Информационная система торгового предприятия

 

ВВЕДЕНИЕ

Торговля - обширнейшая область предпринимательской деятельности и сфера приложения труда - получила в последние годы новые импульсы своего развития. От рядовых спекулятивных торговых операций и «челночно-палаточного бизнеса» многие предприниматели перешли уже к более высокой стадии торговой деятельности, организовав индивидуальные или коллективные предприятия. Менеджерам таких предприятий приходится ежедневно сталкиваться с множеством проблем организационного, экономического и финансового характера, которые приходится решать интуитивно, методом «проб и ошибок», приобретая постепенно практический опыт.

Торговля является одной из крупнейших отраслей экономики любой страны как по объему деятельности, так и по численности занятого в ней персонала, а предприятия этой отрасли являются наиболее массовыми. Деятельность торговых предприятий связана с удовлетворением потребностей каждого человека, подвержена влиянию множества факторов и охватывает широкий спектр вопросов организационно-технологического, экономического и финансового характера, требующих повседневного решения. Динамическая конкурентная среда, новые условия ведения бизнеса предъявляют повышенные требования к организации управления на торговом предприятии.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы современных торговых предприятий, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Таким образом, при применении компьютера «количество переходит в качество»: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли.

В первой главе курсовой работы рассматривается теоретическая часть. Были изучены состав и назначение информационной системы предприятия, роль информационной системы в управлении предприятием и бизнес процесс, а также внедрение информационных систем.

Во второй главе курсовой работы мною проведено исследование информационной системы торгового предприятия ОАО «Магнит».

Целью данной курсовой работы является исследование информационной системы предприятия.

Главная задача – изучить информационную систему торгового предприятия ОАО «Магнит» и дать рекомендации по ее усовершенствованию.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1

1.1. Состав и назначение информационной  системы предприятия

В самом общем виде под информационной системой предприятия (ИСП) понимается весь комплекс данных и знаний, используемых на предприятии в целях управления и любой другой, направленной на экономический эффект деятельности, вместе со средствами получения, учета, хранения, доступа, представления, а также анализа данных и знаний.

На практике выделяются два более узких подхода к пониманию ИСП.

В первом случае под ИСП понимаются информационные технологии, включая компьютерную и программную составляющие, а также обрабатываемые с помощью компьютерных технологий данные и знания. Такое понимание ИСП характерно для специалистов по информационным технологиям.

Во втором случае ИСП рассматривается как инструмент управления предприятием, а основное внимание уделяется не компьютерным технологиям обработки данных, а работе с показателями, характеризующими деятельность предприятия. Такой подход к ИСП характерен для управленцев.

Рассмотрим детальнее эти подходы.

Происходящие на фирме процессы (помимо неформальных) можно разделить на три больших класса: материальные (производственно-технологические), информационные и управляющие. Для обслуживания информационных и управляющих процессов на фирме предназначено большое количество компьютерных программ и технологий. В зависимости от места этих программ в системе управления и уровня представления в них информации можно представить следующую общую схему классификации программного обеспечения и видов управленческих работ (см. рис.1.1).

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1.1. Общая схема информационно-управляющей работы на фирме.

Информация о работе предприятия регистрируется на нижних уровнях. Здесь еще трудно отделить функции учета от функций управления.

На среднем уровне происходит накопление данных о работе предприятия, создание информационной базы данных и первичный анализ информации.

И на высшем уровне происходит дальнейший анализ и обобщение информации с целью выработки стратегии управления предприятием и принятия важнейших решений по текущей деятельности предприятия.

1.2. Роль информационных систем в управлении предприятием

В современном понимании термин "информационные системы" подразумевает автоматизацию информационных процессов. Поэтому термины "информационная система" и "автоматизированная информационная система" часто используются как равноправные. Но следует помнить о том, что информационные системы могут использовать и неавтоматизированную технологию обработки информации. На любом экономическом объекте существует информационная система, даже если при реализации информационного процесса никакие технические средства не используются. При этом в рамках ИС экономического объекта для решения части задач информационного процесса управления могут использоваться средства автоматизации, а часть задач может решаться без применения средств вычислительной техники, реализующих принцип программного управления, то есть неавтоматизированно. Таким образом, ИС экономического объекта может включать АИС как свою составную часть. В дальнейшем буду говорить только об автоматизированных информационных системах, применяемых при управлении производственными, торговыми и сервисными предприятиями, то есть об АИС управления предприятиями (ИСУП). Поэтому в последующем мною будет использоваться именно этот термин.

В последнее время во множестве публикаций, посвященных применению информационных технологий при управлении экономическими объектами, часто используются термины "корпоративные информационные системы" и "информационные системы управления предприятиями", под которыми в них понимаются как собственно автоматизированные информационные системы экономических объектов, так и пакеты прикладных программ, которые могут быть составляющими специализированного прикладного программного обеспечения ИСУП. Подробнее соотношение этих понятий с введенными выше определениями раскрывается далее, при рассмотрении обеспечивающих подсистем АИС.

Решения в системе управления предприятием принимаются людьми на основе информации, являющейся продуктом ИС. На ее входе находится исходная, первичная информация обо всех изменениях, происходящих в объекте управления. Она фиксируется в результате выполнения функций оперативного учета. В ИС первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для принятия решений. В ИСУП часть процедур формального преобразования первичной информации в результатную автоматически выполняется техническими средствами по заранее заданным алгоритмам, без непосредственного вмешательства человека.

Это не означает, что ИСУП может полностью функционировать в автоматическом режиме. Персонал системы управления определяет состав и структуру первичной и результатной информации, порядок сбора и регистрации первичной информации, контролирует ее полноту и достоверность, определяет порядок выполнения преобразований первичной информации в результатную, контролирует ход выполнения процесса преобразований. К тому же процедура сбора первичной информации до сих пор слабо автоматизирована. Поэтому ее ввод в технические средства также осуществляется персоналом ИСУП.

В современных ИСУП автоматизированные процедуры информационного процесса интегрированы с функциями управления. Наряду со своими основными функциями, их непосредственно выполняет управленческий персонал. Более того, некоторые современные перспективные методы управления жестко ориентированы на использование компьютеров и без их применения практически нереализуемы.

Организационно ИСУП реализуется через создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) работников системы управления.

Номенклатура АРМ зависит от организационной структуры системы управления экономическим объектом и разделяется по различным функциям управления (планирование, учет, анализ, контроль). Каждая функция управления имеет свой набор решаемых задач. Отдельные задачи распределяются по комплексам задач. Например, в подсистеме бухгалтерского учета выделяются комплексы задач учета: основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы, готовой продукции и ее реализации, финансово-расчетных операций, затрат на производство, сводного учета и составления отчетности. В соответствии с этим отдельные АРМ обычно ориентированы на решение отдельных комплексов задач системы управления. Распределение комплексов задач между отдельными АРМ зависит от разделения функций между разными подразделениями системы управления предприятием, между сотрудниками внутри этих подразделений и ряда других факторов [1].

Для ИСУП характерны развитые внутренние и внешние информационные связи. Внутренние информационные связи существуют между задачами внутри отдельных комплексов, а также между самими комплексами. Так, например, задачи учета затрат и сводного учета базируются на информации, которая является результатом решения задач комплексов учета основных средств, материальных ценностей, труда и заработной платы и др. А задачи этих комплексов, в свою очередь, используют первичную информацию оперативного учета. Внешние информационные связи АИС проявляются в использовании данных, поступающих от внешних организаций.

Комплексы и состав входящих в них задач, внешние и внутренние информационные связи задач составляют функциональную модель ИСУП.

1.2.1. Бизнес-процесс

Информационные системы играют важнейшую роль при клиентно-ориентированной организации бизнеса и процессно-ориентированному правлении бизнесом. Для выяснения этой роли введем несколько понятий из "процессной" терминологии.

Бизнес-процесс (БП) — это взаимосвязанный набор действий (операций, функций), которые по определенным правилам преобразуют исходные экономические ресурсы в конечные продукты или услуги. Под БП понимают совокупность различных видов деятельности, которые вместе взятые создают результат (продукт, услугу), имеющий ценность для потребителя, клиента или заказчика. БП выполняется с целью создания выхода (результата), спрос на который предъявляют корпоративные (внутренние) или внешние потребители (клиенты). В качестве клиента может выступать и другой БП [2].

Предприятия можно рассматривать как экономические подсистемы, состоящие из ограниченного множества БП, работающих вместе для достижения конечных целей. К БП относятся, например, процесс сбыта и снабжения, процесс разработки нового изделия и вывода его на рынок, процесс обслуживания клиентов.

Каждое предприятие имеет или должно классифицировать и описать свой собственный перечень БП. Как правило, основу для классификации составляют четыре категории БП основные, обеспечивающие, процессы управления и развития.

Каждый БП характеризуется четко определенными во времени началом и концом; внешним и интерфейсами, которые либо связывают его с другими БП внутри организации, либо описывают выход во внешнюю среду; последовательностью выполнения функций и правилами их выполнения. Для каждой функции, входящей в БП, определены ее место в общей последовательности работ, исполнитель, условия инициации (события), время и стоимость выполнения и др.

По степени информатизации выделяют автоматические, интерактивные, экспертные и неавтоматизированные функции. Автоматические функции выполняются ЭВМ безучастия человека, например, составление стандартных отчетов или проведение математических расчетов. Интерактивные функции выполняются ЭВМ и человеком в диалоговом режиме, например, реализация нестандартных запросов. Экспертные функции выполняются человеком на основе рекомендаций (команд), подготавливаемых ЭВМ. Неавтоматизированные функции выполняются человеком без использования ЭВМ.

Главное требование к БП, они должны соединять задачи предприятия в единое целое, в одну систему, от начала до конца и ориентироваться на потребителя. БП должны пересекать вертикальные подразделения и способствовать "горизонтальному" видению организации. Необходимо, чтобы каждый работник такой системы знал об этих БП, имел какое-то представление о них. Это прежде всего необходимо для изменения установок работников. У каждого из них должна сложиться целостная картина работ.

Несмотря на то, что каких-то БП его работа прямо не касается, он должен иметь о них представление и думать о своей работе с позиций целого как о его части.

При использовании средств поддержки информационной деятельности возникает возможность охватить всю систему целиком, рассмотрев составляющие ее БП как единое целое и введя оперативный контур управления на передний план.

Для успешного существования такой системы необходимо обеспечить оперативной информацией все БП (с технологической точки зрения) и всех участников БП (включая руководителей предприятия). Поэтому без соответствующей ИС невозможен переход на клиентно-ориентированную организацию предприятия и его процессно-ориентированное управление.

Управление системой возможно только через управление ее процессами. От качества управления процессами зависит эффективность существования системы в целом. Но и сам управляемый БП должен быть качественным, т.е.быстрым, малозатратным, удобными т.д. Дефектный БП необходимо изменять. Но когда БП качественный, необходимо контролировать его качественное выполнение.

Управлять всеми БП при помощи одной прикладной системы невозможно. Очень часто для этого требуется ряд прикладных систем для организации продаж, закупок, производства, учета и т.д. Например, общее управление БП осуществляет, как правило, отдельная система, называемая управлением потоками работ. Внедрение такой системы является явным признаком перехода на процессно-ориентированное управление предприятием. Системы такого класса, например, в офисных процессах передают обрабатываемые объекты (документы) с одного рабочего места на другое. В идеале эта передача осуществляется электронными средствами — от компьютера, установленного на одном рабочем месте, к компьютеру, где выполняется следующая операция. Для этого требуется детальное описание процедур применительно к конкретному БП и указание на соответствующих исполнителей. По завершении той или иной операции система забирает исходящий документ из электронного ящика одного менеджера и пересылает его в электронный ящик для входящих сообщений на компьютере следующего менеджера. Такие системы содержат информацию о состоянии процесса обработки, времени выполнения и пользователях каждого БП и при необходимости выдают данные для оценки стоимости и времени, а также предоставляют информацию для мониторинга БП [3].