Функции управления

1. Раскройте классификацию общих  (основных) функций на примере  конкретной организации. Покажите  на примере одной специфической  функции этой организации связь  с общими (основными) функциями  управления.

Функции управления – это конкретный вид  управленческой деятельности, который  осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая  организация работ.

Функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы (субъекта управления). Конечным результатом управления является выработка управленческого воздействия, команды, приказа, направленных на достижение поставленной цели. Один работник может выполнять несколько функций, несколько работников могу выполнять одну функцию. Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности – это совокупность функций, связанных единым управленческим циклом. [1; с. 124]

Рассмотрим  основные функции менеджмента на примере организации ООО «Солнечный круг», которая занимается рекламной деятельностью:

1. Прогнозирование и планирование. Экономическое прогнозирование – это предвидение хода экономического развития на предстоящий период для конкретной организации. Планирование – его сущность состоит в том, что руководство фирмы определяет стратегические цели и задачи, принимает стратегические и оперативные решения по ним, определяет способы и сроки достижения запланированного, необходимые материальные, денежные и трудовые резервы и ресурсы, исполнителей и ответственных лиц и другие вопросы.

Прогнозирование и планирование определяют перспективу развития и  будущее системы производства, как  объекта, так и субъекта управления. Оказывая активное воздействие на систему, они способствуют усилению темпов развития производства, обнаружению дополнительных резервов, материальных источников и т.п. Планирование на ближнюю перспективу помогает создать единство общей цели внутри организации. [2; с. 168]

Единого метода планирования, который бы соответствовал каждой ситуации, не существует. Тип  планирования и  акцент, который делает менеджер в  процессе планирования, зависит от его положения в иерархии фирмы, т.е. процесс планирования осуществляется соответственно уровням организации.

Существует три основных типа планирования:

• Стратегическое планирование (высший уровень) – это попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации; оценить, какие тенденции наблюдаются в ее окружении; определить, каким вероятнее всего будет поведение конкурентов.
• Тактическое планирование (средний уровень) – это определение промежуточных целей на пути достижения стратегических целей и задач. В основе стратегического планирования лежат идеи, которые были рождены при стратегическом планировании.
• Оперативное планирование (низший уровень) – это основа основ планирования. В оперативных планах стандарты деятельности, описание работ и т.п. вписываются в такую систему, при которой каждый направляет свои усилия на достижение общих и главных целей организации.

  Все три типа планирования  составляют общую систему, которая  называется генеральным, общим  или бизнес-планом функционирования  организации. Эффективность планирования  зависит от того, какими принципами  руководствуются при составлении  планов. [2; с. 174]

Что касается рассматриваемой нами организации, то на данный момент основной целью деятельности общества является получение прибыли, полученной в  результате удовлетворения потребностей потребителей в определенных товарах  или услугах.

В разработке планов принимает участие весь руководящий  состав ООО «Солнечный круг»: директор, заместитель директора по производству, заместитель директора по финансам, начальник отдела кадров, главный  бухгалтер.

  Недостатком  является то, что в ООО «Солнечный  круг» отсутствует долгосрочное  планирование, являющееся непременным  условием стратегического планирования, необходимого для выживания в  условиях рынка. Краткосрочные  планы составляются период в  1 – 2 года, не более. Это говорит  о серьезных просчетах в деятельности  руководства. 

2. Организация.   Реализация планов требует организации, которая представляет следующий этап менеджмента.

Процесс организации можно подразделить на:

• Определение рациональных форм разделения труда;
• Распределение работы среди работников, групп работников и подразделений;
• Разработку структуры органов управления;
• Регламентацию функций, подфункций, работ, операций;
• Установление прав и обязанностей органов управления и должностных лиц;
• Подбор и расстановку кадров.

Организация работ – функция, которую должны осуществлять все  руководители, независимо от ранга. Однако, хотя смысл этой концепции состоит  в делегировании прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали  и вертикали, решение о выборе структуры организации в целом  почти всегда принимается руководством высшего звена. При этом задача менеджеров состоит в том, чтобы выбрать  такую организационную структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, позволяет ей эффективно взаимодействовать  с внешней средой, продуктивно  распределять и направлять усилия своих  сотрудников. [3; с. 153]

Тем не менее, организация  управления основывается на ряде основных принципов:

1) Принцип разделения труда. Основной смысл – все виды деятельности предприятия должны быть так определены и сгруппированы, чтобы максимально способствовать достижению поставленных задач.

2)  Скалярный принцип, относится к цепочке прямых должностных отношений руководителей и подчиненных в масштабе всей организации. Чем отчетливее линия должностной связи высшего управляющего с каждым из подчиненных, тем эффективней процесс принятия решения и коммуникации.

3) Принцип диапазона управления. Для каждой управленческой должности существует предельное число сотрудников, которыми в состоянии эффективно руководить один человек. [3; с. 189]

Организационная структура ООО «Солнечный круг» построена по линейному типу. Заместитель директора по производству занимается вопросами снабжения и сбыта, координации деятельности работы отделов производства. У него в подчинении находятся:

- начальник отдела снабжения,  занимающийся непосредственно закупкой  товаров;

-  начальник отдела  широкоформатной печати, обязанностями  которого является координация  деятельности четырех менеджеров  по реализации готовой продукции  и двух дизайнеров;

-  начальник отдела  по размещению рекламы, который,  в свою очередь, руководит работой  двух менеджеров.

  Помимо этого, в  обязанности заместителя директора  по производству входит отслеживание  изменения тенденций на рынке,  поиск новых высокоэффективных  расходных материалов, поиск новых  ниш на рынке в целях расширения  сферы деятельности, а также отслеживание  действий конкурентов. Данные  функции, как известно, выполняют  отделы маркетинга, существующие  на более крупных предприятиях, однако за неимением такового они возложены частично на весь руководящий персонал и на заместителя директора по производству в большей степени.

  Функциональное разделение  труда ООО «Солнечный круг» соответствует должностным обязанностям указанных исполнителей. Вопросами управления персоналом занимается отдел кадров во главе с начальником отдела кадров. В подчинении начальника отдела кадров находится один инспектор по труду.

На данном предприятии реализуются  следующие функции управления персоналом: подбор и расстановка кадров, составление  плана потребности в персонале, оформление приема, перевода, увольнения работников, осуществление контроля за правильным использованием персонала, ведение учета личных дел, оформление документации для вознаграждения, рассмотрение писем, жалоб, заявлений.

Заместитель директора по финансам контролирует работу бухгалтерии. Главный  бухгалтер занимается финансовыми  вопросами деятельности предприятия, в том числе и составлением текущих финансовых планов. В подчинении главного бухгалтера находятся два  бухгалтера: расчетный бухгалтер  и бухгалтер материального стола.

3. Мотивация и стимулирование. Мотивация, как один из методов функции управления персоналом, является составной частью процесса управления. Современные теории мотивации, основанные на результатах психологических исследований, доказывают, что истинные причины, побуждающие человека отдавать работе все силы, чрезвычайно сложны и многообразны.

Потребности можно удовлетворить  вознаграждением, дав человеку, что  он считает для себя ценным. Но в  понятии «ценность» разные люди вкладывают неодинаковый смысл, а, следовательно, различаются и их оценки вознаграждения. Например, состоятельный человек, возможно, сочтет несколько часов отдыха в  кругу семьи более значительными  для себя, чем деньги, которые  он получит за сверхурочную работу на благо организации. Для работающего в научном учреждении более ценными могут оказаться уважение коллег и интересная работа, а не материальные выгоды, которые он получил бы, выполняя обязанности, скажем, продавца в престижном супермаркете. [4; с. 223]

Система стимулирования –  это совокупность взаимосвязанных  и взаимодополняющих стимулов, воздействие  которых активизирует деятельность человека для достижения поставленных целей. Стимулы делятся на материальные и нематериальные. Материальные, в свою очередь, делятся на:

• денежные (заработная плата, доплаты, надбавки, ссуды и льготные кредиты);
• не денежные, состоящие из социальных (медицинское обслуживание, страхование, путевки, питание, подарки и т.п.) и функциональных (улучшение организации труда, улучшение условий труда).

Нематериальные стимулы  состоят из:

• социально-психологических (общественное признание, похвала, поддержка и одобрение);
• творческих (повышение квалификации, стажировки и командировки);
• стимулов свободного времени (гибкий график работы, дополнительный отпуск).

Таким образом, мотивация  зависит от потребностей, ожидания и восприятия работниками справедливого  вознаграждения за выполненную работу. [2; с. 203]

На данном предприятии  организация заработной платы имеет  относительно упрощенный характер. Работники (менеджеры всех отделов), младший  обслуживающий персонал имеют строго фиксированный оклад, не зависящий  от их личного вклада в деятельность организации, а также получают премии по результатам работы всего предприятия  в целом. Такая же схема оплаты труда применяется и к работникам бухгалтерии и отдела кадров. Начальники отделов также имеют фиксированный  оклад + премия по результатам деятельности их подразделения + премия по результатам деятельности всего предприятия. Директор и его заместители, главный бухгалтер, начальник отдела кадров,  помимо должностного оклада имеют процент от прибыли.

Таким образом, непосредственно материально  заинтересованными в улучшении  показателей работы ООО «Солнечный круг» являются руководящие работники, а зависимость заработной платы остальных работников от эффективности его работы явно недостаточна.

   4. Контроль. Контроль – одна из ведущих функций управления. Контроль способствует успешному функционированию предприятия. Без контроля совместной деятельности на предприятии начинается хаос. Посредством функции контроля выявляются проблемы, что позволяет скорректировать деятельность организации для предотвращения кризисного положения. Контроль позволяет фиксировать ошибки, сознательные и несознательные нарушения  и исправлять их до того, как они возникнут на пути достижения цели.

Выделяют следующие виды контроля:

1) Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Средства осуществления – реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется по отношению к человеческим (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей), финансовым (составление бюджета) и материальным ресурсам (проведение проверок);

2) Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы;

3) Заключительный контроль, одна из функций которого состоит в том, что контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Также способствует мотивации, так как измеряет достигнутую результативность. [1; с. 271]

    В ООО «Солнечный  круг» используют две формы  контроля: финансовый и административный.

    Финансовый контроль  реализуется на основании сопоставления  с финансовым планом предприятия  достигнутых результатов, он осуществляется  путем получения от каждого  хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, принятым в ООО «Солнечный круг».

     Административный  контроль осуществляется  за  соответствием хозяйственных результатов  показателям, запланированным в  текущем бюджете. 

     В качестве  форм осуществления предварительного  контроля используются должностные  инструкции, положения о структурных  подразделениях, правила трудового  распорядка и т.п. 

   На данном предприятии  заключительный контроль выполняет  две основные функции: руководство ООО «Солнечный круг» проводит анализ фактически полученных результатов и оценивает, насколько реалистично были составлены им планы. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.  Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации, так как заработная плата большинства работников непосредственно зависит от результатов деятельности организации.