Коммуникационная и информационная система предприятия

1. Плохая обратная связь или ее отсутствие. Это увеличивает шансы на искажение информации, лишает организацию возможности контролировать процесс управления.

2. Запаздывание информации. Это резко снижает ценность информации и эффективность ее использования.

3. Неудачный подбор партнеров в коммуникационном процессе. Это увеличивает возможность искажения сообщений, а в ряде случаев может привести к срыву коммуникации.

4. Неудачный выбор времени и обстановки коммуникации. Это снижает ценность сообщения и эффективность его реализации.

Помехи, связанные с организацией сообщения, могут быть существенно  уменьшены путем: 
обязательного налаживания постоянной и устойчивой обратной связи;

обеспечения своевременности  передачи информации;

тщательного подбора участников коммуникационного процесса;

продуманного выбора времени  и обстановки коммуникации. [1]

 
Эффективность коммуникационных процессов  зависит от многих факторов. 
1. Необходимо определить потребность в информации. При этом следует обеспечить понимание работниками, как будет использоваться информация, и правильное направление информационных запросов. Существует два основных подхода к поиску информации:

активный, когда определенный набор данных ищется либо непосредственно, либо опосредованно, например с помощью сотрудника библиотеки. Этот подход на языке носителей информационных технологий называется "pull" - "вытягивание";

пассивный, когда сотрудник  оповещает свое подразделение или  организацию в целом, какая ему требуется информация ("push" - "выталкивание").

2. Персонал должен быть  осведомлен о наличии информации, т.е. должны быть указатели, каталоги, телефонные справочники, навигаторы и т.д., а также возможность обращения к профессионалам для получения сведений о накопленных в организации знаниях.

3. Обеспечение доступа  к информации. Для получения информации  методами "pull" и "push" необходимо обеспечить пользователю наиболее удобные средства и поддерживать баланс между этими методами.

4. Система коммуникаций  в организации должна характеризоваться  завершенностью и полнотой, что  означает, что обеспечен доступ  как к централизованно управляемой,  так и индивидуально создаваемой  информации.

Для совершенствования коммуникаций рекомендуется:

обеспечить управление информационными  потоками в организации, т.е. четко  представлять потребности в информации всех уровней управления и организовать потоки информации в соответствии с этими потребностями;

использовать при передаче сообщений параллельно несколько каналов связи (например, письменную и устную речь);

проявлять постоянное внимание к процессам обмена информацией (встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих перемен, отчеты по результатам контроля);

организовать системы  обратных связей (опрос работников, система сбора предложений от работников, ротация кадров);

практиковать выпуск информационных бюллетеней;

обеспечить повышение  квалификации работников управления;

использовать современные  информационные технологии (видеоконференции и т.д.). 
Для успешного осуществления коммуникации менеджеры должны руководствоваться следующими правилами: 
1. Перед коммуникацией четко определить идеи, вкладываемые в послания. Необходимо учитывать цели и установки тех, кому направлено послание, и тех, кого оно касается. 
2. Проанализировать истинную цель каждой коммуникации. Следует определить самую важную цель, а затем адаптировать язык, интонацию и подход в целом с тем, чтобы все они способствовали достижению поставленной цели. Не следует добиваться слишком многого одной коммуникацией.

3. Проанализировать все  физическое и человеческое окружение  при любой коммуникации. Большое значение имеют: выбор времени коммуникации, личная или иная форма коммуникации, социальный климат в организации, в подразделении и т.д. Коммуникация должна постоянно приспосабливаться к изменяющимся условиям среды.

4. При планировании коммуникации  необходимо консультироваться с  другими сотрудниками; часто важно добиваться участия других сотрудников. Это может придать дополнительную убедительность и объективность сообщению. Часто те, кто оказал помощь в планировании коммуникации, окажут ей активную поддержку. 
5. Следует обратить самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание сообщения. Это сказывается на позиции людей, которым направлено сообщение. 
6. Следует воспользоваться возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя. Подчиненные с большей готовностью откликаются на такие сообщения.

7. Необходимо устанавливать  коммуникацию не только на  сегодняшний день, но и на будущее. Хотя коммуникация направлена на решение в первую очередь непосредственных задач, она должна быть организована с учетом прошлого опыта и соответствовать долговременным интересам и целям организации. [13]

Почти невозможно переоценить  важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации  достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени  тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

Поскольку руководитель исполняет  три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей.

Это означает, что для  успеха индивидов и организаций  необходимы эффективные коммуникации. 
Неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, надо стараться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть Коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. Коммуникативная структура в той степени, в какой она развита, повышает гибкость и саморегуляционные возможности организации. Она является основным средством обучения и совершенствования менеджеров среднего звена управления. Развитие коммуникативных структур в организациях стимулируется техническим прогрессом и использованием передовых технологий.

Список использованных источников

1. Абчук В.А. Менеджмент: Учебник. - СПб.: Издательство "Союз", 2002. - 463 с 
2. Виханский О.С.   Наумов А..И. Менеджмент: - Издательство: Гардарики, 2003. - 528

3. Крылов А.Н. Менеджмент коммуникаций. Теория и практика: - М.: Издательство Национального института бизнеса, 2002. - 228 с. 
4. РОГОЖИН С.В., РОГОЖИНА Т.В. Организация и управление: -  Издательство "Экзамен", 2002.

Интернет-источник: 
 
6. Методы и инструменты повышения эффективности коммуникаций внутри компании / Ресурсы интернет: - http://www.hrm21.ru/rus/hr-klad/motivac/? action=show&id=461.html 
 
7. Преграды в организационных коммуникациях / Ресурсы интернет: - http://bibliotekar.ru/biznes-43/108. htm 
 
8. Понятие о коммуникациях. Значение коммуникаций в организации / Ресурсы интернет: - http://partnerstvo.ru/lib/to/node/65.html 
 
9. Процесс коммуникаций и эффективность управления / Ресурсы интернет: - http://works. tarefer.ru/48/100232/index. htm 
 
10. Система управления организацией: методология, процесс, структура, техника и технология управления / Ресурсы интернет: -http://www.standard-company.ru/standard-company41. shtml