Виды и разновидности деловой переписки

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 19 Декабря 2013 в 15:36, реферат

Краткое описание

Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан.

Скачать полностью (36.15 Кб) Сколько стоит заказать работу?

Прикрепленные файлы: 1 файл

разновидности деловых писем.docx

— 38.67 Кб (Скачать документ)

Виды и разновидности деловой переписки

Занятие 1.Понятие деловой переписки.Классификация д.п. Склонение некоторых имен и фамилий.

Основания для классификации деловой переписки

Наиболее важной для ведения переписки в деловой деятельности представляется классификация переписки по следующим основаниям:

Основания классификации	Примеры
Территория	Письма внутри страны (внутренняя переписка), международная переписка
Вид связи, используемой для доставки сообщения корреспонденту	Деловые (служебные) письма - документы, направляемые адресату (организации или лицу) по почтовой связи. Виды деловой переписки, пересылаемые по каналам электросвязи: Телеграмма - документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (лицом) и направляемый адресату (организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. Телекс - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), в т. ч. делового письма, переданного по факсимильной связи. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно -справочного характера, передаваемый и получаемый по информационно -телекоммуникационной сети
Область применения	Управленческая переписка - переписка в сфере административного управления; коммерческая переписка - переписка в сфере предпринимательской деятельности; производственная переписка - переписка в сфере производства товаров и услуг; личная переписка - переписка вне сферы официальных отношений
Статус автора	Письма организаций (юридических лиц), письма физических лиц (граждан)
Количество адресатов	Деловые письма, направляемые: в один адрес, в несколько адресов
Роль в информационном обмене	Инициативные письма, письма-ответы
Уровень типизации текста	Письма, составляемые на основе унифицированных форм, нерегламентированные письма
Место в иерархии органов власти и управления и т. д.	Письма вышестоящих организаций, подведомственных организаций, сторонних организаций
Тематика	Письма по финансовым вопросам, по вопросам материально-технического обеспечения, по правовым вопросам и др.
Характер воздействия на адресата	Деловые письма - письма, составляемые для разрешения вопросов деловой деятельности; этикетные письма - письма, составляемые для воздействия на эмоциональную сферу адресата

Задание. 1.Составьте текст телеграммы,телефонограммы,электронного письма,письма другу(подруге) и их содержанию ответы.

2.Создайте образец эпистолярного жанра(мемуары,записки,дневники) объемом 1

стр.(А4).

3.Напишите отзыв о просмотренной телепередаче ,новой кинокартине интересной газетной статье

Грамматическая тема: Склонение некоторых имен и фамилий.

1.Русские и иноязычные фамилии,оканчивающиеся на согласный звук,склоняются,если относятся к мужчинам и несклоняются,если относятся к женщинам.Сравните:студенту Кулику-студентке Кулик,у Карла Зегерса-у Анны Зегерс.Не склоняются мужские фамилии,оканчивающиеся на согласный звук,только в том случае,если фамилия созвучна с названием животного или неодушевленного предмета(Гусь,Ремень).

2.Не склоняются фамилии на –ако,-яго,-ых,_их,-ово:Плевако,Дубяго,Седых,Долгих,Дурново.

3.Иностранные фамилии,оканчивающиеся на гласный звук(кроме безударных –а,-я),не склоняются,напрмер:романы Золя,драмы Гюго,оперы Бизе,скрипка Страдивари,пьесы Шоу.Из фамилий на ударный –а склоняются только славянские6у композитора Майбороды,к философу Сковороде.

Нерусские фамилии на безударные –а,-я(в основном славянские и романские)склоняются,например:трактаты Авиценны,стихи Пабло Неруды,утопизм Кампанеллы.Исключения составляют фамилии на –а,-я с предшествующим гласным –и6сонеты Эредиа,стихи Гарсиа,рассказы Гулиа.

4.Нерусские фамилии,относящиеся к двум или нескольким лицам,в одних случаях ставятся в форме множественного числа,в других-в форме единственного,а именно:

1)если при фамилии имеется два мужских имени,то она ставится в форме множественного числа,напрмер:Генрих и Томас Манны,Август и Жан Пикары,отец и сын Ойстрахи;

2)При двух женских именах фамилия ставится в форме единственного числа,например :Ирина и Тамара Пресс;

3)если фамилия сопровождается и мужским и женским именами,то она сохраняет форму единственного числа,например:Франклин и Элеонора Рузвельт,Август и Каролина Шлегель,Нина и Станислав Жук.

4)В единственном числе ставится фамилия,если она сопровождается двумя нарицательными существительными,указывающими на разный пол,например:господин и госпожа Райнер,лорд и леди Гамильтон,однако при сочетаниях муж и жена,брат и сестра фамилия чаще употребляется в форме множественного числа:муж и жена Эстремы,брат и сестра Ниринги;

5)При слове супруги,братья фамилия ставится в единственном числе,напрмер:супруги Кент,братья Гримм.

5.Имена (славянские) на –о типа Левко,Марко склоняются как существительные мужского-среднего рода6впреди Левка,у Марка.

Имена,имеющие параллельные формы на _а,-я(Гаврило-Гаврила,Михайло-Михайла)

обычно склоняются по типу существительных женского рода:к Гавриле,у Гаврилы,с Гаврилой.

Задание.Составьте таблицу с примерами(имена и фамилии известных общественно-политических деятелей,ученых и т.п.) по каждому пункту правил склонения имен и фамилий.

Занятие 2,3.

Классификация писем по назначению в деловой деятельности

Наиболее сложной является классификация писем по назначению в деловой деятельности. С этой точки зрения можно выделить несколько групп писем, каждая из которых представлена несколькими разновидностями:

1. Письма информационного характера - письма, основным назначением которых является информирование адресата. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколько разновидностей.

Информационное письмо	Письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Такие письма нередко носят типовой характер и рассылаются по списку организациям определенного типа. В информационных письмах могут разъясняться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов и даваться рекомендации по их применению
Сообщаем, что приказом Мининформсвязи России от 18.12.2006 № 655 утверждена Инструкция о порядке заполнения типовых форм по предоставлению статистических данных о работе цифровых систем коммутации. Данная Инструкция размещена на WEB-сервере Мининформсвязи России (адрес: www.ptti.gov.ru) в разделе "Документы".
Письмо-сообщение	Письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос
Сообщаем Вам, что по проекту постановления правительства Москвы "Об организации альтернативной гражданской службы в Москве" замечаний и предложений не имеем.
Сопроводительное письмо	Используется для отправки документов, не имеющих адресной части
Представляем на рассмотрение и утверждение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов. Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз. 2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.
Письмо-напоминание	Письмо, цель которого - побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности
Напоминаем, что ваша организация ООО "Магистраль" (лицевой счет № 15958) является должником по абонентской плате за пользование услугами связи. Задолженность на сентябрь 2006 г. составила 1450,36 руб. Просим срочно произвести оплату и сообщить об этом по телефону 352-05-72.
Письмо-извещение	Информирует о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.); как правило, эти письма рассылаются широкому кругу организаций с целью их привлечения к участию в проводимых мероприятиях. Письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но и приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию
18 апреля 2007 г. в 11.30 московского времени РАО ЕЭС России проводит селекторное совещание по вопросу о повышении тарифов на электроэнергию. Совещание состоится в селекторном зале центрального офиса РАО ЕЭС России по адресу: Москва, просп. Вернад-ского, 78.
Письмо-уведомление	Сообщает официальную информацию о каком-либо мероприятии ли действиях, имеющих отношение к адресату. Письмо-уведомление близко по назначению и со-держанию к письму-сообщению, письму-извещению или приглашению. Уведомления могут публиковаться в печатных изданиях в целях оповещения большого круга заинтересованных лиц
Уведомляем акционеров открытого акционерного общества "Орловская промышленная компания" о размещении обыкновенных именных бездокументарных акций в количестве 500 000 шт. по 1000 руб. каждая. Акционеры имеют преимущественное право приобретения этих ценных бумаг в количестве, пропорциональном количеству принадлежащих им акций общества.
Рекламное письмо	Письмо, предлагающее товары (услуги), стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести. Рекламные письма условно можно разделить на две группы: письма, предлагающие товары или услуги, и письма-презентации, содержащие сведения о фирме
Уважаемые господа! Наша компания является одним из ведущих в России поставщиков обуви из Италии, Германии, Австрии и Греции. Компания зарекомендовала себя на рынке как надежный партнер, обеспечивая высокое качество товара и приемлемые цены. К осенне-зимнему сезону 2008 г. нами сформирована новая коллекция модной женской обуви - демисезонной из натуральной кожи и зимней из кожи с натуральным мехом - в ценовом пределе от 60 до 200 долл. Если вы заинтересованы в предлагаемом нами товаре, мы готовы выслать вам каталог обуви осенне-зимней коллекции 2008 г., прайс-лист и предоставить всю интересующую вас информацию. Надеемся на плодотворное сотрудничество. С уважением...

2. Письма, содержащие просьбу или предложение, - письма, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес для автора письма. В этой группе писем можно выделить следующие разновидности:

Письмо-просьба	Письмо, цель которого - получение информации, документов, инициирование действий, необходимых организации-автору; письмо -просьба требует ответа
В связи с подготовкой рекламной кампании коллекции обуви "Весна - лето - 2007", запланированной на период с декабря 2006 г. по июнь 2007 г., просим Вас сообщить о возможности проведения для нас исследования степени известности в Москве и двух-трех региональных центрах России (на Ваш выбор) торговых марок обуви Monarch, Kaiser, Gabor.
Письмо-запрос	Направляется с целью получения какой-либо официальной информации или документов; письмо-запрос требует ответа
В связи с проводимой проверкой просим Вас представить копии следующих документов: 1. Устава организации. 2. Свидетельства о регистрации организации. 3. Договора поставки с ООО "Этон". 4. Справка о стоимости одного кубометра песка на 02.07.2007.
Письмо-предложение	Направляется потенциальному партнеру с предложением сотрудничества (товаров, ус-луг) и др.; в коммерческой деятельности предложение называют офертой
Предлагаем Вам продолжить начатую в прошлом году работу по подбору на конкурсной основе инвесторов в США и Европе для осуществления программы реконструкции объектов социальной сферы (магазинов, ресторанов, кафе, офисов и т. д.), которая может быть полезна обеим сторонам.
Письмо-заявка	Это разновидность письма-просьбы. В тексте такого письма выражается желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией; заявки, в отличие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определенные действия: включает указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылает необходимые материалы и т. п.
Просим Вас предусмотреть участие двух сотрудников нашей фирмы: Инокентьева П.Г., ведущего эксперта отдела информационных технологий, и Марченко Р.Д., эксперта отдела технической экспертизы, в семинаре-практикуме "Методы защиты информации в информационных системах", который состоится 12 апреля 2007 г.
Письмо-заказ	Представляет собой предложение покупателя заключить сделку с указанием ее конкретных условий
Просим поставить нашей фирме электроусилители RASTOR-200 в количестве 2 шт. в течение мая -июня 2007 г. Оплата в полном объеме будет произведена после выставления вашей стороной счета в течение 3 дней с даты отгрузки товара.
Письмо-приглашение	Содержит предложение об участии в каких-либо мероприятиях; в особо торжественных случаях письма-приглашения могут составляться на специальных бланках
Приглашаем Вас принять участие в бесплатном семинаре "Бизнес-презентации. Современные технологии". В программе семинара: Критерии выбора презентационного оборудования. Обзор современного рынка офисных проекторов. Основные критерии выбора мультимедиа-проекторов. Новейшие технологии отображения информации. Плазменные панели. Новые технологии проекционной индустрии. Технология цифровой обработки света. Все участники семинара обеспечиваются информационными материалами. Семинар состоится 11 июня в 11.00 в помещении Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации по адресу: Москва, Ленинградский проспект, 55.

3. Письма, содержащие требование или претензию, - письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции.

Письмо-требование	Цель этого письма - заставить адресата выполнить взятые на себя себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей
Согласно договору подряда от 12.05.2006 № 12/45 ваша фирма взяла на себя обязательства по ремонту здания по ул. Якиманка, 15. Однако в настоящее время наблюдается значительное отставание от графика работ, определенного приложением 3 к договору. Несмотря на неоднократные напоминания о необходимости соблюдения графика работ, меры до сих пор не приняты. Требуем срочно принять меры по выполнению работ, определенных договором, в противном случае согласно пункту 8.1 договора к вам будут предъявлены штрафные санкции.
Письмо-претензия	Содержит заявление о нарушении условий договора и требование возмещения убытков
Вашей фирмой 25.04.2007 по железнодорожной накладной № 269413 были отгружены пневмоинструменты в количестве 50 комплектов по счету № 35-918, который был оплачен нами в полном объеме. В связи с тем, что при проверке вагона на пограничной станции была обнаружена недостача двух комплектов пневмоинструментов, о чем свидетельствует коммерческий акт от 30.04.2007 № 14388/264, просим Вас допоставить нам 2 комплекта пневмоинструментов или возместить их стоимость. Приложение: на 1 л. в 1 экз.

4. Письма-ответы --письма, составляемые в ответ на письмо-просьбу, предложение, запрос, приглашение.

Письмо-согласие	Является положительным ответом на просьбу, запрос или предложение
Сообщаем, что наша организация готова предоставить место для прохождения преддипломной практики студентке 5-го курса очной формы обучения Института финансового менеджмента по специальности "Бухгалтерский учет и аудит" Осиповой Ольге Алексеевне с 01 февраля по 28 марта 2007 г.
Письмо-отказ	Дает отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос
В связи с тем, что в мае 2007 г. наш университет вышел из состава учредителей Московского международного института бизнеса и информационных технологий, ректор университета не уполномочен рассматривать вопросы, связан-ные с деятельностью данного института и его филиалов, и выступать ответчиком по гражданскому иску Николаевой И.П.

Информация о работе Виды и разновидности деловой переписки