Корпоративные информационные порталы

Магнитогорский государственный институт

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

По предмету «Информационный менеджмент»

На тему

Корпоративные информационные порталы

 

 

 

 

 

Выполнил студент 5 курса

Мухамадеева Э.Д.

Проверил Белоусова

 

 

 

 

 

 

Белорецк 2014г.

 

Содержание

 

 

 

Введение

 

Корпоративный информационный портал – автоматизированная система, предоставляющая пользователям адаптированные под их потребности и обязанности унифицированные корпоративные информационные сервисы, обладающие следующими характеристиками:

- наиболее востребованы большинством  сотрудников компании;

- используются для организации  высокоуровневых рабочих мест  для отдельных категорий сотрудников;

- предназначены для организации  эффективного взаимодействия сотрудников  друг с другом.

Корпоративные порталы позволяют создать на предприятии единый программный комплекс, обеспечивающий универсальный доступ пользователей к различным информационным системам и источникам. В зависимости от размера компании, преимуществами использования корпоративного портала являются:

- снижение издержек на создание  единого информационного пространства  территориально распределенной  компании;

- интеграция разнородных информационных  систем (ERP системы, CRM системы, управление  документами, управление кадрами, поддержка  принятия решений), внутренний информационный  обмен для географически распределенных  компаний;

- повышение эффективности совместной  работы сотрудников в рамках  различных направлений деятельности;

- повышение эффективности управления  кадрами.

Корпоративные порталы обеспечивают интеграцию разнородных информационных систем (ERP-систем, CRM-систем, систем электронного документооборота, управления персоналом, финансовыми и другими приложениями).

 

1. Сущность корпоративных порталов и их возможности

 

Корпоративный портал - это программный комплекс, который обеспечивает защищенный персонифицированный web-интерфейс, посредством которого уполномоченные сотрудники компании и постоянные партнеры имеют доступ к требуемой им информации и приложениям в соответствии с правами разграничения доступа. При этом это может быть не простой доступ какого- либо сотрудника к нужной ему информации или приложению, а организованные бизнес-процессы, когда коллектив территориально разнесенных сотрудников решает единую задачу, имеющую жесткие временные рамки .

Началом истории корпоративных порталов можно считать 1998 г., когда Кристофер Шайлакс и Джулия Тилман из Merrill Lynch (Christopher C. Shilakes and Julie Tylman, "Enterprise Information Portals", November 1998) дали следующее определение «Корпоративные информационные порталы (Enterprise Information Portal - EIP) - это приложения, которые позволяют компаниям раскрывать информацию, хранящуюся внутри и вне организации, и предоставить каждому пользователю единую точку доступа к предназначенной для него информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений». Т.е. это прямое использование наработанных технологий публичных информационных порталов в корпоративных целях.

Сразу же в ответ на это Джерри Мюррей из IDC (Gerry Murray, "The Portal is the Desktop", January 1999) значительно расширил понятие корпоративного портала. Он считает, что «порталы, которые концентрируются лишь на работе с контентом, не отвечают нуждам корпоративного рынка. Корпоративные порталы должны подключать нас не только ко всей необходимой информации, но и ко всем нужным нам людям, и предоставлять инструменты, необходимые для поддержки совместной работы». По данному определению корпоративный портал это не только предоставление информации, но и поддержка совместной работы, автоматизация бизнес-процессов.

В настоящее время корпоративные порталы называют еще Интранет-порталами, корпоративными Интранет-порталами, внутренними корпоративными порталами, чтобы подчеркнуть их внутрикорпоративное использование (Интранет - внутрикорпоративная сеть). Корпоративные порталы компаний предоставляют доступ к порталу только уполномоченным сотрудникам своих компаний, использующих полученную информацию и приложения портала для решения задач, в основном связанных с жизнедеятельностью своей же компании. Кроме того, корпоративные порталы могут предоставлять определенную часть корпоративной информации и сервисов своим потребителям, поставщикам, партнерам по бизнесу .

Основная цель корпоративного портала - увеличение прибыли компании за счет снижения непроизводительных издержек и улучшения организации работ компании.

Для достижения поставленной цели корпоративный Интернет-портал может обеспечивать уполномоченных сотрудников следующими средствами:

• коллективной работы (чаты, рассылки, форумы, конференции и т.д.) - Collaboration (CL);
• хранения и анализа информации - Business Intelligence (BI);
• организации бизнес-процессах выработки, согласования и принятия решений - Workflow (WF)
• организации разработки, согласовании, утверждении и выпуске текстовых документов - Docflow (DF);
• организации разработки, согласовании, утверждении и публикация материалов для Intranet/Internet порталов - Content Management (CM);
• организации доступа к автоматизированным системам управления компании, включая бухгалтерию, финансы, склады, маркетинг, производство, логистику, снабжение, сбыт, сервис, персонал - ERP (MRP II) / CRM / SCM. В зависимости от задач доступ может предоставляться на чтение (при необходимости с проведением анализа), на запись и/или исполнение);
• многими другими средствами, перечень которых практически неограничен.

Если у компании есть только один офис, многие взаимодействие между сотрудниками и внутренний электронный документооборот строится на базе локальной сети. Если же компания имеет центральный офис, несколько филиалов в разных городах, а то и странах, торговые точки, удаленные складские помещения, мобильные точки и т.д. эффективно организовать ее работу можно только с помощью сетей Интернет, Интранет, Экстранет и корпоративный портал здесь просто незаменим.

Корпоративный портал может быть установлен на сервере Интернет или Интранет сети компании и предоставлять персонализированный прозрачный интерфейс всем сотрудникам компании по этой сети.

Но для ряда компаний корпоративные порталы должны обеспечивать доступ к корпоративной информации не только сотрудникам компании, но и партнерам по бизнесу (естественно толь к той части информации, к которой они допущены). В этом случае корпоративный портал может развертываться в сетях Экстранет (в расширенной сети Интранет - Экстранет-портал).

Корпоративный информационный портал (Enterprise Information Portal - EIP) является мощным инструментом интеграции информационных ресурсов, который многократно повышает эффективность управления предприятием. Портал представляет собой совокупность технологий и программных средств, позволяющих компаниям "расконсервировать" информацию, которая возникает и накапливается как внутри, так и вне их границ. Одновременно портал предоставляет каждому пользователю персонифицированное "окно" для просмотра всей информации, необходимой ему для принятия обоснованных управленческих решений.

С технологической точки зрения портал представляет собой совокупность Web-интерфейсов, которые обеспечивают единообразный доступ к корпоративным данным и программам через локальные и глобальные сети. В качестве терминала может быть использовано любое устройство с Web-браузером (стационарный или переносной компьютер), подключенное к корпоративной сети либо находящееся далеко за ее пределами. Порталы позволяют организовывать дополнительные сервисы, основанные на доступе к разнородным данным и приложениям с одной Web-странички. При этом пользователь может и не знать, с какими приложениями он работает, где и в каком формате хранятся предоставляемые ему данные и с помощью каких операционных систем они обрабатываются.

Корпоративный информационный портал включает:

1. Внутренний портал ограниченный локальной сетью компании.
2. Внешний портал, который доступен для использования территориально удаленным сотрудникам компании и клиентам за счет сети Интернет (открытая информация и конфиденциальная информация не представляющая особой ценности), Интранет и Экстранет (конфиденциальная информация).

Возможностями внутреннего корпоративного портала являются:

- единая библиотека документов с разграниченным доступом и мощными поисковыми средствами существенно сократит то время, которое Ваши сотрудники ежедневно тратят на поиск необходимой им информации;

- база знаний компании позволит экономить рабочее время сотрудников, благодаря возможности повторного использования результатов ранее выполненных работ;

- управление информационными потоками (периодическая публикация новостей компании, результатов ее деятельности и дальнейших планов, управление совещаниями, запросами и уведомлениями) увеличит доверие сотрудников руководству компании, повысит лояльность.

Возможностями внешнего корпоративного портала являются:

- единое хранилище документов, регламентирующих отношения компании  с контрагентом и функции документооборота (повышает эффективность работы  с документами);

- инструменты автоматизации работы  с контрагентами (существенно увеличивают  производительность менеджеров, уменьшают  вероятность возникновения ошибок, ускоряют обработку запросов, сокращают  затраты на обучение и содержание  менеджеров);

- механизмы интеграции с информационными  системами других предприятий (позволяют  передать часть функций контрагентам "на самообслуживание");

- инструменты информирования и  механизмы обратной связи (повышают  эффективность, способствуют росту  лояльности клиентов и партнеров).

Внедрение корпоративного портала обеспечивает компании серьезные конкурентные преимущества:

• по оценкам компании Plumtree Software норма возврата инвестиций от внедрения корпоративного портала в среднем составляет 145%;
• аналитики компании Meta Group считают, что к 2009 году 85% компаний из списка Global 2000 (крупнейшие компании мира по величине оборота) внедрят у себя корпоративные порталы;
• к 2009 году 90% компаний из Fortune 500 будут использовать корпоративный портал в качестве инструмента поддержки принятия решений, совершенствования информационных потоков и развития электронной коммерции типа B2B (Business To Business);
• по результатам опросов руководителей IT-подразделений на сегодняшний день почти 80% крупнейших предприятий России из числа участников рейтинга Top-100 одной из своих первоочередных задач считают создание корпоративного информационного портала .
• Как показала практика, внедрение корпоративного портала позволяет увеличить производительность труда как минимум на 15%, благодаря сокращению:
• времени поиска информации - на 70-80%,
• времени внутренних коммуникаций – на 40-50%,
• времени, необходимого на сбор управленческой информации - на 40%,
• издержек на внутренние коммуникации - на 20% .

Экономические и организационные эффекты от построения корпоративного портала связаны, в первую очередь, со следующими аспектами:

1. Повышение производительности

Сотрудники компаний ежедневно получают информацию из различных источников, таких как корпоративные информационные системы, периодические печатные издания, внутренние нормативные документы, деловая переписка, электронная почта, техническая документация и ресурсы сети Internet. Используя корпоративный портал, специалисты могут получать необходимую информацию в предельно сжатые сроки непосредственно со своего рабочего места, независимо от его географического расположения и времени суток. Использование современных технологий позволит организовать целевую доставку информации и своевременное оповещение ее получателей, обеспечив при этом необходимый уровень конфиденциальности.

2. Улучшение корпоративного взаимодействия

Портал играет роль центрального информационного ресурса для руководства и сотрудников компании, ее заказчиков, поставщиков, дистрибьюторов, партнеров и акционеров. Оперативный обмен необходимой информацией обеспечивает более тесную связь между всеми группами сотрудников и подразделениями.

3. Управление корпоративными знаниями

Использование корпоративного портала позволит в полной мере применить технологию управления знаниями (Knowledge Management), которая во всем мире признана наиболее эффективной формой взаимодействия сотрудников. Любой работник достаточно легко сможет найти и использовать различные отчеты, сводки, статьи, библиографические справочники, новости, методики, регламенты, аналитические обзоры и исследования вне зависимости от того, где и кем они были созданы. Накопление и сортировка всей этой информации позволит создать и использовать "базу знаний" Вашей компании, охватывающую большую часть корпоративной информации.

4. Оптимизация процесса управления

Интеграция корпоративного портала с другими компонентами информационной системы предприятия (финансово-учетные и сбытовые программы, хранилища данных, электронный документооборот и т.п.) открывает новые возможности анализа деловой информации, сегментирования рынка и позиционирования, планирования и прогнозирования, выполнения ряда иных функций. Соответственно, менеджеры Вашей компании смогут принимать более эффективные решения, учитывающие все нюансы конкретной ситуации.

5. Оптимизация инвестиций в информационные  ресурсы

Портал - это интегрированное приложение, которое можно достаточно быстро внедрить и легко поддерживать, затрачивая при этом сравнительно скромные ресурсы по сравнению с системами со сходными функциями, но построенными на основе других концепций. Все это снижает издержки и повышает отдачу от вложений в информационную систему предприятия. Использование для визуализации информации "тонкого клиента" (обычного Web-браузера) позволяет экономить на обучении персонала и, одновременно, дает возможность не устанавливать клиентские приложения на множестве компьютеров. Сокращение затрат на приобретение и обслуживание клиентского ПО и оборудования - один из основных ресурсов снижения издержек при использовании корпоративного портала. Также важно упомянуть о минимизации затрат на аренду Internet-канала за счет того, что наиболее значительная часть информации, необходимой для пользователей портала, размещается в корпоративной сети.