Аналіз інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом

 

Додаткова оплачувана відпустка працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону України «Про відпустки») – ДО

Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням (ст. 13, 14, 15, 151 Закону України «Про відпустки») - Н

 

Для кожного працівника на туристичній фірмі «Мрія» розроблена номенклатура справ. Як приклад розглянемо номенклатуру справ менеджера по оформленню паспортів:

1. опис процесів, форм і методів  обслуговування туристів;

2. договори з клієнтами;

3. договори з фірмами-партнерами;

4. оформлення паспортів;

5. гарантії;

6. вхідна кореспонденція;

7. вихідна кореспонденція;

8. реєстрація заявок;

9. накази та розпорядження;

10. вхідні претензії;

11. вихідні по претензіях;

12. вхідна кореспонденція по авіаквитках;

13. вихідна кореспонденція по авіаквитках;

14. договори технічної служби;

15. інструкції по роботі із програмами.

Автоматизація процесу управління інформацією та документацією сприяє забезпеченню якісно нового підходу до прийняття управлінських рішень та управління персоналом на підприємстві.

Таким чином, в умовах сучасного ринку при збільшенні обсягів туристичних надходжень і зростаючій конкуренції, туристична фірма «Мрія» залежать від ефективного менеджменту, який неможливий без використання сучасних ІТ та автоматизації процесу управління, що забезпечують швидку реакцію на потреби клієнтів і максимальне їх задоволення, відповідно до отриманих вимог, гнучкість підприємства, упорядкованість і узгодженість операційної діяльності.

 

 

 

3. SWOT – аналіз інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом у туристичній фірмі «Мрія»

 

SWOT – аналіз - це оперативний діагностичний аналіз стану фірми та її середовища, який здійснюється з метою виявлення потенціалу сили (Strong), потенціалу слабкості (Worth), встановлення можливостей (Opportinities), наданих організації зовнішнім середовищем, а також виявлення загроз (Threat) для фірми з боку зовнішнього середовища. У ході цього аналізу перевіряється в якій області компанія конкурентоспроможна - а в якій ні.

SWOT - аналіз, проведений у  туристичній фірмі «Мрія» показав наступне (табл. 2.2).

Таблиця 2.2

 SWOT – аналіз діяльності на фірмі «Мрія»

Сильні сторони фірми	Слабкі сторони фірми
- наявність необхідних  фінансових ресурсів; - наявність навичок і  професіоналізму в працівників; - вміння професійно вести  конкурентну боротьбу; - повне використання інформаційних та технологічних ресурсів; - наявність власних технологій  і стандартів; - відносно низькі витрати; - ефективна реклама; - надійний і професійний  менеджмент; - ефективні виробничі  потужності; - наявність потреби в  послугах фірми на споживчому ринку.	- відсутність чіткої стратегії; - вузька продуктова лінія; - не сформульований імідж  компанії; - слабкі канали збуту; - значний вплив чинника  сезонності на прибуток.
Можливості фірми	Загрози для фірми
- збільшення темпів зростання ринку; - вихід на нові сегменти  ринку; - розширення продуктової  лінії з метою задоволення  потреб більшої кількості населення; - підвищення якості турів; - покращення сервісу та  скорочення часу на обслуговування; - обслуговування додаткових  груп споживачів; - падіння торгових бар'єрів; - благодушність конкурентів.	- входження на ринок  сильного конкурента; - несприятливі зміни в  темпах зростання курсу валют; - спад в економіці; - падіння об’єму реалізації  послуг; - зміни політичної ситуації  та законодавства як в Україні, так і в інших країнах; - зміни в смаках споживачів; - несприятлива демографічна  ситуація.

 

Від виявлених загроз не застрахована жодна фірма. У розпорядженні фірми «Мрія» знаходяться необхідні фінансові ресурси, співробітники фірми - висококваліфіковані працівники, які мають великий досвід роботи. Тому, якщо керівництво вчасно вживе заходів щодо усунення слабких сторін фірми і з’явившихся загроз, використовуючи при цьому всі свої ресурси і можливості, ТОВ «Мрія» продовжить своє ефективне функціонування і залишиться конкурентоспроможним.

Проведений SWOT – аналіз туристичної фірми «Мрія» по інформаційному забезпеченню управління персоналом показано в табл.2.3.

Таблиця 2.3

SWOT – аналіз туристичної фірми «Мрія» по інформаційному забезпеченню управління персоналом

Сильні сторони фірми	Слабкі сторони фірми
- персонал забезпечений необхідними інформаційними ресурсами (Інтернет, факс, телефон, пошта та ін.); - забезпечення інформаційного зв'язку між персоналом та керівництвом; - вдало впроваджені сучасні інформаційні технології; - сучасні технічні засоби збору, накопичення, переробки та передачі інформації; - адекватне і актуальне інформаційне наповнення процесів управління - підбір та атестація персоналу проходить на фірмі завдяки сучасним програмам та модулям.	- не достатньо розвинені інформаційні канали зв’язку керівництва з персоналом; - не доступність деякої  інформації для персоналу; - не досконалий відбір управлінської інформації; - не достатнє регулювання руху інформаційних ресурсів; - відсутня єдина інформаційна система на даному підприємстві; - переважаючим способом передачі інформації залишається усний та документальний паперовий.
Можливості фірми	Загрози для фірми
- пошук способів якісного управління інформаційними ресурсами та створення єдиного інформаційного простору для забезпечення її стійкого розвитку; - створення в компанії єдиного інформаційного середовища, яке б поєднувало принципи і механізми інформаційного забезпечення управління персоналом; - розвиток корпоративної культури та підвищення кваліфікації персоналу для впровадження сучасних ІТ; - підвищення оперативності внесення змін в інформаційні файли; - вдосконалення можливостей одержання, збереження, поширення інформації.	- неможливість постійного контролю керівництва за інформацією; - впровадження в роботу не ефективних інформаційних технологій, програм та модулів; - не можливість швидкої перевірки достовірності інформації.

 

Проаналізувавши інформаційне забезпечення управління персоналом на туристичному підприємстві «Мрія» можна зробити наступні висновки. По перше, персонал фірми в повному обсязі наділений необхідною для роботи інформацією, завдяки сучасним інформаційним технологіям. По друге, на туристичній фірмі «Мрія» розробляються принципи і механізми інформаційного забезпечення управління персоналом, методи ефективного захисту інформації, програми та модулі підбору та атестації персоналу.

Але існує проблема інформаційного забезпечення, яка полягає у відсутності єдиного комплексного системного підходу до інформаційного потоку, тобто відсутня єдина інформаційна система на даному підприємстві.

Аналізуючи документаційне забезпечення управління персоналом за допомогою SWOT – аналізу показано в табл. 2.4.

Таблиця 2.4

 SWOT – аналіз туристичної фірми «Мрія»  по документаційному забезпеченню управління персоналом

Сильні сторони фірми	Слабкі сторони фірми
- індивідуальне розроблення для персоналу посадових інструкцій, правил внутрішнього трудового розпорядку, номенклатури справ працівників; - розвинута системи електронного документообігу (СЕД); - електронний архів документів; - забезпечення надійності обліку і зберігання документів.	- не достатнє забезпечення всього  персоналу необхідною документацією  для роботи; -  внутрішній документообіг підприємства все ж таки на половину залишається паперовим.
Можливості фірми	Загрози для фірми
- можливість редагування інформації в документах для всього персоналу; - прийняття на роботу працівника, який би займався документацією по управлінню персоналом; - контроль за станом документаційного забезпечення управління персоналом; - вдосконалення електронного архіву документів.	- не ефективне впровадження автоматизації  документообігу; - не можливість швидкої перевірки документації.

 

Розглянувши документаційне забезпечення управління персоналом на туристичному підприємстві «Мрія» можна зробити наступні висновки. По перше, для всього персоналу розробляються індивідуальні документи по управлінню персоналом, це такі як: посадові інструкції, номенклатура справ та інші. Це дає можливість працівникам займатися своїми безпосередніми обов’язками, зазначеними в цих документах та не розпилятися на іншу роботу. По друге, на фірмі розвинута система електронного документообігу з електронним архівом. Система полегшує роботу з документами, але вона не є доступною для всіх працівників.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Пропозиції щодо вдосконалення інформаційного та документального забезпечення управління персоналом на підприємстві ТОВ «Мрія»

 

Загальними особливостями управління розвитком інформаційного забезпечення управління персоналом є автоматизація процесів планування, обліку, організації та власне управління персоналом в діяльності ТОВ «Мрія». Інформаційне забезпечення на туристичній фірмі «Мрія» є дуже насиченим, тут застосовуються такі модулі та програми як: "Traval Partner – 2000", "Парус-Менеджмент і Маркетинг" , модулі "Парус-Персонал", "Парус-Заробітна плата" системи Парус 7, модуль "БС Персонал", програма "Туристичний офіс". Застосування цих програм передбачає автоматизацію процесу управління персоналом, а саме: підбору, атестації, навчання, просування і розвитку персоналу, складання штатного розпису, планування потреб у трудових ресурсах, підвищення кваліфікації, забезпечення ефективної системи мотивації праці, оцінку кадрового потенціалу тощо. Усі ці завдання управління персоналом повинні знайти своє відображення в інформаційній системі, що створюється на підприємстві з метою підвищення ефективності управлінських функцій.

Не дивлячись на таку кількість програм та модулів на туристичній фірмі «Мрія» існує проблема інформаційного забезпечення, яка полягає у відсутності єдиного комплексного системного підходу до інформаційного потоку, тобто відсутня єдина інформаційна система на даному підприємстві. Завдяки єдиній інформаційній системі персонал туристичної фірми «Мрія» мав би можливість переглядати всю необхідну для роботи інформацію в базах даних; складати звіти; готувати необхідні документи (ваучери, авіаквитки, страховки, службові записки); здійснювати підготовку вихідної кореспонденції. За відсутності єдиної інформаційної системи всі ці обов’язки розподілені не пропорційно між персоналом та не кожен працівник має доступ до необхідної інформації.

Великим плюсом в документаційному забезпеченні управління персоналом є автоматизація документообігу у туристичній фірмі «Мрія», вона дає можливість керівництву переглядати інформацію в базах даних; отримувати її із зовнішніх джерел; видавати розпорядження і контролювати їх виконання; дозволяє отримувати кількісні оцінки ефективності роботи співробітників; забезпечує підтримку в робочому стані і виконання розроблених процедур документації;  дотримання вимог стандартів управління документацією по персоналу. Система електронного документообігу допомагає керівництву туристичної фірми «Мрія» у вирішенні наступних завдань:

• підвищує ефективності управління персоналом та документообігом (потоками завдань і потоками інформації) за рахунок поліпшення виконавської дисципліни, оптимізації контролю виконання завдань і аналізу діяльності організації;  
• скорочує непродуктивність витрат робочого часу співробітників і фінансових витрат на витратні матеріали;
• створює єдиний інформаційний простір підприємства, який є необхідним на підприємстві (координація робіт і колективна взаємодія);
• створюється електронний архів (корпоративне сховище документів і інформації), документообіг (автоматизація канцелярії або діловодства), управління документами і знаннями (база знань);
• забезпечує надійності захисту, обліку і зберігання документів.

Всіма цими перевагами, який забезпечується завдяки системі електронного документообігу, може користуватися не весь персонал. Тому, на мою думку потрібно забезпечити доступ до системи електронного документообігу весь персонал туристичної фірми «Мрія».

Доступ до системи електронного документообігу дозволить працівникам самостійно слідкувати за документацією по персоналу (нарахування заробітної плати, преміювання, формування відпусток та ін.). Таким чином документаційне забезпечення управління персоналом на ТОВ «Мрія» стане прозорим і доступним.

Висновки

Оскільки туристична сфера є інформаційно-насиченою, ефективність діяльності підприємств залежить від ефективного управління інформацією та інформаційного забезпечення підприємства.

Прискорення науково-технічного прогресу пред’являє усе більш високі вимоги до інформаційного забезпечення управління персоналом та всім підприємством. Ефективність цього виду діяльності, що ставить своєю метою підготовку й обґрунтування документаційного та інформаційного забезпечення, багато в чому визначає ефективність менеджменту в цілому. Підвищення ефективності використання інформаційних систем досягається шляхом наскрізної побудови і сумісності інформаційних систем на підприємстві, що дозволяє усунути дублювання і забезпечити багаторазове використання інформації, установити визначені інтеграційні зв’язки, підвищити ступінь використання інформації.

Інформаційне забезпечення припускає: поширення інформації, тобто представлення користувачам інформації, необхідної для рішення управлінських, науково-виробничих і інших питань, що виникають у процесі діяльності; створення найбільш сприятливих умов для ефективного поширення інформації.