Коммуникации в организациях

Тип личности человека имеет также  большое значение в процессе коммуникации. Своевременное распознавание типа личности собеседника позволит вам  адаптировать свои предложения и  даст дополнительную возможность добиться успеха в переговорах.

Внутренние коммуникации. 

Внутренние коммуникации - это любые коммуникации внутри организации. Они могут быть устными  или письменными, непосредственными  или виртуальными, личными или  групповыми. Эффективные внутренние коммуникации всех направлений - сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали - это одна из основных задач любой  организации. Хорошая внутренняя коммуникация позволяет установить ролевые взаимодействия и распределить ответственность  работников.

Коммуникацию часто определяют как обмен информацией. Это всегда диалог. Диалог, в котором может  участвовать большое количество людей. В структуре организации  требование двусторонней коммуникации означает способность прислушиваться к работникам, и верно интерпретировать передаваемые им сообщения. Это позволяет  определить сильные и слабые стороны производственного процесса, и соответственно корректировать управленческие решения.

Внутренние коммуникации должны помогать работнику понимать корпоративную культуру, цели и ценности. Все сотрудники должны быть в курсе  событий и решений, которые касаются работы всех отделов. Особенно важны  хорошие внутренние коммуникации в  период кризиса, когда надобно, чтобы  каждый сотрудник не просто подчинялся указаниям сверху и выполнял инструкции, но мог действовать самостоятельно, имея в виду общую ситуацию и выгоду всей фирмы. Внутренняя коммуникация связывает  все отделы компании воедино, через  все уровни, и формирует чувство  общности.

Внутреннюю коммуникацию нельзя однажды установить и забыть об этом. Процесс должен постоянно  поддерживаться и изменяться в соответствии с развитием компании. Во внутренних коммуникациях важны суть, каналы и даже форма информации. Форма  очень сильно влияет на сообщение, один и тот же факт можно сообщить так, что он будет воспринят в негативном или позитивном ключе, оставит людей  равнодушными или, напротив, вызовет  интерес.

Признаки хорошей внутренней коммуникации:⁸

- Информативность - это  должен быть не просто набор  слов, а что-то, что как-то повлияет  на работу.

- Ясность - сообщение должно  быть составлено с учетом восприятия  тех, кому оно предназначено.

- Своевременность. Сотрудники  должны получать необходимую  информацию раньше, чем она выходит  за пределы фирмы и предоставляется  клиентам, партнерам, конкурентам.

- Независимость и беспристрастность  - любая ложь или недосказанность  все равно рано или поздно  вскроются.

- Лаконичность.

Те, кто занимаются установлением  внутренних коммуникаций, должны обладать следующими качествами:

- Открытость - что подразумевает  умение говорить с любой аудиторией  и выслушать любое предложение.

- Честность.

- Способность к диалогу.

Фактически, отдел внутренних коммуникаций становится модератором  взаимодействий между руководством и сотрудниками. Он отвечает за поддержание  в рабочем состоянии определенного  количества каналов коммуникации, например, таких, как:

- внутренний веб-сайт (интернет);

- регулярные собрания - в  том числе: 

- неформальные встречи, на которых работники могут поговорить с начальством напрямую;

- виртуальные собрания 

- конференции;

- корпоративная пресса  и непериодические печатные материалы;

- внутренняя email-рассылка;

- доски объявлений.

Чтобы установить коммуникацию с работниками, руководство использует разные подходы:

Нацеленный подход - коммуникация устанавливается с четко определенной целевой аудиторией. Чем более  точно составлено сообщение, тем  больше вероятность его верного  восприятия. Главная ошибка - это  считать, что информация передается только с помощью слов и что  получатель просто пассивно принимает  сообщение.

Круговой подход - коммуникация устанавливается с помощью хороших  человеческих отношений, а также  работы над тем, чтобы каждый сотрудник  получал удовольствие от работы. Такую  систему можно установить только через длительные и открытые дискуссии. Предполагается, что сущность коммуникации - в достижении взаимопонимания. Проблемы возникают из-за неправильного представления  о том, что понимание приводит к соглашению, и в этом единственная цель общения. Необязательно разделять  точку зрения человека, чтобы уважать  ее и учитывать в работе.

Подход активного действия - коммуникация устанавливается посредством  практических действий, в которых  необходимо понимание и интуиция. Подход основывается на том принципе, что коммуникация - это координация  значений, понимание общих правил и распознавание образов.

Каждый руководитель заинтересован  в улучшении коммуникации. С помощью  коммуникации реализуются цели компании, проводятся новые идеи, мотивация, осуществляется контроль за поведением членов группы. Коммуникации необходимы для утверждения  авторитета и воли руководителя.

Внешние коммуникации. 

Любая компания не может  жить без внешних коммуникаций. Времена, когда достаточно было только производить  хороший товар или услугу и  тут же их продавать, безвозвратно «канули  в лету». Потребителю уже не достаточно знать, что у компании нужный ему  товар. Потребитель подсознательно ждет, чтобы его удивили, угадали  его потребности, развеселили, вдохновили и порадовали. И для этого есть масса инструментов, которые позволяют  не только донести от компании до общественности совокупность нужных «сообщений», чтобы  люди «понимали» компанию и ее продукт, но и сформировать особое отношение  к ней.

Внешние коммуникации - коммуникации между организацией и внешней  средой. Факторы внешней среды  очень сильно влияют на деятельность организации.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями  они сообщаются с помощью рекламы  и других программ продвижения товаров  на рынок. В сфере отношений с  общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного  образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном  уровне. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными  представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации  отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы  профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события  и факторы внешнего окружения.

 

2. Содержание коммуникационного процесса

2.1. Коммуникационный процесс

 

Итак, совершенно очевидно, что коммуникативный процесс - это  обмен информацией между двумя  или более людьми. Основная цель этого процесса - обеспечение понимания  информации, являющейся предметом обмена, понимание сообщений.

Структура коммуникационного  процесса - упорядоченное множество  узловых точек, связанных коммуникационным процессом, каждая из которых находится  в определённых отношениях.

Следовательно, в процессе обмена информацией можно выделить несколько базовых элементов: 1) отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

2) сообщение - собственно  информация, послание, закодированное  с помощью символов;

3) канал - средство передачи  информации;

4) получатель - лицо, которому  предназначена информация.

5) обратная связь. В  том случае, когда получатель  реагирует на коммуникации отправителя  обратным сообщением, возникает  обратная связь.

6) помехи, барьеры. Помехи  и барьеры искажают смысл передаваемой  информации и нарушают качество  сигнала. В теории передачи  информации их называют шумами. Определенные шумы существуют  в коммуникационном процессе  всегда. Их невысокий уровень  позволяет передавать сообщения.  Высокий уровень шума может  полностью исказить смысл сообщения.

Отправитель и получатель информации в системе коммуникации осуществляет и общую базовую  функцию и должны отвечать общим  требованиям: иметь хотя бы минимальный  уровень гуманитарных знаний; понимать общий символьный язык (код); иметь ключи для кодирования и дешифрации закодированной информации; иметь взаимное желание к установлению и поддержанию коммуникации. Кроме того они должны обладать так называемыми фоновыми знаниями коммуникантов - знаниями окружающей действительности, социальных ценностей общества, культуры.⁹

Сообщение - наименьший элемент языка, имеющий идею или смысл, пригодный для общения. Также форма предоставления информации, совокупность знаков или первичных сигналов, содержащих информацию.

Обычно сообщение передается в виде предложения или условного знака.

Жизненный цикл сообщения  выглядит следующим образом:

- Отправитель кодирует идею или мысль в сообщение;

- Передаёт сообщение через среду общения получателю;

- Получатель получает сообщение и декодирует смысл.

2.2.Коммуникационные барьеры

 

Барьеры коммуникации –  помехи, мешающие осуществлению контактов  и взаимодействию между коммуникатором и реципиентом. Они препятствуют адекватному приему, пониманию и  усвоению сообщений в процессе осуществления  коммуникативных связей. Барьеры возникают как в технической системе, так и в механизме общения.

В условиях неопределенности могут усиливаться следующие  основные виды барьеров в коммуникационных процессах.

1. Искажение сообщений  - явление, при котором в структурные единицы организации поступает информация, не адекватная реальной ситуации. Искажения в коммуникационных сетях приводят к значительному замедлению темпов работ в организации. Принятие решения и его реализация должны начинаться одновременно: понять, как следует выполнять работу, не менее важно, чем принять решение о том, что следует делать.

2. Информационные перегрузки  возможны в тех случаях, когда  члены организации не в состоянии  эффективно реагировать на всю  необходимую им информацию и  отсеивают определенную ее часть,  по их мнению, наименее важную. Однако возможна ситуация, когда  именно эта часть информации  будет особенно необходима для  обеспечения нормального функционирования  организации или ее подразделения.

3. Недостатки в структуре  организации оказывают существенное  негативное влияние на функционирование  коммуникационных сетей. Самым  распространенным из таких недостатков  следует признать неудачную конфигурацию  - существование большого количества уровней управления, когда информация при прохождении от уровня к уровню теряется или искажается. Это особенно характерно для восходящих коммуникационных потоков (снизу вверх, от подчиненных к руководителям).

4. Высокая степень пространственной  дифференциации создает преграды  для прохождения информации по  определенным коммуникационным  каналам в силу удаленности  отдельных структурных единиц  организации. В первую очередь  это касается каналов контроля  и обратной связи, а также  каналов, по которым передается  печатная информация (документы,  научная или технологическая  литература и т.д.). Действительно,  с помощью радио или телефонной  связи с удаленными объектами  иногда бывает трудно передать  большой объем информации или  проследить за выполнением распоряжений; кроме того, проблематичны возможности  подчиненных связаться с отдаленным  центральным органом управления. Как следствие, может возникнуть  взаимное недоверие между членами  организации, снижается эффективность  взаимодействия.

Сотрудники организации  должны хорошо понимать задачи программ по налаживанию внутренних коммуникаций, которые должны быть разработаны  в соответствии с культурными  особенностями и стилем управления организации. Если эти условия не будут выполнены, программа по налаживанию  внутренних коммуникаций может оказаться  неполной, а кроме того, будет  вызывать недоверие, враждебность и  циничное отношение со стороны сотрудников. С другой стороны, тщательно разработанные  и соответствующим образом реализованные  программы по налаживанию внутренних коммуникаций, могут способствовать защите организации от "плохих новостей", не допуская при этом снижения производственной мотивации, а также могут помочь проведению эффективных управленческих мероприятий при проведении организационных  изменений.

Хорошо налаженная система  внутренних коммуникаций является важной частью любой организационной структуры, однако следует также отметить, что  правильно выстроенная система  внутренних коммуникаций является залогом  всей коммуникационной деятельности организации  в целом.

2.3. Повышение эффективности коммуникации

 

Существует несколько  стратегий, которые позволяют достаточно успешно преодолевать коммуникационные барьеры и повышать эффективность  коммуникации на уровне сотрудников  организации.