Характеристика российских систем электронного документооборота

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ДГТУ

Факультет «Социально-гуманитарный»

Кафедра «Документоведение и языковая коммуникация»

 

 

Курсовая работа

по дисциплине «Компьютерные технологии в ДОУ»

по специальности 032001 Документоведение и документационное обеспечение управления

 

 

Тема курсовой работы:

 «Характеристика российских систем электронного документооборота»

 
Выполнила: студентка группы ГДУ41

М.А.Федулова

Руководитель: ст.преподаватель

Высоцкая Л.М.

 

 

г. Ростов-на-Дону

2014

Содержание

Введение………………………………………………………………………………2

1 Нормативно-правовое обеспечение электронного документооборота…………4

1.  Характеристика систем электронного управления документами……………5
2. Выбор эффективной СЭУД……………………………………………………..6

1.3Общая характеристика автоматизированных систем…………………………..9

2 Выбор автоматизированной системы……………………………………………16

1. Анализ деятельности организации  ЗАО «Bona Fide»………………………...17
2. Работа с входящей и исходящей документацией в ЗАО «Bona Fide»………..18

2.3 Принцип работы «Евфрат-документооборот»  в организации…………….21

Заключение………………………………………………………………………….28

Список использованных источников……………………………………………..30

Приложение…………………………………………………………………………31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации.

Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.

Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Цель работы - выявление основных направлений и методов совершенствования электронного документооборота на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств.

В соответствии с поставленной целью сформулированы следующие задачи:

• анализ электронных систем документирования управленческой деятельности в организации;
• разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;
• внедрение системы электронного документооборота в рамках организации.

Задачи исследования решаются на базе организации ЗАО «BonaFide»-Волгоград.

Объектом курсовой работы является система российского электронного документооборота.

Предметом курсовой работы является система российского электронного документооборота на примере  организации ЗАО «BonaFide»-Волгоград.

1.Нормативно-правовое  обеспечение электронного документооборота

 

Российское законодательство в течение последних нескольких лет начинает активно проявлять интерес к высоким технологиям. Однако пока мы идем с отставанием, по сравнению с рядом зарубежных стран, в области правового регулирования информационных технологий и документооборота в частности. Последним прямо настоящим прорывом было принятие федерального закона от 10 января 2002 «Об электронной цифровой подписи»1.

Кроме того, есть целый ряд ГОСТов. ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», определяющий требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинных носителях, информации, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений в указанные документы; ГОСТ 28147-89 «Системы обработки информации. Защита криптографическая. Алгоритмы криптографического преобразования»; ГОСТ Р 34.10-94 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметричного криптографического алгоритма».

Кроме законов и государственных стандартов, указанных в этой главе существует еще ряд постановлений, указов, писем, стандартов, для описания которых потребуется, наверное, отдельный выпуск журнала. Следует заметить, что работа в правом регулирования области информационных технологий продолжается и сейчас. Вводятся новые понятия («обладатель информации», «информационная технология», «оператор информационной системы» и другие), обеспечивающие однозначное толкование законодательных норм. За обладателем информации закрепляются исключительные права на определение доступа к информационным ресурсам и их использование.

Таким образом, подход к защите электронного документооборота должен быть комплексным. Необходимо трезво оценивать возможные угрозы и риски СЭД и величину возможных потерь от реализованных угроз. Как уже говорилось, защиты СЭД не сводится только лишь к защите документов и разграничению доступа к ним. Остаются вопросы защиты аппаратных средств системы, персональных компьютеров, принтеров и прочих устройств; защиты сетевой среды, в которой функционирует система, защита каналов передачи данных и сетевого оборудования, возможно выделение СЭД в особый сегмент сети. Комплекс организационных мер играют роль на каждом уровне защиты, но им, к сожалению, часто пренебрегают. А ведь здесь и инструктаж, и подготовка обычного персонала к работе с конфиденциальной информацией. Плохая организация может свести к нулю все технические меры, сколь совершенны они бы не были.

 

1. Характеристика систем электронного управления документами

 

Документооборот организации как совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

Важной характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и другие.

Система электронного управления документами (СЭУД) реализует следующие функции:

• Распределенная работа с документами. СЭУД позволяет сотрудникам, работающим в различных территориально удаленных подразделениях, совместно использовать документы на локальных серверах, сохраняя при этом целостность документов в масштабе всей распределенной организации.
• Широкий набор средств управления документами (регистрация документов рассылка, постановка на контроль исполнения, контроль версий, полнотекстовый поиск, ведение контрольных журналов, работа с шаблонами, уведомление об изменениях и другие)
• редактирование/согласование/утверждение. СЭУД управляет всем интерактивным циклом редактирования и внесения изменений в документы вплоть до окончательного утверждения.
• Защита данных. СЭУД на базе LotusDomino предоставляет мощные средства защиты данных: средства защиты и шифрования промышленного уровня, полномасштабные средства идентификации пользователей, средства RSA и SSL.
• Поддержка широкого выбора клиентов. Возможность совместной работы в масштабах всей корпоративной сети с использованием для этого web-браузеров или клиентов Notes. Для доступа и сохранения документов в СЭУД возможно использование файлов любых офисных приложений, совместных с протоколом ODMA.
• Масштабируемость системы. Предусмотрена возможность внедрения системы с небольшого шага, а затем развертывание и наращивание функционала системы2.

 

1.2  Выбор эффективной СЭУД

 

Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Системы электронного управления документами включают:

• системы электронного документирования (делопроизводства);
• системы электронного документооборота;
• корпоративные системы электронного управления документами.

Первые системы управления документами строились как вертикальные приложения и были предназначены для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. Для обеспечения эффективной деятельности современных учреждений системы электронного управления документами должны удовлетворять следующим требованиям:

• Масштабируемость. Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.
• Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи.
• Модульность. Система ЭУД должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, что обеспечивает возможность поэтапного внедрения системы.
• Открытость. Открытая архитектура системы позволяет, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес-целей, во-вторых, интегрировать систему с другими прикладными программами, которые используются в организации, в-третьих, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как управление знаниями. Система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.
• Надежность. Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную работу системы при различных видах сбоев.
• Защищенность. Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов.
• Доступность. Возможность обеспечения доступа к документам через web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов. Поддержка различных категорий пользователей (локальных, удаленных, мобильных).
• Поддержка стандартов. Поддержка стандартов на различных этапах жизненного цикла электронного документа.
• Комплексная функциональность (поддержка полного жизненного цикла работы с документами). Автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами (документами) на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования. Обеспечение полного жизненного цикла работы с документами включает автоматизацию работы с образами документов, управление записями и потоками работ, управление контентом и так далее.

Таким образом, в настоящее время большинство организаций стараются внедрить такие программные системы, которые предоставляют не только средства формирования электронных дел и контроль версий, но и обладают широким спектром возможностей по распространению документов и информации в рамках всей организации, средствами управления контентом и знаниями на базе web-технологий, обеспечивают поддержку документоориентированных бизнес-процессов.

 

1.3Общая характеристика автоматизированных систем

 

«CompanyMedia». Система разработана ЗАО Компания «ИнтерТраст».

Данная система предназначена для крупных и средних государственных учреждений коммерческих организаций, в том числе со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений. Система является оптимальным выбором и для небольших организаций, стремящихся создать для сотрудников всех офисов филиалов единое информационное пространство и при этом снизить затраты на управление.

Программное обеспечение «CompanyMedia» позволяет описать сеть предприятий любой сложности и наладить в ней «сквозное» делопроизводство, при котором система отслеживает движение документа не только в пределах одного предприятия, но и между ними. Это позволяет создавать приказы, распространяющиеся на любую глубину иерархии управления, контролировать их исполнение и поддерживать горизонтальные информационные связи между сотрудниками различных подразделений одного или нескольких предприятий.

Проблемой российских предприятий на данном этапе является несовершенство коммуникаций. Важные звенья системы управления нередко находятся в местах, где качество связи не позволяет создать коммуникационные центры.

Задачи «CompanyMedia»:

• подготовка документов по корпоративным и личным шаблонам, согласование и передача документов на регистрацию (в том числе и через «тонкий» клиент InternetExplorer - в составе системы «CompanyMedia-Управление электронными документами»);
• прием, обработку и распределение входящей корреспонденции, подготовку, подписание, регистрацию и отправку исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения (в составе системы «CompanyMedia-Делопроизводство»)
• планирование, подготовку и проведения заседаний, а также контроль за исполнением принятых по их итогам решений (в составе системы «CompanyMedia-Заседания»);
• подготовка договоров (в том числе и по шаблонам), согласование, визирование, хранение их актуального реестра (в составе системы «CompanyMedia-Договоры»)