Коммуникационные процессы в организации

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. При этом передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена.

Коммуникационный процесс включает ряд этапов: отправление сообщения, его передача и получение. Важнейшими элементами коммуникационного процесса выступают отправитель (коммуникатор), сообщение, каналы передачи, получатель и обратная связь. Информация выступает одним из важнейших инструментов управления. Анализируя и передавая информацию, получая затем обратные сигналы, менеджер планирует, организует, координирует, мотивирует и контролирует подчиненных. Большинство подчиненных на вопрос, какие качества они ценят в своем руководителе, на первом месте назвали умение выслушивать подчиненных. Коммуникации позволяют людям совместно трудиться, накапливать и передавать огромный запас знаний. Менеджеры в силу специфики своей деятельности должны в совершенстве владеть технологией и искусством коммуникации. По оценкам специалистов, до 80% рабочего времени менеджеров всех уровней расходуется на те или иные виды общения. Таким образом, каждый менеджер обязан быть коммуникатором.

Коммуникации в организации - это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение. В данном случае менеджеру необходимо учитывать особенности организационной структуры организации, понимать каким образом могут протекать коммуникации как внутри организации, а так и во внешней среде. Так же важно умение пользоваться знаниями вербальных и невербальных коммуникаций, так как в результате правильного использования форм коммуникаций, может зависеть то, на сколько успешно будет достигнута цель, этих коммуникаций.

Управление организационными коммуникациями предполагает знание коммуникативных барьеров и способов их преодоления.

К основным коммуникационным барьерам на уровне подразделений организации относятся: различия в статусах и власти; разные цели и потребности подразделений; несоответствие коммуникативных сетей и задач и дефицит формальных каналов.

Современный менеджер имеет возможность работать в любом месте, сделав свой офис мобильным. Переносные рабочие гаджеты, компьютеры, ноутбуки и планшеты — все это сделало информационные офисные системы более доступными, более дешевыми и более оперативными в работе практически из любой точки, тем самым совершенствуя коммуникативный процесс в организации.

В практической части работы рассмотрены коммуникации в управлении Торговой фирмы «Центр окон». Данное предприятие осуществляет: изготовление и монтаж: оконных конструкций, дверных блоков и др. Потребителями продукции являются и население и предприятия, организации, учреждения. Потребители хорошо осведомлены о работе Торговой фирмы «Центр окон» и отзываются о нем положительно, и именно поэтому, несмотря на жесткие условия конкуренции, предприятие занимает по существу не последнее место на рынке оконных конструкций.

В ходе анализа выявлено, что внешние коммуникации осуществляются с потребителями, с поставщиками и посредниками, с государственными органами власти в таких формах как: беседы, переговоры, совещания, письма и пр. Внутренние коммуникации так же представлены во всех формах: приказы, распоряжения, просьбы, указания, убеждение и др.

Основными способами общения в Торговой фирме «Центр окон» являются собрание, совещание, переговоры, беседа и диалог, присутствует так же и спор, однако отмечено, что руководство допускает ошибки, снижая эффективность коммуникаций.

В процессе коммуникации на предприятии существуют и определенные преграды, к ним можно отнести: информационные перегрузки; конфликты и др. Причины образования барьеров: сознательное искажение информации; неэффективная структура предприятия; перегрузки каналов коммуникаций.

Для повышения эффективности коммуникации и быстроты прохождения информации каждому сотруднику необходимо имеет сотовый телефон, разговоры по которому оплачиваются предприятием; к сети Интернет должны быть подключены все компьютеры, что позволяет мгновенно и без искажений передавать информацию; для устранения информационных перегрузок, можно рекомендовать часть организационных и контрольных работ возложить на исполнителей; для устранения конфликтных ситуаций, рекомендуется использовать руководством и сотрудниками предприятия такой метод преодоления конфликтов как внутриличностные методы, которые могут быть полезными в любой обстановке.

Совершенствование коммуникаций в организации может осуществляться с помощью различных способов: оценка потребности в информации на всех уровнях в организации, регулярные производственные встречи, системы обратной связи, сбор предложений от сотрудников, электронная почта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

1. Большаков А.С. Менеджмент. Учебное пособие – М.: Издательство Питер, 2010. – 160с.
2. Волков К.М. Коммуникации, интегрированные во времени. Маркетинговые коммуникации. – 2010. - № 2 (32) – С. 118-129.
3. Вольтон Д. отв. ред. К.Г. Сальберг-Вачнадзе. – М. Информация не значит коммуникация.: «ПОЛПРЕД – Справочники», 2010. – 34 с.
4. Голубкова Е.Н. Маркетинговые коммуникации – М.: Издательство «Финпресс», 2009. – 256 с.
5. Горелов О.И. Организационное поведение: Учебный курс – М : МИЭМП, 2010. – 90 с.
6. Григорьева Н.Н. Коммуникационный менеджмент Учебно - методический комплекс - М.: МИЭМП, 2007. – 44 с.
7. Дейнека А.В. Стратегия управления персоналом организации – М.: Дашков и К, 2011. – 292 с.
8. Дорофеев В.Д., Шмелева А.Н., Шестопал Н.Ю. Менеджмент: Учебное пособие.- М.: ИНФРА-М, 2009.- 440 с.
9. Илларионов А.Р., Клименко Э.М. Самоучитель топ-менеджера – М.: Изд.: Альпина Паблишер, 2013. 648 с.
10. Ионова С. М., Шумал С. С. Шпаргалка по менеджменту: Ответы на экзаменационные билеты – М.: Аллель-2000, 2009. – 64 с.
11. Лепский В.Е. Стратегичность предприятия XXI века(субъектно-ориентированный подход)Экономические стратегии. – 2009. - №3. – С.110-118.
12. Маленков Ю.А. Современный менеджмент – М.: Экономика, 2010. – 240 с.
13. Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник – М.: ИНФРА-М, 2007. – 797 с.
14. Наумов А. И., Виханский О. С. Менеджмент – М.: Экономистъ, 2008. - 528 с.
15. Орлова Т.М. Коммуникационный менеджмент в управлении экономическими системами – М.: Изд-во РАГС, 2002. – 265 с.
16. Патрик Ленсион. Как решить пять основных проблем команды: Практическое руководство для лидеров, менеджеров и консультантов – М.: Альпина Паблишер, 2010. – 132 с.
17. Полукаров В. Л. Основы менеджмента: Учебное пособие. Изд.: КноРус, 2009. – 240 с.
18. Спивак В.А. Современные бизнес-коммуникации. – СПб: Питер,2010. – 448 с.
19. Чуркина М., Жадько Н. Управленческая эффективность руководителя – М.: Альпина Паблишер, 2009. – 236 с.
20. Шарков Ф.И. Коммуникология: Энциклопедический словарь-справочник – М.: Дашков и К, 2009. – 768 с.
21. Шульц Д.Е. Новая парадигма маркетинга: Интегрируемые маркетинговые коммуникации: Пер. с англ. – М.: Инфра-М, 2009. – 234 с.

22. Библиотека «nnre.ru» http://www.nnre.ru

23. Электронная библиотека  «Руконт» http://www.rucont.ru

24. Терминологический словарь менеджера «Pandia.ru» http://www.pandia.ru

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложения.

Приложение 1.

Таблица 1.1

Классификация коммуникаций в организации.

Признак классификации	Виды коммуникаций
Субъект и средства коммуникаций	Коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий Межличностные
Форма общения	Вербальные Невербальные
Каналы общения	Формальные Неформальные
Организационный признак (пространственное расположение  каналов	Вертикальные Горизонтальные Диагональные
Направленность общения	Нисходящие Восходящие

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение  2.

 

Рис. 1.2. Схема видов и подвидов организационных коммуникаций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 3.

Таблица 1.2

Виды слухов и их характеристика.

Виды слухов	Краткая характеристика
«Мечты и чаяния»	Отражают желания и надежды людей, инициирующих слухи. Это наиболее позитивные слухи, способствующие творчеству работников.
Слухи-«пугала»	Возникают на почве страхов и опасений работников, вызывая беспокойство в коллективе, могут нанести ущерб.
«Вбивание клиньев»	Продиктованы агрессивностью, порой и ненавистью; наиболее агрессивный тип. Наносят урон как репутации компании, так и отдельных работников
Финальный слух	Вызван предполагаемыми действиями в будущем, длительное время ожидаемыми сотрудниками

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 4.

Таблица 1.3

Мероприятия по пропаганде Торговой фирмы «Центр окон».

Мероприятия	Средства распространения информации	Цель мероприятия
1. Рассылка брошюр о  деятельности фирмы	Почта	Информирование потенциальных клиентов о деятельности фирмы.
2. Печать в ведущих  газетах серий статей, рассказывающих  о продукции фирмы	Пресса	Создание положительного имиджа предлагаемой продукции.
3. Выпуск рекламного ролика  на телевидении, и опубликование  в газете	СМИ	Рекламирование нового товара.
4. Выпуск буклетов о истории развития фирмы, о достижениях, планах развития и т.д.	Бесплатная раздача каждому покупателю	Формирование общественного мнения.