Автоматизация офисной деятельности

 

Содержание

 

 

 

Введение

Рано или поздно руководство любой компании сталкивается с проблемой систематизации информации и автоматизации процессов, работающих с информацией. Если на начальном этапе развития небольшой фирмы возможна ситуация, когда сотрудники компании используют стандартные офисные приложения, такие как, например, MS Office, для ведения складского, бухгалтерского, управленческого и других учетов, а руководству компании для принятия решения, подкрепленного достоверными данными, достаточно позвонить нужному сотруднику и попросить подготовить отчет в произвольной форме. То со временем рост объемов данных (по данным исследования объем информации, аккумулируемой компаниями, удваивается каждые 18 месяцев) ставит перед компанией задачу создания современной Корпоративной информационной системы, охватывающий все аспекты хозяйственной деятельности предприятия. То есть приобретение Корпоративной информационной системы не является самоцелью. Корпоративная информационная система, это лишь инструмент, который позволяет эффективно функционировать организации. Это касается работы, как рядовых исполнителей, так и менеджеров любого звена. Напрашивается аналогия с лопатой и комбайном. Имея пять соток земли, фермер в состоянии обрабатывать его, использую в качестве инструментов лопату и грабли. Увеличив свое хозяйство до пяти гектаров, ему уже не обойтись без комбайна. Комбайн в этом случае по-прежнему инструмент (не с точки зрения бухгалтерского учета), более совершенный, требующий знаний и навыков обращения с ним, но все же инструмент.

Таким образом, появляется необходимость в использовании средств автоматизации, а точнее приобретение системы планирования ресурсов предприятия или просто ERP.

Однако, приобретение ERP- это лишь приобретение инструмента, позволяющего сохранить управление над компанией либо повысить эффективность этого управления. "Автоматического управления", к сожалению, не бывает. Поэтому если после внедрения ERP не ускоряется процесс сбора и обработки информации, не повышается достоверность и полнота данных, а руководство организации не получает новых данных, или не может правильно их использовать, то информация остается невостребованной, а это не приводит к повышению эффективности решений. ERP сама по себе не повышает прибыльность предприятия. Она может повысить эффективность и ускорить процесс обработки данных, может предоставить информацию для принятия решений. Увеличивают прибыльность эффективные решения на основе этой информации. Поэтому необходимо не только правильно выбрать и внедрить ERP, но и научиться ее использовать с максимальной отдачей.

Целью данной курсовой работы является определение эффективности внедрения автоматизированных систем в работу офисов. Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

- исследование понятия  программ офисной автоматизации;

- рассмотрение видов программных продуктов в области электронного управления деятельностью предприятия;

- классификация и характеристика данных продуктов;

- разработка основных  критериев выбора эффективной  автоматизированной системы управления;

Предметом исследования является – автоматизация офисной деятельности. Объект исследования - информационные технологии.

Теоретической основой данной работы послужили работы таких авторов, как: Михеева Е.В., Титова О.И., Филимонова Е.В. и других.

Методы исследования: анализ литературы.

Структура работы: работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

 

 

Глава 1. Общие понятия

1.1 Назначение программ офисной  автоматизации

Автоматизированные системы управления предприятием представлены несколькими видами систем автоматизации, к числу которых относятся системы класса ERP. ERP наиболее распространенный тип систем офисной автоматизации, поэтому далее и пойдет речь об этой системе.

Термин ERP происходит от английского «Enterprise Resource Planning», что переводится как «планирование ресурсов предприятия».1

ERP-система, или система  планирования ресурсов предприятия, позволяет посредством целого  комплекса интегрированных приложений  создать единую информационную  среду с целью автоматизации  всех сфер деятельности предприятия  от планирования бизнес-процессов  до контроля над их реализацией  и последующего анализа достигнутых  результатов.

Появление ERP-систем явилось результатом усовершенствования и расширения функциональных возможностей более ранних систем класса MRP II (Manufacture Resource Planning – планирование ресурсов производства). Область применения систем MRP II охватывала планирование финансовых, материальных и мощностных ресурсов, необходимых для организации производства. В процессе их развития и модернизации появилось понимание того, что универсальный и комплексный характер системы позволяет использовать ее для управления всеми без исключения бизнес-процессами предприятия, что и послужило толчком к созданию систем нового поколения, воплощением которых и являются ERP-системы.

На сегодняшний день, набор подсистем, входящих в состав ERP-системы, позволяет управлять многочисленными аспектами экономической деятельности организации, включая финансы, снабжение, производство, хранение и сбыт продукции и т.д.

Многофункциональность ERP-систем позволяет использовать этот термин одновременно в нескольких значениях:

Во-первых, ERP система – это один из классов интегрированных систем управления, представляющий собой единую централизованную базу данных, реализованную в виде одного единственного приложения с общим пользовательским интерфейсом и позволяющую контролировать всю финансово-экономическую деятельность организации, в том числе производство, экономику и финансы, закупку материалов, хранение и реализацию продукции и пр.

Во-вторых, это совокупность программных средств и административных решений, предназначенных для контроля всех стадий исполнения заказа потребителя, включая планирование, распределение и направление ресурсов предприятия.

В-третьих, это комплекс интегрированных программных инструментов для создания единой базы данных, благодаря которым обеспечивается автоматизация процессов планирования, учета, контроля и анализа всех ключевых аспектов деятельности организации.

Основное назначение ERP-системы: обеспечить рост конкурентоспособности предприятия путем повышения эффективности бизнес-процессов и сокращения расходов.

Цель ERP-системы: оптимизация всех сфер деятельности предприятия для выработки наиболее эффективных средств управления себестоимостью продукции и получения преимуществ перед конкурентами.

Для достижения данной цели в системах класса ERP реализованы особые методы планирования и управления, благодаря которым становится возможным усовершенствование производственного процесса в следующих направлениях:

изготовление продукции в минимально короткие сроки и с минимальным количеством затрат путем оптимизации бизнес-процессов;

повышение контроля над спросом и предложением благодаря сокращению производственного цикла;

оценка мощностей предприятия, имеющихся на момент поступления заказа, для установления возможности его выполнения;

выявление и сравнение реальной и предусмотренной спецификациями производительности имеющихся единиц оборудования с последующим внесением корректив в производственный процесс;

своевременное прекращение незавершенного производства при отсутствии спроса на конечную продукцию, а следовательно, и сроков исполнения заказа;

осуществление контроля над количеством запасов с целью устранения дефицита и залеживания запасов, а также предотвращения роста складских издержек;

повышение качества обслуживания путем направления ресурсов предприятия на своевременное осуществление поставок.

Краткие характеристики ERP-системы:

интеграция основных производственных процессов организации;

обработка большинства бизнес-операций;

единовременное сохранение каждой единицы информации в общей базе данных предприятия для последующего ее использования;

обеспечение доступа к базе данных в режиме реального времени;

интеграция обработки деловых операций и действий по планированию в случае необходимости;

применение как в традиционной внутренней среде «клиент – сервер», так и во внешней среде с привлечением Интернет-технологий;

поддержка различных отраслей народного хозяйства;

возможность настройки системы с учетом специфических нужд предприятия при отсутствии навыков программирования;

поддержка нескольких языков и иностранных валют.

 

1.2 Преимущества ERP-систем

1) Интегрирование  всех аспектов деятельности предприятия

Разрозненные приложения, ранее обеспечивавшие хранение данных по различным направлениям деятельности фирмы, объединены в рамках одной целостной системы, обеспечивающей интеграцию всех бизнес-процессов и позволяющей выйти за традиционные функциональные и локальные рамки в процессе планирования ресурсов.

2) Привлечение лучших  методологий

Внедрение ERP-систем дает возможность поставить на службу предприятию более тысячи самых современных методов организации бизнес-процессов, что позволяет наиболее оптимальным образом управлять деятельностью компании.

3) Ликвидация информационного  дисбаланса

Единая база данных ERP-системы, охватывающая весь поток информации от различных структур организации, исключает возможность возникновения информационных несоответствий внутри системы, что значительно повышает качество информации и обеспечивает дополнительные преимущества при принятии решений.

К таким преимуществам можно отнести упрощение процедуры контроля над информацией и ее открытость для служащих, которым она необходима в процессе работы. Благодаря широкой доступности информации, отпадает необходимость в посреднических услугах по передаче данных между сотрудниками или от руководства компании к ее служащим. Данное обстоятельство, в свою очередь, позволяет сократить штат компании за счет работников, чьи функциональные обязанности ограничиваются исключительно подготовкой и распространением информации.

4) Доступ к базе  данных в реальном времени

Тогда как традиционные системы используют многоступенчатую схему обработки данных, при которой за фиксацией информации на бумаге следует передача бумажных носителей в конкретное структурное подразделение, где данные переоформляются или вводятся в компьютер, в ERP-системах помещение информации в базу данных производится непосредственно от источника, минуя промежуточные стадии, после чего данные становятся доступны всем заинтересованным лицам.

5) Возможность синхронного  доступа для решения задач  планирования и контроля

Благодаря единовременному вводу данных в общую базу предприятия, информация может использоваться одновременно любым количеством пользователей системы, что повышает эффективность как планирования, так и контроля, а также обеспечивает согласованность действий всех звеньев предприятия и продуктивность управления в целом.

6) Формирование  организационной целостности предприятия

ERP-системы делают  возможным объединение географически  удаленных друг от друга филиалов  и отделений компании и вовлечение  их в единое информационное  пространство, что позволяет осуществлять  обмен организационными наработками  между структурными подразделениями  с нестандартными и высокоэффективными  процессами, а также способствует  формированию единого корпоративного  образа и улучшению имиджа  компании на мировом рынке.

7) Повышение эффективности  взаимодействия и сотрудничества  между подразделениями организации

Создание отлаженной процедуры взаимодействия и сотрудничества между подразделениями одной организации, в том числе и географически удаленными, приводит к тому, что каждое подразделение своевременно и в полном объеме получает все необходимые данные. Неизменно возникающие в результате такого взаимодействия общие процессы могут быть стандартизированы при помощи ERP-системы, чтобы минимизировать риск возникновения противоречий и разногласий.

8) Возможность взаимодействия  и сотрудничества между различными  организациями

ERP-системы позволяют  создавать своего рода информационные  каналы, способные связать предприятие  с компаниями-партнерами для предоставления  им доступа к базе данных  предприятия и обмена необходимой  информацией. В результате такого  сотрудничества формируется единый  информационный архив, что позволяет  оптимизировать процессы снабжения, поставки и другие виды совместной  деятельности, а также вывести  на качественно новый уровень  весь процесс взаимодействия  в целом.

9) Возможность привлечения  дополнительных инвестиций

Внедрение ERP делает бизнес-процессы компании более прозрачными, повышая ее привлекательность для инвесторов, а следовательно, позволяет привлечь дополнительные инвестиции для дальнейшего развития производства.

10) Управление себестоимостью  продукции

Предоставляемые ERP-системой методы и средства контроля над себестоимостью продукции являются мощным оружием в конкурентной борьбе, так как вероятность получения высокой прибыли возрастает, и вместе с тем появляется возможность варьирования рыночных цен в результате снижения себестоимости продукции.