Правила оформления деловой переписки

Тема : Правила оформления деловой переписки

 

План 

Введение…………………………………………………………………………………………………………….3

1. Деловая переписка и её виды………………………………………………………….……..….…4

1.1. Деловое письмо в условиях унификации……………………………………………..……5

2. Пправила и требования к оформлению бланка делового письма…………......6

3.Требования к тексту делового  письма ………………………………………….…………....12

4. Язык и стиль делового письма ……………………..……….……………….....…………......17

5.Этикет и виды деловых  писем……………………………..……………………………………….19

Заключение……………………………………………………………………………………………………….22

Список используемой литературы…………………….…………………………………………….23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 
           Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях.

Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.  
Несмотря на наличие современных форм связи: электронной почты, спутниковой связи, сотовой и пейджинговой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, - роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо является документом, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет. Как известно, каждые 10 лет происходит революционный скачок в методах обработки и хранения информации. Граммофонные пластинки сменила магнитная лента, магнитную ленту - бумажные перфокарты, перфокарты - гибкие диски, затем наступила эпоха компакт-дисков, сегодня применяются оптические диски. Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель компакт-дисков, а письмо, составленное на бумаге, будет храниться в архиве несколько столетий. Важен и психологический фактор: гораздо приятнее получить хорошо оформленное письмо на бланке, чем безликое пейджинговое послание.

Таким образом, деловое письмо - перспективная часть документооборота.  
Цель контрольной работы – рассмотреть виды деловых писем и правила их оформления.

Исходя из цели, в контрольной работе были поставлены следующие задачи:

- рассмотрет правила и виды деловых писем ;

- требования к оформлению бланка и текста делового письма.

         1. Деловая переписка и её виды

          

           Деловая переписка — это важная составляющая всего процесса письменной деловой коммуникации компании, и поэтому данному вопросу следует уделять большое внимание. В понятие деловая переписка входит не просто грамотное составление письма, но и вопросы о соблюдениии этики и культуры написания, использования отработанных структурных схем документа, применения установленных правил ведения деловой переписки, стиля и оформления документа.

           Основной признак, по которому переписку выделяются в особую группу документов, пересылка их по почте, с использованием телеграфа, радио, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями  как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.Переписку отличает широкое видовое разнообразие от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и др.

           Обмен информацией в процессе делового сотрудничества осуществляется в различных формах в зависимости от используемых средств связи. Использование этих средств регулируется Федеральным законом от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи», в котором устанавливаются правовые основы деятельности в области связи на территории Российской Федерации и на находящихся под юрисдикцией Российской Федерации территориях, определяются полномочия органов государственной власти в области связи, а также права и обязанности лиц, участвующих в указанной деятельности или пользующихся услугами связи.

В качестве объектов средств связи, содержащих деловую информацию, обычно используются:

• письменная корреспонденция (письма);
• телеграммы;
• телефонограммы;
• факсограммы;
• сообщения электронной почты.

 

1. Деловое письмо в условиях унификации

 

Деловое письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие  современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модем-ной связи и т.п., объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Деловое письмо должно занимать не более страницы. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы  вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма.

 

 

 

 

2. Пправила и требования к оформлению бланка делового письма

           Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

           Культура оформления официальной переписки начинается с бланка для письма организации. Бланк письма - это визитная карточка организации, которая при правильном оформлении позволяет получить достаточно полную информацию об адресанте, его правовой основе, месте в системе органов власти и управления. Бланк придает информа-ии, запечатленной в документе, официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа. Применение бланков обязательно при направлении документа в сторонние организации.

Современный бланк должен соответствовать правилам, установленными ГОСТами, и принципам технической эстетики. При проектировании бланков используются:

• ГОСТ 9327-60 на формат бумаги;
• ГОСТ 6861-73 на ее качество;
• ГОСТ 8274-78 на шаг письма, т. е. размер букв и пробелов между ними.

Классификация бланков писем возможна по следующим признакам:

• расположению реквизитов;
• по автору документа;

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков писем:

• угловой;
• продольный.

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на:

• бланк письма организации;
• бланк письма структурного подразделения;
• бланк письма должностного лица.

 

Наиболее удобным для обработки  и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк письма. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат».

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации  содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных. Например, название организации «Международная книга» в таком бланке будет выглядеть как «Mezhdunarodnaia kniga», а не «International book».

           Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

• 01 - Государственный герб Российской Федерации;
• 02 - герб субъекта Российской Федерации;
• 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 - код организации;
• 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• 08 - наименование организации»;
• 09 - справочные данные об организации,

 

а также ограничительные  отметки для реквизитов:

• 11 - дата документа;
• 12 - регистрационный номер документа;
• 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.

• 15 – адресат;
• 18 - заголовок к тексту;
• 19 - отметка о контроле;
• 20 - текст документа.

 

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные  документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
• название района;
• название республики, края, области, автономного округа (области);
• название страны (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.

 

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами.

Например, дату 25 октября 2000 года следует записать так: 25.10.2000.

Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль.

Например, дату 12 января 2000 года записывают следующим образом: 12.01.2000.

После двух цифр, обозначающих число  и месяц, ставятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2000).

          

Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например N 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на регистрационный  номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией. При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется.

 

Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.