Презентация и пресс-тур

Содержание

 

Введение

1. Презентация

2. Пресс – тур

Заключение

Список литературы 
Введение

 

Взаимоотношения со СМИ сегодня выходят на ведущие позиции в структуре связей с общественностью, составляют один из важнейших аспектов PR-деятельности - установление плодотворных деловых отношений со СМИ необходимо для любой государственной или коммерческой структуры. Завоевать уважение и доверие представителей СМИ означает получить самое широкое освещение деятельности организации. 

В данной контрольной работе мы рассмотрим планирование презентаций и конференций, а так же их оповещение

 

1. Презентация

 

Презентация является самостоятельной акцией, мероприятие по своей форме не что иное, как представление фирмы, новой продукции или услуги для приглашенной аудитории.

Предметом презентации может быть открытие или создание фирмы, демонстрации новых достижений, нового имиджа компании.

Смысл презентации - обеспечить благожелательный прием презентируемому новшеству со стороны общественности.

Как правило общественность на презентации представляют пресса и представители заинтересованных в предмете презентации групп и организаций. Именно их и следует в первую очередь убедить в достоинствах предмета презентации.

Большинство руководителей признают три общие цели публичного выступления: проинформировать, убедить и развлечь. Большинство речей - это сочетание двух или более целей.

С самого начала подготовки презентации следует задаться вопросами: Что надо будет представить на презентации? Почему она вообще проводится? Таким образом, эффективная презентация начинается с определения ее задач. Для этого надо выработать логическую последовательность всего мероприятия. Нужно точно определить время eго начала и продолжительность, указав это подготовленных заблаговременно приглашениях.

Следует еще очертить круг приглашенных и вообще участников, включая журналистов и, возможно, артистов, поскольку презентация представляет собой еще и торжественное, праздничное событие. Желательно у них выяснить интерес к теме презентации и степень информированности о ней.

Важным условием успеха презентации является хороший выбор места ее провидения. Если у фирмы нет подходящего для этой цели помещения, то его следует арендовать. Это может быть ресторан, кафе, клуб, зал гостиницы. Оно должно быть удобным и точно соответствовать количеству приглашенных.

Большого внимания заслуживает определение выступающих на презентации от фирмы и среди них не обязательно должен быть первый руководитель, это могут быть те специалисты, которые знают предмет и умеют о нем профессионально рассказать и ответить на вопросы.

В день мероприятия организаторы должны прибыть на место заранее и проверить все, особенно - технические средства.

В отличие от обычных пресс-конференций презентации устраивают не только для журналистов, но и для потенциальных потребителей - покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих и т.п., которые в данном случае могут воспринимать информацию не только через СМИ, но и в непосредственном контакте.

Целесообразно начинать презентацию во второй половине дня. Для привлечения журналистов к предстоящему событию PR- специалисты делают рассылку пресс – релизов.

После презентации или иного мероприятия принято проводить фуршет (прием), который должен стать их продолжением и позволить в неформальной обстановке получить какие-то новые и часто эксклюзивные сведения, установить контакты.

Теперь рассмотрим более подробно самый сложный и основополагающий этап – планирование презентации.

Первым шагом в подготовке презентации является определение целей. Презентации дают возможность подать в привлекательном виде тщательно подготовленную информацию и могут быть использованы в различных целях: c целью рекламы, т.е. продвижения торговой марки компании; распространения информации о продукте или компании, повышения узнаваемости и повышения имиджа.

Второй шаг - информация об аудитории. Информация о вашей аудитории еще при подготовке презентации является очень важным шагом к успеху. Вам необходимо знать, кто будет Вашим слушателем. Тогда Вы сможете настроиться на аудиторию и тем самым задать нужный лад. Важно учитывать: возраст, образование, профессиональные качества и т.д.

Третий шаг - выделение основных идей презентации. Выделив основные идеи, Вы поможете слушателям легче следить за ходом вашей презентации.

Четвертый шаг - подбор дополнительной информации. После того как Вы выделите основные идеи презентации, Вам необходимо подобрать материал, сопровождающий эти идеи. Такой дополнительной информацией могут быть: примеры, сравнения, цитаты, открытия, статистика, графики, аудио и видеоматериалы и т.д.

Пятый шаг – разработка речи. Слушатели формируют мнение о Вас уже в первые несколько минут. После этого очень сложно изменить это мнение. Сделайте все возможное, чтобы это мнение было позитивным. Доклад к презентации должен быть оригинальным и убедительным. Для поддержания интереса к презентации оратор должен выбрать оптимальное время для ее восприятия, и успеть изложить подготовленную информацию. После выступления у аудитории могут возникнуть вопросы. Выступающий должен предугадать и подготовиться к ним.

Шестой шаг - использование наглядных методов и материалов. Для того, чтобы информация была интересной она должна быть наглядной. Для этого Вам понадобиться компьютер и умение работать в необходимых Вам программах.

 

2. Пресс - тур

 

Пресс-тур – это запланированное PR-службой мероприятие, предназначенное специально для журналистов, которое проводится с целью получения объективных журналистских публикаций в СМИ. Поводом для проведения пресс-тура может послужить как необходимость ознакомить общественность с деятельностью организации, так и любое значимое событие, в котором организация принимает непосредственное участие.

Непосредственной работе с журналистами в день проведения пресс-тура предшествует достаточно трудоемкий период подготовки, включающий длительные переговоры как внутри организации, так и со СМИ. Отдел по связям с общественностью уточняет с руководством цели проведения пресс-тура. Это означает, что пресс-тур следует посвящать либо чему-то значительному, уже достигнутому, либо перспективному развитию организации (района, научного направления). В последнем случае (пресс-тур, работающий на перспективу) важно ознакомление общественности через средства массовой коммуникации с этими планами, а также, возможно, поиск партнеров и инвесторов.

Для специалиста по связям с общественностью важно сразу же после принятия решения о проведении пресс-тура получить от руководства документы (приказы), в которых определены цели и дата пресс-тура, а также указаны фамилии лиц, отвечающих за его подготовку и проведение. Далее (также по согласованию с руководством) определяются объекты осмотра для журналистов и назначаются специалисты, которые будут давать пояснения на каждом из объектов. Выбирается маршрут пресс-тура, и назначаются ответственные за проведение мероприятия в каждой из запланированных остановок тура.

PR - отдел занимается налаживанием и поддержанием регулярной связи со СМИ и составляет начальный поименный список журналистов, присутствие которых в указанный день было бы желательно и полезно. Если событие, ради которого планируется проведение пресс-тура, действительно очень серьезное и администрация города может быть в нем заинтересована, то следует направить приглашения руководителям города. Позже, за день до намеченного пресс-тура, нужно по телефону получить подтверждение и узнать имена и должности лиц, которые намерены принять участие в мероприятии. Непосредственно с представителями СМИ поддерживаются регулярные контакты:

При организации полномасштабного пресс-тура в регион необходимо продумать такие блоки мероприятий, как:

• встреча на вокзале или в аэропорту, размещение (бронирование мест в гостинице), инструктивная встреча с изложением деталей пребывания в городе;
• сопровождение журналистов по всему маршруту пресс-тура;
• питание, вечерний досуг, культурная программа, шопинг;
• встреча с исполнительной и законодательной ветвями власти;
• посещение профильных для тематики мероприятий и объектов;
• посещение наиболее интересных объектов города, знакомство с их социально-экономическим развитием;
• итоговая встреча с журналистами, подведение результатов поездки, проводы на вокзал или в аэропорт.

Таким образом, процесс подготовки пресс-тура включает несколько этапов:

1. Четкая формулировка целей проведения пресс-тура (PR-служба согласует этот пункт с руководством компании);
2. Определение времени и даты проведения пресс-тура, а также назначение людей, несущих ответственность за его организацию;
3. Определение объектов осмотра для журналистов, а также назначение специалистов, которые будут давать все необходимые пояснения;
4. Выбор маршрута пресс-тура и определение ответственных за проведение мероприятия на каждой из запланированных остановок;
5. Составление списка приглашаемых журналистов, исходя из базы данных СМИ, а также предыдущих контактов с представителями прессы;
6. Составление программы пресс-тура с учетом всех предыдущих пунктов;
7. Рассылка предварительного пресс - релиза (анонса), а затем более подробного пресс-релиза (новостного) в СМИ;
8. Уточнение по телефону окончательного списка участников пресс-тура (отказавшиеся журналисты, тем не менее, могут быть заинтересованы в рассылке подробных материалов о его проведении);
9. Подготовка пресс-кита. Пресс-кит – это набор материалов, потенциально полезных для СМИ, включает бэкграунд, пресс-релиз, кейс-стори, обзорные статьи.

Как и пресс-конференция, пресс-тур является одной из самых эффективных форм взаимодействия с журналистами. Одним из главных преимуществ пресс-тура считается его неофициальный характер, то есть предоставленная журналистам возможность увидеть какое-либо событие изнутри, даже поучаствовать в нем. Это, в свою очередь, ведет к большей вероятности появления лояльных публикаций в СМИ.

 

Заключение

 

Специальные мероприятия - это события, проводимые компаниями в целях привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности, продуктам и услугам. Специальными событиями и мероприятиями, организация которых относится к сфере Public Relations, могут являться: организация и проведение конференций, семинаров, презентаций и любых деловых мероприятий; участие в выставках; проведение промо-акций; организация развлекательных мероприятий. При организации специальных мероприятий проводится серьезная организационная работа. Общий план всех мероприятий должен быть детально продуманным.

Организация и проведение специальных PR - мероприятий может иметь различные цели: создание имиджа и репутации, создание и укрепление бренда, рост продаж, формирование команды и т.д. Поэтому, начиная работу по организации мероприятий, для компании в первую очередь необходимо ответить на главный вопрос: какие задачи мы хотим решить с помощью этого инструмента.

Важный, затронутый нами аспект осуществления PR, - взаимодействие со средствами массовой информации. Общение с СМИ предполагает регулярную информированность журналистов пресс-релизами, задействование их в любых проектах компании - юбилеях, выставках, благотворительных и спонсорских проектах. Мы рассмотрели ряд мероприятий с участием журналистов и выяснили, что главное - качественная передача информации с тем, чтобы до потребителя дошел неискаженный, правильный образ организации и адекватное представление её деятельности.

 

 

Список литературы

 

1. Блэк С. Паблик рилейшнз. Что это такое?. - М.: Модино Пресс, 2013.

2. Викентьев И.Л. Приемы рекламы и Public Relations // Триз-шанс. - 2012.

3. Джи Б. Имидж фирмы. Планирование, формирование, продвижение. -- СПб.: Питер, 2012.

4. Доти Д. Паблисити и паблик рилейшнз. - М.: Филинъ, 2013.

5. Минин А. Как получить максимальный эффект от участия на презентации. - 2014.

6. Попов М. Подготовка  презентации //. – 2013.

7. Почепцов Г.Г. Паблик рилейшнз, или Как успешно управлять общественным мнением. - М.: Центр, 2012.

8. Синяева И.М. ПР в коммерческой деятельности. - М.: Юнити, 2013.

9. Чумиков А.Н. Связи с общественностью - М.: Дело, 2014.