Этапы проектирования в Access

Министерство образования Республики Беларусь

БЕЛОРУССКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

Факультет маркетинга, менеджмента, предпринимательства

Кафедра «Основы бизнеса»

 

 

 

 

 

 

Отчет по лабораторной работе № 1

по дисциплине «Информационные технологии»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

            Исполнил: студент

            группы 10503613

            Клименко Денис

            Проверил: преподаватель

            Дашкевич Н.В.

 

 

 

 

 
 

Минск

2014

Лабораторная работа №1 
ОБЩЕЕ УПРАВЛЕНИЕ СУБД MS ACCESS.  
РАБОТА С СУЩЕСТВУЮЩИМИ РЕЛЯЦИОННЫМИ БАЗАМИ ДАННЫХ

 

Цель работы:

1. получить начальные навыки работы с СУБД MSAccess;
2. изучить основные понятия теории баз данных, назначение основных элементов оконного интерфейса;
3. приобрести практический опыт модификации существующей базы данных и работы со справочной системой MSAccess.

 

Задания.

1. Запустить СУБД  MSAccess.
2. Изучить основные элементы окна СУБД MSAccess и их назначение.
3. Открыть учебную базу  данных «Борей».
4. Изучить структуру окна базы данных Борей, назначение основных

элементов.Изучить количественный состав объектов БД Борей, их содержание и назначение.

5. Используя справку MSAccess изучить назначение основных объектов БД.
6. Открыть таблицу «Клиенты». Добавить в таблицу 5 новых клиентов. Переименовать таблицу «Клиенты» в «Новые клиенты. Сохранить открытую таблицу «Новые клиенты» как объект форма, задав ей имя  «Покупатели».

Открыть таблицу «Товары» в режиме Таблицы. Поменять местами поля «Наименование» и«Категория». Скрыть поле «Описание».Изменить ширину поля «Кол-во в позиции».

В таблице «Товары» закрепить поле Код товара, вывести на экран поля Минимальный запас,Категория. Вернуться к первому столбцу таблицы. Отменить закрепление поля Код товара.

7. Открыть запрос «Закупки товаров». Просмотреть структуру этого запроса в режиме Конструктора, а затем в режиме SQL.
8. Открыть форму созданную в задании 6 под именем «Покупатели». Просмотреть и сравнить структуру отображения формы в режиме Формы и в Режиме Конструктора. Добавить в форму 2 записи.
9. Открыть отчет «Телефонная книга клиентов» и изучить его структуру в режиме Конструктора и в режиме Предварительного просмотра.
10. Просмотреть взаимосвязи таблиц в базе данных «Борей».
11. Завершить работу с базой данных «Борей».

 
 
 

                        Порядок выполнения заданий 

1. ЗапускаемСУБД  MSAccess (Пуск | Все программы | MicrosoftOffice | MicrosoftAccess 2007).
2. Изучаем основные элементы окна СУБД MSAccess и их назначение (рис. 1.1).

Рисунок 1.1. Окно СУБД MSAccess

3. Открываем учебную базу  данных «Борей» (вкладка Файл, Доступные шаблоны, Борей).
4. Изучаем структуру окна базы данных Борей, назначение основных элементов.Изучаем количественный состав объектов БД Борей, их содержание и назначение (рис.1.2).

 

Рисунок 1.2. Окно базы данных «Борей»

 
 
 
 

5. Используя справку MSAccess, изучаем назначение основных объектов БД.
6. Открываем таблицу «Клиенты» в режиме Таблицы с помощью КЗМ либо двойным щелчком по имени (рис.1.3). 
    
    
   

Рисунок 1.3 Окно таблицы «Клиенты»

 

 Затем с помощью  панели навигации или непосредственным  вводом данных в соответствующие  поля добавляем в таблицу 5 новых  клиентов (рис.1.4). 

 
Рисунок 1.4 Окно таблицы «Клиенты» с 5 новыми клиентами.

Сохраняем введенные данные и переходим в режим Конструктора с помощью вкладки Главная | Режим| Конструктор, чтобы изучитьструктуру данной таблицы(рис. 1.5). Сравниваем режимы отображения таблицы, закрываем объект.

Переименовываем таблицу «Клиенты» в «Новые клиенты» используя КЗМ | Переименовать либо клавишу F2.

Сохраняем открытую таблицу «Новые клиенты» как объект форма, задав ей имя  «Покупатели», используя при этом вкладку Файл | Сохранить объект как, вводим имя нового объекта, а в поле со списком как выбираем тип объекта Форма (рис. 1.6).

 

 

Рисунок 1.5Окно таблицы «Клиенты» в режиме конструктора

 

Рисунок 1.6 Окно «Сохранение объекта»

Открываем таблицу «Товары» в режиме Таблицы. Меняем местами поля «Наименование» и «Категория», предварительно выбрав команду Отменить закрепление всех полей в КЗМ. Скрываем поле «Описание» выбрав команду Скрыть поля в КЗМ. Изменяем ширину поля «Кол-во в позиции» используя команду Ширина поля в КЗМ.Для записей таблицы увеличиваем высоту строк, выбрав команду Высота строки в КЗМ.

В таблице «Товары» (в режиме таблицы) закрепляем поле Код товара (Закрепить поля). Используем горизонтальную полосу прокрутки или клавишу Tab, выносим на экран поля Минимальный запас, Категория. При этом будет находиться у левого края окна таблицы поле с названием «Код товара»

Возвращаемся к первому столбцу таблицы. Отменяем закрепление поля Код товара.КПЗ | освободить все столбцы.

7. Выбираем категорию объектов «Запросы», открываем запрос «Закупки товаров». Просматриваем структуру этого запроса в режиме Конструктора(рис.1.7), а затем в режиме SQL (рис.1.8), воспользуемся вкладкой Главная | РежимКонструктор или Режим SQL. Закрываем запрос.
8. Открываемформу созданную в задании 6 под именем «Покупатели». Просматриваем и сравниваем структуру отображения формы в режиме Формы и в режиме Конструктора. Добавляем в форму 2 записи.

 

Рисунок 1.7 Окно запросов «Закупки товаров» в режиме конструктора.

 

 

Рисунок 1.8 Окно запросов «Закупки товаров» в режиме SQL. 

9. Открываем отчет «Телефонная книга клиентов» и изучаем его структуру в режиме Конструктора (рис.1.9) и в режиме Предварительного просмотра (рис.1.10).

 
 
Рисунок 1.9 Окно отчёта «Телефонная книга клиентов» в режиме конструктора

 
Рисунок 1.10 Окно отчёта «Телефонная книга клиентов» в режиме предварительного просмотра

 

 

Рисунок 1.10 Окно отчёта «Телефонная книга клиентов» в режиме предварительного просмотра

 

10. Изучаем взаимосвязи таблиц в базе данных «Борей», воспользовавшись командой  Схема данных на вкладке Работа с базами данных(рис. 1.11).

          Рисунок 1.11 Окно взаимосвязей таблиц в  БД «Борей»

 

11. Завершаем работу с базой данных «Борей».

 

 

 

Контрольные вопросы

 

1. Структура окна СУБД MSAccess и назначение его основных элементов.
2. Структура окна базы данных и назначение его основных элементов.
3. Основные понятия теории баз данных: «база данных», «система управления базами данных», «реляционная база данных», «поле», «запись».
4. Состав и назначение объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули, страницы доступа.
5. Основные приемы работы с существующей базой данных.
6. Режимы отображения объектов.
7. Изменение представления объектов в окне базы данных

 

Ответы на контрольные вопросы

1. Строка заголовка, которая содержит копию пиктограммы и заголовок программы MicrosoftAccess, а также кнопки управления этим окном. В строке заголовка отображается название БД. На вкладках БД отображается множество отсортированных по категориям объектов, которые представляют собой состав БД

  Строка меню.Строка меню расположена под строкой заголовка. Она содержит имена меню, в которые объединены по функциональному признаку команды и опции.

Панели инструментов. В MicrosoftAccess имеется множество самых разнообразных панелей инструментов, которые используются в зависимости от ситуации. Каждая из панелей содержат набор кнопок с пиктограммами, позволяющими определить назначение этих кнопок. MicrosoftAccess позволяет управлять отображением панелей инструментов и выполнять их настройку. В зависимости от режима работы и ситуации на экране некоторые кнопки могут быть неактивными.

   Окно базы данных(БД). Структура окна БД зависит от версии СУБД Access.Окно БД состоит из строки заголовка, шести вкладок: Таблицы, Заказы, Формы, Отчеты, Макросы и Модули, а также трех кнопок :Открыть,Конструктор и Создать, расположенных справа от рабочего поля.

Рабочее поле окна БД предназначено для отображения выбранного списка объектов MicrosoftAccess.

Кнопка Конструктор позволяет перейти в режим конструктора для доработки ранее созданного объекта.

Кнопка Создать позволяет приступить к созданию нового объекта.

   Таблицы. MicrosoftAccess хранит данные в таблицах. Таблицы являются основой любой БД. Таблица содержит описание конкретных свойств реальных объектов. Таблица MicrosoftAccess состоит из строк и столбцов. Каждая строка таблицы - это запись, а столбец - поле. Запись содержит набор данных об одном объекте, а поле - однородные данные о всех объектах.

Запросы. Одним из основных инструментов доступа к данным и их обработки в системе СУБД являются запросы. Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких таблиц, произвести вычисления и вывести результат этих действий в виде таблицы.

В MicrosoftAccess может быть создано несколько видов запросов. Основными из них являются следующие:

· Запрос на выборку. Он служит для выборки данных из взаимосвязанных таблиц и других запросов. результатом выполнения запроса является таблица, которая существует до закрытия запроса

· Запрос на создание таблицы. Основой этого запроса является запрос на выборку, а результатом его выполнения является таблица, которая должна быть сохранена под другим именем.

· Запрос на обновление.

· Запрос на добавление.

· Запрос на удаление.

Последние три запроса являются запросами действия, так как в результате их выполнения изменяются данные в таблицах базы данных.

   Формы. Формы являются инструментом графического интерфейса, который позволяет наиболее удобным способом отображать данные в MicrosoftAccess и упростить процесс загрузки базы данных. С помощью форм можно отобразить всю информацию, содержащуюся в каждой записи и представить ее в виде исходного документа.

   Отчеты. Отчеты служат для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде и вывода их на печать. Отчеты позволяют представлять и распечатывать данные в удобном для пользователя виде.

   Макросы. Макросы служат для автоматизации повторяющихся действий. Макрос представляет собой программу, состоящую из последовательности макрокоманд - инструкций, ориентированных на выполнение определенных действий. Макросы дают возможность выполнения большинства задач автоматизации действий, не прибегая к программированию на VisualBasic.

   Модули - это процедуры, написанные на языке VisualBasicforApplications. Модули служат для решения таких задач, решение которых невозможно с использованием макрокоманд.

 

 

3. База данных –это представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов, систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины.

Система управления базами данных –это совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных.

Реляционная база данных –это база данных, основанная на реляционной модели данных. Слово «реляционный» происходит от англ. relation (отношение).

Поле базы данных - это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства.

Запись базы данных - это строка таблицы, содержащая набор значений свойств, размещенный в полях базы данных.

4. Таблица - служит для хранения информации, состоит из полей и записей. Между таблицами могут быть установлены связи. Они обеспечивают совместную обработку данных и целостность данных, благодаря им могут вноситься изменения сразу в несколько таблиц.

Запрос - это временная, результирующая таблица, структурно она содержит те же элементы, что и базовая таблица. Назначение - извлечение данных из таблиц и других запросов и представление их пользователю в удобном виде.