Функции менеджмента

           Результатом процесса планирования в организации является система взаимосвязанных плановых документов – планов.

      План – основа деятельности организации любой формы собственности и размеров; содержит указания, кому, какую задачу и в какое время решать, какие ресурсы нужно выделить на решение каждой задачи.

      По форме планирование может быть:

• перспективным (стратегическим): определение главных целей деятельности на период более 5 лет;
• среднесрочным: выбор средств для выполнения целей на период от 1 до 5 лет;
• текущим (оперативным): программа использования ресурсов на период до 1 года с детализацией по месяцам.

 

Характер планирования во многом зависит от типа предприятия (табл.1). 

     Таблица 1

В целом функция планирования осуществляется в современных организациях на двух уровнях:

• стратегическом;
• оперативном.

  Таблица 2

Сравнительная характеристика стратегического и оперативного планирования

      Результат планирования – определение оптимального использования возможностей предприятия и предотвращение ошибочных действий, ведущих к снижению эффективности его работы.

 

2.2. Функция менеджмента: организация

Следующей функцией управления является организация управленческих процессов.

Сущность  функции состоит в том, чтобы обеспечить выполнение решения с организационной стороны, то есть создать такие управленческие отношения, которые бы обеспечили наиболее эффективные связи между всеми элементами управляемой системы.

Организовать — значит разделить на части и делегировать выполнение общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий, а также установления взаимосвязей между различными видами работ.

Содержанием функции является:

• приспособление организационной структуры фирмы к задачам намечаемой деятельности;
• подбор людей для конкретной работы и делегирование им полномочий, прав использования ресурсов организации.

Для успешной реализации функции необходимо учитывать требования следующих локальных принципов организации:

• принцип цели. Организация, ее отдельные звенья работают во имя достижения общей цели;
• эластичности организации. При определении задач и ответственности должен быть установлен оптимум между свободой действий отдельных работников и административными предписаниями;
• устойчивости. Систему управления необходимо строить так, чтобы ее элементы не подвергались коренным изменениям под влиянием внешней и внутренней среды;
• непрерывного совершенствования. Предполагает необходимость систематической организационной работы по совершенствованию процесса организации и реализации решений;
• прямой соподчиненности. Любой работник должен иметь одного начальника;
• объема контроля. Менеджер в состоянии квалифицированно обеспечить и проконтролировать работу ограниченного числа подчиненных;
• безусловной ответственности руководителя за действия подчиненных;
• соразмерности ответственности данным полномочиям;
• исключения. Решения повторяющегося характера низводятся до рутинных, выполнение которых поручается нижестоящим управленческим звеньям;
• приоритета функций. Управленческая функция рождает орган управления, а не наоборот;
• комбинирования. Необходимо обеспечивать наиболее правильное сочетание централизма и самостоятельности.

Организация – управленческая деятельность, посредством которой система управления приспосабливается для выполнения задач, поставленных на этапе планирования. Эти процессы подразделяются на:

• основные;
• вспомогательные;
• обслуживающие.

Основными условиями  рациональной организации управленческих процессов являются:

• пропорциональность;
• непрерывность;
• параллельность;
• прямоточность;
• ритмичность;
• концентрация однородных предметов труда в одном месте;
• гибкость процесса.

К вспомогательным  управленческим процессам относятся  операции, в результате которых создаются  нормальные условия для выполнения основных и обслуживающих процессов.

К обслуживающим  управленческим процессам относятся:

• накопление;
• контроль;
• передача предмета труда.

Сущность организации как функции менеджмента состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями предприятия, определении порядка и условий функционирования предприятия (рис. 2).

Рис. 2. Принципы функции организации

      Организация как функция менеджмента реализуется через:

• административно-оперативное управление:

определение структуры предприятия;

распределение функций между  подразделениями;

установление ответственности (предоставление прав) между работниками  аппарата управления;

• оперативное управление:

периодическое или непрерывное  сравнение фактических результатов  с плановыми;

корректировка результатов.

     Формы организации производственных процессов – это концентрация, специализация, комбинирование, кооперирование: 

• концентрация – процесс сосредоточения производства на более крупных предприятиях, производствах, в регионах;
• специализация – выделение особого (специализированного) вида производства и создание нового производственного процесса, подразделения;
• комбинирование – производство продукта ведется из готовой продукции предыдущего передела или отходов производства других переделов;
• кооперирование – установление производственных связей между производителями на основе их специализации.

Организация управления обеспечивает создание наиболее благоприятных условий для достижения поставленных целей в установленный период времени при минимальных затратах производственных ресурсов.⁶

      Особое значение функция организации приобретает в случаях, когда при выполнении принятых решений действия отдельных исполнителей выходят за рамки нормативных актов, утвержденных инструкций, методик и требуют оперативной организации работы.

 

2.3. Функция менеджмента: регулирование

 

      Регулирование – управленческая деятельность, направленная на ликвидацию отклонений от заданного режима функционирования и приведение объекта управления в требуемое состояние.

      Содержание регулирования как функции менеджмента состоит в перераспределении материально-технических и финансовых ресурсов, оперативном управлении ходом производственного процесса (рис.3).

Рис. 3. Принципы функции регулирования

      Регулирование предполагает процесс выработки корректирующих мер и реализации принятых организационно-технологических, экономических и технических решений, обеспечивающих своевременное и безусловное устранение выявленных проблем (отклонений).⁷

      Задача регулирования – обновление плановых заданий, нормативов, стандартов с целью обеспечения своевременного и эффективного достижения целей организации.

      В зависимости от содержания проблемы (выявленного отклонения) и способа выработки регулирующего воздействия различают два вида регулирования:

• реактивное – осуществляется, когда не достигнуты стандарты. Направлено на сглаживание отклонений от стандартов;
• упреждающее – проблема рассматривается как потенциальная возможность. Направлено на улучшение деятельности или извлечение наибольшей выгоды из представившихся возможностей.

Процесс оперативного регулирования  включает следующие этапы:

• информационную подготовку для принятия решения;
• разработку и принятие решений (формирование альтернативных вариантов, установление сроков выполнения, выбор исполнителей, обработка дополнительной информации, утверждение варианта решения, выделение ресурсов для его реализации);
• реализацию решения и контроль его исполнения (необходимо организационное обеспечение решения, т.е. наличие ресурсов в распоряжении ответственных лиц, а также инструктивных материалов; информационное обеспечение, дающее возможность проводить согласованные действия всем исполнителям).

      Регулирование хода производства должно отвечать следующим требованиям:

• опираться на четкую организацию оперативного планирования производства, непосредственным продолжением которого оно является;
• предполагать непрерывность контроля и наблюдения за ходом производства;
• осуществлять обязательное быстрое и четкое выполнение распоряжений руководства;
• базироваться на четкой ответственности и преемственности оперативного руководства производством.

      Функция регулирования в процессе управления производством выполняет роль гибкого инструмента, с помощью которого ход производства непрерывно вводится в строгие рамки, предусмотренные планом (рис.4).

Рис.4. Результат регулирования

 

2.4. Функция менеджмента: координация

 

      Координация – управленческая деятельность, обеспечивающая согласованность работы различных производственных и функциональных подразделений предприятия в процессе выполнения плановых заданий.

      Содержание координации как функции менеджмента состоит в том, чтобы своевременно принять меры по обеспечению равномерного хода производства и устранению «узких мест» из-за рассогласования в сроках поставки материалов, технологического оснащения.

      Эффективным средством достижения скоординированной работы подразделений является проведение совещаний менеджеров, на которых осуществляется согласование их деятельности по обслуживанию, материальному обеспечению производства.

      Оперативная координация работ состоит из этапов:

• выяснение причин отклонений от плановых заданий;
• определение состава дополнительных работ и производственных заданий для их выполнения;
• определение резервов, выделяемых предприятием для выполнения дополнительных работ;
• уточнение распределения обязанностей и ответственности между менеджерами различных уровней управления, призванным устранять возникшие отклонения в ходе производства.

 

2.5. Функция менеджмента: мотивация

 

      Мотивация – процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения определенных целей; воздействие на факторы результативности работы менеджеров, специалистов и на основе ее оценки использование соответствующих побудительных мотивов.

      Сущность мотивации как функции менеджмента состоит в том, чтобы персонал предприятия выполнял работу в соответствии с делегированными ему правами и обязанностями и сообразуясь с принятыми управленческими решениями.

Существует достаточно большое  количество теорий, пытающихся дать объяснение тому, что же движет человеком.

      В зависимости от целей теории мотивации можно разделить на три большие группы:

1. содержательные, цель которых – установить потребности работников и определить оптимальное для них соотношение внутреннего и внешнего вознаграждения;