Анализ инструментальных средств проектирования интеллектуальных информационных систем

Определяющим правовую природу нотариата признаком следует считать юрисдикционную, правоохранительную функцию. С одной стороны, она является продолжением, детализацией функции Министерства юстиции по организации юридических услуг и правовой помощи. Подчеркивается, что реестр государственных нотариальных контор и контор нотариусов, занимающихся частной практикой, ведет Министерство юстиции РФ. С другой стороны нотариат и суд осуществляют единую функцию предварительного и последующего контроля за законностью в гражданском обороте.

Поэтому их деятельность тесно соприкасается - суд рассматривает жалобы на нотариальные действия или отказ в их совершении, нотариальные акты оспариваются в порядке искового производства в суде или арбитражном суде, при совершении некоторых действий нотариальный орган, как и суд; руководствуются нормами ГПК, принудительное взыскание по исполнительной надписи осуществляется по правилам исполнительного производства и др. В отличие от суда, который рассматривает в гражданском процессе споры о праве, нотариат выполняет функции, направленные на предупреждение гражданских нарушений в будущем. Таким образом, деятельность нотариата имеет предупредительный характер.

Итак, мы установили, что нотариат - это, прежде всего, система государственных органов, наделенных действующим законодательством правом совершать нотариальные действия, а также это отрасль законодательства, нормами которой регулируется нотариальная деятельность.

 

3.2 Краткая информация  о нотариальной конторе

 

Служба «Нотариальная контора» (г. Новочебоксарск) организована в 2000 году. Сегодня спектр услуг компании включает:

·совершение всех предусмотренных Основами нотариальные действия в интересах граждан и юридических лиц;

·составление проектов сделок, заявлений, других документов. В связи с предоставлением нотариусу права удостоверять любые, не противоречащие действующему в Российской Федерации законодательству сделки между гражданами или юридическими лицами зачастую составление проекта сделки под силу только нотариусу. При этом нотариус выясняет условия сделки, разъясняет ее последствия, проверяет, не будут ли ущемлены данной сделкой чьи-либо права, каждую позицию сделки обсуждая со всеми ее участниками. Если же к нотариусу обратились лица, имеющие составленный самими проект сделки, отвечающий требованиям законодательства и соблюдающий права и обязанности сторон, третьих лип, нотариус вправе удостоверить его. Важно, чтобы в любом случае договор или иной нотариально удостоверенный документ не противоречили требованиям законодательства;

·изготовление копии документов и выписки из них. Под этим подразумевается не свидетельствование верности копии подлиннику документа и выписки из него как нотариальное действие, а именно изготовление копии, то сеть копирование документа с использованием технических средств или собственноручно;

·истребование как от физических, так и юридических лиц сведения и документы для совершения нотариальных действий. В случае непредставления нотариусу необходимых для совершения нотариального действия сведений или документов нотариус вправе отказать в его совершении.

Основные бизнес-процессы компании - планирование обращений за нотариальными услугами, прием и регистрация нотариальных услуг, их выполнение и расчеты с клиентами.

С ростом объема клиентов, появлением новых услуг в нотариальной конторе появились проблемы, связанные с отсутствием автоматизации. Обработка всей информации, начиная от приема заказов и заканчивая взаиморасчетами с клиентами, получение отчетов выполняются вручную. В этих условиях часть принятых заказов теряется, возможность ознакомиться с историей взаимоотношений с клиентом отсутствует. Даже постоянным клиентам каждый раз при обращении к нотариусу приходится сообщать секретарю полностью свои данные, а для получения элементарного отчета требуется зачастую несколько дней работы. В дни пик, например в выходные дни, поступление непрерывных клиентов приводит к появлению очереди. Обработка данных вручную не позволяет максимально быстро принимать заказы.

Учитывая сложившуюся ситуацию, руководство компании приняло решение о внедрении на предприятии автоматизированной системы, которая позволила бы максимально сократить время приема заказа.

Адрес и телефон - г. Новочебоксарск, ул. Винокурова, 49; телефон: 46-55-12, факс: 467-1955.

Время работы: с 08:30 до 17:00 (вторник, среда, четверг, пятница), с 08:30 до 18:00 (понедельник), с 09:00 до 18:00 (суббота, воскресенье), обед: с 12:00 до 13:00.

Контактные лица

Димитриев Дмитрий Михайлович - нотариус;

Иванов Иван Сергеевич - помощник нотариуса;

Алексеева Надежда Владимировна - секретарь;

Григорьева Анастасия Ивановна - главный бухгалтер.

Сотрудники

На момент проведения диагностики штат компании составляет 16 сотрудников.

Основными целями проекта автоматизации компании «Нотариальная контора» являются:

·автоматизация работы базы данных клиентов;

·разработка и внедрение комплексной автоматизированной системы, позволяющей организовать на более качественном уровне хранение, учет, нахождение и отображение запрашиваемой информации;

·обеспечение большей защиты информации от несанкционированного доступа;

·разработка и внедрение автоматизированного учета информации, позволяющей наиболее достоверно, быстро и безошибочно собирать и производить различные операции с данными;

·повышение эффективности работы всех подразделений компании и обеспечение ведения учета в единой информационной системе.

 

3.3 Видение выполнения  проекта и границы проекта

 

В рамках проекта развертывание новой системы предполагается осуществить только в следующих подразделениях «Нотариальная контора»:

·отдел приема заказов;

·отдел кадров;

·отдел выполнения заказов;

·бухгалтерия.

Отдел приема заказов - реализация возможности поддержки неограниченного количества потоков заказов (радиоканалов). При включении автоматического режима распределения заказов по потокам можно будет задать определенный процент заказов, который должен попадать в каждый поток, а также соотношение попадания заказов в потоки в зависимости от формы оплаты.

С вводом автоматизированной системы на предприятии решится проблема, связанная с ведением «черных списков» телефонов и адресов. Сейчас секретарь записывают в журнал информацию о телефонах и адресах, с которых нельзя принимать заказы, и причины отказа в оказании услуг. При этом каждый раз до оформления заказа оператор обращается к этому журналу для проверки заказчика.

Отдел кадров - планируется создание нескольких подсистем автоматизированного ведения графиков работы сотрудников.

Отдел выполнения заказов - в процессе совершенствования системы в ней будет реализован блок «бонусные программы», который обеспечит проведение различных акций, предоставление скидок, что невозможно было сделать при неавтоматизированном режиме работы.

Бухгалтерия - планируется создание нескольких подсистем автоматизированного ведения взаиморасчетов с сотрудниками и клиентами. В рамках каждой подсистемы будут предусмотрены учет приема и выдачи денежных средств, ввод необходимых начислений и удержаний, могут производиться корректировки, формирование отчетности о состоянии задолженности. Используя возможности системы, будут обеспечиваться формирование отчетов по принятым, выполненным и отмененным заказам за произвольный период, отчетов по сумме выручки, отчетов по заработной плате сотрудников.

Не рассматривается в границах проекта автоматизация учета основных средств, взаиморасчеты с поставщиками. Выходит за рамки проекта автоматизация процессов взаимоотношений с клиентами.

Количество рабочих мест пользователей - 16.

 

3.4 Отчет об обследовании

 

Список программного обеспечения, используемого компанией на момент обследования:

·«1С: Предприятие 8.0» для работы бухгалтерии;

·собственная разработка в MS Access «АРМ Клиенты» для отдела приема заказа. «АРМ Клиенты» связан с различными отделами предприятия. Отчеты о выполнении заявок поступают к нотариусу, который лично контролирует исполнение заявок. Сотрудники широко пользуют эту программу (автоматизация ввода данных о поступившем заказе и расчет его стоимости). Данная программа помогает управленческому отделу производить контроль над работой сотрудников, просматривать отчеты.

Формулируем общие требования к информационной системе. Одно из основных требований компании «Нотариальная контора» к будущему решению состоит в том, чтобы оно было построено на фундаменте единой интегрированной системы, а работа всех сотрудников велась в одном информационном пространстве.

Ключевые функциональные требования к информационной системе:

·Мощные средства защиты данных от несанкционированного доступа;

·Разграничения доступа к данным в соответствии с должностными обязанностями;

·Возможность удаленного доступа;

·Управление над поступившими заказами. Оперативное получение информации о заказах;

·Управление над осуществлением заказа. Контроль выполнения заказа;

·Полный контроль расчетов с клиентами;

·Анализ конкурентных преимуществ компании;

·Ввод и хранение данных.

Существующий уровень автоматизации приведен в таблице 1.

 

Таблица 1.

Существующий уровень автоматизации компании «Нотариальная контора»

Количество рабочих станций, всего:16Количество сотрудников отдела IT2Количество ПК, одновременно работающих в сети14Количество рабочих станций на удаленном объекте8Характеристики компьютеровС частотой свыше 600 МГц и оперативной памятью (ОЗУ) свыше 128 МбОперационная системаWindows XPСистемы, которые представляется возможным оставить без изменения«1С: Предприятие 8.0» в модульном составе «Бухгалтерия», «Зарплата», для работы бухгалтерии

Пример форм отчетных документов, которые должны формироваться системой приведены в таблице 2.

 

Таблица 2.

Отчет о выполненных заказах

Отчет о выполненных заказахКод заказаТабельный номер сотрудникаТабельный номер клиентаВид услугиСтоимостьЦенаСкидка

Организационная структура компании «Нотариальная контора» представлена в приложении №1. Из рисунка видно, что структура компании состоит из следующих отделов: отдел кадров, отдел маркетинга и рекламы, бухгалтерия, юридический отдел, отдел архива.

 

3.5 Формирование бизнес-процессов

 

Опишем состав автоматизируемых бизнес-процессов компании. Для того чтобы выделить бизнес-процессы, необходимо выделить действия, которые совершает компания. В рассматриваемом случае компания планирует заказы, принимает заказы, регистрирует заказы, исследует рынок, осуществляет расчеты с клиентами, оказывает нотариальные услуги. Бизнес-процессы компании приведены в таблице 3.

 

Таблица 3.

Бизнес-процессы компании, подлежащие автоматизации

№ п/пКод бизнес-процессаНаименование бизнес-процесса1.Пл_Зак-1Планирование заказа2.Прием_Регистр-2Прием-Регистрация заказа3.Иссл_Рынка-3Исследование рынка4.Расч_Кл-4Расчеты с клиентами5.Нотар_Усл-5Оказывание нотариальных услуг

Каждый бизнес-процесс имеет свой уникальный номер. Нумерация бизнес-процессов построена по следующему принципу: «префикс-номер», где префикс обозначает группу описываемых бизнес-процессов, а номер - порядковый номер бизнес-процесса в списке.

Создадим диаграмму прецедентов компании «Нотариальная контора». На диаграмме прецедентов (приложение №2) представлены автоматизируемые бизнес-процессы компании и их исполнители. Любые системы, в том числе и программные, используются с учетом того, что в процессе своей работы они будут использоваться людьми и взаимодействовать с другими системами. Диаграмма прецедентов показывает, что именно выполняется в системе: планирование заказов, прием и регистрация заказов, исследование рынка, расчеты с клиентами, оказание нотариальных услуг.

Сформируем физическую диаграмму. Компания «Нотариальная контора» осуществляет оказание юридических и нотариальных услуг, выезды на дом для оказания нотариальных услуг в связи с болезнью или др. причинами, юридические консультации и другие услуги. Планирование заказов компания осуществляет на основании статистики предоставленных услуг, которую предоставляют население и организации.

На физической диаграмме компания изображается прямоугольником, для отображения контрагентов используются графический символ Actor (фигурка человечка). Для изображения связей между компанией и контрагентами используются линии. Взаимодействия компании и внешних контрагентов поименованы, чтобы были понятны функции контрагентов по отношению к компании при знакомстве с физической диаграммой.

Физическая диаграмма «Нотариальная контора» представлена в приложении №3.

Диаграмма классов - это набор статических, декларативных элементов модели. Она является конечным результатом проектирования и отправной точкой процесса разработки. Диаграмма классов «Нотариальная контора» представлена в приложении №4. Из рисунка видно, что клиенты осуществляют заказы. При этом клиентами могут быть население и организации (отношение обобщение). Заказ (заказ имеет тип) принимает секретарь и помощник нотариуса, а нотариус выполняет заказ (отношение ассоциация).

Диаграмма размещения показывает топологию системы и распределение компонентов системы по ее узлам, а также соединения (маршруты передачи информации между аппаратными узлами). В приложении №5 представлена диаграмма размещения «Нотариальная контора». Она показывает размещение компонентов системы по узлам.

Опишем бизнес-процесс «Прием - Регистрация» (Прием_Регис-2).

Бизнес-процесс выглядит следующим образом:

1.Секретарь нотариуса  ежедневно получает от клиентов  заказы.

2.Секретарь, получив заявку, ежедневно производит проверку  сроков действия дисконтной карты.