Технические средства, используемые при создании и обработке документов

                                            Содержание

Введение….. …………………………………………………….………....3

1. Технические  средства в широком и узком  смысле……………..…6

    1.2 Типы и виды документов…………………………………………...10

    1.3 Разновидности  носителей документов…………………………….15

2.Способы и средства изменения, тиражирования и физической обработки документов……………………………………………………21

    2.1Средства телекоммуникаций документ документирование телекоммуникация информация………………………………...………..25

Заключение………………………………………………………………..28

Список использованной литературы………………………………….29

Приложение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                       Введение

 

В настоящее время человечество переживает период роста количества информации. Это относится и к информации, возникающей в сфере управления и к информации зафиксированной в документах. Осуществление документационных процессов связано с созданием, обработкой, хранением, передачей и использованием поистине огромных массивов документов, зафиксированных на бумажных и иных носителях.

Деятельность любой организации  зависит от способности эффективно использовать информацию. Прежде чем  предпринять какое-либо управленческое действие, принять управленческое решение  необходимо собрать, переработать и  проанализировать необходимую для  этого информацию, как правило, зафиксированную  в документах. В условиях использования  традиционной технологии обработка  возрастающих объемов документов становится все более трудоемкой. Вместе с  тем в условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции  ценность оперативной и достоверной  информации для принятия оптимальных  управленческих решений постоянно  возрастает.

По мере расширения и усложнения деятельности любой организации, роста  количества деловых документов процессы, связанные с обработкой, поиском  и хранением документной информации, а также управлением документооборота в целом, грозят окончательно выйти  из-под контроля, что заставляет принимать меры по повышению эффективности  управленческого труда за счет использования  современных технических средств  и информационных технологий.

В большей степени для  использования новых технических  средств и технологий приспособлены  делопроизводственные процессы, т. к. для  создания и обработки документов используются стандартные операции. Достаточно четко можно представить  и структуру документов большинства  организаций. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Стандартна структура формуляра и текста управленческих документов. Кроме того, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственные операции) носит формально-логический характер, т. е. сравнительно легко поддается расчленению на более простые операции.

Итак, в настоящее время  имеют место, с одной стороны, насущная необходимость использования  современной техники и технологии в управленческих процессах; с другой - объективные предпосылки для их реализации.

В связи с вышесказанным  правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

Тема актуальна тем, что  с развитием информационного  общества во все сферы деятельности человека, в том числе и делопроизводство, внедряются все более новые технологии. С каждым годом документооборот  в организациях увеличивается и  необходимы технические средства для  упрощения обработки, хранения, составления  документации, в свою очередь слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда  и эффективности работы управленческого  и технического персонала.

Объект исследования: средства обработки информации.

Предмет исследования: современные  технические средства, используемые для создания и обработки документов.

Цель работы: изучить особенности  использования современных технических  средств обработки документов в  делопроизводстве.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

- изучить способы документирования  информации;

- классифицировать типы  и виды документов;

- рассмотреть разновидности  носителей документов;

- описать способы изменения,  тиражирования и физической обработки  документов;

- выявить особенности  применения средств телекоммуникаций.

 

1. Технические средства в широком и узком смысле

 

Техника - общее название различных приспособлений, механизмов и устройств, не существующих в природе и изготовляемых человеком.

Основное назначение техники  — избавление человека от выполнения физически тяжёлой или рутинной (однообразной) работы, чтобы предоставить ему больше времени для творческих занятий облегчить его повседневную жизнь.

Основными задачами техники  является:

Создание материальных и  культурных ценностей;

Производство, преобразование и передача различных видов энергии;

Сбор, обработка и передача информации;

Создание и использование  различных средств передвижения;

Поддержание обороноспособности

Универсальная классификация  технических средств ещё не создана, да и вряд ли будет создана в  будущем. В настоящее время техника  классифицируется по областям применения, например: промышленная техника, транспорт, бытовая техника, вычислительная техника  и т. д. Дополнительно технику  можно разделить на производственную, например, станки, инструменты, средства измерения и т. д., и непроизводственную — бытовая техника, легковой транспорт, техника для досуга.

История развития техники

Техника — это судьба человека, сопровождающая его с момента  пробуждения сознания. Первоначально  в эпоху каменного века техника  была орудием убийства и обработки: копьё, бумеранг, каменный топор, игла, шило. В эпоху неолитической революции  появляется агротехника, транспорт  и гидротехнические сооружения, а также простейшие механические приспособления: рычаг, клин, ворот, блок, колесо. Если взять её современное состояние, то можно обозначить следующие основные этапы её становления:

Конец XVIII — начало XIX века. Промышленная революция — создание паровой машины и универсальных  прядильных станков, что ознаменовало закат ремесленного производства и  переход к промышленной экономике (машинному производству).

Конец XIX века. Создание двигателя  внутреннего сгорания, что позволило  создать новый класс компактных машин, в том числе автомобилей, судов и т. д. Широкое внедрение  электричества, в том числе способов его генерации и использования  в электрических машинах.¹

Начало XX века. Развитие радиотехники и радиоэлектроники. Создание конвейерного производства.

Середина XX века. Внедрение  широкой автоматизации производства, создание вычислительной техники. Выход  в космос.

Конец XX — начало XXI века. Исследования в области био- и  нанотехнологий, которые могут привести к очередной революции во многих областях деятельности человека.

Отдельным классом также  стоит военная техника, в которую  входят все технические устройства и машины, предназначенные для  поддержания обороноспособности и  ведения боевых действий на суше, в  море, в воздухе и в космосе.

Различные технические устройства позволяют значительно повысить эффективность и производительность труда, более рационально использовать природные ресурсы, а также снизить  вероятность ошибки человека при  выполнении каких-либо сложных операций.

Способы документирования

     Фиксация информации на материальных носителях, как это явствует из определения документа, осуществляется созданным человеком способом. Под способом документирования понимается действие или совокупность действий, которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось все более разнообразным

Исторически первым способом документирования был начертательный способ. Этот способ заключается в  нанесении языковых знаков и знаков изображений на поверхность материального  носителя, обычно при помощи какого либо красящего вещества. Сначала  с использованием простейших пишущих  средств (стило, калам) VII-VI в. до Р.Х.

На смену простейшим средствам  приходят перья гусиные, утиные, вороновые  первые упоминания о них в VII веку. Однако уже в Древнем Риме появились  перья из бронзы и меди. В 1809 году была запатентована первая ручка  изобретателем которой стал Фридерик Фолш из Австрии.

В 1938 Венгерским журналистом  Йозефом Ласло Биро была изобретена шариковая ручка, в которой «Вечное  перо» было заменено свободно вращающимся  шариком. В 1949 году появилась первая советская шариковая ручка. В 1960-1970 годах в процессе усовершенствования чернил для перьевых ручек стали  появляться маркеры, рапидографы, фломастеры. Процесс усовершенствования и модификации  ручек продолжается. Простейшие орудия письма по-прежнему остаются наиболее распространёнными средствами ручного, текстового и изобразительного документирования. Они отличаются простотой конструкции, надёжностью, разнообразием. Практически  все кому приходиться работать с  документами пользуются ручными  пишущими средствами, однако их использование  не обеспечивает высокой производительности в процессе документирования.

Среди разнообразия способов документирования можно выделить:

1. Механическая запись:
2. Перфорирование (таким способом создают документы массивы которых (полностью или частично) называют технотронными, машиночитаемыми, аудиовизуальными;
3. Аналоговая и механическая звукозапись. Механическая запись звука – это система с помощью которой на движущемся материальном носителе вырезается или выдавливается канавка в соответствии с записываемыми звуковыми колебаниями. Механическая звукозапись представляет собой типичную аналоговую запись информации;
4. Фотохимический способ (фото-документирование);
5. Кинодокументирование;
6. Электронный способ документирования. Электронное документирование.
7. Оптическая (лазерная) и магнитооптическая запись и воспроизведение информации;
8. Голография;

Документирование может  осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной  форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных  формах и, напротив, разные сведения могут  быть представлены в похожей форме.

К кодированию информации человек стал прибегать с давних пор. Как справедливо отмечается в литературе, уже письмо и арифметика представляют собой не что иное, как системы кодирования речи и числовой информации. Однако решающий шаг был сделан в результате изобретения  так называемого двоичного кодирования, т.е. кодирования информации с помощью  всего лишь двух символов – 0 и 1, называемых битами (от англ. bit – binary digit – двоичная цифра). Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.

В первой четверти 20 столетия были изобретены и широкое распространение  в радиотехнике получили электронные  лампы.

В результате на рубеже 1930-х  – 1940-х годов сразу в нескольких странах мира, в том числе и  в СССР, возникла идея создания программно управляемых вычислительных машин. В нашей стране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 г.

С появлением компьютеров  началось быстрое развитие автоматизации  процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более широкое распространение  получают документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной  информации электронно-вычислительной техникой.

С начала 1960-х годов в  Советском Союзе стали действовать  первые вычислительные комплексы, предназначенные  для автоматизированной обработки  управленческой информации. К середине 1980-х годов в стране насчитывалось  уже более 6000 автоматизированных систем управления. Это привело к массовому  созданию управленческих документов на машинных носителях. В 1982 г. было создано  первое в СССР архивохранилище машиночитаемых документов.

С конца 1980-х гг. в нашей  стране начинается широкое использование  персональных компьютеров. К настоящему времени в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с  документами осуществляется преимущественно  с помощью компьютерной техники. Таким образом, электронные документы  прочно вошли в сферу документационного  обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в  употребление и сам термин “электронный документ”.

 

1.2 Типы и виды  документов

 

Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана  с документированной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем: