База данных для ведения авансовых отчетов и получения выходной информации по расчетам с сотрудниками

Данный запрос удаляет записи о сотрудниках, с которыми не нужно производить дополнительный расчет из таблицы Авансовый отчет, т.е. тех сотрудников, у которых значение поля «Сумма» равно нулю.

Перекрестный запрос «Смета итоговая»:

Данный запрос предоставляет информацию обо всех статьях расхода по всем видам авансового. Заголовками строк является поле «СтатьиРасхода» из таблицы Статьи расхода, поля «Количество», «Цена» и «СуммаЧека» из таблицы Смета, а так же поле «Итог» в котором производится расчет Sum([Смета]![Количество]*[Смета]![Цена]). Заголовками столбцов является поле «ВидАвансового» из таблицы Вид авансового, значением является поле «Количество» из таблицы Смета (с операцией Sum).

3.2Форомы

В базе данных имеются следующие формы:

1. «АвансовыйОтчет»
2. «Смета»
3. «Сметы»
4. «Сотрудник»
5. «УправлениеДанными» (главная кнопочная форма)

Формы с1по 4 используются для просмотра, изменения, добавления и удаления данных. Для построения этих форм используются данные из таблиц с аналогичными названиями. На данных формах имеются следующие кнопки:

  - «Найти запись»- осуществляет поиск по заданному значению

- «Добавить запись» - позволяет добавление в Базу Данных набора значений

- «Сохранить запись» - непосредственное сохранение только что добавленной записи

- «Удалить запись» - удаление любой записи формы

-  «Восстановить запись»

- «Закрыть форму» - выход из данной формы

Главная кнопочная форма является как бы обложкой базы данных. Именно с ней непосредственно работает пользователь и получает возможность доступа к объектам базы данных. Это обыкновенная форма с кнопками, обеспечивающими возможность открытия других форм и отчетов.

Главная кнопочная форма состоит из одной страницы, содержащей кнопки для открытия и последующего редактирования необходимых пользователю форм («АвансовыйОтчет», «Смета», «Сметы», «Сотрудник»)  и отчетов «Авансовый отчет по виду», «Авансовый отчет по сотруднику», «Список Доплатить/Удержать», «Смета по виду авансового», «Итоговая смета», а так же кнопка для удаления информации по сотрудникам по которым произведен расчет и кнопку для выхода из базы данных «Выйти из приложения».

3.3Отчеты

В базе данных предоставлены пять отчетов:

1. «Авансовый отчет по виду». Данный отчет построен на основании данных запроса1. В группировке и сортировке выбираем группировку по полю «ВидаАвансового», выбираем графу с итогами, в ней пункты «показать общий итог» по полям  «Итог», «СуммаЧека». Он обобщает и наглядно представляет информацию по всем суммам для сотрудника по выбранному виду авансового.
2. «Отчеты по сотруднику». Данный отчет построен на основании данных запроса «Отчеты по сотруднику». В группировке и сортировке выбираем группировку по полю «ВидаАвансового», выбираем графу с итогами, в ней пункты «показать общий итог» и «показать в примечании группы» по полям  «Итог», «СуммаЧека». Он обобщает и наглядно представляет информацию по всем видам авансового для выбранного сотрудника, подробно расписывая статьи расхода по каждому виду авансового отчета.
3. «Список Удержать/Доплатить». Данный отчет построен на основании данных запроса «Удержать/Доплатить». В группировке и сортировке выбираем группировку по полю «ВидаАвансового», выбираем графу с итогами, в ней пункты «показать общий итог» и «показать в примечании группы» по полям  «Итого», «СуммаЧека». Он обобщает и наглядно представляет информацию о сотрудниках, с которых необходимо взыскать денежные средства или наоборот доплатить их, в зависимости от выбранного параметра.
4. «Смета по виду авансового». Данный отчет построен на основании данных запроса «Смета итоговая по виду авансового». В группировке и сортировке выбираем группировку по полю «ВидаАвансового», выбираем графу с итогами, в ней пункты «показать общий итог» по полям  «Итого», «СуммаЧека». Он обобщает и наглядно представляет информацию о том, по каким статьям расхода, в каком количестве и на какую сумму были совершены покупки для заданного вида авансового.
5. «Итоговая смета». Данный отчет построен на основании данных запроса «Смета итоговая», предоставляет информацию обо всех статьях расхода по всем видам авансового.

При открытии отчета можно столкнуться с кнопками, которые означают следующее: 

 

3.4 Макросы

 

В данной базе данных содержатся следующие макросы:

1. Выйти из приложения (закрытие приложения)
2. Печать отчета (данный макрос связаны с кнопками на панели элементов).
3. Закрыть форму (используется для каждой формы данного приложения)
4. Добавить запись (Используется во всех формах кроме главной)
5. Сохранить запись (Используется во всех формах кроме главной)
6. Удалить запись (Используется во всех формах кроме главной)
7. Обновить данные (Используется во всех формах кроме главной)
8. Найти запись (Используется во всех формах кроме главной)

Данные макросы связаны с кнопками на формах.

Каждая кнопка имеет свой значок и «всплывающую» подсказку, которые позволят пользователю без труда понять о назначении данных кнопок. Они прописываются с помощью Мастера создания кнопок автоматически.

9. Смета по виду авансового. Данный макрос состоит из двух макрокоманд: открыть запрос «Смета итоговая по виду авансового»,  открыть отчет «Смета по виду авансового». Он позволяет пользователю при нажатии на него получить отчет для выбранного вида авансового.
10. Удаление. Данный макрос состоит из трех макрокоманд: открыть запрос3,  открыть запрос4,   открыть запрос Удаление. Происходят следующие действия: создается таблица Обновление, обновляются поля из таблицы Авансовый отчет, беря данные из созданной таблицы, удаляются записи о сотрудниках, с которыми не нужно производить дополнительный расчет из таблицы Авансовый отчет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В данной курсовой работе создана и описана база данных для сотрудника бухгалтерии.

В процессе написания курсовой работы было осуществлено ознакомление с пакетами программ Microsoft Office Visio 2007 и Access2007.

Были решены следующие задачи:

1. Проведено исследование бухгалтерии КГОУ «Медицинский колледж», более подробно рассматривался такой вид деятельности данного отдела как составление авансовых отчетов. Была описана организационная структура и информационная система предприятия, построена схема информационных потоков для бухгалтерии (бухгалтера-финансиста) с помощью Microsoft Office Visio.  

2. В рамках поставленной задачи по автоматизации деятельности сотрудника была составлена концептуальная модель и разработана база данных на Access2007.

Данная база данных состоит из девяти таблиц, которые содержат информацию о сотрудниках (основные и экономические данные); двенадцати запросов, пяти форм, пяти отчетов, которые позволяют просмотреть отобранную информацию.

С помощью данной базы данных была сделана попытка создать оптимальное управление данными о начислениях, производимых сотрудникам предприятия. Она обеспечивает целостность хранимых данных, препятствует их потере и искажению. Обеспечивает быстрый поиск необходимой информации, наглядность (т.к. все данные представлены в удобном виде для пользователя). На основании вышесказанного, понятно, что использование базы данных намного упрощает работу с данными и делает ее эффективной.

Список литературы

1. Пасько В. Access 97. – Киев: BHV, 1997
2. Робинсон С. MS Access 2000. – СПб: Питер, 2001
3. Рубен А., Горев А., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. – СПб: Питер,1997
4. www.yandex.ru

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

 

 

 

Приложение 2

 

 

Приложение 3.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 4.