Организация и проведение инвентаризации

 

Содержание.

Введение………………………………………………………………………….3

1. Организация  и проведение инвентаризации……………………………..4

2. Ревизия расчетов:

2.1. Расчеты с  подотчетными лицами………………………………………..7

2.2. Расчеты по оплате труда…………………………………………………12

Заключение……………………………………………………………………..15

Литература……………………………………………………………………...17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

Инвентаризация - это проверка и документальное подтверждение наличия и состояния, оценка активов и обязательств (имущество, вложения предприятия в уставные фонды других предприятий, расчеты с дебиторами и кредиторами) предприятия.

Инвентаризация является одним из способов контроля за сохранностью, а в некоторых случаях и состояния, активов предприятия. Она позволяет выявить существующие несоответствия, виновных в их возникновении лиц и возместить за счет этих лиц причиненный предприятию ущерб. Только после проведения инвентаризации активов и обязательств предприятия можно с уверенностью утверждать, что данные бухгалтерского учета предприятия являются достоверными.

Порядок и правила проведения инвентаризации регулируются Приказом Минфина №69 от 11.08.94.

Обязанность предприятия проводить инвентаризацию регулируется Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности».

Инвентаризацию обязаны проводить все предприятия, причем не только материальных активов, но и взаимных расчетов, а также денежных средств.

Под организацией и проведением инвентаризации понимается не только издание приказа о проведении годовой инвентаризации, но и выделение необходимых ресурсов (трудовых (освобождение, полностью или частично, на время проведения инвентаризации членов инвентаризационной комиссии от выполнения их должностных обязанностей, выделение в распоряжение инвентаризационной комиссии рабочих-грузчиков и пр.) и материальных (выделение в распоряжение инвентаризационной комиссии измерительных приборов, транспорта, канцелярских принадлежностей, средств пломбирования и опечатывания и пр.)).

 

 

1. Организация  и проведение инвентаризации.

 

Закон Украины «О бухгалтерском  учете и финансовой отчетности в  Украине» от 16 июля 1999 г. № 996-ХІ определяет правовые основы регулирования, организации, ведения бухгалтерского учета и  составление финансовой отчетности. Однако для обеспечения достоверности  данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия обязанные  проводить инвентаризацию активов  и обязательств, во время которой  проверяются и документально  подтверждаются их наличие, состояние  и оценка. Статья 10 вышеуказанного Закона «Инвентаризация активов и обязательств»  удостоверяет, что объекты и периодичность  проведения инвентаризации определяются собственником (руководителем) предприятия, кроме случаев, когда ее проведения являются обязательным в соответствии с законодательством. Довольно справедливо  аргументирует необходимость проведения инвентаризации профессор В.В. Сопко. Он отмечает, что основным средством бухгалтерского наблюдения за состоянием и изменениями хозяйственных фактов является документация, однако являются такие хозяйственные факты, которые документация не может охватить в момент их возникновения (естественные потери, пересортица, потеря документов, арифметические ошибки и т.п.). Поэтому возникает потребность выявления фактического состояния ценностей и расчетов. Таким способом фактического контроля является инвентаризация (от лат. inventarium — описание имущества).

Основными задачами инвентаризации есть:

• выявления фактического наличия основных фондов, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, средства, ценных бумаг, а также объемов незавершенного строительства в натуре;
• установления излишка или недостатка ценностей и средства путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
• выявления товарно-материальных ценностей, которые частично утратили первоначальное качество, а также материальных ценностей и нематериальных активов, которые не используются;
• проверка соблюдения условий и порядка хранения материальных и денежных ценностей, а также правил содержания и эксплуатации основных фондов;
• проверка реальной стоимости зачисленных на баланс основных фондов, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, ценных бумаг и финансовых вложений, денег в кассах, на счетах в банках, денег в пути, дебиторской и кредиторской задолженности и т.п.

Последовательность осуществления  инвентаризаций регламентируется Инструкцией  по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и  расчетов, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 11.08.94 № 69, с изменениями  и дополнениями, внесенными приказом Министерства финансов Украины от 05.12.97 № 268. Ответственность за организацию  инвентаризаций несет руководитель предприятия.

Прежде всего, инвентаризации проводятся на предприятиях, заведующие которых некачественно и несвоевременно составляют и подают отчеты, несвоевременно и не полностью сдают выручку.

Проведения инвентаризации всех статей баланса обязательно  перед составлением годовой финансовой отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не раньше 1 октября  отчетного года. Инвентаризация зданий, сооружений и других недвижимых объектов основных средств может проводиться  один раз на трех года, а библиотечных фондов — один раз на пять лет. Инвентаризации обязанности при передаче имущества  государственного предприятия в  аренду, ее приватизации, при передаче ценностей, в случае установления фактов краж, по предписаниям судейско-следственных органов, после техногенных аварий, пожара, стихийного бедствия и в случаях ликвидации предприятия.

Материалы инвентаризации и  решения относительно регулирования  расхождений утверждаются руководителем  предприятия с включением результатов  в отчет за период, в котором  законченная инвентаризация, а также  в годовой отчет. Проведения инвентаризации при передаче государственного предприятия  в аренду, приватизации имущества  осуществляется соответственно Положению, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 02.03.93 № 158. Для  проведения инвентаризаций на предприятиях распорядительным документом их руководителя создаются постоянно действующие  комиссии и в отдельности —  рабочие инвентаризационные комиссии по привлечению к ним опытных  специалистов. После окончания инвентаризации обязательно проводят контрольные  проверки качества переучета ценностей  с участием постоянно действующих  и рабочих инвентаризационных комиссий.

Результаты контрольных  проверок инвентаризаций оформляются  актом.

Регистрацию проведенных  контрольных проверок осуществляет бухгалтерия в специальной книге.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Ревизия расчетов:

2.1. расчеты с  подотчетными лицами.

 

Ревизию расчетов с подотчетными лицами проводится сплошным способом в такой последовательности. Проверяют:

• правильность выдачи денег под отчет;
• законность и целесообразность расходования подотчетных сумм;
• правильность оформления авансовых отчетов и приложенных к ним документов и своевременность представления их в бухгалтерию предприятия;
• состояние учета расчетов с подотчетными лицами. Источниками ревизии являются: приказы и распоряжения по предприятию,
• авансовые отчеты с приложенными документами, данные аналитического и синтетического учета по счета 372 «Расчеты с подотчетными лицами» (журнал-ордер, оборотная ведомость, главная книга), баланс и т.п.

Проверку расчетов с подотчетными лицами целесообразно начинать с  предыдущего рассмотрения сальдо и  месячных оборотов по корреспондирующим  счетам к счету 372 «Расчеты с подотчетными лицами».

Ревизор устанавливает, определен  ли круг лиц, которые имеют право  получать деньги в подотчет. Список лиц, которым можно выдавать деньги в подотчет, утверждается приказом (распоряжением) руководителя предприятия.

Авансы в подотчет выдаются из кассы предприятия для операционно-хозяйственных  затрат и на служебные командировки. Поэтому ревизор проверяет использования  подотчетных сумм по целевому назначению.

Проверяя соблюдение норм возмещения затрат на командировку ревизор  руководствуется постановлением Кабинета Министров Украины от 6 сентября 2000 г. № 1398 «О внесении изменений в  постановление Кабинета Министров Украины от 23 апреля 1999 г. № 663», где указывается, что суточные, начиная с 06.09.2000 г., установлен в размере 18 гривен.

Ревизор также проверяет  соблюдение положений Инструкции о  служебных командировках в границах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины  от 13.03.1998 г. № 59 с изменениями, внесенными согласно приказу Минфина № 165 от 13.08.98. Во время проверки ревизор  обращает внимание на правильность ведения  учета денежной наличности. В соответствии с Инструкцией Национального банка Украины № 4 «Об организации работы с наличным обращением учреждениями банков Украины», Положением о ведение кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления Национального банка Украины 19.02.2001 № 72 и письмом Национального банка Украины «О наличном обращении» от 24.09.1998 г. № 11-113/ 1470, установлен такой порядок:

• денежная наличность, выданная в подотчет физическим лицам на любой целые, но по какой-то причине не израсходованная (частично или в полной сумме), должен быть возвращена в кассу предприятия одновременно с авансовым отчетом не позднее следующего рабочего дня после выдачи ее в подотчет;
• денежная наличность, выданная в подотчет на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья и металлолома, который по какой-то причине не израсходованное, должен быть возвращена в кассу предприятия не позднее 10 рабочих дней с дня его выдачи под отчет;
• во время выдачи сумм в подотчет для расходов на командировку неиспользованные денежные средства должны быть возвращены не позднее 3 рабочих дней по возвращении из командировки;
• денежная наличность, выданная в подотчет, но не израсходованная и не возвращенная в кассу предприятия на следующий день после окончания вышеуказанных сроков, расчетное присоединяется к фактическому остатку денежной наличности в кассе предприятия на конец дня с дальнейшим сравнением полученной суммы с установленным лимитом остатка денежной наличности в кассе.

При этом проверяющий делает начисления штрафных санкций в двукратном размере суммы, которая превышает  установленный лимит кассы, в  соответствии с Указом Президента Украины  «О применение штрафных санкций за нарушение норм относительно регулирования  обращения денежной наличности»  от 12.06.1995 г. № 438.

По регистрам аналитического учета (журналами-ордерами, оборотными ведомостями), авансовыми отчетами с  приложенными к ним документами  ревизор устанавливает, не ли числятся подотчетные суммы за лицами, уволенными с работы, не ли выдавались деньги работникам в счет заработной платы.

Для установления реальности и законности расходов на операционно-хозяйственные  потребности следует сопоставить  данные авансовых отчетов и приложенных  к ним документов на оплату денежной наличностью за выполнение погрузочно-разгрузочных работ, а также, чем приобретение материальных ценностей с данными  документов, которые подтверждают фактически выполненную работу и поступление  материальных ценностей на склад  предприятия.

Для этого сравнивают счета, товарные чеки с накладными на оприходование  материальных ценностей, с книгами (карточками) складского учета, с отчетами заведующего складами.

Относительно проверки оплаты за погрузочно-разгрузочные работы следует  выяснить, не ли завышенные нормы и  расценки и удостовериться в правильности оплаты работы и удержаний из нее. В платежной ведомости должны быть указанные такие данные: адреса получателя денег, номер его паспорта, место его выдачи и прописки и  т.п..

Тщательно проверяют авансовые  отчеты о расходах на командировку. При этом устанавливают наличие  отметок в удостоверении о  командировке относительно прибытия и убытие и сверяют эти даты с компостерами проездных билетов.

Затем проверяют правильность оплаты суточных, квартирных и проездных. Суточные в границах Украины установлен в размере 18 грн за сутки, квартирные — по квитанциями отеля, проездные — по документам на проезд.

Случаи переплат или недоплат регистрируются в ведомости нарушений, где указывают их характер, дату и номер документа, за которым  установлены нарушения, сумму переплаты  или недоплаты, лицо, виновную в допущенные нарушения.

Срок командировки определяется руководителем, но не может составлять больше 30 календарных дней в границах Украины, 60 дней — за границу.

Кроме того, при наличии  подтверждающих документов возмещаются  затраты на бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт одежды, белья, обувь), но не больше 10 % суточных за все дни  проживания; на бронирование мест в  отелях — до 50 % стоимости места; на служебные телефонные переговоры — по согласованию с руководством.

Затраты на проезд в мягком вагоне, самолетом 1-го класса, в каютах 1 — 4-й группы тарифных ставок на судах  морского флота, в каютах 1 и 2-й категорий  на судах речного флота возмещаются  с разрешения руководителя предприятия  в соответствии с представленными  проездными документами. В других случаях  возмещаются затраты на проезд транспортом  общего пользования (кроме такси).

За период временной нетрудоспособности командировочному работнику выплачивается  помощь в связи с временной  нетрудоспособностью, дни которой  не включаются в срок командировка.

Руководителям предприятий  предоставлено право в случаях, когда размер затрат на служебные  командировки известный заранее, проводить  оплату указанных затрат по согласию командировочных работников без  представления оправдательных документов. Расчет выданной суммы, подписанный руководителем предприятия, сохраняется в бухгалтерии предприятия. Удостоверения на командировку подается в бухгалтерию без отчета.

Практика показывает, что  допускаются случаи выписывания  бестоварных и фальшивых документов, которые оформляют оплату разных работ нештатным (несписочным) работникам. Это можно установить способом фактической и встречной проверки и доказать, что эти работы не проводились или были выполнены в значительно меньшем объеме. Поэтому важно выяснить, все ли авансовые отчеты утверждены руководителем, вносит ли бухгалтер необходимые исправления из-за отсутствия оправдательных документов, а также, чем наличие арифметических ошибок, неправильно оформленных документов; выясняют, на ли всех авансовых отчетах есть подпись бухгалтера. Старательной проверке подлежит правильность, корреспонденции счетов, сделанной бухгалтером против каждой суммы затрат в авансовом отчете.