Коммуникация, как важный фактор интеграции управленич

КОММУНИКАЦИЯ, КАК  ВАЖНЫЙ ФАКТОР ИНТЕГРАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

 

Леонова Ю. А., магистрант

Степанова Е. Г., доцент кафедры

 Инфокоммуникаций

Институт  информационных технологий

и телекоммуникаций СКФУ, г. Ставрополь

 

 

Коммуникация является одним  из самых важных факторов интеграции управления.

Коммуникация - это средство общения людей в процессе их совместной деятельности (обмен идеями, мыслями, чувствами, информацией), с помощью  которого люди объединяются в организации  для достижения общей цели. С помощью  коммуникации модифицируется поведение, осуществляются различные изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.

Термин «коммуникация» происходит от латинского слова «communis» -общее или разделяемое всеми.  Передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью [3].

Управление опирается  на существующие и сложившиеся формы  коммуникации, и в тоже время участвует в формировании формы коммуникации облегчающей совместную деятельность и само управление. Коммуникация как функция управления представляет собой обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью в процессе взаимодействия социальных групп, общностей, личностей, экономических систем.

Сегодня коммуникация как  функция управления становится фактором конкурентоспособности. Следовательно, коммуникацию как функцию управления следует рассматривать как составную  часть структуры интеллектуального  капитала.

Коммуникация имеет широкое  применение во всех областях управления, но особенно она важна для осуществления  функции руководства и лидерства. Согласно исследованиям руководитель от 75 до 90% своего времени тратит на коммуникации. Именно руководитель реализует свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, в управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. А качество обмена информацией  прямо влияет на степень реализации целей.  Таким образом, для успеха необходимы эффективные коммуникации.

Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного  процесса, обладают хорошо развитым умением  устного и письменного общения  и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Цели коммуникаций:

• Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления;
• Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;
• Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;
• Регулирование и рационализация информационных потоков.

Коммуникации подразделяются на следующие виды:

• межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;
• коммуникации на основе письменного обмена информацией.

В теории коммуникации рассматриваются  две основные функции коммуникации: информационная и личностная.

Информационная функция  осуществляет процесс движения информации, личностная функция рассматривает  процесс взаимодействия между личностями. Эти функции тесным образом связаны  между собой.

Коммуникации можно классифицировать по множеству различных показателей [1].

По отношению к организации  коммуникации бывают двух типов: внешние и внутренние. Они отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами. Внешние средства коммуникаций организации - реклама и различные программы продвижения товаров на рынок.

Но основными для организации  являются коммуникации между уровнями и подразделениями.

Вертикальные коммуникации составляют основную часть коммуникационного процесса руководителя, и состоят из:

• прояснения задач, приоритетов, ожидаемых результатов;
• обеспечения вовлеченности подчиненных в решение задач;
• обсуждения проблем эффективности работы;
• достижения признания и вознаграждения с целью мотивации;
• сбор информации о назревающей или реально существующей проблеме;
• оповещение подчиненных о грядущих изменениях;
• получение сведений об идеях, усовершенствований и предложениях.

В вертикальных коммуникациях информация перемещается с уровня на уровень и может передаваться по нисходящей (т.е. с высших уровней на низшие). Основные цели коммуникаций в организации направленных сверху вниз:

• постановка конкретных задач по выполнению работы;
• обеспечение информацией о принятых в данной организации процедурах и практическое обеспечение информацией, касающейся смысла исполняемой работы;
• информирование подчиненных о качестве их работы;
• представление идеологической информации для облегчения восприятия целей. 

Также организация нуждается  в коммуникациях по восходящей, что  существенно  влияет на производительность (подчиненным уровням  сообщается о текущих задачах, рекомендуемых процедурах и т.д.). Восходящие коммуникации также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок [4].

Организация состоит из множества  взаимосвязанных элементов (подразделений), обмен информацией между ними нужен для координации различных  управленческих задач и действий. Поэтому организации нуждаются  в горизонтальных (интерактивных) коммуникациях. Такие коммуникации возникают в процессе взаимодействия с лицами, равными по положению, между руководителем и подчиненным, руководителем и его рабочей группой.

Коммуникации могут быть одноканальные и многоканальные. Одноканальные коммуникации – явная и намеренно выделенная приоритетность проблемы в комплексе действий менеджера, все связи сводятся к одной, ограниченной данной проблемой. Многоканальные коммуникации свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем. Характеристики одноканальности и многоканальности коммуникаций определяются также системой информационного обеспечения управления. Множество каналов поступления информации, разнообразие информации создают многоканальные коммуникации [5].

Устойчивые и неустойчивые  коммуникации играют различные роли в управлении, в одном случае устойчивые, а в другом неустойчивые коммуникации могут иметь позитивное значение в управлении организации.

Коммуникации могут быть формальными и неформальными. Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий, и определяются характером и системой распределения функций. Такие коммуникации обычно бывают в виде письменного сообщения и могут быть сохранены как записи, источники ссылок и документы в юридических целях.

Неформальные коммуникации возникают в процессе человеческого  общения и определяют социально-психологическую  атмосферу работы. Главное достоинство  таких устных коммуникаций - возможность  быстрого и полного обмена информацией.

По условиям возникновения  и характеру проявления в деятельности человека коммуникации могут быть ситуационными и постоянными. Ситуационные коммуникации нередко отражают возникновение конфликтов и могут быть разрушительными для организации.

Коммуникации могут быть мнимыми и реальными. В качестве мнимых коммуникаций выступают те связи, которые существуют по каким-то установленным организационным положениям, но не реализуются в практической деятельности, не оказывают заметного влияния на взаимоотношения служащих.

В процессе коммуникации информация передаётся от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные  личности, группы и организации [6].

Для эффективной коммуникации в организации необходимо придерживаться следующих принципов:

Принцип ясности. Сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.

Принцип целостности. Цель управленческих сообщений - содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия.

Принцип стратегического  использования информационной организации. Наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию в дополнение к коммуникации формальной организации.

В организационных коммуникациях  основным направлением деятельности является совершенствование информационного потока. Способами совершенствования информационного обмена в организациях являются:

• Регулирование информационных потоков;
• Управленческие действия;
• Системы обратной связи;
• Системы сбора предложений;
• Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации;
• Повышение квалификации работников управления;
• Современные информационные технологии.

Коммуникации в наше бурное время информационной революции играют все более актуальную роль, стимулируются техническим прогрессом и использованием передовых технологий. Коммуникации важны во всех сферах деятельности человека, ведь мы все живем, обмениваясь информацией друг с другом. Организации не могут сегодня развиваться без воспроизводства интеллектуального капитала, обновления образовательного, культурного и научного потенциала. В связи с этим коммуникативный фактор в развитии организации становится условием экономического прогресса и внутренним элементом устойчивого экономического роста.

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бакланов М.Н. Информационное обеспечение коммерческой деятельности // Маркетинг. – 2006. - № 3. – С.40-49.
2. Большаков А.С. Менеджмент: учебное пособие / А. С. Большаков. СПб.: Питер, 2005. 430с.
3. Веснин, В.Р. Основы менеджмента / В.Р. Веснин. – М.: Проспект, 2008. – С.214
4. Герчикова, И.Н. Менеджмент / И.Н. Герчикова. – 4-е изд. перераб. и доп. – М.: Юнити-Дана, 2007. – С.352
5. Основы теории коммуникаций. Под ред проф. М. А. Василика. М.: Гардарики, 2007. С.616.
6. Семенов А. К. Основы менеджмента: Учебник.- 5-е изд./ А. К. Семенов, В. И. Набоков. М.: Дашков и К, 2008. 556с.
7. Теория коммуникации М. Ю. Коноваленко, А. В. Коноваленко, М.: Юрайт-Издат, 2012. С. 415.