Табличные процессоры: назначение, типовые функции, история развития

Содержимое рабочего листа состоит из строк и столбцов, на их пересечении образуются ячейки таблицы. Ячейка – это единица рабочего листа. Имя этой ячейки состоит из имени столбца и номера строки. Параметры ячеек используются при записи формул. Одна из ячеек всегда является активной, и в ней производятся операции ввода и редактирования. Группа ячеек называется диапазоном. Диапазон ячеек обозначается через двоеточие номеров ячеек, расположенных в противоположных углах: А5:C20.

Таблицы могут содержать разнообразную информацию. Некоторые ячейки таблицы содержат текст, а некоторые содержат необходимые числовые данные. С точки зрения программы Excel ячейка может содержать несколько видов данных.

Программа Excel воспроизводит текстовые данные точно в том виде, в каком они были введены и не может использоваться в вычислениях. А если Excel не может распознать данные в ячейке как число или как формулу, она считает, что это текстовые данные. Когда данные вводятся на рабочий лист, Excel автоматически анализирует их, определяя тип данных, присваиваемый ячейке по умолчанию, определяя способ анализа данных, который можно применять к данной ячейке.

Числовые данные – это число, введенное в ячейку, если это число не рассматривается программой как формат даты или денежные суммы. А ячейка содержащая формулу является вычисляемой и содержимое ячейки рассматривается как формула. Все формулы, которые начинаются со знака равенства, дают числовой результат. Сами формулы, в ячейках таблицы не отображаются, а вместо нее воспроизводится результат, полученный при ее вычислении. Для того чтобы просмотреть формулу, находящуюся в вычисляемой ячейке, необходимо направить курсор в необходимую ячейку и посмотреть в строку формул, в которой она и отобразиться.

Прежде чем начать ввод, каких либо данных, необходимо выбрать соответствующую ячейку и нажать клавишу с буквами, цифрами или знаками препинания. Вводимая информация одновременно отображается и в строке формул и в ячейке. Закончить ввод можно нажатием клавиши ENTER.

Достоинством электронных таблиц можно обозначить то, что они позволяют организовать автоматическое вычисление производных данных, вводить формулы, и изменить ее щелкнув по кнопке «Изменить формулу». В этом случае непосредственно под строкой формул открывается «Палитра» формул, содержащая вычисленное значение указанной формулы.

При работе с программой Excel можно делать, как самые простейшие вычисления, так и рассчитать значение, хранящееся в ячейке с использованием формул.

Каждая ячейка идентифицируются по адресу:

1. У ячейки есть свой  адрес. Адрес состоит из буквы  столбца и номера строки. Например, если ячейка в столбце А  и строке 7, то ее адрес А7, а  если вычислять значение А7 как произведение А7 и С7, используются адреса ячеек, входящих в формулу.

2. Если нужно сделать  расчет значения в ячейке D8, то  опять придется вписывать формулу D8=B8*C8. Это не очень удобно для  больших таблиц, но процесс можно  автоматизировать.

3. Намного удобнее было  бы записать формулу для всех  ячеек столбца А, чтобы в них  автоматически записывалось произведение  соответствующих ячеек столбцов  В и С. Адресация по методу  «правее», «ниже» и т.п. не требует  указания адресов ячеек, входящих  в формулу, и называется относительной  адресацией.

4. Программа Excel по умолчанию рассматривает адреса ячеек как относительные, что позволяет копировать формулы методом заполнения.

5. При заполнении ячеек  формулой, когда необходимо сохранить  абсолютный адрес ячейки, необходимо  задать перед обозначением номера  столбца или номера строки  символ «$».

6. При заполнении ячеек  формулой как относительная рассматривается  только та часть адреса, перед  которой нет символа «$».

7. Если же ссылка на  ячейку была внесена в формулу  методом щелчка на соответствующей  ячейке, то выбрать один из  четырех возможных вариантов  абсолютной и относительной адресации  можно нажатием клавиши F4.

Вычисления, позволяющие производить программа Excel, позволяет использовать не только простейшие алгоритмы, но и большое число встроенных стандартных функций, способных выполнять весьма сложные вычисления.

Электронные таблицы Excel часто используют в качестве введения базы данных, которые состоят из нескольких столбцов, являющихся полями базы данных, в которых каждая строка представляет собой отдельную запись, а если данные представлены в таком виде, то программа Excel позволяет производить сортировку и фильтрацию.

Сортировка – это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Что бы произвести такую сортировку, необходимо выбрать одну из ячеек и щелкнуть по кнопке «Сортировка по возрастанию» или «Сортировка по убыванию». Можно также выбрать от одного до трех полей сортировки и задать порядок сортировки по каждому полю.

А фильтрация базы отображается только записи, обладающие необходимыми свойствами. Простейшее средство фильтрации – это автофильтр, при щелчке на эту кнопку открывается доступ к списку вариантов фильтрации. Записи, не удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются. Диалоговое окно «Пользовательский автофильтр», позволяет задать более сложное условие фильтрации по данному полю.

Для более наглядного представления табличных данных используют графики и диаграммы. Средства программы Excel позволяют создать диаграмму, основанную на данных из электронной таблицы, и разместить ее в той же самой рабочей книге.

Для более глубокого изучения программы Excel предоставляется возможность создания нескольких десятков различных типов и видов диаграмм и графиков, оформленных в виде баз данных.

Мастер диаграмм подготавливает создание диаграммы и работает в несколько этапов. На первом этапе работы выбирают тип диаграммы. Если она создается на основе записей, имеющих структуру базы данных, то вся информация, необходимая на следующем этапе работы, вносится в соответствующие поля автоматически. На последнем этапе работы выбирают рабочий лист для размещения готовой диаграммы. После щелчка на кнопке «Готово диаграмма» создается и размещается на рабочем листе. Печать готового документа на принтере во многих случаях является заключительным этапом работы с электронными таблицами.

 

 

 

4. Возможности табличного процессора OpenOffice Calc

 

OpenOffice Calc – эта программа является частью OpenOffice, цель которой предоставлять пользователю аналог офисных программ, и практически неотличима от MS Excel по функциональным возможностям. Идентичная встроенная документация и удобная система справок позволяет быстро освоить все особенности работы с данным программным продуктом. Те же возможности переименования, добавления и удаления количество листов в рабочей книге при двойном щелчке в области заголовков листов книги.

Контекстные меню программы, которые появляются при нажатии правой кнопки мыши, связаны с определенными объектами программы, такими как ячейки таблицы, заголовки строк, столбцов или листов и т.д. Процесс ввода, редактирования данных, создания формул в программе OpenOffice Calc практически идентичен процессу работы с уже рассмотренными электронными таблицами.

Этот табличный процессор может размещать в ячейках таблиц числа, формулы и текст. В каждую ячейку можно добавить комментарий, который отобразится автоматически при подведении курсора к ячейке. При наличии комментария, в верхнем правом углу ячейки появляется небольшой красный квадратик. Если отметить пункт в меню «Показать примечания» то комментарий будет постоянно отображаться, а щелчок в этом поле позволит приступить к редактированию.

При создании любого документа используется форматирование, а особенностью табличных процессоров являются как возможности использования изначально заданных форматов, так и создания своих собственных стилей ячеек.

На вкладке «Числа» можно выбрать формат числа, а с помощью вкладки «Шрифт» можно установить цвет, тип и размер шрифта. Вкладка «Выравнивание», предназначена для управления выравниванием текста в содержимом ячейки. Опция «По горизонтали» и «По вертикали» позволяет задать выравнивание содержимого текста ячейки в горизонтальном и вертикальном направлении.

При указании на вкладку «Разрыв строки» разрешается автоматический разрыв строки на краю ячейки, и нажатие комбинации клавиш Ctrl+Enter в любом месте текста также приведет к разрыву строки.

OpenOffice Calc позволяет применять стили ячеек как в ручном режиме, так и автоматическом. При необходимости выделить особые данные в таблице, то желаемого результата довольно просто достичь при помощи условного форматирования.

Первое условие – это присвоение формата формулой. Функция «Стиль» может быть добавлена к существующей формуле в ячейке. Таким образом, вместе с функцией «ТЕКУЩ» можно задать, например, цвет ячейки в зависимости от значения.

Другое условие – использование условного формата. При помощи опции «Условное форматирование» из меню «Формат» в диалоге допускается задание до трех условий, которые должны быть выполнены, чтобы ячейка или группа выделенных ячеек получила определенный формат. Также с помощью специального инструмента можно импортировать данные из других источников, например, баз данных, а можно создать обновляемый диапазон, чтобы импортируемые данные всегда были актуальны.

При создании формул наряду с основными арифметическими операциями, OpenOffice Calc предоставляет множество специальных операций, которые можно ввести в интерактивном режиме при помощи «Автопилота».

Как и многие другие средства работы с электронными таблицами, OpenOffice Calc позволяет использовать разнообразные ссылки. Перед каждым абсолютным значением, должен ставится знак доллара $. Для превращения из относительного значения в абсолютное, и наоборот, следует использовать комбинацию клавиш Shift+F4.

Для вычисления суммы чисел, находящихся в столбце или строке следует использовать кнопку Σ. В ячейке появится формула вида =СУММ(…).

Что бы обеспечить ввод даты в электронную таблицу необходимо использовать функцию «Дата», OpenOffice Calc хранит такие данные в виде чисел, но отображает в ячейке в формате даты.

Программа OpenOffice Calc может также отображать результаты расчетов в виде диаграмм, для этого данные необходимо предварительно выделить, после чего из меню «Вставка» выбрать пункт «Диаграмма». В открывшимся окне «Автоформат диаграммы» необходимо выполнить ряд действий, позволяющих выбрать тип диаграммы. Затем нужно указать расположение необходимых данных, задать заголовок диаграммы, наименование осей и т.д. Если требуется вставить диаграмму в документ, состоящий из нескольких таблиц, то нужно установить, в какую таблицу должна быть вставлена диаграмма. После заполнения нужных полей и нажав на клавишу «Готово» диаграмма будет размещена на листе.

OpenOffice Calc позволяет изменять некоторые элементы диаграммы, если она помещена на задний план электронной таблицы, то выделить ее щелчком мыши уже не удастся. Необходимо открыть панель «Функции рисования» и выбрать инструмент «Выделение», затем щелчком выделить диаграмму.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Развитие табличных процессоров

 

В настоящее время создание программного обеспечения для персональных компьютеров за какой-то десяток лет превратилось из занятия программистов-одиночек в важную и мощную сферу промышленности. Теперь электронные таблицы стали неотъемлемой частью программного обеспечения персональных компьютеров. Это объясняется большим набором функций для работы с данными, простотой освоения и работы, благодаря наличию разнообразных инструментальных средств – табличных процессоров. Большой выбор табличных процессоров позволяет пользователю выбрать наиболее подходящий к данной задаче. Поэтому развитие программ электронных таблиц, предназначенного для широкого круга пользователей, происходит уже не в состязании индивидуальных программистов, а в процессе ожесточенной конкурентной борьбы между фирмами-производителями программного обеспечения.

Удобство пользования табличными процессами, позволяющими автоматизировать процесс обработки информации, осуществлять сложные вычисления, анализировать их и представлять в виде графики и диаграммы, является важнейшим фактором для применения пользователями.

В настоящее время пользователь все больше обращает внимание на оперативность, наглядность предоставляемой информации, а также на обработку и хранение больших объемов данных. Конечно же, большую роль играют функции табличного процессора: возможность использования формул, форматирование и оформление, анализ и предоставление данных с помощью диаграмм и сводных таблиц, извлечение информации из внешних баз данных, копирование данных, составление списков, обеспечение безопасности.

Важнейшей тенденцией развития табличных процессоров является широкое применение табличных процессоров в различных областях деятельности человека. Они являются неотъемлемой частью информационных систем и облегчают доступ пользователя к информации по практически любой области науки.

Кроме всего, табличные процессоры – автоматизированные информационные системы, применяемые на производстве, в которых вводится информация о ходе выполнения производственных заказов, о наличии инструментов и сырья. Постоянное совершенствование электронных таблиц, делают работу с данными все более и более простой, доступной для пользователя любой квалификации.