Приемы делового общения между партнерами и персоналом

3. Совершенствование процесса проведения деловых совещаний в 

ООО «Планета»

Деловое общение и деловой  этикет в значительной степени определяется той обстановкой, в которой они  проходят, а это наводит на желание  совершенствовать процесс проведения деловых совещаний в целом, и  по предприятию ООО «Планета». Поскольку совещание, как способ координации деятельности людей – один из востребованных видов делового общения, в том числе и для решения проблем в области экономики, финансов, менеджмента -  предлагается следующее:

1. В ООО «Планета» организовать курсы повышения квалификации с приглашением сотрудников из других фирм подобного рода деятельности (профессиональный обмен знаниями), поскольку деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность, поэтому чтобы улучшить организацию труда, и для того, чтобы фирма была конкурентоспособна, необходимо проводить повышение квалификации сотрудников. Проводить ежемесячные совещания по вопросам технологического характера с привлечением службы маркетинга, на которых выяснять – какие необходимо предпринять меры по улучшению качества обслуживания клиентов.

2. Улучшать и преумножать  обстоятельства, на первый взгляд  незначительные, учет которых позволяет  во-первых создавать требуемую  обстановку и, во-вторых скрыто  накапливать психологические преимущества  над партнерами. Предложить партнерам  -  назначать время встречи,  то которое удобно им. При таком  способе действия, во-первых, больше  вероятность, что предложение  о встрече не будет отклонено.  Во-вторых, применяя деловой этикет, фирма будет проявлять уважение  к партнеру.

3. Проводить оценку персонала  для повышения психологической  совместимости сотрудников организации,  что в конечном итоге ведет  к улучшению коммуникаций и  обеспечению более качественного  информационного потока внутри  предприятия.  Показать себя с  хорошей стороны, идти на небольшие  уступки, что считается признаком  хорошего тона, гибкости, уважительного  отношения к партнеру, и тогда  последующее упорство в отстаивании  своих интересов будет воспринято  не как проявление упрямства  и эгоизма, а как вынужденный  шаг.

4. Для психологического  преимущества по составу делегаций  – число участников согласовывать  предварительно, уменьшать количество  переговаривающихся. Потому как  нужно учесть то, что более  многочисленные делегации чаще  не приходят к соглашению.

Деловые совещания в ООО  «Планета» чаще проходят  в своем офисе, что дает положительный эффект, контролировать ситуацию, как говорится, «Дома и стены помогают», но ведь Деловое общение – это не только проведение переговоров.

5. Предлагать  для проведения  деловых совещаний нейтральную  территорию. Развлечения деловых  людей  стали общепринятыми  нормами проведения времени на нейтральной территории. Это можно использовать, прежде всего, для знакомства и улучшения взаимоотношений с членами противоположной команды. Выбирая нейтральную территорию  можно предложить базу отдыха, или тому подобное, расположенное на пол пути между договаривающимися сторонами. Они тогда будут находиться в равных условиях – обе стороны путешествующие, обе стороны сокращают себе доступ к информации. При этом возникнет стимул для обеих сторон – заключить соглашение как можно скорее.

6. Создать комфортные  условия при рассаживании делегации,  как требует того деловой этикет  – представители двух сторон  должны сидеть лицом друг к  другу, организовать видеозапись,  которая дает возможность проанализировать  произнесенные речи, а также позволяет  оценить уровень их правдивости.

7. Для гостей, прибывших  на переговоры, обязательно спланировать  развлекательную программу –  посещение театра, музея, концерта, знакомство с достопримечательностями,  что тоже дает положительный  эффект при проведении деловых  совещаний.

8. Часто проводимые внеплановые  совещания выбивают людей из  рабочего ритма, снижают культуру  делового общения, вносят сумятицу  в заранее спланированные сотрудниками  мероприятия. Поэтому злоупотреблять  такого рода оперативными встречами  не следует, и для целесообразности  и важности  деловые совещания  не созывать  по каждому поводу,  не отрывать людей от основной  работы,  начинать вовремя, регулировать  направленность и деловитость  выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа,  реальных предложений, решений,  идей.

9. Повестка совещания  в ООО «Планета» еще пока не приветствуется, поэтому хочется внедрить  ее, как для улучшения и усовершенствование процесса. В повестке совещания  указывать следующую информацию: тема совещания, цель совещания, перечень обсуждаемых вопросов, время начала и окончания совещания. Место, где оно будет проходить, фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов, время, отведенное на каждый вопрос, место, где можно ознакомится с материалами по каждому вопросу. Когда участники совещания будут информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они смогут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. Ведь в тех случаях, когда люди специально не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения.

10. Улучшить учебно-воспитательную  задачу ведения деловых переговоров,  способствовать дальнейшему повышению  уровня квалификации и росту  талантов сотрудников ведь на  совещании сотрудники учатся  работать в коллективе, комплексно  подходить к решению общих  задач, достигать компромиссов, приобретать  культуру общения и т.п. Известно, что для некоторых сотрудников  пребывание на деловом совещании  – единственная возможность видеть  и слышать руководителей высших  уровней управления, которым еще  и предоставляется возможность  показывать свой талант  менеджера. 

11. В заключении - оптимизировать  ситуацию, настроить персонал на  эффективную работу. А это и  есть добрая половина информации, грамотно изложить свои мысли  о конкретных действиях и перспективах  предстоящей совместной работы

Итак, предприятие, его руководство  и сотрудники представляют собой  небольшую часть экономики конкретной страны и всего мирового хозяйства. Руководители высшего звена управления, должны постоянно иметь в виду, что предприятие  живет на рынке  и зависит целиком от него, что  существует только благодаря работе своих сотрудников. Существование  предприятия оправдывается фактом удовлетворения жизненных потребностей не только клиентов, но и своих собственных  сотрудников – в достижении поставленной цели, а также  улучшения качества  условий работы.

Заключение

Организации, добивающиеся успеха, отличаются от противоположных  им, главным образом тем, что имеют  более динамичное и эффективное  руководство. А значит, и успех  любого дела определяется тем, насколько  активно  и сознательно участвуют  в нем люди. Вот почему обеспечивающими  и основополагающими  для руководителя являются социально-психологические  методы менеджмента, направленные на достижение поставленной цели, влияющие на конечный результат деятельности предприятия.

Деловое совещание – один из самых ответственных видов  деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива. Потребность  проведения совещаний очевидна. Они  необходимы для ускорения процесса принятия и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и  опытом, для более быстрого доведения  конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания  и, как следствие, на весь коллектив.

Совещание – процесс сложный  и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических  закономерностей и правил. Объективная  же реальность в настоящее время  заставляет всех руководителей организаций  поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей  работы, продуктивного использования  каждой минуты рабочего времени.

Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильные решения.

Целью курсовой работы было разработать значение  деловых  совещаний в менеджменте сервиса  и туризма.

На примере  ООО «Планета» мы рассмотрели  способы и формы проведения деловых совещаний.  Проанализировав весь материал, мы пришли к выводу, что деловое совещание – один из востребованных видов делового общения, в том числе и для решения проблем в области экономики, финансов, менеджмента. Деловое совещание актуально всегда и везде. Таким образом, цель считается достигнутой.

Проанализировав процессы, проведения деловых совещаний и  приведя примеры  их совершенствования,  хочется сказать, что деловые  совещания, всегда будут пользоваться необходимостью их проведений, и их экономической эффективностью. Внедрение  новых идей по организации и проведению деловых совещаний ООО «Планета» даст возможность предприятию расширить сферу обслуживания предприятия и выхода его на мировые масштабы в туристическом бизнесе, и привлечения денежных средств в бюджет региона, а также  для  роста и  процветания предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

1. Ф. Котлер,  Дж. Боуэн, Дж. Мейкенз Маркетинг Гостеприимство ТуризмУчебник для вузов-2-ое изд. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2002 с36-52

  2. Л.Е. Стровский Внешнеэкономическая деятельность предприятия. Основы. Учебник для вузов - М.: Закон и право, ЮНИТИ, 1996 с347-378

3. Дж.Уокер Введение в гостеприимство Учебник для вузов 2-ое изд. – М.: ЮНИТИ 2002 с468-472

4. М.А. Жукова Индустрия туризма Менеджмент организации – М.: Финансы и статистика 2004 с7-35

5. М.А.Василик, М.С. Вершинин, Л.Д. Козырева Паблик рилейшнз в России: организации и документы. СПб, 2000 с 17 – 19

6. А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров, В.Г.Коновалова Этика деловых отношений – М.: ИНФРА – 2003 с245-250, с305-316, с347-360

7. О.А. Митрошенков Эффективные переговоры Практическое пособие для деловых людей 2-ое изд. Исправ. – М.: Издательский дом «ИНФРА-М» Издательство «Весь мир» 2000 с127135, с152-157, с264

8. И.В. Грошев, А.А.Поздняков Служебное совещание Экономическая литература Издание 1-ое Издательство «Питер» 2004 с-35-52

9. В.Е. Николайчук Маркетинг и менеджмент услуг Деловой сервис Издание 1-ое Издательство «Питер» 2004 с17-21

10. В.Н. Лаврененко Психология и этика делового общения Учебник для вузов 3-е изд., перераб. И доп. М., ЮНИТИ-ДАНА 2000. с327-331.

11.Дафт Р. Современный  менеджмент. - СПб.: Питер, 2002.

12.Деловые статьи http://www.delo-press.ru

13. Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках: советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время: Пер. с нем. - М.: Экономика, 199

14.Каммероу Д., Баргер Н., Корби Л. Ваш психологический тип и стиль работы. - М.: ЗАО "Институт психотерапии", 2001

15. Лаврененко В.Н. Психология  и этика делового общения Учебник  для вузов 3-е изд., перераб. И доп. М., ЮНИТИ-ДАНА 2000. с327-331