Информационные технологии

высокопроизводительная вычислительная сеть;

RAID-массивы, поддерживающие сверхнадежный  доступ к поисковым данным  системы;

автоматические библиотеки (jukebox) компакт- или МО-дисков, обеспечивающих долговременное хранение огромных массивов информации.

Системные программные средства включают:

 

операционную сетевую среду (традиционно: Unix-сервер, ОС клиента: NT 4.х или Unix), ориентированную на мультипоточную обработку в сети и сертифицированную по безопасности;

СУБД, ориентированную на обработку  сверхбольших массивов данных.

Специальные программные средства:

 

распознавания русскоязычных текстов;

полнотекстового индексирования и  поиска информации;

анализа информации.

Техническая реализация - проблема выбора

 

Сегодня нет продуктов СУД и  информационных хранилищ, интегрально  позволяющих обеспечить все основные функции электронного документооборота и архивирования. С другой стороны, большинство компонентов КЭА  являются уникальными и настраиваемыми образцами. Поэтому при проектировании КЭА возникают две взаимосвязанные  проблемы:

 

оценка и выбор компонентов,

интегрирование технологий, программных  продуктов и технических средств.

Выбор некоторых компонентов, например высокопроизводительной сети, конкретных серверов или RAID-массива, совпадает  с современными технологическими решениями построения традиционных автоматизированных информационных систем. В то же время ряд компонентов имеет уникальную ориентацию именно на электронное архивирование. Особый интерес вызывает выбор специфических компонентов КЭА.

 

Технологии индексирования и поиска

 

Ядром КЭА по праву можно считать  используемые технологии индексирования и поиска. На российском рынке обозначились несколько таких технологий, используемых для построения электронных архивов.

 

Первое направление относится  к классу традиционных информационно-поисковых  систем, основанных на атрибутном поиске структурированных данных: DOCS Open (PC DOCS), XDOC (Rank Xerox), SoftSolution (Novell), PaperWise (PaperWise) и др. Строго говоря, данное направление не является технологией корпоративного электронного архивирования. Дело в том, что визуальный контроль и полуавтоматизированное заполнение атрибутов практически не реализуемы в основной массе документов крупного архива, содержащего десятки миллионов документов.

 

Альтернативное направление электронного архивирования базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных  данных и включает два вида индексирования:

 

контекстно-независимое индексирование, не зависящее от естественного языка  по причине бинарной или словарной  индексации;

контекстно-зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учетом специфики  морфологии и семантики естественного  языка.

Известно несколько методов  контекстно-независимого индексирования. Наиболее распространенный - это индексация на базе инвертированной матрицы, где словам или нормализованным словоформам приводятся в соответствие адреса документов (индексы). Другой метод - бинарное индексирование. Используя теорию распознавания образов, реализуется нечеткий поиск или поиск подобных, с точки зрения бинарных единиц, слов.

 

  
Глава 3. Информационно-поисковые технологии для электронного делопроизводства

 

В системе предусмотрены  развитые возможности индексирования, хранения и поиска документов, включая  полнотекстовое индексирование.

Индексирование документов означает:

• реквизитную индексацию;
• ручное управление структурами хранения документов;
• настройку состава полей, типа и длины контрольных карточек документа в архиве;
• автоматическую полнотекстовую индексацию документов;
• автоматическое распознавание формата файла электронного документа;
• индексацию текста документа сразу при его вводе;
• морфологический анализ индексируемых текстов для приведения помещаемых в индекс слов к канонической форме (нормализация текста в индексе);
• наличие стоп – словарей при полнотекстовой индексации и обеспечение их настройки;
• выделение из текста сложных (составных) терминов и понятий;
• поддержку и настройку словарей и тезауруса;
• технологию реквизитной разметки документов;
• настройку набора реквизитов;
• возможность различных режимов реквизитной разметки документов (ручной, автоматический, полуавтоматический);
• интеграцию с произвольными программами создания, просмотра и изменения электронных документов.

Хранение документов включает в себя возможность:

• работы с библиотеками магнитооптических дисков, магнитных лент, компакт – дисков для хранения больших объемов информации;
• управление внешними носителями;
• хранение электронных документов произвольного формата, аннотированных текстов, по которым производится поиск;
• хранения в системе для каждой страницы как исходного изображения, так и распознанного текста.

Поиск предусматривает:

• наличие стандартного языка запросов к БД;
• реквизитный поиск документов;
• полнотекстовый поиск, точность поиска;
• поиск по именам документов и аннотациям;
• формирование сложных запросов с использованием логических операций;
• контекстный поиск и меру близости слов при поиске;
• адекватность результата поиска запросу;
• морфологический анализ при построении запроса;
• возможность работы с системой удаленных пользователей.

Поиск может быть составным  и включать несколько поисковых  атрибутов из перечисленных выше типов. Результатом поиска служат образ  найденных документов и содержание аннотаций, построенных  в процессе индексирования или его ручного  атрибутирования. Найденные образы могут быть распечатаны или переданы по корпоративной сети для просмотра с другого рабочего места.

Запрос строится путем  заполнения шаблона ключевыми словами, содержание которых пользователь может  задавать произвольно. Поиск документов по запросу осуществляется на двух уровнях: сначала происходит поиск в справочнике данных, а по ссылкам ищется (при задании пользователем соответствующих атрибутов) сам документ. Как правило, хранение документов осуществляется автономно из – за больших объемов архива и необходимости использования оптических накопителей информации. Такая архитектура, кроме всего, позволяет минимизировать время, затрачиваемое на физический доступ к документам в режиме множественных запросов, а также обеспечивает доступ данных из неоднородных (гетерогенных) сетей.

Следует отметить, что образ  документа может храниться как  в текстовом, так и в графическом  формате. В последнем   случае он, как правило, является результатом  использования OCR – технологий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

Проблемы управления потоками документов актуальны для любого предприятия. Но особенную остроту  эти проблемы приобретают при  переходе на новые компьютерные технологии проектирования, конструирования и  подготовки производства, когда привычные  бумажные документы заменяются электронными.

В настоящее время наличие  успешно действующей системы  автоматизации делопроизводства и  документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это  означает полную управляемость подчинённых  руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и  заинтересованность в максимально  успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система  представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в  работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические  нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное  на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность  работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа  и принятия управленческих решений.

Внедрение автоматизированной системы управления предприятием, как  и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и  зачастую болезненным процессом. Тем  не менее, некоторые проблемы, возникающие  при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и  имеют эффективные методологии  решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним  значительно облегчают процесс  внедрения и повышают эффективность  дальнейшего использования системы.

Все вышеперечисленные задачи, возникающие в процессе построения информационной системы, и методы их решения являются наиболее распространенными  и естественно, каждое предприятие  имеет свою уникальную организационную  специфику, и при внедрении автоматизированной системы управления предприятием могут  возникать различные нюансы, которые требуют дополнительного рассмотрения и поиска методов их решения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы.

Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2001. №2

Системы электронного управления документами: обзор, классификация  и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html

Корнеев И.К. Организация  технологий офисной деятельности: Монография / ГУУ. – М., 2001. – 204 с.

Кузнецов С. Л. Выбор и  опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело – 2001. №3

Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 1997. №1

Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 1997. №1

Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html

Электронный документооборот: миф или реальность? // eRussia Форум. – 2001

http://www.IT.ru/ Электронный документооборот  – Системы документационного  обеспечения управления.

http://www.cmdsoft.ru/ - Автоматизированные  системы управления предприятием.

http://www.cland.ru/ - Центр Компьютерных  технологий: Система управления  электронным документооборотом  N-System.

http.//www.eos.ru/ - Электронные офисные системы – Системы документационного обеспечения.

¹ APICS Dictionary. Eight Edition.-American Production and Inventory Control Society, Inc. 1995. P. 45. (Пер. В.И. Сергеева)