Коммуникации в процессе управления

4. Декодирование.

 

      После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его.

      Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду  отправитель, когда формулировалась его идея.

      Если  реакции на идею не требуется, процесс  обмена информации на этом должен завершиться.⁷ 
 
 

      5. Способы совершенствования коммуникационных процессов в организации. 

      Следующие принципы являются полезными для  организации эффективной коммуникации, так как они концентрируют  внимание на четырех решающих областях: качество сообщения, условия приема, поддержание целостности организованных усилий и использование преимуществ неформальной организации.

• Принцип ясности.

      Хотя  о коммуникации часто думают просто как о сообщении для того, чтобы  она обладала какой-то ценностью, она  должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.

• Принцип целостности.

      Управленческие  сообщения скорее являются средствами, чем конечными целями.

      Принцип целостности состоит в следующем: цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия.

• Принцип стратегического использования информационной организации.

      Характер  этого ключевого принципа заключается  в следующем: наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию в дополнение к коммуникации формальной организации.

        Попробуем рассмотреть способы  улучшения коммуникационного процесса  с точки зрения межличностных  (неформальных) и организационных  (формальных) коммуникаций. Эти виды  коммуникаций сильно отличаются  друг от друга и, следовательно,  способы их улучшения тоже  различны.

      В межличностных коммуникациях главным  является совершенствование науки  общения. Существует несколько простых  принципов, соблюдение которых поможет  руководителю стать более коммуникабельным.

• Умение слушать. Эффективное общение невозможно без умения слушать.
• Ясность идей. Прояснение идей перед их передачей означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы и идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи.
• Язык жестов и интонаций. Необходимо следить за языком жестов, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов.
• Эмпатия и открытость. Эмпатия - это внимание к чувствам других людей, сопереживание. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодировании сообщения принимающей стороной. Эмпатия при обмене информацией подразумевает также поддержание открытости в разговоре.
• Установление обратной связи. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них - задавать вопросы. Еще один способ установления обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание.

      Обратную  связь можно установить также  путем контроля первых результатов  работы. Соответствующая информация позволит вам оценить, в какой  мере воплощается то, что вы намеревались сообщить.

      В организационных коммуникациях  основным является совершенствование  информационного потока. Вот некоторые  конкретные способы совершенствования  информационного обмена в организациях, которые должен знать любой менеджер.

• Регулирование информационных потоков

 

      Руководители  на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих  информационных потребностей, а также  других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.

• Управленческие действия.

 

      Регулирование информационного потока - лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. Например, руководитель может практиковать короткие встречи  с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых  приоритетов, распределения работы и т.д. Руководитель может также  по своему усмотрению предпочесть вариант  периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, организация  и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования  информационного обмена.⁸

• Системы обратной связи.

 

      В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию  межличностного обмена информацией, могут  действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть  системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной  части организации в другую с  целью обсуждения определенных вопросов.

      Опрос работников - еще один вариант системы  обратной связи. Такие опросы можно  проводить с целью получения  информации от руководителей и рабочих  буквально по сотням вопросов. 

• Системы сбора предложений.

 

      Системы сбора предложений разработаны  с целью облегчения поступления  информации наверх. Все работники  получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования  любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты  тенденции фильтрации или игнорирования  идей на пути снизу вверх. Чаще всего  такая система реализуется в  варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения.

      Систему сбора предложений можно организовать по-другому. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую  работники получают возможность  анонимно звонить и задавать вопросы  о назначениях и продвижениях в должности.

      Другой  вариант системы обратной связи  предусматривает создание группы руководителей  и рядовых работников, которые  встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес.

        Еще один подход основан на  кружках качества, а также группах  неуправленческих работников, которые  еженедельно собираются для обсуждения  предложений по усовершенствованиям. 
 

• Информационные  бюллетени, публикации и видеозаписи  организации.

 

      Относительно  крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые  содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени  могут входить статьи с обзором  предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или  услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства  на вопросы рядовых сотрудников.⁹

• Современная информационная технология.

 

      Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию  обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный  персонал и рабочие рассылают  и получают. Электронная почта  дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить  традиционно неиссякаемый поток  телефонных разговоров. Кроме того в настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет.¹⁰ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение. 

      В наше бурное время информационной революции  актуальность коммуникаций не снижается, а наоборот, возрастает. Коммуникации важны во всех сферах деятельности человека. Все мы живем, обмениваясь  информацией,  друг с другом. И  чем эффективней этот обмен, тем  больше  у нас открывается возможностей для эффективной работы и благополучной  личной жизни.

      В широком смысле  слова, коммуникации - это процесс информирования. А  какой же менеджер может нормально  работать без поступления информации? Ведь менеджер каждый день в своей работе сталкивается с кипой газет, писем, документов; встречается с огромным количеством людей, улаживая спорные вопросы, отдавая распоряжения, контролируя выполнение работы и т.д. Вся сущность работы менеджера состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Разговор с начальником - коммуникация по восходящей, разговор с подчиненными - по нисходящей, разговор с начальником параллельного отдела - коммуникация по горизонтали.

        Мне кажется, что вопрос эффективных  коммуникаций также важен для  менеджера, как и вопрос принятия  решений. Более того, эти два  аспекта управленческой деятельности  взаимодополняют друг друга. И  наличие одного невозможно без  наличия другого. 

      Функция коммуникации также важна для  менеджера, как и функции планирования, организации, мотивации контроля. И  я считаю, что менеджер должен постоянно  совершенствоваться в процессах  коммуникации для успешного осуществления  своей нелегкой, но интересной профессиональной деятельности.   

Список  использованной литературы:

 
 
 

1. "Основы  менеджмента" Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. - М., «Дело» , 2010

 
 

2. "Концепция  менеджмента" Коротков Э.М. -  М., «Дека», 2011       

 

3. “Предпринимательство: Основной курс”  Бусыгин А.В.-М., «Дело» , 2011

 

4. “Менеджмент ”  Герчикова В.Н.-М., «Юнити», 2010.

 

5. "Организационное  поведение"  Красовский Ю.Д. - М., «Юнити», 2009

 

6. Кусков  А.П., Чумаченко А.П. Менеджмент. –  М.: «ГИНФО», 2011.
7. Основы менеджмента /под ред. Д.Д. Вачугова. – М.: «Высшая школа», 2012.
8. Рогожин С.В., Рогожина Т.В. Теория организации. – М.: «Экзамен», 2011.
9. Смирнов Э.А. Теории организации. – М.: «ИНФРА-М», 2010.
10. Туровец О.Г., Родионова В.Н. Теория организации. – М.,«ИНФРА-М», 2011.
11. Румянцева З.П., Соломатин Н.А., Акбердин Р.З. и др. Менеджмент орагнизации. – М.: ИНФРА – М, 2011
12. http://www.pressclub.host.ru/