Порядок использования конфиденциальной информации

В отличие от открытых документов к обработке конфиденциальных документов предъявляются следующие  серьезные требования, которые в  определенной степени гарантируют решение указанных задач:

1. Централизации всех стадий, этапов, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;
2. Учета всей без исключения конфиденциальной информации;
3. Операционного учета технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в том числе чистым) и документом, учет каждого факта "жизненного цикла" документа;
4. Обязательного контроля правильности выполнения учетных операций;
5. Учета и обеспечения сохранности не только документов, но и учетных форм;
6. Ознакомления или работы с документом только на основании письменной санкции (разрешения) полномочного руководителя, письменного фиксирования всех обращений персонала к документу;
7. Обязательной росписи руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с документом в целях обеспечения персональной ответственности сотрудников фирмы за сохранность носителя и конфиденциальность информации;
8. Выполнения персоналом введенных в фирме правил работы с конфиденциальными документами, делами и базами данных, обязательными для всех категорий персонала;
9. Систематических (периодических и разовых) проверок наличия документов у исполнителей, в делах, базах данных, на машинных носителях и т.д., ежедневного контроля сохранности, комплектности, целостности и местонахождения каждого конфиденциального документа;
10. Коллегиальности процедуры уничтожения документов, дел и баз данных;
11. Письменного санкционирования полномочным руководителем процедур копирования и тиражирования бумажных и электронных конфиденциальных документов, контроль технологии выполнения этих процедур. Технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов распространяется не только на управленческую (деловую) документацию, но и конструкторские, технологические, научно-технические и другие аналогичные документы, публикации, нормативные материалы и др., хранящиеся в специальных библиотеках, информационных центрах, ведомственных архивах, документированную информацию, записанную на любом типе носителя информации.

Рассмотрение и исполнение электронных конфиденциальных документов и электронных аналогов бумажных документов разрешается только при наличии сертифицированной системы защиты компьютеров и локальной сети, включающей комплекс программно-аппаратных, криптографических и технических мер защиты базы данных, компьютеров и линий связи. Помещения, в которых конфиденциальная информация обрабатывается на ПК, должны иметь защиту от технических средств промышленного шпионажа, надежную круглосуточную охрану и пропускной режим. Кроме того, следует учитывать, что при автоматизированной обработке объективно резко увеличивается количество носителей (источников), содержащих конфиденциальные сведения: традиционный бумажный документ, разнообразные машинограммы карточек, описей документов, многочисленные записи информации на магнитных носителях и визуальная информация на экране дисплея. Недостатком обработки информации на ПК является также необходимость постоянного дублирования информации на нескольких носителях с целью исключения опасности ее утраты или искажения по техническими причинам. Указанные выше особенности усложняют систему, но без их соблюдения нельзя гарантировать сохранность конфиденциальной информации, эффективность защиты информационных массивов в ЭВМ от несанкционированного доступа, разрушения, копирования и подмены. Безопасность информации в ЭВМ и локальной сети требует эффективной взаимосвязи машинной и внемашинной защиты конфиденциальных сведений. В связи с этим, важное актуальное значение имеет защита технических носителей конфиденциальной информации (машиночитаемых документов) на внемашинных стадиях их учета, обработки и хранения. Именно на этих стадиях особенно велика вероятность утраты машиночитаемого документа. Подобная проблема несущественна для носителей, содержащих открытую информацию. В основе обеспечения сохранности носителей электронных конфиденциальных документов, находящихся вне машины, в настоящее время эффективно используются зарекомендовавшие себя принципы и методы обеспечения безопасности документов в традиционной технологической системе [11, с.58].

Операции по обработке  и хранению конфиденциальных документов организации (фирмы) должны базироваться на устоявшихся основополагающих принципах, предполагающих использование специализированных методов защиты документопотоков и применения автономной эффективной технологической системы обработки и хранения документов. Только в этом случае можно в определенной степени гарантировать сохранность носителя и самой конфиденциальной информации, обеспечить безопасность интеллектуальной собственности организации (фирмы).

Заключение

На современном этапе  развития общества наибольшую ценность приобретает не новый, но всегда ценный, ресурс, называемый информацией. Информация становится сегодня главным ресурсом научно-технического и социально-экономического развития мирового сообщества.

Практически любая деятельность в нынешнем обществе тесно связана  с получением, накоплением, хранением, обработкой и использованием разнообразных  информационных потоков. Целостность  современного мира как сообщества обеспечивается в основном за счет интенсивного информационного обмена.

Поэтому в новых условиях возникает масса проблем, связанных  с обеспечением сохранности и  конфиденциальности информации как  вида интеллектуальной собственности.

В процессе работы над  поставленными задачами были сделаны  следующие выводы: под документами, отнесёнными законом к категории  конфиденциальной подразумевается  информация, используемая предпринимателем в бизнесе и управлении предприятием, банком, компанией или другой структурой, является его собственной, или частной информацией, представляющей значительную ценность для предпринимателя. Эта информация составляет его интеллектуальную собственность. Такая информация в законодательстве именуется конфиденциальной.

Эта информация отражает приоритетные достижения в сфере  экономической, предпринимательской  и другой деятельности, разглашение  которой может нанести ущерб  интересам её собственнику (в том  числе фирме, предприятию).

Таким образом, в работе исследованы и проанализированы современные требования к конфиденциальной информации. Поставленные в работе задачи можно считать достигнутыми.

Список использованных источников

1. Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) от 30.11.1994 N 51-ФЗ
2. Закон РФ от 21 августа 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» в ред. Федеральных законов от 06.10.1997 N 131-ФЗ, от 30.06.2003 N 86-ФЗ, от 11.11.2003 N 153-ФЗ, от 29.06.2004 N 58-ФЗ, от 22.08.2004 N 122-ФЗ, от 01.12.2007 N 294-ФЗ, от 01.12.2007 N 318-ФЗ, от 18.07.2009 N 180-ФЗ
3. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» в ред. Федерального закона от 9.07.2004 N 98-ФЗ
4. Федеральный Закон «О введении в действие части четвертой Гражданского Кодекса РФ» в ред. Федеральных законов от 24.07.2007 N 202-ФЗ, от 30.12.2008 N 296-ФЗ, от 12.04.2010 N 61-ФЗ
5. Алексенцев, А.И. Конфиденциальное делопроизводство / А.И. Алексенцев. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - 200 с.
6. Делопроизводство: образцы, документы организации и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов" / В.В. Галахов и др. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Проспект, Велби, 2005. - 455 с.
7. Делопроизводство. Организация и технология документационного обеспечения управления: учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. - М.: Юнити-Дана, 2003. – 359 с.
8. Закон о персональных данных: последствия для делопроизводства / Н.А. Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2007. - № 2. - С.12 – 30 с.
9. Информационная безопасность / Т.А. Партыка, И.И. Попов: Форум, ИНФРА-М, 2004. - 367 с.33
10. Кирсанова М.В. ,Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 272с.
11. Некоторые особенности  конфиденциального делопроизводства / Р.Н. Мосеев // Секретарское дело. - 2005. - № 10. - С.31 – 35 c.
12. Пугачев, В.П. Руководство персоналом организации: учеб.пособие / В.П. Пугачев; Моск.гос.ун-т им. М.В. Ломоносова. - М.: Аспект-Пресс, 2005. - 279 с.
13. Ришар Каус. Офис-менеджер учреждения. Организация работы. - М.: Экономика, 2009. – 366 с.
14. Сартан Г.Н., Смирнов А.Ю., Гудимов В.В., Подхватилин Н.В., Алешунас М.Р. Новые технологии управления персоналом. – СПб.: Речь, 2008. – 510с.