Приложения Microsoft Excel и Microsoft Access

1 этап. Настройка основного документа, выбор типа документа. После запуска приложения Word по умолчанию открывается пустой документ. Пусть он остается открытым. Если его закрыть, команды, которые нужно будет выполнить на следующем шаге, окажутся недоступными.

На вкладке  Рассылки в группе Слияние выберите команду Начать слияние. 

Нужно щелкнуть тип документа, который нужно создать:

Комплект  конвертов Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным. Выберите пункт Конверты и на вкладке Параметры конверта диалогового окна Параметры конверта укажите свои предпочтения относительно размера конверта и форматирования текста.

Комплект  наклеек с адресами  На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными. Выберите пункт наклейки и в диалоговом окне Параметры наклейки укажите нужный тип наклейки.

Комплект  документов на бланке или сообщений  электронной почты Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию. Чтобы создать документы этих типов, выберите письма или электронные письма.

Каталог или  папка  Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны. Щелкните каталог, чтобы создать документ такого типа.

2 этап. Подключение  документа к источнику данных. На вкладке Рассылки в группе Слияние выберите команду Выбрать получателей. 

При работе с  электронной таблицей Microsoft Office Excel, базой данных Microsoft Office Access или с другим типом файла данных щелкните параметр Использовать существующий список и найдите этот файл в диалоговом окне Выбор источника данных.

Приложение  Excel позволяет выбрать в качестве источника данных любой лист или именованный диапазон книги.

 Приложение  Access — любую таблицу или запрос, определенный в данной базе данных. Документ должен содержать одну таблицу.

 Первая  строка таблицы должна содержать  заголовки, а остальные строки  — записи, которые должны быть  включены в составной документ. Если файла данных еще не  существует, выберите команду Создание списка и используйте открывшуюся форму для создания списка. Этот список сохраняется в виде файла базы данных (MDB), который можно использовать многократно.

3 этап. Создание  письма. На панели задач Слияние выберите Использование списка и выберите из существующего списка с помощью кнопки Обзор.

Если список еще не создан выберите Создать список далее нажмите Создать список.

На следующих  этапах следуйте указаниям окна Слияние.

Содержание  основного документа со всеми  подробностями можно увидеть, если щелкнуть на кнопку Просмотр результатов.

Кнопка Поля/Данные позволяет перейти в режим просмотра основного документа с конкретными данными. Эти кнопки дают возможность перемещаться внутри источника данных.

Последняя операция – объединение  документа. Щелчок по кнопке Найти и объединить вызовет диалоговое окно Составные новые документы, где можно выбрать флажок Все в строке Объединить записи. Документ формируется автоматически. 

3. MICROSOFT ACCESS

3.1.Запрос на  выборку

Простой запрос представляет собой исходную таблицу с теми полями, содержание которых нас интересует.

Таблица 9 – Запрос на выборку

Оптовая торговля
Товар	Партия товара	Цена	Фамилия реализатора	Количество товара полученного на реализацию	Количество возвращенного  товара	Количество нереализованного товара	Дата поступления  товара	Дата реализации
Топливный насос	100	190	Лунин	99	1	0	23.01.2012	05.05.2012
Зеркала/F1	57	500	Козлов	20	37	0	14.04.2012	01.05.2012
Шины R14/ michelin	18	3700	Иванов	10	8	0	21.03.2012	28.04.2012
Диски R14/sliko	24	4500	Степанов	16	8	0	17.02.2012	26.03.2012
Амортизаторы передние/ SS20	100	1200	Лунин	82	18	0	23.01.2012	11.05.2012
Амортизаторы задние/SS20	98	2300	Перов	74	24	0	01.05.2012	13.05.2012
Головка цилиндров	63	6500	Никитин	60	3	0	18.04.2012	24.04.2012
Шатун	99	450	Козлов	96	3	0	17.03.2012	21.03.2012
Ремень ГРМ	100	100	Лунин	99	1	0	01.05.2012	10.05.2012
Диодный мост	60	1200	Черевко	58	2	0	14.04.2012	10.05.2012
Аккамулятор	77	900	Севостьянов	70	7	0	14.02.2012	21.02.2012
Вентилятор	90	4570	Перов	86	4	0	29.04.2012	01.05.2012
Помпа	88	2450	Петров	87	1	0	13.05.2012	13.05.2012
Свечи	97	1800	Иванов	88	9	0	22.01.2012	17.02.2012
Турбина/ STI	98	9900	Кузьмин	78	20	0	27.02.2012	06.03.2012
Интекуллер/STI	99	6900	Никитин	97	2	0	11.01.2012	12.04.2012
Коленвал	99	4500	Кузьмин	99	0	0	11.01.2012	14.02.2012
Масло Castrol	100	320	Лунин	98	2	0	23.01.2012	18.04.2012
Блок-фара	76	120	Степанов	72	4	0	28.02.2012	25.03.2012
Коврики	74	400	Черевко	69	5	0	26.03.2012	01.05.2012

3.2. Запрос на  выборку с параметром

Запрос на выборку с  параметром позволяет пользователю использовать уточняющие критерии.

Таблица 10 – Запрос на выборку с параметром

 

Запрос на выборку  с параметром
Товар	Количество товара полученного на реализацию	Количество возвращенного  товара	Количество нереализованного товара
Аккамулятор	70	7	0
Амортизаторы задние/SS20	74	24	0
Амортизаторы передние/ SS20	82	18	0
Блок-фара	72	4	0
Вентилятор	86	4	0
Головка цилиндров	60	3	0
Диодный мост	58	2	0
Диски R14/sliko	16	8	0
Зеркала/F1	20	37	0
Интекуллер/STI	97	2	0
Коврики	69	5	0
Коленвал	99	0	0
Масло Castrol	98	2	0
Помпа	87	1	0
Ремень ГРМ	99	1	0
Свечи	88	9	0
Топливный насос	99	1	0
Турбина/ STI	78	20	0
Шатун	96	3	0
Шины R14/ michelin	10	8	0

 

3.3. Отчет с группированием

Отчет с группированием дает возможность представить данные, полученные в результате запроса  или из таблицы в удобном виде, а также провести группировку  данных или произвести простейшие статистические расчеты.

В таблице 11 представлен отчет, котором выводятся данные по партиям, по товару, по цене, по количеству товара полученого на реализацию, по количеству возвращенного товара, по количеству нереализованного товара, по дате реализации и по дате поступления.

 

 

 

Таблица 11 –  Отчет с группированием

Партия товара	Товар	Цена	Фамилия реализатора	Количество товара полученного на реализацию	Количество возвращенного  товара	Количество нереализованного товара	Дата реализации	Дата поступления  товара	AccessTotalsПартия товара
100	Топливный насос	190	Лунин	99	1	0	05.05.2012	23.01.2012	20
57	Зеркала/F1	500	Козлов	20	37	0	01.05.2012	14.04.2012	20
18	Шины R14/ michelin	3700	Иванов	10	8	0	28.04.2012	21.03.2012	20
24	Диски R14/sliko	4500	Степанов	16	8	0	26.03.2012	17.02.2012	20
100	Амортизаторы передние/ SS20	1200	Лунин	82	18	0	11.05.2012	23.01.2012	20
98	Амортизаторы задние/SS20	2300	Перов	74	24	0	13.05.2012	01.05.2012	20
63	Головка цилиндров	6500	Никитин	60	3	0	24.04.2012	18.04.2012	20
99	Шатун	450	Козлов	96	3	0	21.03.2012	17.03.2012	20
100	Ремень ГРМ	100	Лунин	99	1	0	10.05.2012	01.05.2012	20
60	Диодный мост	1200	Черевко	58	2	0	10.05.2012	14.04.2012	20
77	Аккамулятор	900	Севостьянов	70	7	0	21.02.2012	14.02.2012	20
90	Вентилятор	4570	Перов	86	4	0	01.05.2012	29.04.2012	20
88	Помпа	2450	Петров	87	1	0	13.05.2012	13.05.2012	20
97	Свечи	1800	Иванов	88	9	0	17.02.2012	22.01.2012	20
98	Турбина/ STI	9900	Кузьмин	78	20	0	06.03.2012	27.02.2012	20
99	Интекуллер/STI	6900	Никитин	97	2	0	12.04.2012	11.01.2012	20
99	Коленвал	4500	Кузьмин	99	0	0	14.02.2012	11.01.2012	20
100	Масло Castrol	320	Лунин	98	2	0	18.04.2012	23.01.2012	20
76	Блок-фара	120	Степанов	72	4	0	25.03.2012	28.02.2012	20
74	Коврики	400	Черевко	69	5	0	01.05.2012	26.03.2012	20

3.4.Кнопочная  форма

Объектами кнопочной формы  могут быть не только поля ввода  или надписи, можно также добавлять  кнопки, при нажатии на которую  выполняется какая-либо операция. На рисунке 2 – созданная нами кнопочная форма, где кнопки открывают объекты базы данных (таблицу, запросы, отчет и форму). СЮДА НАДО КАРТИНКУ КНОПЧНУЮ ВСТАВИТЬ!!! У МЕНЯ prt sc не работает)) или просто эти слова измини)))

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе были применены полученные знания в  приложении Microsoft Excel, для чего были произведены следующие операции с данными таблицы: подсчет данных по формулам, сортировка, фильтрация, структурирование, подведение итогов, консолидация, формирование сводной таблицы и создание диаграммы. Также было использоваго приложение Microsoft Access для решения ряда задач, для чего должны быть созданы следующие объекты: запросы (на выборку, на выборку с параметром), отчет с группированием, кнопочная форма для открытия всех созданных объектов.

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Конспект лекций по курсу «Информатика»
2. Лабораторные работы по курсу «Информатика»