Роль коммуникаций в функционировании организации

• Определить, какая информация является срочной.
• Какая информация должна копироваться или переадресовываться и кому.
• Кому и какая информация должна поступать.
• Установить периодичность уничтожения электронных и других документов.
• Определить сроки ответа на каждый вид коммуникации.
• Не превышать установленный максимальный объем сообщений.
• Выработать правила проведения совещания.

3.2. Рекомендации по повышению  эффективности коммуникаций в  организации

В качестве рекомендаций можно предложить знаменитое высказывание Л. Якокка (американского менеджера и промышленника): «Все хозяйственные операции можно в конечном счёте свести к обозначению тремя словами: люди, продукт, прибыль. На первом месте стоят люди. Если у вас нет надёжной команды, то из остальных факторов мало что удастся сделать». То есть без взаимной помощи и кооперации руководства и персонала невозможно наладить эффективное взаимодействие коммуникаций на предприятии.

 Положительное влияние  на процесс коммуникации в  организации оказало бы принятие  руководителем, так называемого, правила "открытых дверей", чтобы любой  сотрудник всегда имел возможность  переговорить с ним, обсудить  различные вопросы - это может  привести к уменьшению межличностных  и других конфликтов в компании.

 Руководителю также  важно установить четкие критерии  для определения информации, которая  подлежит распространению среди  персонала. Такие сведения могут  повысить степень удовлетворенности  компанией и стимулировать трудовой  процесс. Осведомленность о делах  организации и осознание своей  роли в ней приводит к тому, что работники поддерживают цели  организации, у них вырабатывается  уверенность, доверие к руководителю. Напротив, утаивание информации  или просто замалчивание ее  ведет к появлению слухов и  дестабилизирует работу в коллективе.

 Для развития внутренних  коммуникаций предлагается, прежде  всего, уделять больше внимания  эмоциональной составляющей, не  ограничиваясь схемой «миссия - стратегия - цели - тактика - оценка эффективности». Люди следуют миссии, выполняя  приказ руководителя, но можно  ожидать совсем другого результата, если руководитель имеет талант вдохновлять сотрудников. Кроме того, для человека важно знать, что стоит за выбранной стратегией, каковы ее предпосылки.

 Сейчас много информации  можно найти на тему коммуникаций: как сделать их эффективными, как улучшить обмен информацией  в организации, как убрать барьеры  прохождения информации, но надо  отметить, что на коммуникации  в организации влияют факторы, от которых избавиться очень  сложно. Например, структура организации. Давно ведутся поиски оптимальной  структуры коммуникационных процессов. И практически все, чего достигла  управленческая мысль - это ситуационные  решения.

 Какие цели следует  ставить перед собой при разработке  модели организационных коммуникаций? Логично увидеть их в двух  сегментах: максимизировать позитив  и минимизировать негатив. Среди  положительных черт коммуникационных  процессов в организациях можно  отметить возможность своевременно  получать необходимую для выполнения  функций информацию, принимать более  взвешенные решения путем всестороннего  обсуждения проблем. Содействие  выявлению и распространению  лучшего опыта также является  позитивной стороной коммуникационных  процессов. Возможность организовать  потоки информации по вертикалям  и горизонталям организации, интегрировать  их с внешними каналами коммуникаций (например, от клиентов, поставщиков, конкурентов) следует также всячески  поощрять.

 А вот чего следует  избегать, так это информационной  перегрузки, деконцентрации внимания  персонала в связи с поиском  нужной и реагированием на  ненужную информацию, появления  ошибок при коммуникациях. К сожалению, иногда это проще сказать, чем  сделать.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В широком смысле слова, коммуникации - это процесс информирования. А какой же менеджер может нормально работать без поступления информации? Ведь менеджер каждый день в своей работе сталкивается с кипой газет, писем, документов; встречается с огромным количеством людей, улаживая спорные вопросы, отдавая распоряжения, контролируя выполнение работы и т.д. Вся сущность работы менеджера состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Разговор с начальником - коммуникация по восходящей, разговор с подчиненными - по нисходящей, разговор с начальником параллельного отдела - коммуникация по горизонтали.

 Прежде всего менеджер  должен быть отличным психологом, который может предугадать малейшие  изменения настроения коллектива  Психологический фактор - один из  важнейших факторов успешных  коммуникаций. Во-вторых, менеджер должен  обладать ораторским мастерством  и умением убеждать. Риторика  общения в развитых компаниях  стоит на одном из ведущих  мест в развитии коммуникаций. От умения общаться с подчиненными  зависит прежде всего будущее  предприятия, а вместе с ним  и будущее каждого отдельно  взятого сотрудника. Из этого  можно сделать вывод, что без  взаимной помощи и кооперации  руководства и персонала невозможно  наладить эффективное взаимодействие  коммуникаций на предприятии.

 Вопрос эффективных  коммуникаций также важен для  менеджера, как и вопрос принятия  решений. Более того, эти два аспекта  управленческой деятельности взаимодополняют  друг друга. И наличие одного  невозможно без наличия другого.

 Нужно отметить, что  функции коммуникаций также важны  для менеджера, как и функции  планирования, организации, мотивации  и контроля. Именно потому, что  обмен информации встроен во  все основные виды управленческой  деятельности, коммуникации можно  назвать связующим процессом. Для  успеха индивида и организаций  необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации - одна  из сфер возникновения проблем  менеджера. Эффективно работающие  руководители - это те, кто эффективны  в коммуникациях.

 Подводя итоги проделанной  работы, я хотела бы отметить, что менеджер должен на протяжении  всей своей трудовой деятельности  уделять особое внимание обмену  информацией, совершенствоваться в  процессах коммуникации, следить  за техническим прогрессом и  проводимыми исследованиями для  осуществления своей трудовой  деятельности.

 С учетом теории  и анализа коммуникаций в организации, рассмотренных в работе, можно  сделать вывод, что хотя все  теоретические аспекты применять  одновременно невозможно, следует  действовать по ситуации, пробовать  различные подходы к решению  коммуникационных проблем и анализировать  полученные результаты. Главное - оставаться  гибким и готовым к переменам, пока не выявлен более подходящий  план повышения эффективности  обмена информацией, и всегда  быть готовым разрешить проблемы  нестандартными способами.

 Роль коммуникаций  очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях  и корпорациях. От эффективности  коммуникационных связей и взаимодействий  зависит будущее не только  предприятия, как хозяйствующего  субъекта на рынке, но также  и людей, работающих на данном  предприятии, а на глобальном  уровне и благополучие всей  страны в целом.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Барановская Т. П. «Информационные системы и технологии в экономике» Издательство: Финансы и статистика , М.: 2003 г.
2. Бернет Дзк., Мориарти С. Маркетинговые коммуникации: интегрированный подход: Пер. с анг./Под ред. С.Г.Бежук. СПб: Питер, 2006. – 213 с.   
3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник, 3-е изд. – Гардарика,1998.-528 с.
4. Гутгарц Р.Д. Эволюция подходов к проблеме коммуникаций в организации предприятия. // Менеджмент в России и за рубежом. - 2003. - №5. - С. 127-134  
5. Зверинцев А. Б. Коммуникационный менеджмент / А. Б. Зверинцев. - 2-е изд., перераб. и доп. Изд-во. Дашков и К, 2007. - 124 с. 
6. Иноземцев В. Л. За десять лет. К концепции постэкономического общества. М.: Academia, 1998. – с. 419.     
7. Климов С. М. Интеллектуальные ресурсы общества. – СПб.: ИВЭСЭП, Знание, 2002. с. 56 
8. Максимцов М.М., Комаров М.А. Менеджмент: Учебник для вузов. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, Единство, 2002. – 359 с.
9. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: Дело, 2000. – 704 с
10. Пильцнер П. Безграничное богатство // Новая постиндустриальная волна на Западе. М.: Academia, 1999. с. 415    
11. Разу М.Л. Менеджмент: Учебник. – М.: КНОРУС, 2008. – 472 с.
12. Хохлова Т.П. Основы менеджмента: Учебник и учебное пособие в схемах. – М.: Экономистъ, 2008. – 414с. 
13. Цыпкин Ю.А., Люкшинов А.Н., Эриашвили Н.Д. Менеджмент: Учебное пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.