MS Access – ті іске қосу

КАФ

Қызметкер

Ағ.т. менг. Балалар 
Ағ. Т.

Сур.1.1. Реляциялық модель арқылы алынған даталогиялық модель желілік  деректер базасы. 
Егер пәндік облыста обьект көптеген қасиеттерін иеленіп отырса, осы жағдайда бөлек файлдарды көрсету үшін қолдану керегі болмайды. Векторларды қолдануға болады, бір жазуда бірнеше файлдарды жариялауға болады(егер обьекте бірнеше көптік қасиеттері болса және де олар барлығы бір файлда жариялануы мүмкін). 
Егер обьект құрамдас қасиетті иеленсе, онда осы жағдайда группаны қолдануға болады, егер де осы қасиет қайталанатын болса, группада қайталанатын болады.Суретте 1.2 . Обьектке мүмкін болатын жазу құрылымы көрсетілген. 
Тұлға

Сур. 1.2. “Обьект – қасиет ” іштей жазу құрылымын қолданғанда  көрсетілуі. 
Егер боьект нақты қасиеттерін иеленсе және МББЖ жолдарын жойылуын мүмкіндігін сипатталады, осы жағдайда осындай мүмкіндікті қолдану керек. 
Егер жұп боьектілер арасында обьектке бөлек файлдарды жасауға болады және тізімін жариялап, осы файл иеленуші болады, обьектке сәйкестендіреді, осы “1” жағында байланыста орналасқан. (1.3 а суретте) қайталанатын группаның ішкі жазуында қолдануға мүмкіндік береді, оған обьектің атрибуттарын кіргізіп “М” осы жағдайда қарастыратын жағында орналасқан (1.3. б) . 
Проектің шешімін тандаған кезінде желінің қуатын ескерілуі қажет (үлкен қуатты ұзын жазулардың пайда болуына әкелед, осы жағдай кедергі болуы мүмкін, басқа сөздермен айтқанда, қайталанатын группаны тізімнің орнына қолданғанда тек, егер “көптік” обьектінің экземплярларының саны көп болмаса) “көптік” обьектінің басқа байланыстарға қатысуы (егер ол басқа желілерде болса, онда оны бөлек файл енгізу керек ) қолданушылар сұранымның ерекшеліктері (мыс: “көптік ”обьектте информация керек болған жағдайда, онда оны бөлек файлда сақтау керек).Көп жағдайда пәндік облыстағы әрбір обьектке бөлек файлды құрау қажет етеді, осы жағдайда сияқты, жобаланған деректер базасының ең жақсы адаптациялық қасиеттері болады.

Қызметкер

А) 
Қызметкер 
Б)

Балалар 
Сур. 1.3. М : М қатынасты сипаттағанда тізімнің қолдануы. 
А) инфологиялық модельдің фрагменті. 
Б) даталогиялық конструкция. 
А) б) 
Сур.1.4 . Көп деңгейлік иерархиялық нақты түрде сипатталуы. 
А) инфологиялық модельдің фрагменті Б) даталогиялық конструкция 
Көп деңгейлік иерархия көрінбейтін түрде сипатталуы мүмкін. (сур1.5.) Сипаттаудың осындай тәсілін қолдану керек, егерде обьектің күрделі және өзгермейтін құрылымы болса, ал осы құрылымның әртүрлі деңгейлерінде орналасқан элементтер – біртектілік. Жоғарыда айтылғандай көптеген МББЖ біртүрлі файлды иеленуші ретінде қолдануды мүмкіндік бермейді және біртүрлі тізімнің мүшесін. Осы жағдай да бір класстың обьектілер арасындағы байланыстарды сипаттау үшін даталогиялық модельге қосымша файл енгізіледі. (Сур.1.6.) 
Пәндік облыстағы М : М байланысы обьектілер арасында үш файлдың құрылуына және екі тізімнің жариялауына әкеліп соғады.

Сур. 1.5. Нақты емес түрде көпдеңгейлік иерархиялық суреттелуі 
А) Абстрактілік даталогиялық конструкция 
Б) даталогиялық конструкция

Сур.1.6. Бір класстың обьектілер арасындағы байланысты суреттелуі. 
А) инфологиялық модельдің фрагменті 
Б) даталогиялық конструкция

Сур.1.7 . М : М байланыстың  суреттелуі. 
Біріккен обьектіні суреттегенде реляциялық модельдерде де сондай варианттары болуы мүмкін. Біріккен обьектінің суреттегенде бір файл қолданылады немесе әрбір төмеңгі категорияға олардан мүлдем өзгермейтін арнайы файл қолданады. Деректер базасының құрылымда класс топтарының суреттелуі 1.8. сур. көрсетілген.

ТҰЛҒА

Сур.1.8. Деректер базасының  құрамында нақты суреттелуі. 
Келесі мәселерге назар аудару керек, «класс – класс тобы» байланысты суреттейтін тізім қасиеттерін иеленеді. Солардың түсіну себебі, оларды жобалау және жүйенің функционалды жұмыс істеуін қадағалау. Біріншіден иеленуші жазу мен мүше жазу байланыс арасындағы, 1 : 1 типін иеленеді. Екіншіден мүше жазу керекті файлға енгізу кезінде, обьектінің белгіленген класс тобына қосылғанда іріктеу критерийнің мәні тексерілуі керек. Үшіншіден әрбір обьект иеленуші жазуда да мүше жазуы орналасқан барлық атрибуттарының қосылысымен сипатталады. Сонымен негізгі рөлі иеленуші жазуға жатады, себебі соның ішінде обьектінің идентификаторы орналасады. Соған сәйкес егер обьектілер қайсыбір класс топтарының қайсыбір байланыстарға қатысса, соған сәйкес тізім түгелімен классты сипатталатын иеленуші – файлмен жауарысылуы қажет. 
Агрегарлық обьекті суреттегенде реляциялық модельдерінде сияқты, оған деректер базасының файлы қойылады.

Сур.1.9. Агрегарлық обьектінің суреттелуі.

III Бөлім. Мәліметтер базаларын жобалау «Жиһаздар” 
3.1.Таблицалар. 
Бізде берілген таблицаларда жиһаз және олардың түрлері, категорияларға бөлінген мәліметтер бар. Код категории бізде- түйінді жиһаз. 
код мебели Мебель 
1 Офисный 
2 Спальный 
3 Гостиный 
4 Столовая 
5 Детская 
Осы таблицадан кейін жиһаздың аты, бағасы көрсетілген таблицаны шығарамыз. Бұл жерде түйінді жиһаз бұл – Код мебели.

код мебели название мебели описание мебели категория стоимость  поставщики 
2 Диван Мягкий гостинный 2500000 Украина,Мебель КО 
3 Софа Раздвигающий спальный 3500,00 Шведция,Медиа арт 
4 Камод Красное дерево спальный 8000,00 Польша,Пани Ком 
5 Шкаф купе слоновый кость спальный 56000,00 Румыния,Рум Меб 
6 Гарнитур Дерево гостинный 65000,00 Украина,Мебель КО 
7 Куханный гарнитур красное дерево столовая 45000,00 Белорусия,МК 
8 Пуфик Мягкий спальный 8000,00 Германия,Герман ПРО 
9 Табуретки Дерево столовая 4500,00 Украина,Мебель КО 
10 Кровать Железная детская 6500,00 Шведция,Медиа арт 
Келесі таблицада Сатып алушылар тізімі, адресі, олардың қаласы, индексі.Осы мәліметтер төменде берілген. 
Код покупателя имя Фамилия адрес город индекс 
1 Александра Кревцова Мусина,25 Уральск 417001 
2 Аман Алдабеогенов мкрн.4,д5,кв56 Уральск 417002 
3 Жанна Рахимова Почталина144/1 Уральск 417001 
4 Мурат Сатыбалдиев Мусина 14 Уральск 417001 
5 Самат Алдабаев Утвинский 123 Уральск 001002 
6 Куралай Жоламанова Пр Евразия4888 Уральск 417001 
7 Ажар Абуова Ул Волгаградская45 Уральск 417001 
8 Дулат Хаирлиев 4мкр.15д.85кв. Уральск 417001 
9 Ербол Шарипов 4мкр.16д.25кв Уральск 417001 
10 Гуля Жамангарина С Тюленина45 Уральск 417001 
11 Куралай Жоламанова Пр Евразия4888 Уральск 417001 
Төменде және бір өріс берілген. Бұл таблицада Дата заказа , Код покупателя, қай кезде тауар алған болса , сол кезде оған сыйлық берілген.

код заказа код покупателя дата заказа подарок 
1 1 12/04/2004 Да 
2 2 01/06/2004 Нет 
3 3 12/01/2004 Да 
4 4 24/03/2004 Да 
5 5 29/01/2004 Нет 
Келесі таблица қызметкерлерге қатысты зейнетақы фонды көрсетілген. Қызметкерлерде олардың қай қорға жататындығына байланысты осы қорларға есептеулер жүргізілген. 
пенсионные фонды 
Код код фонда название фонда гипперссылка 
1 1 Солнышко www. Solnishko.kz 
2 25 Наурыз www. Nauriz.kz 
3 12 Казкомерцбанк www.kkb.kz. 
3.2 Сұраныс. 
Төменде көрсетілген сұраныстары өздерінің ерекшелігі мен және спецификасымен мәліметтер базасына қойылатын талаптары бойынша бөлінген. Бірінші менеджмент және экономика бөліміне қатысты қызметкерлерді мінездейді. 
Запрос 
фамилия Имя должность отдел 
Жумагалиев Марат менеджер экономика 
Алдабаевна Жанна экономист менеджмент 
Сатыбалдиева Самал бухгалтер экономика 
Каримова Айнур секретарь экономика 
Келесі сұраныс нақты кезеңде тапсырылған сұраныстың уақытын өсу қарқынымен көрсетеді.Бұнда Код покупателя, Дата заказа және сыйлық берілген. 
Запрос 
код покупателя дата заказа подарок 
1 23.02.2003 Да 
5 16.11.2003 Нет 
Ал келесі сұраныс бұл бағасы 28-ден төмен жиһаздар тізімін көтсетеді. 
Запрос 
название мебели стоимость 
Софа 3500 
Диван 25000 
Пуфик 8000 
Келесі сұраныс бұл сіздің білгіңіз келген қаланы көрсетіп береді.

3.3 Форма. 
Әрі қарай мен қалай Формамен жұмыс істегенімді көрсетеді. Формалар мәліметтердің енгізу жылдамдығын жоғаралатады және олардың дұрыстылығын қамтамасыз етеді. Бұл жерде өзіміздің мәліметтер базамызды құруға болады. Мысалы: жұмысшылардың фотосын қою т.б .Біздер бұнда фондтар жайлы ақпаратты қосамыз: аты, гиперссылка, код фонда, жұмысшылар аты, фамилиясы және олардың лауазымдары.

Бұл форманың көмегімен әртүрлі форма типін құруға болады. Столбец ленточную , табличный , және басқалары.Оның ерекшелігі мәлімет бір – бірінен бөлініп тұрады және нақты әрі тиімді болып келеді. 
MS Access деректер базасы. Деректер базаның құрылымы. 
Қызметтің кез келген саласында жиі деректердің үлкен көлемдерімен жұмыс жасау қажет. Бұл кездегі негізгі операциялар – бұл ақпаратты жинау, оны өңдеу (қажет деректерді іздеу, сұрыптау және т.б.), деректерді қарап шығуға және баспаға шығаруға арналған формаларды құрастыру болып табылады. Осы барлық функцияларды қамтамасыз ететін ең таңымалды программалық құрал MS Access деректер базасын басқару жүйесі болып табылады. 
Деректер базасы – бұл ақпарат, яғни деректер арнайы форматта (*.mdb) сақталынатын файл (құжат). 
Деректер базасын басқару жүйесі – бұл программа. Ол арқылы ақпарат деректер базасына енгізілінеді, сұрыпталынады, сүзбеу жүргізілінеді, қажет ақпарат ізделінеді, қажет ақпарат басқа программаларға көшірілінеді. 
Деректер базасындағы бағандар өрістер деп аталады, ал жолдар – жазулар. Жазулар саны қатты дисктің сыйымдылығымен шектеледі. Өрістердің максималды саны – 255. 
Өрістер мен олардың қасиеттерінің жиынтығы деректер базаның құрылымын анықтайды. Жазуы жоқ деректер базасы да деректер базасы болып табылады, өйткені оның құрылымы бар. 
Деректер базасын құрастыру: 
1 қадам. Оның құрылымын құрастыру. 
2 қадам. Құрылымды ақпаратпен толтыру. 
Access-ті жүктеген кезде деректер қорының объектілерімен жұмыс жасауға арналған мәзір пайда болады. 
Жұмыс жасаудың режимдері және объектілері 
Кестелер – жазулар жиынтығы болып табылады. Деректер базасында не сақталынады соның бәрі оның кестелерінде сақталынады. Олардың құрылымы және мазмұны бар. Кестенің құрылымын құрастырғанда өрістердің атауларын, өрістердің типтерін және олардың өлшемдерін анықтау қажет. Кестенің әрбір өрісіне ерекше ат беріледі. Содан кейін қандай типті деректер әрбір өрісте орналасады екендігін шешу. Өріс типінің мәні Конструктор режимінде ғана көрсетілінеді. 
Сұраныстар – толтырылған деректер базасымен жұмыс жасауға арналған негізгі объект. Деректерді өзгерту, таңдау және талдау құралы болып табылады. Олар бойынша бірнеше кестенің деректерін өзгертуге, талдауға және қарауға болады. Базаның байланысқан кестелерінен деректердің күрделі таңдауын орындауға және оларды нәтижелі кестелер түрінде көрсетуге мүмкіндік береді. Нәтижелі кестелер тек жедел жадыда сақталынады, ал бірақ оларды сақтауға болады. 
Формалар – кестенің деректерін енгізу және бір жазуды көру үшін және т.б. мақсаттары үшін қолданылатын экранның арнайы форматы болып табылады. Формалар деректерді енгізуге, оларды түзетуге, қосуға және жазуларды жоюға мүмкіндік береді. Бір уақытта өз ара байланысқан кестелермен операциялар істеу үшін формаларды құруға болады. 
Есептер – бұл деректерді ұйымдастыру және баспаға пайдаланушыға қажетті түрде шығарудың ең тиімді құралы. 
Макростар – бұл белгілі бір операцияларды орындайтын макрокомандалар жиынтығы. Ол базамен жұмыс жасауын автоматтандырудың құралы болып табылады. 
Модуль – бұл Visual Basic for Application (VBA) программалау тілінде жазылған программа. 
Жұмыс жасаудың режимдері: 
1. Оперативті режим – терезеде ақпарат жүйенің мәселелерін шешу, яғни ақпаратты қарап шығу, өзгерту, таңдау 
2. Конструктор режимі – объекттің құрылымын, макетін құру немесе өзгерту. 
Деректер түрлері. 
• Мәтіндік – мәтін немесе есептеулерді жүргізуге талап етпейтін сандар (255 таңбаға дейін). 
• Сандық – есептеулер жүргізуге арналған әр түрлі форматты сандық деректер. 
• Мерзім/уақыт – мерзім және уақыт туралы ақпарат сақтау. 
• Ақшалы – ақшалық мәндер және бүтін бөлігінде 15 таңбаға дейін, бөлшек бөлігінде 4 таңбаға дейін дәлдікпен жүргізілінетін математикалық есептеулерде қолданылатын сандық деректер. 
• Memo – көп көлемді мәтінді сақтау. 
• Санауыш – арнайы сандық өріс. Мұнда Access әрбір жазуға автоматты түрде арнайы реттік нөмерін береді. 
• Логикалық – екі мүмкін мәндерден тек біреуін ғана қабылдай алады (иә, жоқ). 
• OLE объекттің өрісі – Access кестесіне ендірілген немесе байланысқан объект. 
• Гиперсілтеме — әріп және цифрлардан құрылған және гиперсілтеме адресін көрсететін жол. 
• Алмастыру шебері – тұрақты мәндер жиынтығы немесе басқа кестеден қажет мәндерді тізімнен немесе тізімі бар өрістен таңдауға мүмкіндік беретін өріс. 
Кестелерді құру. 
Access-ті жүктегеннен соң экранда сұхбат терезесі пайда болады. Ол арқылы дайын деректер базасын ашуға, жаңа деректер базасын құрастыруға немесе ол үшін ендірілген шеберді пайдалануға болады. 
Біз Новая база данных ауыстыру қосқышын таңдаймыз және OK батырмасын шертеміз. Файл новой базы данных сұхбат терезесі пайда болады. Мұнда файлдың атын және оның орналасуын көрсетеміз. Сохранить батырмасын шертеміз. Деректер базаның терезесі пайда болады. Мұнда 6 астарлы бет орналасқан. Кестені құрастыру үшін Таблицы астарлы бетін таңдаймыз. Создать батырмасын шертеміз. Новая таблица сұхбат терезесі пайда болады. Мұнда кестені құрастырудың 5 мүмкін тәсілі көрсетілген. 
1. Режим таблицы – кесте өрістердің атауларын бағандардың тақырып жолдарына енгізу арқылы құрылады. 
2. Конструктор – кесте өрістердің атаулар тізімін және бірден әрбір өрістің қасиеттерін көрсету арқылы құрылады. 
3. Мастер таблиц – автоматты түрде шебердің көмегімен. Ол дайын тізімнен өрістерді таңдауға мүмкіндік береді және мұнда жүзден аса әр түрлі кестелердің түрлерінің шаблондары берілген. 
4. Импорт таблиц – кесте деректерді басқа деректер базасынан немесе электронды кестеден көшіру арқылы құрылады. 
5. Связь с таблицами – кесте басқа деректер базасында орналасқан кестемен байланыс жасау арқылы құрылады. 
Кесте бойынша жылжу. 
жебелек пернелерін пайдалану; 
қозғалту жолақтарын пайдалану; 
қажет орында маусты шерту; 
Tab пернесін пайдалану; 
терезенің төменгі бөлігінде орналасқан көшу батырмаларын пайдалану 
Деректерді сұрыптау. 
Деректерді қарап шығу ыңғайлы болу үшін, кестедегі жазуларды белгілі бір тізбек бойынша сұрыптауға болады. 
Мәндердің сұрыптауын орындау үшін, мәтін курсорын сұрыпталынатын бағанның кез келген ұяшығына орнату қажет, содан кейін келесі батырмаларды ( -өсу реті бойынша сұрыптау, — кему реті бойынша сұрыптау) шерту немесе ЗаписиàСортировка командасын орындау. 
Іздеуді ұйымдастыру. 
Егер кесте көп көлемді болса, онда редакталайтын деректерді тауып алу қажет. Іздеу жүргізу үшін, мәтін курсорын іздеу жүргізілетін өрісінің ұяшығына орнату, содан кейін ПравкаàНайти командасын орындау қажет. 
Пайда болған терезеде ізделінетін деректердің үлгісі енгізілінеді және Найти батырмасын шертеді. Егер қажет мән табылса, онда курсор сол ұяшыққа орнатылынады. 
Сүзбеуді құру және қолдану. 
Сүзбеу – бұл жазулар жиынтығын таңдауға қолданылатын, шарттар жиынтығы. 
Типтер: 
1. белгіленген бойынша сүзбеу (фильтр по выделенному) 
2. кәдімгі сүзбеу (обычный фильтр) – Сүзбеуді өзгерту батырмасы 
3. кеңейтілген сүзбеу (расширенный фильтр). 
Жұмыс тәртібі: 
Записи/Фильтр/Изменить фильтр командасын орындау; 
Кестеден тек бір жол ғана қалады; 
Әрбір өріс мәтін курсоры орналасқан жағдайда тізімі бар өріс болып табылады; 
Бұл тізімнен берілген өріс үшін қажет мәнді таңдауға болады; 
Применить батырмасын шерту; 
Таңдауды алып тастау үшін, дәл осы батырманы шерту қажет, тек бұл жағдайда ол Удалить фильтр деп аталады. 
Форманы құру. Форманы көрсету режимдері. 
Формалар – деректер базаны ақпаратпен толтыратын қызметкерлерге қажет. Олар ақпаратты енгізуге, қарап шығуға және кесте немесе сұраныстағы ақпаратты модификациялауға көмектеседі. 
Құру тәсілдері: 
1. автоматты түрде – Автоформа. 
2. шебер арқылы – Мастер форм. 
3. өз қолымен – Конструктор. 
Форманы көрсету режимдері: 
1. конструктор режимі 
2. форма режимі 
3. кесте режимі 
Режимдер арасында ауысу Вид менюі арқылы іске асады. 
Басқару элементтер. 
Конструктор режимінде форманың көлбеу және тігінен орналасқан сызғыштар, форматтау тақтасы және құралдар тақтасы бар. Қосымша басқару элементтер тақтасын экранға шығаруға болады. Ол арқылы формаға жаңа объектілер енгізуге болады. 
Басқару элементтер – бұл формада немесе есепте орналасқан және деректерді бейнелеуге, операцияларды жасауға немесе жай әсемдік үшін арналған графикалық объектілер болып табылады. 
Формаларда үш бөлім және бірнеше басқару элементтер болуы мүмкін. 
Форманың бөлімдері: 
1. форманың тақырып жолы – бұл бөлім форманың 1-ші бетінің ең басында орналасады және тақырыптың атауын орналастыруға арналған; 
2. форманың ескерту бөлімі – соңғы беттің ең соныңда орналасқан, пайдаланушыға арналған кеңестер және басқада қажет ақпаратты орналастыруға пайдаланады. 
3. деректер аумағы – деректердің жазулары орналасқан. 
Экранға көрінбейтін бөлімді шығару үшін Вид /Заголовок/Примечание формы командасын орындау қажет. 
Сұраныстарды құрастыру. 
Сұраныстар – бұл пайдаланушы орнатқан шарттың негізінде, бір немесе бірнеше кестелерден өзіне қажет жазуларды іріктеп алуға көмектеседі. 
Сұранытың қасиеттері: 
1. нәтижелі кестені құрастырғанда, базадан қажет ақпаратты тек таңдамай ғана, сонымен қатар оны өңдеу мүмкіндігі болып табылады (сұрыптау, сүзбеуден өткізу, біріктіру, бөлу, өзгерту). Сонда алғашқы кестеде ешқандай өзгертулер пайда болмайды. 
2. қорытынды есептеулер жүргізу мүмкіндігі (өріс бойынша орташа мәнін, ең максималды, ең минималды мәнін, қосындыны табу). 
Есептер құрастыру. 
Есептер – сұраныстар жұмысының нәтижелерін көрнекті түрде, баспа құрылғысында басылма түрінде алуға мүмкіндік береді (қағаз құжаты). 
Құру тәсілдері: 
1. автоматты түрде – Автоотчет. 
2. шебер арқылы – Мастер отчета. 
3. өз қолымен – Конструктор. 
Есептің құрылымы: 
1. тақырып жол бөлімі– есептің жалпы атауын жазуға арналған; 
2. жоғарғы колонтитул бөлімі – егер есептің құрылымы күрделі болса және бірнеше беттерден тұрса, онда ішкі атауларды жазу үшін қолданылады; 
3. деректер аумағы – база кестелер өрісінің мазмұнымен байланысты, басқару элементтер орналасқан; 
4. төменгі колонтитул– құру мерзімі және беттерді нөмірлеу; 
5. ескерту бөлімі – қосымша ақпарат орналастыру; 
6. топтың тақырып жолы – әрбір берілген топтың жоғарғы бөлігінде шығады.