Аналіз інформаційного та документаційного забезпечення управління персоналом

• інформаційно-методичне забезпечення туру (складання програм перебування; інформаційних листів; калькуляції; паспорта туристичного маршруту та ін.).

Значне зростання кількості пропозицій від величезної кількості туроператорів за всіма популярними напрямами відпочинку сприяло появі та розвитку пошукових систем по турам. Пошукові системи впорядковують і систематизують інформацію, поєднали всі складові туру і створили зручні важелі для пошуку турів за різними комбінаціями параметрів.

При підборі туру ТОВ «Мрія» використовує електронні каталоги готелів світу на CD-дисках, що заощаджують час перебування в Інтернеті і трафік. Електронні каталоги надають практично всі готелі багатьох країн світу. Кожний готель має розгорнутий опис місця розташування, номерів, послуг тощо, а також представлений фотографіями. За допомогою спеціального програмного забезпечення, яке встановлене в туристичній фірмі «Мрія», є можливість вести порівняння і вибір готелів за послугами. Застосування таких технологій менеджерами по напрямках в туристичній фірмі має низку переваг, а саме:

• дозволяє заощадити час;
• полегшує роботу менеджеру;
• швидко підібрати готель за наявністю певних послуг;
• заощадити кошти (відсутність плати за трафік);
• можливість порівнювати готелі за послугами (всіма або вибраними);
• підвищити імідж фірми (демонстрація готелів із логотипом фірми), а також рівень обслуговування клієнтів.

Туристичне підприємство «Мрія» у своїй діяльності використовує як стандартне (як правило пакети фірми Microsoft: Word, Excel, PowerPoint, Outlook), так і спеціальне (розробляється для автоматизації рішення конкретних вузькоспеціалізованих завдань туристичного бізнесу) програмне забезпечення. Застосування спеціального програмного забезпечення здійснюється за допомогою: окремих програм або модулів – "Tour Anketa", "Tour Pilot" та ін.; типових програмних комплексів – "TurWin MultiPro", "Само-Тур", "Само-турагент", "Мастер-Тур" та ін.

Для успішного функціонування на ринку туристичні підприємство здійснює маркетингову діяльність, яка останнім часом все більше підлягає автоматизації. У своїй діяльності туристична фірма «Мрія» застосовує систему автоматизації маркетингової роботи з діловими партнерами "Traval Partner – 2000", яка вирішує такі завдання: створення і ведення єдиної бази даних партнерів шляхом реєстрації загальних відомостей і контактних даних, опис їх діяльності і взаємовідносин із туристичною фірмою; реєстрація різноманітних акцій (рекламних кампаній); відбір партнерів для розсилання повідомлень, організація та реєстрація багаторазової розсилки повідомлень різними способами; аналіз результатів рекламно-маркетингової роботи шляхом формування різних звітів довідок за різними партнерами, повідомленнями, рекламними кампаніями.

«Мрія» в своїй туристичній діяльності активно застосовує систему "Парус-Менеджмент і Маркетинг" як інструмент, що дозволяє реалізовувати клієнт-орієнтовану стратегію, автоматизуючи роботу відділів продажів (менеджерів за напрямами), маркетингу, сервісу, реклами, а також інших відділів, які взаємодіють з клієнтами.

Найрозповсюдженішим у практичній діяльності фірми «Мрія» є модуль "БС Маркетинг" системи BS Integrator, який дає можливість автоматизувати ведення справ із контрагентами, організацію заходів, розрахунок і контроль ключових показників продажу. Його використання дозволяє застосовувати індивідуальний підхід до кожного клієнта, відслідковуючи й накопичуючи всю інформацію про нього; аналізувати потреби споживачів і свої можливості; планувати рекламні кампанії; проводити анкетування, а також аналіз ринку.

Для проведення фінансового аналізу є бухгалтерська звітність і звітність про результати господарської діяльності туристичного підприємства. Встановлена на туристичній фірмі «Мрія» автоматизація бухгалтерського обліку дозволяє оперативно виявляти проблемні місця, вчасно їх ліквідувати, надавати дані для вирішення аналітичних завдань підприємства. Для ефективного управління підприємством і оцінки витрат необхідне ведення всіх бухгалтерських операцій у режимі реального часу, що сприяє більш чіткій роботі всіх служб і посилює людський фактор. Тобто потрібен перехід до електронної бухгалтерії, основаної на використанні ІТ, що дозволить спростити і прискорити розрахунки з урахуванням руху фінансів, створити нові умови для розвитку підприємства і динамічного аналізу стану ринку. Більшість існуючих

програм дозволяють автоматизувати бухгалтерські операції враховуючи зміни в українському законодавстві та формах обліку і звітності (рис. 2.3).

Вся бухгалтерія на туристичній фірмі «Мрія» проводиться за допомогою прикладної системи 1С.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.3 Автоматизація бухгалтерського обліку туристичного підприємства

Одним із основних ресурсів в туристичній фірмі «Мрія» є трудові ресурси [22].

Застосування сучасних ІТ у здійсненні управлінських операцій передбачає також автоматизацію процесу управління персоналом, а саме: підбору, атестації, навчання, просування і розвитку персоналу, складання штатного розпису, планування потреб у трудових ресурсах, підвищення кваліфікації, забезпечення ефективної системи мотивації праці, оцінку кадрового потенціалу тощо. Усі ці завдання управління персоналом повинні знайти своє відображення в інформаційній системі, що створюється на підприємстві з метою підвищення ефективності управлінських функцій.

Для автоматизації загальних завдань управління персоналом у туристичній фірмі «Мрія» були упроваджені модулі "Парус-Персонал", "Парус-Заробітна плата" системи Парус 7.

"Парус-Персонал" дозволяє:

• реєструвати у системі анкети працівників;

• складати штатний розпис;

• вести в системі стандартні кадрові накази;

• вести табеля працівників, розширений облік відпусток, який передбачає можливість реєстрації встановлених (планових) відпусток за певний період, доповнення довільними відпустками;

• здійснювати операції щодо особових рахунків працівників, а також пов’язані з переміщенням працівників, прийомом на роботу, суміщенням посад, оплатою праці, звільненням тощо;

• вести облік інформації про перепідготовку, підвищення кваліфікації, атестації, догани і заохочення, наукові роботи, наукові ступені та вчені звання, облік по військовозобов’язаним, а також про зарахування до кадрового резерву.

Модуль "Парус-Заробітна плата" забезпечує:

• розрахунок заробітної плати, з урахуванням норм робочого часу і виробітку;

• облік виплат за відомостями;

• перерахунок заробітної плати за минулі місяці;

• ведення особових рахунків працівників;

• розрахунок нарахувань на заробітну плату і утримання із заробітної плати;

• формування і відпрацювання в бухгалтерському обліку господарських операцій по заробітній платі;

• ведення табеля працівника;

• облік виплаченої (невиплаченої) заробітної плати;

• ведення наказів.

Розглянуті модулі дозволяють формувати і друкувати різноманітні кадрові звіти такі, як штатний розпис, звіт з праці, про використання робочого часу та звіти щодо отриманої заробітної плати та ін.

Туристична фірма «Мрія» найближчим часом планує ввести ще один модуль "БС Персонал", який полегшить роботу з персоналом. Модуль "БС Персонал", який крім повного кадрового обліку, виконує розрахунок заробітної плати на основі алгоритмів. Система легко адаптується до найбільш вигідної

підприємству схеми оплати праці. Функціональність модуля дозволяє автоматизувати кадровий документообіг, ведення календаря і табулювання робочого часу. Крім того, в модулі є функція для організації підбору персоналу на підприємстві й автоматизації всього документообігу.

На ринку інформаційних технологій з’явилася ще одна програма, яку туристична фірма «Мрія» нещодавно вдало упровадила в свою діяльність, це  програма "Туристичний офіс", розроблена для автоматизації діяльності туристичних агентств і туроператорів. Програмний продукт містить три основні модулі: туристичний; фінансовий; управління документообігом і зовнішніми зв’язками.

Туристичний модуль реалізує такі функції, як: ведення довідника; внесення в довідники цін, отриманих від партнерів; підготовка індивідуальних і групових турів; продаж турів; контроль за обсягами продажу; оформлення договорів, ваучерів, анкет для посольства, формування різноманітних списків за певними шаблонами.

Фінансовий модуль поєднує можливості бухгалтерського обліку й аналізу господарської діяльності, він здійснює: настроювання на особливості бухгалтерського обліку підприємства; введення первинних бухгалтерських документів; складання звітів за певний період; контроль взаєморозрахунків; аналіз і контроль за фінансовим станом підприємства; отримання інформації про туристичну діяльність, а також готівкові та безготівкові рахунки; аналіз завантаження маршрутів; рентабельність туристичних направлень і окремих дистанцій тощо.

Модуль управління документообігом і зовнішніми зв’язками передбачає: зберігання, передачу, редагування документів, з одного боку, і підготовку документів до відправлення споживачу по факсу або модему, а також передачу інформації між агентствами.

Оскільки туристична сфера є інформаційно-насиченою, ефективність діяльності підприємств залежить від ефективного управління інформацією та інформаційного забезпечення підприємства. Управління потоками документів як усередині підприємства, так і для забезпечення його зовнішніх зв’язків називається документообігом [9].

У туристичній фірмі «Мрія» налагоджена автоматизація документообігу відповідно до структури управління підприємством, яка дає можливість керівництву переглядати інформацію в базах даних; отримувати її із зовнішніх джерел; видавати розпорядження і контролювати їх виконання.

Документаційне забезпечення управління персоналом у туристичній фірмі здійснюється за допомогою табелю форм документів по персоналу, який включає:

• статут фірми;
• штатний розклад;
• посадові інструкції працівників;
• табель обліку використання робочого часу;
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• номенклатуру справ працівників.

Тепер більш детально розглянемо деякі з цих документів по персоналу на туристичній фірмі «Мрія».

Штатний розклад на туристичній фірмі «Мрія» складається з персоналу який працює на фірмі чисельністю 8 чоловік,а саме:

1. Директор – Іваненко М. О.
2. Менеджер по туризму (3 людини)
3. Менеджер по оформленню паспортів
4. Менеджер по рекламі - Нікулін Д.І.
5. Бухгалтер - Мащенко В.П.
6. Кур’єр

До обов’язків директора ТОВ «Мрія» входить:

• укладання договірних відносин з партнерами, клієнтами;
• підбирати стратегію роботи фірми;
• вирішення організаційних питань.

До обов’язків бухгалтера ТОВ «Мрія» входить:

• ведення бухгалтерської документації та рахунків;
• робота з банківськими установами;
• вести бухгалтерський та податковий облік на підприємстві - своєчасне подання звітності в органи держу правління.

Більш детально розглянута посадова інструкція менеджера по туризму, яка наведена в додатку 2 та правила внутрішнього трудового розпорядку ТОВ «Мрія» розглянуті в додатку 3.

Табель обліку використання робочого часу на туристичній фірмі «Мрія» складається на місяць. Розглянемо табель обліку використання робочого часу за лютий 2011 року (табл. 2.1).

Таблиця 2.1

Табель обліку використання робочого часу туристичної фірми «Мрія» на лютий 2011 року

№	Табельний №	П.І.Б.	Професія (посада)	Числа місяця/тривалість робочого дня										днів
				1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	явок	не явок
				11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
				21	22	23	24	25	26	27	28
1.	034	Титаренко В. О.	директор	8	8	8	8	4	…	…	8	8	8	20	0
				8	6	…	…	8	8	8	8	5	…
				…	8	8	8	8	6	…	…
2.	045	Тащенко В.П.	бухгалтер	8	8	8	8	8	…	…	8	8	8	19	1
					ДО	…	…						…
				…	8	8	8	8	8	…	…
3.	067	Пікулін Д.І.	Менеджер по рекламі	8	8	8	8	8	…	…	8	8	Н	17	3
				Н	Н	…	…	8	8	8	8	8	…
				…	8	8	8	8	8	…	…