Управление коммуникациями в корпорации «МакКессон»

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение………………………………………………………………...................2

Глава1. Сущность и виды коммуникаций в корпорации………….....................3

1.1.Внешние и внутренние коммуникации  в корпорации……...........................3                 1.2.Вертикальные и горизонтальные  коммуникации в корпорации…………..6

Глава2. Коммуникативный процесс  в корпорации…………………………….9

2.1. Структура коммуникаций в  корпорации…………………………...............9

2.2. Коммуникационные барьеры………………………………………............16

Глава3. Управление коммуникациями в  корпорации «МакКессон»………....17

3.1. Использование обратной связи  с работниками фирмы «Интернешнэл       Пейпер»…………………………………………………………………………..17

Заключение………………………………………………………………….........20

Список литературы………………………………………………………………23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

 Данная тема очень актуальна в наше время, так как едва ли не всё, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их [1].

          Предметом исследования являются коммуникации в корпорации.

          Цель моей курсовой работы заключается в изучении и рассмотрении коммуникаций в корпорации.

          Основная задача состоит в выявлении сущности и видов коммуникаций в корпорации, изучении коммуникативного процесса в корпорации и рассмотрении управления коммуникациями в корпорации «МакКессон».

Неэффективные коммуникации одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко  осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться  снижать частоту случаев неэффективных  коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами.          Эффективно работающие руководители это те, кто эффективны в коммуникациях [2].

          Осуществляются коммуникации путем передачи идей, фактов, мнений, ощущений или восприятии, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции.

Глава 1. СУЩНОСТЬ И ВИДЫ КОММУНИКАЦИЙ В КОРПОРАЦИИ

 

1. Внешние и внутренние коммуникации в корпорации

 

В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуникации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом [6].

          Коммуникации в корпорации - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы [2].

Все факторы, влияющие на восприятие человека можно подразделить на внутренние и внешние.

Среди внутренних по отношению к человеку факторов можно выделить следующие:

• состояние человека, его потребности и ожидания, предшествующие восприятию сигнала;
• наличие чувств позитивного или негативного характера по отношению к воспринимаемому сигналу;
• степень первоначальной известности получаемых сигналов.

          К внешним факторам, влияющим на восприятие человеком действительности,  относятся:

• интенсивность передаваемого сигнала;
• подвижность сигнала;
• размер;
• состояние окружения, в котором находится человек.

          На основе факторов коммуникаций можно выделить основные виды коммуникаций в корпорации:

• внешние;
• внутренние;
• вертикальные;
• горизонтальные коммуникации

          Внешние коммуникации в корпорации - это коммуникации между организацией и средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации. От этих факторов зависят коммуникационные потребности организации [2].

          Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне.

Организациям  приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в  этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах  любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также  приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и  т. п. [7].

          Еще раз подчеркну, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

          Так как существуют внешние коммуникации в корпорации, то, следовательно, надо рассмотреть и внутренние коммуникации в корпорации.

Внутренние  коммуникации в корпорации - это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями [2].

Они подразделяются на формальные и неформальные коммуникации.

          Формальные коммуникации в корпорации - это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов.

Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

          Неформальные коммуникации в корпорации - канал распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами» [9].

          Таким образом, я могу сделать вывод, что внешние и внутренние коммуникации взаимосвязаны между собой и очень важны для корпорации. Так как внешние коммуникации распространяются за рамки организации, то есть коммуникатор или получатель сообщения находится за пределами структуры, а внутренние коммуникации осуществляются в рамках самой организации.

В данном случае и коммуникатор, и получатель сообщения находятся внутри структуры. Но существуют и ещё одни виды коммуникаций, которые оказывают непосредственное влияние на корпорацию.  Их разделяют на горизонтальные и вертикальные коммуникации [8].

 

2. Вертикальные и горизонтальные коммуникации в корпорации

 

Помимо  внутренних и внешних коммуникаций в корпорации используются также горизонтальные и вертикальные коммуникации.

          Информация перемещается внутри корпорации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п.

Например, вице-президент по производству может  сообщать управляющему заводом (руководителю среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему  руководителей об особенностях готовящихся  изменений.

          Помимо обмена по нисходящей, корпорация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел [10].

          Наиболее очевидным компонентом вертикальных коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Они составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3  этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем  и подчиненным связаны с прояснением  задач, приоритетов и ожидаемых  результатов; обеспечением вовлеченности  в решение задач отдела; обсуждением  проблем эффективности работы; достижением  признания и вознаграждением  с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей  или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях [5].

          В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы.

          Иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой [4].

          В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей корпорация нуждается в горизонтальных коммуникациях.

         Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами корпорации. Корпорация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий.

На уровне корпорации горизонтальные коммуникации удовлетворяют потребность сотрудников в информации о задачах и деятельности других сотрудников и подразделений, необходимой для согласования с ними своих действий по достижению целей корпорации. Координация деятельности позволяет избежать конфликтов между подразделениями, либо быстро и конструктивно решить возникшие разногласия [2].

          В рамках одного подразделения горизонтальные коммуникации могут использоваться для решения задач подразделения путем коллективных размышлений и дебатов (например, «мозговой штурм»). Кроме того, горизонтальные коммуникации служат для обмена между сотрудниками накопленным опытом [5].

          Поскольку корпорация — это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая корпорацию в нужном направлении.

Предлагаю рассмотреть основные виды коммуникаций в виде иллюстрации:

 

 

 

Рис.1. Основные виды коммуникаций в корпорации (Гончаров В.В.

В поисках  совершенства управления)

          Коммуникация - это ключ к эффективности управления. Коммуникации - устные и письменные, формальные и неформальные - идут по многим каналам и в различных направлениях.

Администрации необходимо так осуществлять передачу общего курса,  целей и задач, чтобы  все служащие их поняли и приняли.

Чтобы держать  людей в руках и контролировать их, нет лучшего управленческого  средства, чем понимание. Окончательная  проверка коммуникации выражается в  том, дает ли она требуемые результаты быстро и правильно [2].

 

Глава 2. КОММУНИКАТИВНЫЙ ПРОЦЕСС В КОРПОРАЦИИ

 

2.1. Структура коммуникаций в корпорации

 

Коммуникации  являются важнейшим связующим процессом  в менеджменте. Благодаря коммуникациям обеспечивается связь между организацией и средой, взаимодействие всех функций управления и согласованность принимаемых решений. В каждой организации осуществляется множество коммуникаций [7].

          Коммуникационный процесс — это обмен информацией между двумя или более людьми.