Информационное обеспечение управления

• Создать у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения;
• Наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда (часто подсознательно, или в результате неоправданных амбиций) возникает даже на уровне топ-менеджеров;
• Всегда подкреплять все организационные решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.

На некоторых этапах проекта  внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это  связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится вести дела, как и в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием. В таких случаях руководителю предприятия, помимо ведения разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий сотрудниками необходимо:

• Повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений и благодарностей;
• Принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.

Внедрение большинства крупных  систем автоматизации управления предприятием производится по следующей технологии: на предприятии формируется небольшая (3-6 человек) рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению. Применение подобной технологии вызвано двумя факторами: во-первых, тем, что предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих вопросов при настройке и эксплуатации системы, а во-вторых, обучение своих сотрудников и их использование, всегда существенно дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной рабочей группы является залогом успешной реализации проекта внедрения.

Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой  группы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых компьютерных технологий, должен обладать глубокими знаниями в области ведения бизнеса и управления. В практике крупных западных компаний такой человек занимает должность CIO (Chief Information Officer) которая обычно является второй и в иерархии руководства компании. В отечественной практике, при внедрении систем такую роль, как правило, играет начальник отдела АСУП или ему аналогичного. Основными правилами организации рабочей группы являются следующие принципы:

• Специалистов рабочей группы необходимо назначать с учетом следующих требований: знание современных компьютерных технологий (и желание осваивать их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность;
• С особой ответственностью следует подходить к выбору и назначению администратора системы, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация;
• Возможное увольнение специалистов из группы внедрения в процессе проекта может крайне негативно отразиться на его результатах. Поэтому членов группы следует выбирать из преданных и надежных сотрудников и выработать систему поддержки этой преданности в течение всего проекта;
• После определения сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель проекта должен четко расписать круг решаемых каждым из них задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода. В наилучшем случае, отчетным периодом должен быть один день.

2.3 Проблемы, возникающие  при внедрении автоматизированных  систем управления

Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при  внедрении АСУП: отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии; необходимость в частичной или полной реорганизации структуры предприятия; необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах; сопротивление сотрудников предприятия; временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения информационной системы управления предприятием; необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.

Грамотная постановка задач  менеджмента является важнейшим  фактором, влияющим как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы бюджетирования, если само бюджетирование не поставлено на предприятии должным образом, как определенный последовательный процесс.

К сожалению, на настоящий  момент в России до конца не сложился национальный подход к менеджменту, и в данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь  из теории западного менеджмента (которая  во многом не является адекватной существующей ситуации) и советско-российского  опыта, который, хотя и во многом гармонирует  с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям  рыночной конкуренции.

Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения информационной системы  управления предприятием оказался удачным - максимально формализовать все  контуры управления. В большинстве случаев, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации.

Прежде чем приступать к внедрению информационной системы  управления на предприятии обычно необходимо произвести частичную реорганизацию  его структуры и технологий ведения  бизнеса. Поэтому, одним из важнейших  этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

Эффективно построенная  информационная система не может  не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Во-первых, одними из самых  важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов.

При наличии информационной системы управления предприятием, руководитель способен получать актуальную и достоверную  информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев.

Внедрение информационной системы  управления предприятием вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается  автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс  лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных  системой документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

АСУТП есть не что иное, как автоматизированный контроль процесса производства, а в идеале это ещё и управление технологическими процессами. Например: при производстве мороженного, аппарат отслеживает, какое количество молока и других компонентов было отправлено в миксер, также отслеживается качество молока, и на завершающем этапе определяется какое количество, и самое главное качество мороженного мы имеем.

Если же мы имеем АСУТП  в полном объеме, то мы можем управлять  процессом в реальном времени. Например: по техпроцессу нам известно, что  в миксер должно быть залито 200 литров молока жирностью 3,5%, следовательно, машина проверит качество молока, определит сколько нужно залить молока с таким процентным содержанием жиров и в точности с этими расчетами поместит такое количество в бак миксера.

Если на предприятии нет  АСУП, то есть необходимость, в определении  целесообразности введения таких систем.

То есть необходимо четко  определится, а нужны ли такие системы на предприятии? Как это ни странно, но это один из самых сложных вопросов, на который должен ответить руководитель предприятия. Проблема заключается в том, что в большинстве случаев руководители просто не знают, что можно получить от правильно функционирующей системы.

Возникающие в процессе построения информационной системы проблемы, и  методы их решения являются наиболее распространенными и естественно, каждое предприятие имеет свою уникальную организационную специфику, и при  внедрении информационной системы  управления предприятием могут возникать  различные нюансы, которые требуют  дополнительного рассмотрения и  поиска методов их решения, для этого  и существуют профессиональные бизнес-консультанты.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: учебник / под ред. Г.А. Титоренко, – М.: ЮНИТИ, 2005.
2. Анхимюк, В.Л. Теория автоматического управления / В.Л. Анхимюк, О.Ф. Олейко, Н.Н. Михеев. – М.: Дизайн ПРО, 2002.
3. Бесекерский, В.А. Теория систем автоматического управления / В.А. Бесекерский, Е.П. Попов. – 4-е изд., перераб. и доп. – СПб.: Профессия, 2003.
4. Вендров, A.М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем / А.М. Вендров. – М.: Финансы и статистика 2003.
5. Гаврилин, Ю.Ф. Информационные технологии управления: учеб. пособие / Ю.Ф. Гаврилин, А.И. Демченко, В.М. Каточков. – Челябинск: Изд-во ЮУрГУ, 2003.
6. Гудвин, Г.К. Проектирование систем управления / Г.К. Гудвин, С.Ф. Гребе, М.Э. Сальдаго. – М.: БИНОМ, Лаборатория знаний, 2004.
7. Информатика: учебник / под ред. Н.В. Макаровой. – М.: Финансы статистика, 2003.
8. Информационные технологии управления: учеб. пособие для вузов по экон. Специальностям / Г.А. Титоренко, И.А. Коноплева, В.В. Брага и др.; под ред. Г.А. Титоренко. – М.: ЮНИТИ-Дана, 2007.
9. Информационные технологии управления: учеб. пособие / сост. Ю.М. Черкасов и др. – М.: ИНФРА-М, 2006.
10. Научные основы организации управления и построения АСУ / под ред. В.Л. Бройдо, В.С. Крылова. – М.: Высшая школа, 2006.
11. Пономарева, К.В. Информационное обеспечение АСУ / К.В. Пономарева, Л.Г. Кузьмин. – М.: Высшая школа, 2002.
12. Теория автоматического управления: учебник для вузов / В.Н. Брюханов, М.Г. Косов, С.П. Протопопов и др.; под ред. Ю.М. Соломенцева. – 3-е изд. – М.: Высш. шк.; 2000.