственные органы (Администрация г. Минска, Минского района, налоговая инспекция) - осуществляют директор бухгалтер предприятия.

Внешние коммуникации проходят в следующих формах:

• переговоры, беседы (для поставщиков, посредников, потребителей);
• совещания (государственные органы);
• телефонограммы (государственные органы);
• указы и распоряжения (государственные органы);
• письма (покупатели, поставщики, посредники, государственные органы).

Если рассматривать коммуникации процессы по средствам передачи, то на данном предприятии присутствуют:

• речевая коммуникация (письменная и устная);
• паралингвистическая коммуникация (жесты, мимика, позы);
• вещественно-знаковая коммуникация (например, демонстрация покупателям образцов производимой продукции в торгово-выставочных залах).

2. Внутренние коммуникации:

• коммуникациями между руководителем и рабочей группой, например, коммуникации между менеджером по сбыту и менеджером по снабжению;
• коммуникации между различными подразделениями и отделами, например, коммуникации между отделом сбыта и снабжения и производственным отделом; между директором и бухгалтером;
• коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, например, при замерах окон информация от замерщика передается бригадиру;
• неформальные коммуникации в ООО «БелЕвроПласт» присутствуют как и на любом другом предприятии, и связаны с общением сотрудников на личные темы, обсуждение общественных и политических явлений и др.

Следует отметить, что неформальных групп на предприятии практически нет, т.к. коллектив небольшой, и никакого влияния на деятельность предприятия не оказывают. Эти неформальные группы образуются в результате общих интересов, близкого места жительства или же по возрасту.

Формами внутренних коммуникаций являются приказы, распоряжения, просьбы, указания, убеждение и др.

Внутренние коммуникации осуществляются в устной форме (указания, просьбы и др.), в письменной (письма, приказы, акты) и изредко в механической (например, передача замеров окон через Интернет).

Основными способами делового общения на в ООО «БелЕвроПласт» являются собрание, совещание, переговоры, беседа и диалог, присутствует так же и спор.

Собрания проводятся по мере необходимости при решении сложных проблем с участием всего коллектива предприятия.

Совещания проводятся тоже редко, 1-2 раза в месяц – по мере появления какой-либо проблемы. Если классифицировать совещания, проводимые в ООО «БелЕвроПласт», то можно выделить такие их виды как:

• по форме организации диктаторское, когда ведущая роль в процессе ведения совещания принадлежит директору;
• по целевой установке иногда совещания принимают информационный характер (доклад о текущей работе), а иногда совещание направлено на принятие решения.

Деловые переговоры в ООО «БелЕвроПласт» ведутся директором, но иногда могут и, например, менеджером по сбыту в процессе общения с потребителями.

Основные ошибки, допускаемые директором при проведении совещания:

• не устанавливается регламент (порядок ведения совещания), что приводит очень часто к спорам и не деловой обстановке;
• не ограничивается время на выступление
• не ведется протокол совещаний, в результате многие принятые решения остаются без должного внимания со стороны их исполнителей, т.к. ответственность в данном случае не фиксируется.

При анализе коммуникационных связей выявлено, что на в ООО «БелЕвроПласт» есть так же вертикальные и горизонтальные коммуникационные каналы.

Вертикальные коммуникационные каналы соединяют элементы управленческой структуры, принадлежащие к различным ее уровням. По ним сверху вниз передаются приказы, распоряжения, инструкции, а снизу вверх поступают отчеты о проделанной работе, заявки и заказы со стороны потребителей. Вертикальные коммуникационные каналы связывают, например, директора с менеджером по сбыту (или по снабжению); бригадира и монтажника.

Горизонтальные коммуникационные каналы непосредственно связывают равные по статусу уровни управления. Они обеспечивают наиболее эффективное решение общих проблем. Горизонтальные коммуникационные каналы представлены связями между, например, менеджером по сбыту и менеджером по снабжению.

Однако, в большинстве своем, система коммуникаций в ООО «БелЕвроПласт» все же основывается на межличностных взаимодействиях между руководителями и подчиненными. Горизонтальная взаимосвязь слабая. Информация соответствующего отдела передается непосредственно руководителю отдела, на основе чего он в соответствии с вверенной ему долей ответственности, лично принимает решения. Велика доля субъективизма в принимаемых решениях.

Рассматривая коммуникационную структуру в можно видеть, что рраспоряжения руководителя подчиненным чаще передаются путем межличностного взаимодействия. Это, с одной стороны, позволяет тут же установить обратную связь и выяснить, насколько верно понята задача, и устранить неясности, но, с другой стороны, информация в процессе деятельности моет быть забыта и, за неимением письменных рекомендаций, искажается в сознании и как следствие выполняется не полно.

Можно отметить и достаточно хорошо отлаженный процесс непрямых внешних коммуникаций. Реклама размещается в газетах, на телевидении и радио, используется также наружная реклама, выпускаются буклеты (таблица 2.2).

Таблица 2.2 - Мероприятия по пропаганде ООО «БелЕвроПласт»

 

Мероприятия	Средства распространения информации	Цель мероприятия
1. Рассылка брошюр о деятельности ООО «Сезам» на предприятия	Почта	Информирование потенциальных клиентов о деятельности предприятия.
2. Печать в ведущих газетах  серий статей, рассказывающих о  продукции ООО «Сезам»	Пресса	Создание положительного имиджа предлагаемой продукции.
3. Выпуск рекламного ролика на  телевидении, и опубликование в  газете	СМИ	Рекламирование нового товара.
4. Выпуск буклетов о истории развития ООО «Сезам», о достижениях, планах развития и т.д.	Бесплатная раздача покупателям	Формирование общественного мнения.

 

2.3. Основные проблемы коммуникационных прцессов на ООО «БелЕвроПласт»

В процессе коммуникаций на ООО «БелЕвроПласт» выявлены следующие основные преграды. На к ним можно отнести:

1. Неудовлетворительный кадровый состав. Например, если менеджер по сбыту не обладает необходимой квалифицией, что это может отрицательно сказываться на объемах продаж. Так, в связи с открытием филиала в г. Лагойск, в срочном порядке были наняты две девушки-менеджеры по сбыту в возрасте 18 лет, без специального образования и квалификации. Эта преграда проявилась когда неквалифицированный менеджер забывала передавать или неверно передавала информацию, в результате, часто не соблюдались сроки монтажа, и как результат - претензии со стороны покупателя.

2. Информационные перегрузки, т.е. сотрудники перегружены организационными и контрольными работами. Это приводит к тому, что часть информации забывается, в результате определенная работа не выполняется в срок.

Кроме того, по причине отсутствия службы маркетинга, функции маркетинга перекладываются на плечи менеджеров. В связи с большим потоком информации чаще всего происходит перегрузка информационного канала, менеджер не в состоянии вовремя отреагировать на всю информацию, решаются только самые важные, на его взгляд вопросы, а остальная часть нерешенных проблем остается таковой.

3. ООО «БелЕвроПласт» оснащена компьютерной техникой, налажены внешние коммуникации (с поставщиками), но отсутствует единая внутренняя сеть, способствующая оперативному обмену внутри организации. Персоналу приходится тратить время на поиск руководителя, в случае возникших проблем, подвластных только его компетенции, и лично вводить его в курс дела, что негативно сказывается на деятельности всей организации в целом: потеря времени → недовольство клиента → потеря клиента → ухудшение имиджа фирмы → снижение товарооборота → сокращение прибыли.