Автор работы: Пользователь скрыл имя, 10 Сентября 2014 в 05:36, реферат
Управление коммуникациями проекта - это осуществление всей деятельности по организации связи и общения как между продавцом и покупателем, так и между сотрудниками фирмы. Общение и отношения между сотрудниками фирмы - это основная задача, которая ставится в управлении коммуникациями проекта, так как работа сотрудников совместно напрямую зависит от психологического состояния людей. Умение осуществлять правильное управление коммуникациями проекта есть одно из главных требований к менеджеру проекта.
Цель данного реферата рассмотреть понятия управление взаимодействиями и информационными связями.
Содержание
В настоящее время самым прогрессивным подходом для ведения маркетинга является управление проектом. Проект - это совместная работа людей по достижению определенной цели, ограниченная по времени и средствам.
За любой проект отвечает человек, на которого ложиться вся ответственность по ведению его до конечной цели - это менеджер по проекту. Он должен следить за такими понятиями как - управление коммуникациями проекта, комбинирование всех действий сотрудников, задействованных в проекте, осуществление заинтересованности в проекте, а так же точное совпадение по срокам.
Управление коммуникациями проекта - это осуществление всей деятельности по организации связи и общения как между продавцом и покупателем, так и между сотрудниками фирмы. Общение и отношения между сотрудниками фирмы - это основная задача, которая ставится в управлении коммуникациями проекта, так как работа сотрудников совместно напрямую зависит от психологического состояния людей. Умение осуществлять правильное управление коммуникациями проекта есть одно из главных требований к менеджеру проекта.
Цель данного реферата рассмотреть понятия управление взаимодействиями и информационными связями.
Управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием, информационными связями) - управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации [1].
В проектах под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные, используемые для планирования, управления и контроля. Проектная информация может принимать различные формы: отражать совместную установку целей, вытекать из интерпретации проектных контрактов, состоять из прямых указаний к выполнению работ, в совокупной или кодированной форме содержать данные о самом проекте и о его существовании. Существует необходимость централизованного фиксирования любой проектной информации, обозначения ее в зависимости от ее содержания, распределения в соответствии с задачами и централизованного ее администрирования. Информация представляет возможность сотрудничества между внешними и внутренними субъектами, вовлеченными в осуществления данного проекта. С ее помощью участвующие в проекте узнают, какие работы, кем и в какое время должны быть выполнены. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена регулярно, своевременно, единообразно, понятно, правдиво, подробно, по назначению и в удобной форме.
В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:
Прохождение информации (рис.1) в проекте может осуществляться через информационный центр проекта, участвующих руководителей, а также членов команд.
Рис.1. Прохождение информации
В процессе управления информации используются: телефон, факс, письмо, совещание, доклад, электронная почта, телекоммуникации, видеоконференции, телетекстовые устройства.
Коммуникации и сопутствующая им информация являются своего рода фундаментом для обеспечения координации действий участников проекта. Схема обмена информацией внутри организации представлена на рис.2.
Рис.2. Схема информационного обмена в организации
В качестве основных потребителей информации проекта выступают:
Управление коммуникациями обеспечивает поддержку системы связи (взаимодействий) между участниками проекта, передачу управленческой и отчетной информации, направленной на обеспечение достижения целей проекта. Каждый участник проекта должен быть подготовлен к взаимодействию в рамках проекта в соответствии с его функциональными обязанностями.
Функция управления информационными связями включает в себя следующие процессы:
Планирование системы коммуникаций
План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя:
План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта.
Существует формальная информация (возникает внутри организационных структур проекта) и неформальная информация (возникает за их пределами и может относиться как к самому проекту, так и к событиям, лежащим за его рамками).
В качестве классических видов информации известна письменная и вербальная информация. К вербальной информации относят беседы, лекции, совещания и доклады, которые проводятся руководителями проектов. К письменной информации могут быть отнесены сообщения, доклады, протоколы, публикации. Так же существуют современные виды информации, такие как электронные данные, телекоммуникации, видеоконференции и т.п. В качестве факторов, воздействующих на выбор информации, могут быть названы нужды и требования тех, кто участвует в ее обработке, также размер, вид и комплексность проекта.
Поток информации может двигаться в вертикальном (между начальником и подчиненным), горизонтальном (между стоящими на одной ступени иерархической лестницы) и диагональном (между начальником и подчиненными за пределами отделов) направлениях.
Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.
Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний.
Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных.
Технологии или методы распределения информации между участниками проекта могут значительно различаться в зависимости от параметров проекта и требований системы контроля. Выбор технологий взаимодействий определяется:
Процессы сбора и обработки данных о фактических результатах и отображение информации о состоянии работ в отчетах обеспечивают основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Отчетность о ходе выполнения включает:
Основные промежуточные результаты хода работ должны быть формально задокументированы.
Документирование результатов хода работ включает в себя:
Компьютерные системы ведения электронных архивов позволяют автоматизировать процессы хранения и индексации текстовых и графических документов, значительно облегчить доступ к архивной информации.
Таким образом, управление коммуникациями проекта должно быть нацелено на групповое взаимодействие в рамках управления проектом и включать:
Большинство коммуникационных процессов в рамках проекта подразумевают использование компьютеров и средств связи. Более того, можно утверждать, что от момента зарождения и до наших дней развитие методов управления проектами и их практическое применение во многом определялось развитием информационных технологий.
Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, накопления, хранения, передачи, обработки, контроля информации, основанные на использовании средств компьютерной техники, коммуникаций и новейших технологий преобразования информации.
Информационная система управления проектом - организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.
В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Многие аналитические средства подразумевают достаточно сложные для неавтоматизированного расчета алгоритмы.
С увеличением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых и Web-технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования. Сами проекты становятся все более сложными, что предъявляет дополнительные требования к развитию информационных технологий управлению проектами.
Рис.3. Автоматизация управления проектами
Персональные компьютерные системы, оснащенные программным обеспечением для управления проектами, должны обеспечивать выполнение функций:
Распределенные интегрированные системы в качестве основных инструментов используют:
Информация о работе Управление взаимодействиями и информационными связями