Тендеры в Рб

 

Закрытые  тендеры

Тендеры объявляются  только для специально приглашенных лиц, отобранных устроителями торгов. Обычно в закрытых тендерах участвуют  наиболее крупные фирмы или их консорциумы.

 

Тендеры с  ограниченным участием

Если круг участников точно не определен, но ограничен  какими-либо условиями, например страной, наличием специального допуска и  т.п, то это тендер с ограниченным участием. Процедура закупки с ограниченным числом участников применяется в случае, если закупка работ или услуг носит сложный или специализированный характер и может быть предложена ограниченному количеству участников. Во время проведения тендеров с ограниченным участием тендерные предложения имеют право предоставлять лишь те участники, которые приглашены заказчиком принять участие в процедуре закупки.

 

По допустимости изменения конкурсных требований

Тендеры также можно  классифицировать по допустимости изменения  конкурсных требований к продукции в процессе обсуждения конкурсных заявок между организатором и участниками.

 

Одноэтапные тендеры

Вид тендера, который  проводится в один этап, где лицо желающее участвовать в тендере, подает одновременно документы для  определения участников тендера и победителя тендера.

В данном виде тендера  переговоры запрещены.

 

Двухэтапные тендеры

Вид тендера, который  проходит в два этапа с проведением  на первом этапе переговоров по технической  части предложений поставщиков.  Процедура двухэтапного тендера предусматривает, что организатор тендера на первом этапе разрабатывает первоначальный (примерный) вариант технического задания, на основе которого поставщики готовят первоначальные тендерные заявки (без указания цены и других коммерческих условий). Далее организатор тендера проводит переговоры, на которых согласуются различные варианты решения задачи, предложенные поставщиками, по результатам которых организатор тендера готовит окончательный вариант технического задания.

На втором этапе поставщики (только те, которые участвовали в первом этапе) подают окончательные конкурсные заявки с техническим предложением (подготовленным согласно уточненному варианту конкурсной документации) и коммерческим предложением (цены или расценки, сроки поставки и график платежей, условия поставки и так далее) в том же порядке, в каком происходит подготовка и подача конкурсных заявок в ходе открытого тендера. Получив такие окончательные тендерные заявки, организатор тендера обеспечивает их сопоставление и оценку, выбирает выигравшего тендер поставщика и заключает с ним договор.

Двухэтапные тендеры  используются достаточно редко в  силу сложности и длительности процедур. Они используются в случае закупки  сложной (уникальной) дорогостоящей  продукции.

 

По процедуре допуска  к тендеру

 

Общая

С предварительным квалификационным отбором

Заявки на участие  в тендере должны быть подготовлены поставщиками и вовремя поданы на рассмотрение заказчику - организатору тендера. Нарушение сроков подачи заявок приводит к их отклонению (дата и  время окончания приёма заявок указана в конкурсной документации).

Следует отметить то, что  иногда заказчик требует не только оригинал конкурсной заявки, но и несколько  копий, что обеспечивает как сохранность  документов, так и возможность  работы с ними нескольких членов комиссии одновременно.

Необходимо упомянуть  о том, что существует два варианта запечатывания копии заявки на участие  в тендере. Её можно положить в  конверт вместе с оригиналом или  же запечатать в отдельный конверт. В последнем случае возникает  необходимость пометки данного факта на страницах журнала регистрации, а также в расписке.

Чаще всего заявки на участие в тендере вкладываются в конверты, которые оформляются  определённым образом и запечатываются. Кроме того, заявки должны быть зарегистрированы в специальном документе, например, в журнале регистрации, а представитель поставщика получает расписку о том, что заявка получена.

В подаче и приёме заявок участвуют два лица: член конкурсной комиссии, который принимает заявки  (представитель заказчика или  организатор тендера) и представитель поставщика, который должен представить заявку на участие в тендере, причём всё это происходит в офисе представителя заказчика.

Итак, представитель поставщика находится в офисе организатора тендера. Последний должен убедиться в том, что конверт запечатан и оформлен по всем правилам конкурсной документации.

В том случае, когда  конверт не запечатан или неправильно  оформлен, организатор тендера может  вернуть конверт, подробно объясняя, каким образом его нужно подготовить. Если же такая возможность отсутствует по какой-либо причине (например, заявка была подана в крайние сроки или пришла по почте), то представитель заказчика должен предупредить представителя поставщика о последствиях. И опять же нужно сделать соответствующие пометки об этом в журнале регистрации и расписке.

Таким образом, организатор  тендера предлагает представителю  заказчика от руки написать на конверте с заявкой на участие в тендере  текущую дату и время, фамилию, имя  и отчество, и поставить подпись. Сам же он оставляет на конверте пометку о том, что это принято, а также записывает текущую дату и время, фамилию, имя и отчество, и расписывается. Затем этот факт опять же помечается в журнале регистрации, после чего представитель заказчика пишет расписку об этом факте для того, чтобы передать её представителю поставщика.

Все описанные действия предназначены для того, чтобы  избежать недопонимания и конфликта  между заказчиком и поставщиками.

Закрытый тендер проводится так же, как и открытый. Существует лишь различие в выборе участников. Если в открытом тендере может принять участие любая компания, в процессе закрытого тендера приглашение к участию не публикуется. В закрытом тендере принимают участие только те поставщики, которых приглашает заказчик. Соответственно и информация о результатах закрытого тендера не публикуется.

 Существует несколько  причин, из-за которых проводится  закрытый тендер:

Если только небольшое  количество поставщиков обладает квалификацией, которая устраивает заказчика, или  если продукция есть в наличии только у ограниченного количества поставщиков.

Если закупка носит  скрытый характер, или сама продукция  закупается для нужд безопасности.

Если расходы и время, которые уходят на оценку и рассмотрение значительного количества конкурсных заявок, превышают стоимость закупаемых товаров, услуг или работ.

Следует отметить то, что, несмотря на довольно жёсткие требования к квалификации поставщиков в  конкурсной документации, очень часто  им соответствует большое количество компаний. Кроме того, существуют и недостаточно квалифицированные поставщики, которые, тем не менее, подают заявки, игнорируя требования заказчиков.

В результате заказчик может  понести большие убытки. Он потеряет время на изучение заявок, которые  вряд ли значительно отличаются друг от друга по цене и другим критериям. Следовательно, оперативность сильно снизится, а расходы на проведение закупки значительно возрастут.

Тем не менее, и поставщики зачастую совершают ошибки. Наиболее распространёнными являются отсутствие чёткого плана работ из-за того, что предложение готовят в крайние сроки, незнание процедур проведения тендера и законов, относящихся к госзакупкам, а также невнимательное отношение к требованиям конкурсной документации.

 

Рассмотрим  порядок проведения тендера:

 

Основным способом конкурентных закупок является открытый конкурс (торги, тендер), в котором может принять участие любой правомочный поставщик, откликнувшийся на извещение о проведении конкурса, распространенное заказчиком Извещение обычно публикуется в специализированных изданиях (в т. ч. И электронных), часто - на интернет-сайте заказчика, иногда – в ведущих газетах и журналах, а также других средствах массовой информации.

Конкурс проводит сам  заказчик или уполномоченный им организатор. Все требования к закупаемой продукции  и квалификации поставщиков, а также критерии выбора победителя и процедура проведения конкурса детально прописываются в конкурсной документации, которая распространяется либо бесплатно, либо за плату, не превышающую расходов организатора конкурса на ее тиражирование и рассылку.

Открытый конкурс - способ выдачи заказов на поставку товаров, предоставление услуг или проведение подрядных работ по заранее объявленным в конкурсной документации условиям в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности.

(см. приложение А)

 

1. Создание нормативной базы.

 

• Разработка положения о закупках

Положение о закупках является основным документом, определяющим внутренние правила организации закупок у заказчика. В нем прописываются все применяемые закупочные процедуры, условия и порядок их применения, в том числе полномочия и порядок формирования конкурсной комиссии.

 

• Разработка регламента закупок

В регламенте детально прописывается  порядок взаимодействия и ответственность подразделений заказчика, участвующих в закупке, включая подразделения, в интересах которых производится закупка, закупщиков и т. д., вплоть до руководителей организации.

• Разработка типовой конкурсной документации и методических материалов

Данный элемент нормативной  базы не является жизненно необходимым для проведения закупок, однако, чем больше их проводится, тем острее ощущается потребность перехода от «свободного творчества» и «изобретения велосипеда» к «стандартам и конвейеру».

Методические материалы  также весьма полезны в связи  с ротацией кадров - система закупок не должна страдать от смены персонала, их организующего.

 

• Утверждение персонального состава комиссии

Обычно к компетенции  комиссии относятся вопросы выбора способа закупок, утверждения конкурсной документации, проведение оценки предложений и выбор победителя.

Иногда комиссия существует как формальная инстанция, утверждающая окончательные решения, а всю "черновую" работу делают специалисты по закупкам. В любом случае, от состава комиссии во многом зависит проведение и результаты конкурса.

Персональный состав комиссии может быть утвержден приказом руководителя заказчика один для всех закупок, а может варьироваться, в зависимости от предмета закупки, так что, по сути, параллельно действует несколько комиссий.

 

• Разработка технического задания и критериев определения победителей.

Функция разработки технического задания и критериев, по которым  будет

определяться лучшее предложение, лежит, в первую очередь, на плечах подразделения, в интересах которого производится закупка. С участием специалистов, отвечающих за проведение конкурса, они формализуют технические требования к закупаемой продукции.

 

2. Конкурсная документация

 

Формально российское законодательство не устанавливает жестких требований к структуре и содержанию конкурсной документации. Ряд обязательных требований предъявляется только к извещению о проведении конкурса, которое должно содержать сведения о времени, месте и форме торгов, их предмете и порядке проведения, в том числе, об оформлении участия в торгах, определении лица, выигравшего торги, а также сведения о начальной цене и сроках заключения договора с победителем.

Для некоторых категорий  заказчиков существуют дополнительные требования. Так, госзаказчикам рекомендуется использовать методические материалы, содержащие проекты типовой конкурсной документации, а для заказчиков по проектам Всемирного банка является обязательным использовать соответствующую типовую документацию.

Конкурсная документация состоит из следующих разделов:

1. Извещение о конкурсе. Информирует поставщиков о конкурсе, условиях и порядке участия в нем.

2. Инструкция участникам  конкурса. Определяет все «правила игры»: требования к поставщикам, состав, порядок подготовки и подачи конкурсной заявки, критерии определения победителя и т. п.

3. Техническое задание. Подробно описывает предмет закупки, содержит все необходимые спецификации и т. д.

4. Проект договора. Содержит «рыбу» будущего договора между заказчиком и победителем конкурса.

5. Формы конкурсной  заявки.

Обычно участник конкурса должен включить в свою заявку заполненные

формы: предложения, таблицы  цен, банковской гарантии, анкеты участника конкурса и т. п. Формы используются для унификации заявок и удобства их сопоставления и оценки.

 

Извещение об открытом конкурсе

 

Согласно закону Республики Беларусь от 13 июля 2012г №419-3 извещение о проведении конкурса должно обязательно содержать сведения о:

· времени, месте и  форме конкурса;

· предмете и порядке  проведения конкурса;

· оформлении участия  в конкурсе;

· определении победителя;

· начальной цене;

· сроках заключения договора с победителем.

Если заказчик предполагает возможность отмены конкурса, об этом надо четко прописать в извещении, так как в противном случае, при отмене конкурса менее чем за 30 дней до его проведения, организатор открытых торгов обязан возместить участникам понесенный ими реальный ущерб. Едва ли кто из поставщиков решит воспользоваться этим правом, но