Компьютерные информационные технологии в финансовом менеджменте

Министерство  образования и  науки Российской Федерации 

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное  учреждение  высшего  профессионального  образования

Всероссийский заочный финансово-экономический  институт 

 

       По  дисциплине: Компьютерные информационные технологии в         финансовом менеджменте 

        
 
 
 
 
 
 
 
 

Калуга 2011

 

Описание ERP-системы

В 1990-х гг. начала формироваться концепция управления ресурсами предприятия (корпорации) (Enterprise Resource Planning — ERP). В российской интерпретации такого класса информационные системы называются интегрированными системами управления предприятием — ИСУП), которые позволяют эффективно планировать коммерческую деятельность корпорации, включая планирование потребностей материальных, трудовых и финансовых ресурсов, ресурсов оборудования, а также осуществлять подготовку инвестиционных проектов. В основе методологии ERP лежит принцип единого хранилища данных — репозитария, содержащего всю деловую информацию, накопленную организацией в процессе ведения бизнеса, включая финансовую информацию, данные, связанные с производством, управлением персоналом, или любые другие сведения.

Особенностью  систем класса ERP является основополагающий принцип системности и функциональной целостности системы управления. Подобные системы могут применяться  для управления предприятиями различного масштаба. Эти системы позволяют:

• оптимизировать бизнес-процессы для снижения издержек на производство и
• реализацию продукции, работ и услуг;
• использовать оптимальные методы планирования и управления запасами
• материальных ценностей;
• обеспечить управление себестоимостью продукции, сократить незавершенное
• производство;
• сократить цикл изготовления продукции (заказов);
• вести детализированный учет работы каждой производственной единицы;
• оперативно вносить изменения в производственные планы;
• улучшить обслуживание клиентов и заказчиков; и др.

Фундаментом такой  интеграции стали:

• унификация понятия жизненного цикла продукции;
• переход к принципам постоянного совершенствования деятельности предприятия,
• что заставило отказываться от жестких административных схем управления;
• появление систем информационного описания бизнес-моделей предприятий.

Поэтому ERP-система  — это своего рода интеграционный компонентный подход к управлению корпорацией, который опирается на информационные технологии, систему управления качеством, международные стандарты, модели ведения  бизнеса, механизмы постоянного  совершенствования управленческой деятельности. Благодаря ERP удается  интегрировать свыше 90% бизнес-процессов  корпорации. Создание ERP увеличило эффективность работы организаций, объединив основные процессы на единой автоматизированной платформе и повысило целостность результатов, поскольку теперь каждая единица информации существовала в единственном экземпляре. Если данные изменялись в одном процессе, это изменяло информацию в других связанных процессах.

Поэтому функции, процессы, структура, фазы, роли и правила  определяют требования к ERP-системе  — такие, как:

 Полнофункциональность — это наиболее полный охват бизнес-функций без дорогостоящих излишеств. Согласно данным исследования консалтинговой компании   Aberdeen Group (август 2006 г.), 69% средних предприятий и 64% компаний малого бизнеса называют определяющим критерием при оценке решения функциональность.

Выбранную ERP-систему  такие организации будут эксплуатировать  как минимум 3—5   лет с учетом быстрого роста и масштабируемости. Гибкость и контроль — возможность лучшего контроля над бизнесом, что   подразумевает внедрение определенных правил и процедур по всему предприятию,   создание «учетного костяка».

Легкость освоения — степень сложности инсталляции и внедрения системы. Базовым требованием являются графические интерфейсы, позволяющие пользователю легко и  быстро освоить расширенные функции, которые обеспечивает ERP. Эти интерфейсы, предпочтительно локализованные, должны предлагать пользователю возможность удобного для него конфигурирования основных функций методом «drag and drop»  («тащи и брось» — перетаскивание иконок), с минимальным числом кликов.

Простота в  обслуживании — легкость в поддержке  и обслуживании, поскольку ИТ-отделы компаний малого и среднего бизнеса не располагают значительными   ресурсами.

Доступность по цене и предсказуемость — не только доступность по уровню  стоимости лицензий, но определение предсказуемой общей стоимости владения   (TCO).

Использование «лучших практик» — любая компания должна отталкиваться при   внедрении ERP-системы не только от текущих, сиюминутных потребностей и задач,   которые надо быстро решить с помощью автоматизации, но и ориентироваться на  стратегическое видение бизнеса и опыт успешных предприятий.

Отсюда и типовой  набор автоматизируемых бизнес-процессов  современной ERP-системы. 
Производство:

• планирование снабжения и сбыта на основе текущей ситуации и прогнозных
• оценок;
• управление цеховым расписанием;
• конфигурирование продукции;
• графические инструменты планирования и конструирования.

  Бизнес-анализ:

• система взаимосвязанных показателей (Balanced Scorecard);
• конструирование многомерных аналитических кубов (OLAP);
• внутреннее и внешнее анкетирование;
• стратегическое планирование, создание ключевых индикаторов
• производительности (КРI), соответствующих корпоративной стратегии,
• управление ими и использование их как основы для организации взаимодействия
• между подразделениями и внутри них;
• выполнение индивидуальных настроек информационных панелей бизнес-анализа в соответствии с потребностями отдельных сотрудников;
• обеспечение подотчетности путем назначения ответственных за конкретный
• показатель производительности.

  Дистрибуция:

• управление системой распределенных складов;
• управление запасами со сквозным применением складской аналитики;
• обработка заказов с учетом коммерческих соглашений;
• регулирование сроков поставки и стоимости заказа;
• партионный учет и резервирование товаров под заказ.

  Управление  продажами и маркетингом: 

• автоматизация деятельности отделов продаж и маркетинга;
• телемаркетинг и интеграция с телефонией;
• анкетирование;
• управление продажами;
• обслуживание клиентов через Интернет;
• управление документацией;
• интеграция со специализированным продуктом прогнозирования спроса.

  Управление  цепочками поставок:

• прогнозное планирование;
• внутрихолдинговые торговые операции;
• управление снабжением;
• использование Интернета для взаимодействия с партнерами;
• мониторинг производительности поставщиков;
• электронный документооборот с контрагентами;
• инструменты поддержки принятия решений при планировании поставок/сбыта.

  Управление  сервисной деятельностью:

• поддержка широкого спектра сервисных операций;
• планирование сервисной деятельности;
• управление ремонтами;
• организация сервисной подписки.

  Управление  проектами:

• ведение текущей деятельности по проектам различных типов;
• планирование и анализ результатов;
• финансовый мониторинг кратко- и долгосрочных проектов;
• доступ консультантов к данным проекта через Интернет.

  Управление  персоналом:

• организационная структура предприятия;
• отслеживание перемещений персонала;
• подбор персонала по определяемым критериям;
• управление квалификацией и развитие персонала;
• российский кадровый учет;
• доступ сотрудников к информации через Интернет.

  Управление  финансами:

• финансовый учет со сквозной аналитикой и аудитом операций;
• управление финансами холдинга, взаиморасчеты и консолидация;
• учет основных средств;
• расчет заработной платы;
• начисление и уплата НДС, формирование книг покупок и продаж;
• учет налога на прибыль.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Автоматизация продаж в ERP-системе на примере ERP-системы  mySAP 
 
 
 
 
 
 

Продажи — это  основа бизнеса. В условиях современного рынка компаниям приходится прилагать  большие усилия, чтобы достичь  запланированного уровня прибыли при  одновременном сокращении цикла  продаж и минимизации оттока клиентов. Для решения этих задач подразделениям, занятым сбытовой деятельностью, необходимо искать новые пути повышения эффективности  работы своих специалистов, внедрять непрерывные процессы цикла продаж, оптимизировать работу с потенциальными клиентами и поддерживать качество обслуживания клиентов на высочайшем уровне.

Перечислим основные разделы, которые данная система позволяет автоматизировать. Управление данными о деловом партнере. В системе хранятся все основные данные обо всех деловых партнерах. Деловые партнеры могут быть организациями (например, клиентами, конкурентами и т.д.) или физическими лицами (например, контактным лицом или сотрудником).

Следующие функции  уже предварительно настроены в  системе:

• непрерывное ведение истории отношений с клиентом (например, визиты, письма,
• потенциальные возможности);
• четкая информация о контактных лицах;
• информация о конкурентах;
• дополнительные документы по деловому партнеру, которые хранятся в электронном   виде (например, в формате JPEG, MS Word, MS Excel и др.).

Обзор функций  системы:

История контактов. Все контакты и документы по деловому партнеру представляются четко в хронологическом порядке. Можно открыть детальную информацию о контакте, используя гиперссылку.

Управление  контактами. Функция предназначена для того, чтобы планировать,   координировать и редактировать все контакты по деловому партнеру.  Возможности для обзора всех потенциальных сделок или возможностей по конкретному деловому партнеру.  Взаимоотношения делового партнера с другими деловыми партнерами, контактными   лицами и ответственными сотрудниками.

Адресные  данные. Для отображения различных адресных данных по деловому   партнеру (поддерживается одновременное ведение разных типов адресов).

Приложения. Благодаря этой функции, можно хранить следующие типы документов по   деловому партнеру: документы, связанные с деловым партнером (например, ценовые   предложения), шаблоны документов, которые уже содержат данные о деловом   партнере. Связь с документами в файловой системе для обеспечения доступа к конкретным документам, связанным с деловым партнером, которые сохранены на диске.

Примечания, в которых можно ввести дополнительную информацию любого типа по конкретному деловому партнеру.

Подборка данных о клиенте, включающая все важные факты деловых взаимоотношений   с этим клиентом. Такую информацию можно распечатать или хранить  на локальном диске как файл в  формате PDF.

 
Управление контактами. Контакты группируются по деловым партнерам. Задачи отображаются по дате, ответственному сотруднику и сроку выполнения. 
Следующие функции уже предварительно настроены в системе: