Учет подотчетной суммы

2.1. Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту -- суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. [8]

Таблица

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 - это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное -- это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету - выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту - списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода -- это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец периода -- это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». [8]

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

В ООО «Искра» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 71 Кредит 50 "Касса"

- на выданную сумму соответственно  при получении работником наличных  денег на командировочные расходы.

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71

- приобретены ж/д билеты, квитанция об оплате гостиницы, суточные;

Дебет 50 "Касса" Кредит 71

- на суммы, возвращенные в кассу  подотчетным лицом, неиспользованные  во время командировки;

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер-- комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств. [8]

Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Ежемесячно итоги из журнала - ордера переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые - общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс. [8]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ:

1.  Организационно-экономическая сущность задачи

 

Наименование задачи - «Учет подотчетной суммы в организации ООО «Искра».

Цель задачи – изучение процесса учета с подотчетными лицами.

Периодичность решения – по распоряжению (приказу) руководителя.

Срок выполнения задачи – определяется руководителем и не должен превышать 40 дней (не считая времени нахождения в пути)

Информационная связь с другими задачами - результаты решения задачи используются специалистами отдела труда и заработной платы, планово-финансового отдела, работниками отдела, а также бухгалтерией ООО «Искра». [12]

 

     2. Описание исходной информации

Исходной информацией для решения задачи по учету подотчетной суммы  ООО «Искра» является:

- Приказ (распоряжение) о служебной командировке;

- Авансовый отчет, с подтверждающими  документами (ж/д билеты, квитанции  об оплате проживания в гостинице, суточные);

- Расходный (приходный) кассовый ордер. [1]

 

 

Характеристика исходной информации приведена в таблице 2. 

Таблица 1.                              Исходная информация

Наименование информации	Общая характеристика информации	Источники информации	Сроки сбора информации		Способ поступления		Контроль
Приказ (распоряжение) о служебной командировке	Текущая информация	Отдел кадров	Хранение в базе данных ООО «Искра»	Канал связи		Руководитель организации
Авансовый отчет	Текущая информация	Бухгалтерия	Хранение в базе данных ООО «Искра»	Канал связи		Руководитель организации
Расходный  кассовый ордер	Текущая информация	Бухгалтерия	Хранение в базе данных ООО «Искра»	Канал связи		Руководитель организации

 

 

 

 

 

Таблица 2                       Характеристика элементов исходных данных

 

Наименование реквизита	Идентификатор	Разрядность	Примечание
1.	2.	3.	4.
Фамилия, имя, отчество	ФИО	А (01)	Все денежные реквизиты приводятся в рублях
Период командировки, дней	ПК	99.99
Итого дней в командировке	ИТДК	99.99
Суточные, дни	Сут	99.99
Ж/д билеты, руб.	ЖД	99.99
Квитанция об оплате гостиницы	КОГ	9999.99
Итого выдано из кассы в подотчет	ИТВ	99999.99
Сумма расхода	СУМ	9999.99
Сумма выданная из кассы	СУМВЫД
Сумма всего	СУМВС
Остаток	ОСТ	9999.99

 

3. Описание контроля  исходной информации

1. Приказ (распоряжение) о служебной  командировке – логический контроль  величины, причитающейся к получению подотчетным лицом в соответствии с Законодательством РФ.

2. Авансовый отчет – логический  контроль количества израсходованной  денежной суммы, в соответствии  с подтверждающими документами  и выданными ранее авансами, дней  в пути, арифметический контроль.

3. Расходный (приходный) кассовый ордер  – логический контроль за выдачу (поступление) денег[10].

4. Описание результатной (выходной) информации.

Таблицa 3       Результатная информация

Наименование информации	Потребитель информации	Периодичность передачи информации	Способ передачи	Контроль
Авансовый отчет	Работник организации	В течение 3 дней	На руки	Руководитель
1.	2.	3.	4.	5.
Приходный кассовый ордер	Бухгалтерия	Нет определенного периода	Канал связи	Руководитель

Характеристика выходной (результатной) информации приведена в таблице 4.

 

Таблица 4                                                Характеристика результатной информации

Наименование реквизита	Идентификатор	Разрядность	Примечание
1.	2.	3.	4.
Итого выдано	ИТВ	А (01)	Все денежные реквизиты приводятся в рублях
Сальдо на начало периода	СНМ	99999.99
Итого израсходовано	ИТИ	9999.99
Сальдо на конец месяц	СКМ	99999.99
Оправдательные документы (авансовый отчет)	ОПД	9999.99

 

5. Описание контроля  результатной информации

1. Авансовый отчет – логический  контроль количества израсходованной  денежной суммы, в соответствии  с подтверждающими документами  и выданными ранее авансами, дней  в пути, арифметический контроль.

2. Приходный кассовый ордер –  логический контроль за поступление  денег. [4]

6. Описание условно-постоянной  информации

В качестве условно-постоянной информации, используемой при решении задачи по учету с подотчетными лицами ООО «Искра» используется следующая условно-постоянная информация:

-  начальные остатки по счетам. Это счет 50 "Касса"-100000р (дебетовый остаток), счет 51 "Расчетный счет"-400000р (дебетовый остаток) и счет 80 "Уставный капитал"-500000р (кредитовый остаток) Остатки заданы по состоянию на начало расчетного года (31.12. 2012 г.).

- реквизиты предприятия (название, адрес, ИНН, КПП, рег.№ ПФР),

- стоимость суточных в размере 100 руб., ж/д билеты на общую  стоимость 1000 руб., оплата проживания  в гостинице на общую сумму 1500 руб.

- денежные средства были сняты  с р/с в сумме 5000руб. и выданы  в подотчет. [10]

7. Описание алгоритма решения задачи

1. Подсчитываем количества дней  в командировке:

ИТДК = ПК с …+ по…ПК

1. Подсчитываем сумму суточных:

СУМВС = ИТДК * СУТ

2. Подсчитываем общую сумму расходов на командировку:

СУМ = ИТВ – СУТ – ЖД – КОГ (или СУМ = СУТ + ЖД + КОГ)

3. Составляем авансовый отчет и узнаем сумму расходов:

СУМ = ИТВ – СУТ – ЖД – КОГ

4. Подсчитываем итоговый остаток, числящийся за работником: [6]

ОСТ = СУМВЫД - СУМ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении можно сделать выводы о том, в процессе работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно получены навыки в области использования теоретического материала и приобретения опыта организации автоматизированного учета в бухгалтерской информационной системе 1С:Предприятие 7.7.

Рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71. [4]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. «1С: Бухгалтерия», Настольная книга пользователя М – 1999
2. Автоматизация бухгалтерского учета «У директора есть главбух. «А у нас с вами?» №2 май 1999г
3. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник./ Под ред. проф. Г.А. Титоренко. М. ЮНИТИ, 2003г. -399с.
4. Бакаев А.С. Нормативное обеспечение бухгалтерского учета.  М.: -МЦФЭР, 2001.
5. Балабайченко Е.Е., Троценко Г.Г. Компьютер для бухгалтера. Ростов-на Дону: Феникс, 1999.
6. Брага В.В. «Компьютеризация бухгалтерского учета М - Финстатинформ, 1996
7. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете. Под ред. Ю.Касьяновой. М.: Инфоцентр 21 века, 2001.
8. Дымова И. А. Бухгалтерская отчетность и принципы ее составления. -М.: Современная экономика и право, 2001.
9. Журнал «Бухгалтер и компьютер» №1-3 2000 г.
10. Иванов Д., Помелова Н. Зачем главному бухгалтеру ЕRР - система?// Бухгалтер и компьютер. 2001 . № 9.
11. Ильина О. П. Информационные технологии бухгалтерского учета:Учебник. СПб., 2001.
12. Ковалева О.М., Жебровская Л.А. Организация информационной системы бухгалтерского учета. Учебное пособие. Ростов-на-Дону, 2000.