Модель автоматизированной информациооной системы управления организацией регионального уровня

 

Наличие корпоративной вычислительной сети

Корпоративная вычислительная сеть – это интегрированная, многомашинная, распределенная система одного предприятия, имеющего территориальную рассредоточенность, состоящая из взаимодействующих локальных вычислительных сетей структурных подразделений и подсистемы связи для передачи информации. Построение корпоративной вычислительной сети обеспечивает:

• реализацию унифицированного доступа специалистов отдела к коммуникационным ресурсам;
• единое централизованное управление, администрирование и техническое обслуживание информационно-коммуникационных ресурсов;
• организацию доступа к структурированной информации в режимах on – line и off – line;
• организацию единой системы электронной почты и электронного документооборота;
• защиту электронной почты на основе международных стандартов с созданием защищенных шлюзов в существующие сети передачи данных, работающих по протоколам РОРЗ, SMTP, UUCP;
• организацию глобальной службы каталогов в интересах абонентов   корпоративной   вычислительной   сети   на   базе   протокола Х.500;
• реализацию единого пользовательского интерфейса, предоставляющего пользователям средства работы с коммуникационными ресурсами корпоративной вычислительной сети;
• взаимодействие корпоративной сети организации с бизнес системами других организаций, вычислительными сетями государственных   учреждений,   финансово-кредитных   органов,   участвующих в информационном обмене на правах абонентов телекоммуникационной корпоративной системы;
• функциональную наращиваемость, обеспечивающую построение корпоративной вычислительной сети, как постоянно развивающейся и совершенствующейся, открытой для внедрения новых аппаратно-программных ресурсов, позволяющих развивать и совершенствовать состав и качество информационно-коммуникационных услуг без нарушения нормального функционирования сети.

 

Наличие пакета прикладных программ.

• Применение автоматизированных информационных технологий в кадровой работе характеризуется широким использованием в практике работы служб управления персоналом организации наряду с АРМ пакетов прикладных программ. Причем автоматизированное решение задач служб управления персоналом может основываться на одном из двух существующих в настоящее время подходов:

1. Приобретение одного из стандартных пакетов прикладных программ с дальнейшей его настройкой в соответствии с требованиями организации;

2. Разработка собственного пакета прикладных программ для решения определенной совокупности задач службы управления персоналом.

Первый подход хорош тем, что он не требует наличия  в структуре организации подразделения, занимающегося вопросами проектирования и внедрения автоматизированных комплексов задач управления. В данном случае «настройку» приобретенного организацией стандартного пакета прикладных программ под ее требования осуществляет продавец. Однако следует отметить тот факт, что стоимость «настройки» порой превышает стоимость самого пакета прикладных программ. Второй подход также требует больших денежных затрат на проектирование пакета, но его преимущество заключается в том, что не проводится дополнительная «настройка» программного обеспечения, которое разработано по собственному техническому заданию.

В исследуемом  отделе профессионального развития персонала существовало как собственное  программное обеспечение, так и  сторонних фирм производителей. К  собственному программному обеспечению  можно отнести единую базу данных для всего филиала в целом (включая удаленные отделы) и специальные программы (для каждого отдела собственные, но очень схожи по себе), которые работают с этой базой данных. В этой базе данных находятся не только номера телефонов всех абонентов калужской области с прилагающейся подробной информацией, но и различные внутренние документы, инструкции, положения и т. д.

К приобретенному пакту прикладных программ в отделе профессионального развития персонала  относится система управления человеческими ресурсами БОСС-Кадровик от компании АйТи.

Исследование  отдела профессионального развития персонала телерадиокомпании «Мир»  на предмет существующей автоматизированной информационной системы показало:

1. Наличие автоматизированного документооборота;
2. Наличие собственной единой для всех подразделений базы данных;
3. Наличие корпоративной сети;
4. Наличие собственного специализированного программного обеспечения, помогающего автоматизировать часть работ специалиста;
5. Наличие в отделе профессионального развития персонала специализированного программного обеспечения – система управления человеческими ресурсами БОСС-Кадровик.

Анализ системы  управления человеческими ресурсами  БОСС-КАДРОВИК

 

Как уже отмечалось выше в исследуемой организации «Мир»  используется программный продукт компании АйТи  БОСС-Кадровик, который является мощным инструментом, способным оптимизировать процесс управления кадрами и вывести его на новый качественный уровень. Система управления человеческими ресурсами БОСС-Кадровик является основой всей информационной системы в организации и требует более детального изучения.

Компания АйТи разрабатывала, развивала и модернизировала  систему БОСС-Кадровик с 1993 года:

• 1993 г. - начало разработки системы БОСС-Кадровик (Scalable SQL, Novell, DOS-интерфейс);
• 1995 г - выход тиражной версии БОСС-Кадровика;
• 1996 г. - начало разработки отдельной версии продукта на платформе Oracle;
• 1997 г - перевод Scalable SQL версии на платформу Microsoft SQL, создание промышленной технологии внедрения, обучения и сопровождения продукта;
• 1999 г - поддержка в тиражной версии продукта распределенного режима работы;
• 2002 г. - выход HRM-контура системы БОСС-Кадровик;

Ключевые особенности  системы БОСС-Кадровик

БОСС-Кадровик относится к классу систем управления персоналом (Human Resource Management Systems).

Функциональная  полнота системы с точки зрения учета и планирования, а также  реализации высших функций управления и развития персонала как интеллектуального  ресурса позволяет наиболее полно  проводить политику управления кадрами на предприятии.

В системе БОСС-Кадровик реализованы следующие возможности:

1. Планирование структурной организации, штатных расписаний и кадровой политики;
2. Оперативный учет движения кадров;
3. Ведение административного документооборота по персоналу и учету труда;
4. Планирование фондов рабочего времени и учет их использования;
5. Учет труда и расчет заработной платы на предприятии численностью в тысячи и десятки тысяч человек;
6. Учет и разнесение затрат на оплату труда персонала в общей номенклатуре затрат предприятия;
7. Предоставление статистической отчетности по труду и налоговой отчетности в государственные органы, формирование отчетности для Пенсионного фонда России и МНС;
8. Подбор персонала на руководящие должности;
9. Ведение кадрового резерва и мобильного персонала;
10. Аттестация и повышение квалификации работников;
11. Поиск специалистов на рынке труда;
12. Ведение архивов без ограничения срока давности;
13. Консолидация данных по работникам и синхронизация справочной информации с помощью встроенного механизма обмена кадровой информацией (репликации);

Система предусматривает  возможность интеграции с другими  программными системами по управлению предприятием.

В настоящее  время БОСС-Кадровик успешно эксплуатируется  на предприятиях, занимающих лидирующие позиции в различных отраслях. В их числе: банки, нефтегазовая промышленность, машиностроение, химическая и нефтехимическая промышленность, транспортные компании, телекоммуникационная отрасль, торговля, пищевая промышленность, ресторанные сети, фармацевтика, издательства, и др.

 

Владение информационными технологиями является непременным условием существования и развития региональной организации. В сложном процессе управления крупной организацией руководство обычно выделяет для себя основные стратегические направления: финансы, кадры, сбыт и др. Как правило, по каждому из них для облегчения сбора и сохранения учетной информации создаются отдельные информационные системы.

Использование системы управления персоналом в  отделе профессионального развития персонала телерадиокомпании «Мир»  способствовало эффективному ведению кадрового документооборота, выполнение всех учетных кадровых процедур, быстрое получение любой отчетности по персоналу, тем самым, повысило эффективность всей информационной системы в целом.

Среди основных практических результатов, которые получил филиал при автоматизации службы персонала, – снижение общей трудоемкости цикла управления персоналом, уменьшение суммарных затрат на сопровождение и поддержку системы, сохранение кадрового состава, повышение качества информационной поддержки, уровня защищенности персонала, корпоративной безопасности с точки зрения управления персоналом.

Экономический эффект от внедрения интегрированной  корпоративной системы в региональную телерадиокомпанию «Мир» очевиден. Экономия достигается за счет ускорения информационного обмена, более эффективной обработки данных, снижения вероятности ошибок.

 

 

 

Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

 

Практическое  задание 6.1.

 

Задача 6.1.1. Создать шаблон документа – бланк для писем фирмы. Поля: слева – 2,5 см, сверху и снизу – 2 см, справа – 1,5 см. Шаблон должен содержать: эмблему (рисунок); название фирмы (объект WordArt); заготовки текста (смотри пример); стили абзацев и символов:

Стиль	Описание
Адрес фирмы	Стиль абзаца. Шрифт Times 14, полужирный. Выравнивание по центру. Границы: сверху двойная, снизу одинарная
Исходящий номер	Стиль символа. Шрифт Times 12, цвет синий.
Адресат	Стиль абзаца. Шрифт Times 14. Отступ слева 9 см, выравнивание влево. Интервал до 12 пт, после 18 пт.
Обращение	Стиль абзаца. Шрифт Arial 16, полужирный, курсив. Выравнивание по центру. Интервал до 6 пт, после 12 пт.
Текст письма	Стиль абзаца. Шрифт Times 14. Отступ первой строки 1,25 см, выравнивание по ширине. Интервал полуторный, после 6 пт.
Подпись	Стиль абзаца. Шрифт Times 14, цвет красный. Отступ слева и справа 2 см, выравнивание по центру. Интервал полуторный.
Исполнитель	Разместить в нижнем колонтитуле. Стиль абзаца. Шрифт Times 10. Отступ слева 2 см, выравнивание влево.

 

Оформить абзацы соответствующими стилями и сохранить шаблон в личной папке под именем «Бланк.dot».

Шаблон документа сохранен в папке под именем «Бланк.dot»  и выглядит следующим образом:

 

Задача 6.1.2. Используя поля формы и поля, создать приведенную ниже форму анкеты для заполнения. Используя механизм защиты, защитить документ от изменений, разрешить только изменения полей формы.

Для полей установить следующие характеристики:

Поле	Характеристика
Фамилия Имя	Текстовое, длинна поля 20 символов
Факультет	Поле со списком. Допустимые значения: «МиКН», «Физический» или «Финансовый»
Курс	Поле со списком. Курс 1, 2, 3, 4 или 5
Пол	Поле со списком. Допустимые значения «М» или «Ж»
Ваши увлечения	Флажок, по умолчанию  снят
Дата заполнения	Текущая дата

 

Документ сохранен в папке под именем «Анкета.doc». Используется механизм защиты, в следствии чего редактировать  можно только определенные поля. Пример заполнения анкеты выглядит:

 

Практическое  задание 6.2.

 

Создать для хранения документов папку, присвоить ей имя - фамилию исполнителя. Все документы этого задания должны быть помещены в эту папку.

Подготовить шаблон документа  – бланк фирмы «ТИТАНИК», содержащий логотип (рисунок), наименование фирмы (объект WordArt), адрес. Параметры страницы: поля сверху и снизу – 2 см., слева - 2,5 см., справа - 1,5 см.

Создать (или изменить) и применить стили «Кому», «Уведомление», «Письмо», «Подпись», «Исполнитель».

Создать в MS Word источник данных, содержащий следующую информацию о контрактах, заключенных фирмой «ТИТАНИК»:

Фирма	Директор	Обращение	№ контракта	Дата заключения	Сумма	Отметка о выполнении
Конус	Иванов И. И.	Господин	3	01.01.08	20 000	выполнен
Сегмент	Петров П. П.	Господин	23	11.09.08	30 000	выполнен
Сфера	Сидоров С. С.	Господин	4	23.04.08	10 000
Круг	Захаров М. М.	Господин	24	03.06.08	5 000
Пирамида	Степанов С. Н.	Господин	6	03.03.08	8 000
Сектор	Казакова К. К.	Госпожа	8	12.05.08	20 000	выполнен
Призма	Алиева А. А.	Госпожа	7	11.01.08	12 000
Кубик	Болотов Б. Б.	Господин	34	01.09.08	6 000	выполнен